BAB III ANALISIS SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS SISTEM 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Hal-hal yang dianalisis pada tahap analisis sistem adalah analisis masalah, analisa prosedur sistem sedang berjalan,analisa kelemahan sistem berjalan dan perangkat keras Analisis Prosedur Sedang Berjalan SD SION TANJUNGPINANG merupakn perusahaan yang bergerak di bidang pendidikan di mana sistem pendaftarannya masih bersifat manual sehingga sering kali terjadi kesalahan dalam perhitungan jumlah murid dan juga dapat menyebabkan banyaknya kasalahan dalam mengelola data murid yang banyak. Adapun prosedur yang berjalan di SD SION TANJUNGPINANG sebagai berikut : 28

2 29 1. Prosedur Pengolahan Data Murid Baru a. Murid mengambil dengan Tata Usaha. b. Murid melakukan pengisian. c. Setelah terisi, murid juga harus mempersiapkan Fotokopi Kartu Keluarga dan Fotokopi Akta Lahir untuk diserahkan kepada Tata Usaha. d. Tata Usaha akan melakukan pengecekan ulang apakah semua syarat-syarat dan ketentuan yang harus diserahkan telah terkumpul. e. Apabila, syarat-syarat dan ketentuannya telah lengkap, maka Tata Usaha akan membuat untuk diserahkan kepada murid yang telah mendaftarkan diri. Dan apabila belum lengkap, maka beserta syarat-syarat dan ketentuan yang telah diberikan oleh murid akan dikembalikan kepada murid untuk melakukan pengisian ulang nya ataupun syarat-syarat yang belum lengkap. f. Dengan diterimanya murid baru, maka Tata Usaha harus membuat laporan untuk dilaporkan kepada Kepala Sekolah dan Ketua Yayasan, serta untuk diarsipkan pada divisi Tata Usaha untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya. g. Dengan Laporan yang telah terbuat, maka Tata Usaha juga dituntut untuk membuat absensi yang nantinya akan diserahkan kepada masing-masing Wali Kelas.

3 30 PENERIMAAN MURID BARU M u r i d Tata Usaha Kepala Sekolah Ketua Yayasan Wali Kelas Laporan Penerimaan Murid Baru Laporan Penerimaan Murid Baru Absensi Pengisian Form Fotokopi Akta Lahir Fotokopi KK Fotokopi Akta Lahir Fotokopi KK Pengecekan kelengkapan Tidak Pengecekan Ya Membuat Tanda Terima Tanda Tanda Terima Terima Menanda Tangan dan Pelunasan Biaya pendaftaran Tertanda Tangan Tertanda Tangan Membuat Laporan Penerimaan Murid Baru Laporan Penerimaan Murid Baru Membuat Absensi Phase Absensi Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penerimaan Murid Baru

4 Analisa Dokumen Analisa dokumen adalah untuk mengetahui macam macam dokumen yang di gunakan untuk membantu proses perancangan sistem yang telah di tentukan. Dokumenya sebagai berikut. a. Murid Fungsi Sumber Rangkap : Untuk mengetahui biodata dari murid : Murid atau Orangtua : 1 (Satu) Distribusi : Tata Usaha Item : NIS, Nama, Alamat, Tempat/Tanggal Lahir, Agama, Jenis Kelamin, Kelas Pilihan. b. Fungsi Sumber Rangkap : Untuk menjadi bukti bagi murid sebagai tanda telah terdaftar. : Tata Usaha : 1 (Satu) Distribusi : Tata Usaha Item : Nomor, NIS, Nama, Jenis Kelamin, Tempat/Tanggal Lahir c. Laporan Penerimaan Murid Fungsi : Untuk melaporkan kepada Kepala Sekolah dan Ketua Yayasan akan jumlah dan biodata murid Sumber Rangkap : Tata Usaha : 3 (Tiga)

5 32 Distribusi : Tata Usaha Item : NIS, Nama, Alamat, Jenis Kelamin, Tempat/Tanggal Lahir, Agama, Kelas, Total Murid. d. Absensi Fungsi Sumber Rangkap : Untuk diberikan kepada masing-masing Wali Kelas : Laporan Penerimaan Murid : 1 (Satu) Distribusi : Tata Usaha Item : NIS, Nama, Jenis Kelamin, Tempat/Tanggal Lahir Analisa Kelemahan Sistem Perusahaan Dari hasil prosedur yang sedang berjalan, penulis menemukan beberapa kendala sistem yang berjalan yang sedang berjalan di SD SION TANJUNGPINANG. 1. Proses memasukkan biodata murid yang masih bersifat manual sehingga lambatnya dalam pembuatan laporan dan absensi. 2. Proses pencetakan laporan dan absensi yang masih bersifat manual sehingga terhambatnya dalam Proses KBM (Kelompok Belajar Mengajar). 3. Ketua Yayasan yang tidak menerima laporan penerimaan murid sehingga pimpinan tidak mengetahui hasil pendaftaran murid di setiap pendaftarannya.

6 33 4. Kepala Sekolah yang terlambat menerima laporan penerimaan murid sehingga juga terjadi keterlambatan dalam melaporkan murid-murid baru ke Dinas Pendidikan setiap pendaftarannya Analisa Kebutuhan Sistem Di Perusahaan Analisis kebutuhan sistem adalah suatu analisis untuk mengetahui penerapan sistem baru, sistem baru akan di terapkan di dalam kebutuhan pada SD SION TANJUNGPINANG, fungsi utama sistem baru ini adalah hanya untuk membantu perusahaan dalam memperoleh laporan pendaftaran yang lebih cepat, tepat dan akurat untuk menjaga keamanan dalam penyimpanan data. 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak ini untuk mempermudah pembuatan aplikasi pendaftaran murid baru pada SD SION TANJUNGPINANG, antaranya: a. Tempat Penyimpanan database menggunakan Access 2003 b. Borland Delphi 7 sebagai acuan untuk membuat aplikasi 2. Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi hanya di butuhkan untuk implementasi aplikasi Penerimaan Murid Baru SD SION TANJUNGPINANG sebagai berikut: a. Kebutuhan Masukan 1) Data username dan password untuk di perlukan oleh user login ke dalam sistem

7 34 2) Data masuk berupa data murid. 3) Menghitung total murid yang telah terdaftar. 4) Input NIM (Nomor Induk Murid) dan NAMA murid b. kebutuhan Proses Aplikasi Penerimaan Murid Baru SD SION TANJUNGPINANG yang akan di bangun terdiri beberapa proses : 1) Proses pengolahan jumlah murid yang telah di input harus di rekap atau membuat laporannya. 2) Proses pembuatan absensi. Start Input Data Murid If Kelengkapan Data YA Ket : Data Lengkap TIDAK Ket : Data Kurang Lengkap Output Tanda Terima End Gambar 3.2 Flowchart Penerimaan Murid Baru Keterangan : Apabila penginputan data-data murid belum lengkap, maka akan diberikan keterangan Data Kurang Lengkap. Sebaliknya, apabila telah

8 35 lengkap, maka akan diberikan keterangan Data Lengkap. Kemudian tanda terima akan dicetak sesuai dengan Keterangan yang ada. c. Kebutuhan Output. Hasil keluar dari Aplikasi Pendaftaran Murid pada SD SION TANJUNGPINANG berupa: 1. Cetak yang nantinya diserahkan kepada murid. 2. Cetak laporan absensi yang nantinya diserahkan kepada Wali Kelas. 3. Cetak laporan data murid untuk diberikan kepada Ketua Yayasan dan Kepala Sekolah. 3. Kebutuhan Pengguna Perusahaan Karakteristik dari user yang ada saat ini di bagian Tata Usaha di SD SION TANJUNGPINANG adalah sebagai berikut: a. Jabatan : Staff Tata Usaha b. Pengalaman menggunakan komputer : 5 tahun c. Latar belakang pendidikan : S-1 d. Sistem Operasi yang pernah / sering digunakan : Windows XP / Windows 7 e. Software yang pernah/sering digunakan : Ms. Word, Ms. Excel Adapun kebutuhan minimum user yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem ini beserta karakteristiknya sehingga dapat diketahui tingkat pemahaman dan pengalaman user terhadap komputer : a. Pendidikan minimal SMA

9 36 b. User dapat mengoperasikan komputer dengan baik dan mampu mejalankan minimal aplikasi Microsoft Office. c. Penggunaan Tangan Kanan dan Kiri d. Jenis Kelamin Pria atau wanita e. Tidak buta warna Karakteristik user yang terdapat di SD SION TANJUNGPINANG sudah memenuhi syarat untuk bisa menggunakan perangkat lunak yang di bangun, sehingga tidak diperlukan pelatihan khusus mengenai penggunaan komputer, cukup berupa dokumen atau buku panduan untuk membantu menjalankan aplikasi.