BAB III ANALISIS SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS SISTEM Analisis dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi serta kebutuhan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan perbaikannya. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis sistem merupakan tahap yang sangat kritis dan penting karena kesalahan di tahap ini akan menyebakan kesalahan di tahap selanjutnya. A. Analisis Prosedur Analisis prosedur merupakan serangkaian proses yang harus dijalankan dengan cara yang telah ditetapkan oleh perusahaan sebelum adanya sistem yang baru. Analisis prosedur yang sedang berjalan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yaitu :. Prosedur laporan arus kas masuk Kebijakan pencatatan laporan arus kas masuk diterapkan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yaitu : 45

2 46 a. Mahasiswa membayar SPP atau uang kuliah kepada staf. b. Staf menerima pembayaran biaya kuliah atau SPP dari mahasiswa. c. Staf menginput penerimaan kas ke dalam buku kas masuk. d. Staf membuat rekap pemasukan sebanyak rangkap diserahkan kepada Kepala Biro Administrasi Umum untuk diverifikasi. e. Staf menyetorkan kas masuk ke bank beserta rekap pemasukan dan slip setoran mahasiswa. f. Rekap pemasukan beserta slip setoran diarsipkan di bagian Kepala Biro Administrasi Umum dan di staf.

3 47 Mahasiswa Staf Keuangan Ka Bau Bank Slip Setoran Slip Setoran Pengisian slip Slip Setoran 3 4 Slip Setoran Slip setoran Ttd Arsip 3 Slip Setoran Rekap Slip 3 3 Slip Rekap pemasukan Rekap pemasukan Ttd Slip Rekap pemasukan 3 3 Slip Rekap pemasukan Proses 3 Slip Rekap pemasukan Slip 3 Rekap pemasukan Slip Rekap pemasukan 3 Arsip Arsip Gambar 3. Flowmap penerimaan kas yang sedang berjalan

4 48. Prosedur laporan arus kas keluar Kebijakan pencatatan laporan arus kas keluar diterapkan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yaitu : a. Staf umum untuk membelanjakan pengajuan sesuai kebutuhan. b. Staf menerima nota atau Bukti Kas Keluar (BKK) dari staf umum. c. Staf Keuangan mencatat pengeluaran di dalam buku kas keluar. d. Staf membuat rekap pengeluaran sebanyak rangkap dan menyerahkannya kepada Kepala Biro Administrasi Umum untuk diverifikasi. e. Rekap pengeluaran diarsipkan di Kepala Biro Administrasi Umum diarsipkan di staf. f. Dalam penyusunan rekap pengeluaran seluruh bukti penerimaan dan pengeluaran harus dilampirkan.

5 49 Staf umum Staf Ka Bau Pengajuan Belanja nota nota rekap Rekap Pengeluaran Rekap Pengeluaran Ttd Rekap Pengeluaran Rekap Pengeluaran Arsip Arsip Gambar 3. Flowmap pengeluaran kas yang sedang berjalan

6 50 3. Prosedur pembuatan laporan Kebijakan pencatatan laporan keluar diterapkan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yaitu : a. Staf menghitung rekap pemasukan dan rekap pengeluaran. b. Staf membuat laporan arus kas, laporan aktivitas serta laporan posisi. c. Laporan arus kas, laporan aktivitas serta laporan posisi diserahkan kepada Kepala Biro Administrasi Umum untuk diverifikasi. d. Setelah laporan diverifikasi oleh Kepala Biro Administrasi Umum, laporan tersebut diserahkan kepada Ketua untuk di verifikasi laporan tersebut merupakan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan.

7 5 Staf Keuangan Ka BAU Ketua Rekap Pemasukan Rekap Pengeluaran Pengolahan laporan Laporan Arus Kas Laporan aktivitas Laporan posisi Laporan Arus Kas Laporan aktivitas Laporan posisi tidak ACC ya Laporan Arus Kas Laporan aktivitas Laporan posisi TTD Laporan Arus Kas Laporan aktivitas Laporan posisi Laporan Arus Kas Laporan aktivitas Laporan posisi TTD Laporan arus kas Laporan aktivitas Laporan posisi Laporan Arus Kas Laporan aktivitas Laporan posisi Arsipk an Arsipk an Gambar 3.3 Flowmap laporan yang sedang berjalan

8 5 B. Analisis Dokumen Analisis dokumen yang sedang berjalan menguraikan secara rinci dokumen yang digunakan pada sistem informasi laporan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang, diantaranya. Slip setoran Deskripsi : Digunakan untuk pembayaran uang kuliah atau SPP : Untuk pencatatan terjadinya pemasukan Rangkap : 4 Ke : Mahasiswa, staf, Ka bau, bank : nama, nim,jurusan,kelas, setoran_untuk,total_bayar. Nota pembelian Deskripsi : Data yang digunakan untuk transaksi pembelian : Untuk pencatatan terjadinya pengeluaran Rangkap : Ke : staf : no_nota, tanggal, keterangan, jumlah, total_bayar 3. Bukti kas keluar (BKK) Deskripsi : Data yang digunakan untuk transaksi pengeluaran : untuk pencatatan terjadinya pengeluaran apabila tidak Rangkap : ada nota pembelian Ke : staf : no_nota, tanggal, keterangan, jumlah

9 53 4. Rekap pemasukan Deskripsi : Data yang digunakan untuk laporan pemasukan : Untuk pencatatan pemasukan yang sudah dijumlah Rangkap : Ke : Kepala BAU, staf : nim, nama, jumlah 5. Rekap pengeluaran Deskripsi : Data yang digunakan untuk laporan pengeluaran : Untuk pencatatan pengeluaran yang sudah di pisahkan berdasarkan posnya masing-masing Rangkap : Ke : Staf, Ka Bau : kode, keterangan, jumlah 6. Laporan arus kas Deskripsi : Data yang digunakan untuk laporan kas masuk dan keluar : Untuk laporan kas masuk dan keluar Rangkap : 3 Ke : staf, Ka Bau, Ketua : pendapatan, pengeluaran, jumlah 7. Laporan posisi Deskripsi : Data yang digunakan untuk mengetahui posisi

10 54 : Untuk laporan posisi Rangkap : 3 Ke : Staf, Ka Bau, Ketua : Aktiva, passiva 8. Laporan Aktivitas Deskripsi : Data yang digunakan untuk mengetahui laba rugi : Untuk laporan laba rugi Rangkap : 3 : Pendapatan, pengeluaran, jumlah C. Analisis Kelemahan Sistem Analisis kelemahan sistem yang berjalan dalam pembuatan laporan entitas nirlaba pada SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI INDONESIA adalah :. Sistem yang berjalan saat ini tidak efisien karena pemprosesan data masih bersifat manual.. Sistem yang berjalan secara manual meyebabkan laporan yang kurang akurat. 3. Sistem yang sedang berjalan secara manual menyebabkan proses pembuatan laporan memakan waktu lama sehingga laporan sering terlambat dilaporkan kepada atasan

11 55 sehingga terlambat dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan masalah. Berikut adalah hasil analisis permasalahan yang dapat dijelaskan dengan pieces (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) yaitu : a). Kinerja (Performance) Pembuatan laporan yang dilakukan pada sistem berjalan memakan waktu lebih lama karena melihat banyaknya data akan timbul kesalahan dalam perhitungan sehingga pembuatan laporan menjadi tidak akurat yang mengakibatkan penurunan kinerja. Sedangkan dengan sistem terkomputerisasi proses pembuatan laporan tidak memakan waktu lama karena telah tersedia form input serta perhitungan yang disediakan oleh aplikasi. Untuk pencarian data juga tidak memakan waktu karena sudah tersimpan didalam database sehingga dapat dicari dengan cepat. b). Informasi (information) Informasi mengenai laporan sangat banyak sehingga terjadi keterlambatan dalam pengumpulan informasi. Dengan adanya sistem terkomputerisasi informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat sehingga tidak terlambat dalam pengambilan keputusan. c). Ekonomi (Economic)

12 56 Untuk pembuatan laporan membutuhkan biaya yang banyak karena untuk penyajian laporan harus menggunakan kertas, tinta, buku sehingga banyak uang yang harus dikeluarkan. Dengan sistem yang terkomputerisasi akan mengurangi biaya penggunaan untuk kertas, tinta dan buku karena dengan aplikasi ini akan menampilkan laporan yang sudah siap. d). Keamanan (Control) Tingkat keamanan dalam pembuatan laporan pada sistem yang sedang berjalan dirasa sangat kurang karena data data disimpan dimana saja. Dengan sistem yang terkomputerisasi dibuat password dan tempat penyimpanan data berupa database sehingga tinggkat keamanan data lebih terjamin. e). Efisiensi (Efficiency) Pada sistem yang sedang berjalan karena tenaga kerja terbatas maka membutuhkan waktu yang lama didalam pembuatan laporan sehingga menurunkan efisiensi waktu. Dengan adanya sistem terkomputerisasi dapat mempercepat pembuatan laporan secara tepat dan akurat tanpa harus membutuhkan waktu dan tenaga kerja yang banyak. f). Pelayanan (Service) Pada sistem yang sedang berjalan tidak ada mekanisme pemeriksaan berkas yang mengalami duplikasi, sedangkan

13 57 dengan sistem yang terkomputerisasi dapat dilihat melalui tampilan report yang dihasilkan. D. Analisis Kebutuhan sistem Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru, sistem baru yang akan diterapkan harus sesuai dengan kebutuhan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang, fungsi dari sistem baru ini adalah untuk membantu perusahaan dalam mengelola laporan dengan lebih cepat, tepat dan akurat serta dapat menjamin keamanan data dan penyimpanan file tidak dilakukan secara terpisah.. Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak untuk menunjang pembuatan Aplikasi laporan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang antara lain : a. Sistem Operasi berbasiskan windows XP. b. Tempat penyimpanan database menggunakan Acces 003. c. Visual Basic.net sebagai penunjang pembuatan aplikasi. Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi yang akan disajikan untuk memenuhi kebutuhan dalam implementasi aplikasi laporan

14 58 entitas nirlaba pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang antara lain : a. Kebutuhan masukan (input) Kebutuhan masukan atau input yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan dalam implementasi sistem antara lain : ). Data berupa Username dan password yang diperlukan untuk user saat login ke dalam sistem. ). Data penerimaan kas dari pembayaran uang kuliah atau SPP yang dimasukan ke dalam sistem. 3). Data pengeluaran kas yang dimasukan ke dalam sistem. 4). Data perkiraan perkiraan yang dimasukan ke dalam sistem dari klasifikasi kas masuk dan kas keluar. 5). Data aktiva tetap yang dimasukan ke dalam sistem dari proses investasi. 6). Data hutang yang dimasukan ke dalam sistem b. Kebutuhan Proses Aplikasi laporan entitas nirlaba pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yang akan dibangun terdiri dari beberapa proses antara lain : ). Proses pemasukan data user (administrator atau staf ). Dalam proses pemasukan data user, staf

15 59 memasukan data penerimaan dan pengeluaran kas. ). Proses pemasukan investasi menjadi aktiva tetap. 3). Proses perhitungan kas masuk dan keluar. 4). Proses perhitungan arus kas. 5). Proses perhitungan aktivitas. 6). Proses perhitungan neraca. c. Kebutuhan Keluaran (output) Keluaran dari pembuatan aplikasi laporan yaitu berupa laporan kas masuk, laporan kas keluar, laporan aktivitas, laporan arus kas dan laporan posisi. 3. Kebutuhan Pengguna Aplikasi laporan entitas nirlaba pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yang akan dibangun nantinya digunakan oleh staf.