BAB II GAMBARAN UMUM OBJEK 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT Dwipar Loka Ayu didirikan pada tanggal 08 Agustus 1988 dengan akte notaries 18 No. 108 dan mendapat pengesahan Menteri Kehakiman dengan Surat Keputusan C28595 HT. 01. 01 TH 89 tanggal 12 september 1989. Berdasarkan Undang-Undang Perseroan tahun 1995 no. 1, telah diadakan perubahan dan penyesuaian dengan akte notaries L. Tanuwijaya no. 24 tahun 6.3.1998 dan mendapat persetujuan Menteri Kehakiman dengan Surat Keputusan no. C2-27252 HT.01.04.TH98 tanggal 3 Desember 1998. PT Dwipar Loka Ayu telah mendapatkan ISO 9001:2000 pada bulan Maret 2005. Aktivitas utama perusahaan adalah bergerak dalam bidang import dan distribusi bahan baku, pewarna, kemasan kosmetik. Selain dari pada itu, perusahaan bertindak juga selaku agen dan atau distributor tunggal beberapa produsen terkenal dari manca negara. Struktur Pemegang Saham 1. Aswin Aditiawan 25 % 2. Marlina Purnama 25 % 3. Juanita Aditiawan 25 % 4. Ivan Aditiawan 25 % Modal Perusahaan : Rp. 880.000.000,00 Lokasi Perusahaan : Jl. Kebayoran Lama No.10 Jakarta 11540
9 Jumlah Karyawan : Sarjana = 12 orang DIII SMU = 6 orang = 5 orang Produk Utama 1. Bahan Baku Kosmetik 2. Bahan Pewarna Kosmetik 3. Ekstrak-ekstrak 4. Kemasan Keagenan / distributor dari : 1. Nikko Chemical Co.,Ltd, Japan 2. NOF Corp.,Japan 3. KCI Co.,Ltd 4. Sun Chemical Corp.,USA 5. R.T Vanderbilt Inc.,USA 6. Greentech S.P.A.,France 7. Secma S.P.A.,France Proses Penanganan Order Proses penangana order ini untuk memastikan bahwa setiap permintaan kebutuhan pelanggan dapat terpenuhi. Penanggung jawab agar proses dapat berjalan dengan efektif adalah Kepala Bagian Marketing. Untuk memastikan bahwa kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi, maka dibuat prosedur penawaran dan penjualan.
10 Untuk memastikan bahwa kepuasan pelanggan dapat tercapai, maka dilakukan pengeluaran questioner ke pelanggan untuk mengukur kepuasan pelanggan. Dari hasil yang diperoleh, kemudian ditentukan tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Berkaitan dengan usaha untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, jika ada keluhan pelanggan, akan dilakukan analisis terlebih dahulu, kemudian ditentukan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi keluhan tersebut. Daftar Prosedur Yang Terkait 1. Prosedur : Penawaran dan penjualan 2. Prosedur : Pengukuran kepuasan pelanggan 3. Intruksi kerja : Penanganan keluhan pelanggan Proses Penerimaan, Penyimpanan, dan Pengiriman Proses penerimaan ini untuk memastikan bahwa barang yang diterima dari supplier sesuai dengan persyaratan (spesifikasi, kuantitas dan kualitas) yang diminta oleh perusahaan. Proses pengiriman ini untuk memastikan bahwa barang yang dipesan oleh pelanggan sampai ketempat pelanggan dalam kondisi yang baik. Telah ditunjuk sebagai penanggung jawab agar proses penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman dapat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya adalah Supervisor Gudang. Proses penyimpanan ini memastikan bahwa yang ada di gudang disimpan secara baik dan benar. Untuk memastikan bahwa produk yang diterima dari supplier sesuai dengan pesanan yaitu indentifikasi benar, kondisi pengemasan baik dan
11 jumlahnya sesuai, maka dilakukan inspeksi barang datang secara visual terhadap produk yang datang sebelum disimpan sesuai dengan yang seharusnya. Untuk memastikan bahwa produk yang dikirim sesuai dengan Delivery Order, yaitu identifikasi benar, jumlah benar, maka dilakukan inspeksi barang keluar secara visual. Daftar prosedur yang terkait 1. Prosedur : Penerimaan barang 2. Prosedur : Pengiriman barang 3. Prosedur : Pengendalian produk tidak sesuai 4. Instruksi kerja : Pengemasan ulang dari marketing 5. Instruksi kerja : F I F O Proses Pembelian Proses pembelian persediaan ini memastikan bahwa barang yang dibeli khususnya bahan baku sesuai dengan persyaratan (spesifiksi kuantitas dan jadwal kirim) dari perusahaan. Telah ditunjuk sebagai penanggung jawab pembelian adalah Kepala Bagian Pembelian. Untuk memastikan bahwa barang yang dibeli dengan kebutuhan, maka perusahaan melakukan pembelian sesuai dengan permintaan. Pembelian dilakukan kepada supplier yang sudah masuk daftar Approved Vendor List Untuk memastikan bahwa barang yang dipesan terkontrol, maka dilakukan pembelian melalui persetujuan Finance Dept menandatangani Purchase Order. Untuk memastikan bahwa perusahaan mempunyai daftar supplier yang bermutu, maka dilakukan penilaian terhadap setiap supplier yang memasok bahan
12 baku. Supplier yang sudah tidak memenuhi syarat, dikeluarkan dari daftar supplier yang disetujui. Untuk memastikan bahwa suatu supplier memenuhi persyaratan Approved Vendor List maka diadakan Evaluasi Supplier. Untuk memastikan bahwa barang yang ditolak lekas diganti dengan baik, maka Pembelian meminta supplier untuk secepatnya melakukan penukaran barang. Daftar prosedur terkait 1. Prosedur : Pembelian / Import
13 2.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi pada PT Dwipar Loka Ayu dapat dilihat pada gambar di bawah ini STRUKTUR ORGANISASI PT. DWIPAR LOKA AYU Dewan Komisaris Dewan Direksi Direktur Komersial Direktur Keuangan/SDM Manager Marketing Manager Hubungan Pelanggan Manager Pembelian Manager SDM & Umum Manager Accounting Marketing Executive Bagian Marketing Dalam Bagian Pembelian/ Import Spv Gudang Staff Accounting Operator Gudang Kasir Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Dwipar Loka Ayu
14 2.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Tanggung jawab dan Wewenang Wakil Manajemen Umum Wakil Manajemen (Management Representative) yang telah ditunjuk berperan untuk memastikan proses yang diperlukan untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu di PT Dwipar Loka Ayu terlaksana, berjalan dan terpelihara dengan efektif dan efisien, memberikan masukan kepada manajemen tentang kinerja daripada sistim dan kebutuhannya untuk perbaikan. Tanggung Jawab dan Wewenang Wakil Manajemen mempunyai tanggung jawab : 1. Memastikan bahwa seluruh proses didalam Sistem Manajemen Mutu beroperasi sesuai dengan ISO 9001 2000 dan standard lain yang mungkin diperlukan di PT Dwipar Loka Ayu dari waktu ke waktu. 2. Mengkoordinir program audit internal dan program peninjauan Manajemen yang berkala dan terencana pada PT Dwipar Loka Ayu. 3. Memastikan tersedianya sumber daya yang mendukung pekerjaannya. 4. Meninjau tindakan tindakan perbaikan pada Sistem Manajemen Mutu yang sudah ditetapkan dan dijadwalkan oleh fungsi fungsi terkait di PT Dwipar Loka Ayu. 5. Meninjau ulang Sistem Manajemen Mutu pada PT Dwipar Loka Ayu dan program program yang mendukung terlaksananya sistem yang efektif dan efisien.
15 6. Memastikan dokumen Sistem Manajemen Mutu selalu actual. 7. Meningkatkan kesadaran seluruh karyawan tentang perlunya memenuhi persyaratan pelanggan. 8. Menyelenggarakan Tinjauan Manajemen dan melaporkan kepada Direktur tentang kinerja Sistem Manajemen Mutu dan kebutuhan untuk improvement. Ringkasan Tanggung jawab Staff Kunci Manager Marketing Ikhtisar Pekerjaan : 1. Merencanakan, mengatur dan mengawasi kegiatan pemasaran sesuai dengan program dan kebijakan yang telah ditetapkan. 2. Bertanggung jawab atas berhasilnya / tercapainya target penjualan perusahaan (Unit/Rupiah). 3. Senantiasa membina hubungan baik dengan pelanggan. 4. Membina kerjasama dengan bagian lain dalam rangka pencapaian target perusahaan dengan selalu berorientasi pada peningkatan pelayanan dengan pelanggan. Manager Pembelian Ikhtisar pekerjaan : 1. Bertanggung jawab dalam pengadaan bahan baku yang dibutuhkan perusahaan. 2. Berhubungan dengan supplier. 3. Evaluasi supplier
16 Manager Hubungan Pelanggan Ikhtisar Pekerjaan : 1. Memberikan pelayanan secara menyeluruh bagi pelanggan yang ditunjuk. 2. Sebagai titik kontak serta koordinator pelayanan bagi pelanggan yang ditunjuk. 3. Memelihara kontak serta koresponden dengan pelanggan yang ditunjuk. HRD dan GA Manager Ikhitisar pekerjaan : Mengkoordinasikan tugas tugas di HRD yang berkaitan dengan proses recruitment dan seleksi, training serta pengembangan karyawan agar memperoleh sumber daya manusia yang bermutu sehingga mampu menjawab tantangan jaman. Memelihara prasarana, sarana & lingkungan sebagai bagian umum. Uraian Tugas : 1. Mengkoordinasi proses recruitment dan seleksi karyawan melalui pelaksanaan wawancara, tes psikologi, tes kesehatan, penempatan. 2. Menyusun pembuatan job description dan job spesification tiap jabatan. 3. Menyusun prosedur bidang HRD. 4. Mengkoordinasikan pelaksanaan penilaian prestasi karyawan. Supervisor Gudang Ikhtisar pekerjaan : Mengatur gudang dari segi mutu maupun kuantitas. Uraian Tugas :
17 1. Memelihara stock barang di bawah tanggung jawabnya secara mutu mapun kuantitas. 2. Menyiapkan barang barang yang akan dikirim ke pelanggan dengan baik dan benar. 3. Menerima barang yang datang, mengeceknya dengan dokumen dan melaporkan kepada atasannya. 4. Pada akhir bulan, mempertanggung jawabkan keluar masuknya barang disesuaikan dengan data di accounting. 5. Menjaga kebersihan dan kerapian gudang. 6. Memenuhi sasaran mutu ISO, mengikuti, mentaati prosedur prosedur ISO maupun peraturan lain yang berlaku.