BAB III ANALISIS SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS SISTEM Analisis permasalahan adalah hal yang pertama kita lakukan setelah mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna atau SRS (software requirement spesification). Analisis bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara menyeluruh tentang sistem yang akan dikembangkan berdasarkan masukan dari calon pengguna (ditambah dengan pendapat/masukan dari beberapa pihak lain yang berkepentingan). Hasil utama dari analisis adalah pemahaman sistem seutuhnya sebagai persiapan menuju ke tahap perancangan. A. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Analisis prosedur adalah tahap penguraian prosedur-prosedur yang berjalan didalam sistem, untuk memberikan penjelasan tentang tahap demi tahap yang terjadi pada setiap prosedur. 1. Prosedur Pendataan Sirkulasi Pengunjung Prosedur pendataan sirkulasi pengunjung yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Petugas memberikan buku tamu ke pengunjung yang datang b. Pengunjung mengisi buku tamu dan mengembalikan ke petugas 37

2 38 PENGUNJUNG PETUGAS Tamu Tamu Pengisian Tamu Tamu Yang sudah di isi Tamu Yang sudah di isi Gambar 3.1 Flowmap Pendataan Sirkulasi Pengunjung 2. Prosedur Pendataan Baru Prosedur pendaftaran buku baru yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Setiap bidang yang menerbitkan buku baru harus memberikan buku tersebut ke pimpinan b. Pimpinan mengecek buku tersebut dan memberikan persetujuan apakah buku tersebut layak terbit atau tidak c. Jika buku tidak memenuhi persyaratan maka pimpinan mengembalikan buku tersebut ke bidang yang bersangkutan d. Jika buku memenuhi persyaratan, pimpinan akan memberikan buku baru tersebut ke petugas perpustakaan

3 39 e. Petugas perpustakaan memberikan label sesuai dengan aturan kode buku baru lalu melakukan pencatatan buku tersebut f. Petugas perpustakaan meletakkan buku baru tersebut ke dalam rak sesuai dengan kode buku BPS PETUGAS PIMPINAN baru baru Persetujuan terbit T Setuju? Pemberitahuan Tidak Layak Terbit Y Pemberian label yang sudah dilabel Proses pencatatan buku Proses Pembuatan Laporan Lap Daftar Lap Daftar Gambar 3.2 Flowmap Pendataan Baru

4 40 3. Prosedur Peminjaman Prosedur peminjaman buku yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Pengunjung memperlihatkan buku yang ingin dipinjam ke petugas b. Petugas memberikan buku catatan peminjaman kepada pengunjung yang ingin meminjam c. Peminjam mengisi buku catatan peminjaman lalu dikembalikan ke petugas d. Peminjam memberikan kartu identitas peminjam kepada petugas sebagai jaminan pinjaman PENGUNJUNG PETUGAS data peminjaman data peminjaman Pengisian data pinjaman yang sudah di isi + KTP data pinjaman yang sudah di isi + KTP Gambar 3.3 Flowmap Peminjaman

5 41 4. Prosedur Pengembalian Prosedur pengembalian buku yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Pengunjung memberikan buku yang ingin dikembalikan ke petugas b. Petugas mencatat pengembalian buku ke buku catatan peminjaman c. Petugas mengembalikan kartu identitas peminjam ke peminjam d. Petugas mengembalikan buku ke rak PENGUNJUNG PETUGAS yang dipinjam yang dipinjam Catat pengembalian ke buku data peminjaman + mengambil kartu identitas yang dipinjam+ data peminjaman Kartu Identitas Kartu Identitas Gambar 3.4 Flowmap Pengembalian

6 42 5. Prosedur Pembelian Prosedur pembelian buku yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Pengunjung memberikan buku yang ingin dibeli ke petugas b. Petugas mengecek status buku tersebut apakah buku tersebut dijual atau tidak c. Jika buku tidak dijual, petugas memberitahukan ke pengunjung bahwa buku tidak dijual lalu petugas mengembalikan buku ke rak d. Jika buku tersebut dijual, petugas mengecek harga buku lalu memberitahukan harga buku ke pengunjung yang ingin membeli buku tersebut e. Pengunjung melakukan proses pembayaran buku dengan memberikan uang ke petugas f. Petugas mencatat pembelian buku ke buku dan memberikan buku ke pengunjung g. Petugas mencatat pembelian buku tersebut ke bagian PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak)

7 43 PENGUNJUNG PETUGAS yang dibeli yang dibeli Cek Status Dijual? T Y Pemberitahuan Tidak Dijual Cek Harga Pemberitahuan Harga Pemberitahuan Harga Bayar Nota + buku yang dibeli Pembuatan Nota + Pencatatan ke Pembelian Nota + yang dibeli Catatan Pembelian Proses PNBP Catatan Pembelian Gambar 3.5 Flow Map Pembelian B. Analisis Dokumen Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dan diperlukan dalam sistem. Analisis dokumen ini juga akan membantu dalam perancangan sistem yang akan dibuat. Adapun dokumen-

8 44 dokumen yang digunakan dalam sistem perpustakaan yang sedang berjalan ini antara lain : 1. Pengunjung Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Pengunjung : Petugas Perpustakaan : Untuk mencatat data sirkulasi pengunjung : 1 (satu) 2. Catatan Pinjaman Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Pengunjung : Petugas Perpustakaan : Untuk mencatat data peminjaman dan pengembalian : 1 (satu) 3. Catatan Pembelian Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Pengunjung : Petugas Perpustakaan : Untuk mencatat data pembelian buku : 1 (satu) 4. Laporan Data Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Petugas Perpustakaan : Pimpinan : Untuk laporan buku yang ada di perpustakaan : 1 (satu)

9 45 C. Analisa Kelemahan Sistem Berdasarkan hasil tinjauan dan wawancara yang kami lakukan, kami menemukan permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang sedang berjalan di Perpustakaan BPS Provinsi Kota Tanjungpinang. Adapun uraian permasalahan-permasalahan yang dimaksud adalah sebagai berikut : 1. Seringnya terjadi keterlambatan laporan data ke pimpinan dikarenakan proses yang masih bersifat manual, dan hal ini mengakibatkan informasi tentang data yang dibutuhkan harus dipersiapkan dalam waktu yang cukup lama atau dengan kata lain efisiensi waktu kurang berjalan dengan baik. 2. Sering terjadi kesalahan-kesalahan pada proses manual yang membuat suatu pekerjaan semakin bertambah. 3. Sering terjadi ketidak pastian hasil pencarian berdasarkan data-data yang diberikan, yang kemudian membuat terjadinya ketidak efisienan waktu dan informasi yang dibutuhkan pun bisa saja tidak diperoleh oleh anggota perpustakaan yang membutuhkan informasi. D. Analisa Kebutuhan Sistem 1. Analisis Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras komputer (hardware) adalah semua bagian fisik komputer, dan dibedakan dengan data yang berada di dalamnya atau yang beroperasi di dalamnya, dan dibedakan dengan perangkat lunak (software) yang menyediakan instruksi untuk perangkat keras dalam

10 46 menyelesaikan tugasnya. Pada umumnya perangkat keras dan perangkat lunak merupakan satu kesatuan yang dapat membantu dalam pengolahan data perpustakaan pada BPS Provinsi kota Tanjungpinang. Analisis perangkat keras ditujukan untuk menjelaskan kondisi atau kemampuan yang harus dipenuhi oleh sistem lama yang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan oleh user di sistem baru. 2. Analisis Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak adalah istilah umum untuk data yang diformat dan disimpan secara digital, termasuk program komputer, dokumentasinya, dan berbagai informasi yang bisa dibaca dan ditulis oleh komputer. Pada pembuatan laporan di BPS Provinsi kota Tanjungpinang sering terjadi kesalahan - kesalahan hal itu dikarenakan pembuatan laporan masih secara manual, untuk itu perancangan aplikasi ini dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan perangkat lunak. Hal ini dilakukan karena perangkat lunak pada umumnya dapat mendukung serta dapat membantu dalam pengolahan data-data perpustakaan pada BPS Provinsi kota Tanjungpinang. 3. Analisis Kebutuhan Pengguna Adapun pengguna dari komputer yang digunakan untuk melakukan penginputan data, membuat laporan, bukti peminjaman

11 47 yaitu petugas perpustakaan, khususnya bagian pelayanan atau yang sering bertatap muka dengan pengunjung perpustakaan dalam rangka pengembalian, peminjaman, dan pembelian buku. Adapun spesifikasi pengguna dalam menjalankan aplikasi perpustakaan yang di rancang adalah sebagai berikut : a) Pendidikan Minimal SMA atau sederajat b) Menguasai Sistem Operasi Windows XP c) Memiliki dedikasi yang baik d) Pria / Wanita usia min 18 th