BAB III PELAKSANAAN MAGANG 3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja Penulis memulai pelaksanaan magang pada BPTSP ( Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu ) di Kantor Camat Kebon Jeruk selama 2 (dua) bulan yang dimulai dari 01 Februari 2017 s/d 31 Maret 2017. Pelaksanaan magang dilakukan dari hari senin, rabu dan jum at dikarenakan pada hari selasa dan kamis penulis harus menyelesaikan perkuliahan. Sedangkan jam kerja penulis dimulai pukul 07:30 s/d 15:00 WIB. Pada hari pertama pelaksanaan magang penulis langsung bertemu dengan kepala bagian BPTSP Kecamatan Kebon Jeruk yaitu Bapak Tatang dan dijelaskan tentang tata tertib yang berlaku di BPTSP Kecamatan Kebon Jeruk. Setelah itu penulis diperkenalkan dengan Pegawai yang bekerja di BPTSP Kecamatan Kebon Jeruk, dan dijelaskan pula tugas pada masingmasing bagian yang berada pada unit kerja tersebut. Hal ini dimaksudkan agar penulis dapat mengenal, mengerti dan dapat terbiasa mengikuti kegiatan kerja yang dilakukan oleh Pegawai tersebut. Selanjutnya penulis ditempatkan di bagian FO ( Front Office ) atau Pelayanan Administrasi yang bertugas melayani perizinan dan non perizinan Masyarakat Kebon Jeruk dan di bimbing langsung oleh Bapak Shofrizal selaku FO ( front Office ) di Kecamatan Kebon Jeruk. 70
3.2 Kegiatan Selama Magang Selama kegiatan berlangsung penulis mendapatkan manfaat dan pengetahuan yang didapat, seperti cara melayani masyarakat dengan baik dan ramah, ketelitian dalam melakukan pekerjaan dan belajar menjalankan sebuah tanggung jawab dalam pekerjaan, kegiatan magang penulis yang dilakukan pada BPTSP Kecamatan Kebon Jeruk dapat diklasifikasikan menjadi 2 ( dua ) kegiatan, yaitu kegiatan rutin dan kegiatan non rutin yang akan diuraikan sebagai berikut : 1. Kegiatan Rutin : a. Melayani pembuatan Akte Kelahiran b. Melayani Pembuatan Akte Kematian c. Memeriksa berkas-berkas pembuatan Akte kelahiran dan Akte Kematian d. Pengambilan Akte kelahiran dan Akte Kematian e. Pengambilan SKDS (Surat Keterangan Domisili Sementara) f. Pengambilan berkas Ahli Waris yang sudah ditandatangani oleh atasan 2. Kegiatan Non Rutin : a. Memfotocopy berkas-berkas b. Meminta tandatangan untuk berkas penting yang harus ditandatangani oleh atasan c. Melayani masyarakat dalam Pelayanan Perizinan dan Non Perizinan 71
d. Memeriksa berkas-berkas masyarakat sesuai persyaratan yang telah ditentukan KEPALA UNIT PTSP KECAMATAN (TATANG) TATA USAHA (SOFRIZAL) TIM ADMINISTRASI (KUSMATUTI) TIM TEKNIS (MUHAMAD ALFI ULUMILLAH) Gambar 3 : Struktur Organisasi PTSP Kecamatan Kebon Jeruk Sumber : Pergub No.55 Tahun 2014 Dari gambar 3 diatas adalah Struktur Organisasi dari PTSP Kecamatan Kebon Jeruk. Penulis diposisikan ditempat magang di Tim Administrasi sebagai FO (front office). Hal-hal apa saja yang bisa dilayani oleh PTSP Kantor Camat Kebon Jeruk: 1. Surat Keterangan Waris 2. Dispensasi Nikah 3. Akte Kelahiran 4. Akte Kematian 5. SKDS (Surat Keterangan Domisili Sementara) 72
6. SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) 7. KRK (Keterangan Rencana Kota) 8. TDP (Tanda Daftar Perusahaan) 9. IMB (Izin Mendirikan Bangunan) 10. SITU (Surat Izin Tempat Usaha) 11. Izin Apotek 12. Izin Klinik Pratama 13. Tanda Daftar Restoran/Rumah Makan/Cafe 14. SIP (Surat Izin Praktik) Wilayah kerja yang dinaungi oleh PTSP Kantor Kecamatan Kebon Jeruk yaitu: 1. Kelurahan Duri Kepa 2. Kelurahan Kedoya Utara 3. Kelurahan Kedoya Selatan 4. Kelurahan Sukabumi Utara 5. Kelurahan Sukabumi Selatan 6. Kelurahan Kebon Jeruk 7. Kelurahan Kelapa Dua 3.3 Masalah Yang Ditemui Pada Unit Kerja Kantor Camat Kebon Jeruk merupakan kantor yang bergerak di bidang pelayanan masyarakat. Seperti kantor pada umumnya tentu saja kantor ini juga memiliki beberapa masalah atau kendala yang harus 73
dihadapi, terbagi dalam dua masalah yaitu masalah kebijakan dan masalah operasional : 3.3.1 Masalah Kebijakan Masalah Kebijakan yang penulis temukan selama magang di PTSP Kantor Camat Kebon Jeruk, atas penerapan kebijakan dan aturan yang telah diputuskan yaitu : Masalah Kedisiplinan Masalah Kedisiplinan yang penulis temukan pada saat magang adalah masalah keterlambatan karyawan pada saat jam masuk kerja dan setelah istirahat makan siang. Pegawai tidak disiplin dapat mengakibatkan tidak terselesaikan nya tugas yang diberikan. b.) Masalah Pengawasan di masing-masing bagian divisi Sering adanya keterlambatan pembuatan dan pelaksanaan tugas yang sudah diberikan dari masing-masing divisi karena tidak adanya pengawasan yang dilakukan oleh kepala setiap divisi secara berkala. 3.3.2 Masalah Operasional Masalah operasional yang penulis temukan pada PTSP di Kantor Camat Kebon Jeruk, sesuai kegiatan operasional yang dilakukan sehari-hari adalah sebagai berikut : 74
Peralatan Kantor yang terbatas Seringnya pekerjaan menjadi terhambat karena peralatan kantor yang terbatas seperti komputer, karena jumlah komputer yang berada diruangan penulis tidak sebanding dengan jumlah karyawan yang ada diruangan tersebut sehingga karyawan mendapat kesulitan disaat akan ada pekerjaaan yang berhubungan dengan komputer. 3.4 Penyebab Masalah Setelah dilakukan pengamatan dan telah dibahasnya mengenai masalah yang dihadapi oleh beberapa pihak yang terkait selama penulis melaksanakan magang di PTSP Kantor Camat Kebon Jeruk, maka ditemukan hal-hal yang menyebabkan terjadinya masalah tersebut. 3.4.1 Masalah Kebijakan Masalah Kedisiplinan Masalah kedisiplinan yang penulis temukan selama magang, penyebabnya yaitu tidak adanya sanksi yang tegas dari Kepala PTSP Kantor Camat Kebon Jeruk, membuat penyebab karyawan yang selalu datang tidak tepat waktu dan banyak karyawan yang menggunakan waktu istirahat secara berkala. 75
b.) Masalah Pengawasan di masing-masing bagian divisi Masalah pengawasan yang penulis temukan selama magang, penyebabnya yaitu tidak adanya sanksi yang tegas dari kepala setiap divisi apabila ada karyawan nya yang terlambat untuk menyelesaikan tugasnya masing-masing, kurangnya control kepala divisi ke karyawan-karyawannya sehingga pekerjaan seringkali terlambat dan terbengkalai. 3.4.2 Masalah Operasional Peralatan Kantor yang terbatas Penyebab peralatan kantor yang terbatas seperti komputer adalah karena kurangnya pengawasan dan pengontrolan dari bagian teknisi terhadap peralatan kantor yang harus segera di tambahkan. 3.5 Alternatif Pemecahan Masalah Pemecahan masalah adalah kegiatan yang mengarahkan pada suatu solusi dalam memecahkan suatu masalah. Dalam mencari pemecahan masalah tersebut hendaknya dicarikan juga alternatifnya agar dapat dipilin pemecahan masalah yang paling tepat. Berikut penulis akan mengemukakan alternatif pemecahan masalah, yaitu : 76
3.5.1 Masalah Kebijakan Masalah Kedisiplinan Pemecah masalah kedisiplinan sudah dilakukan, yaitu dibuatkan absen fingerprint. Tetapi masih saja ada karyawan yang masih terlambat, alternatif untuk mengatasi masalah ini agar tidak terjadi terus-menerus adalah : 1. Memberikan reward, bagi karyawan yang memiliki kinerja baikdan disiplin. Dan sebaliknya berikan hukuman atau sanksi yang tegas, berupa teguran langsung kepada karyawan dan penerbitan surat teguran sampai surat peringatan bagi karyawan yang tidak disiplin dan memiliki kinerja buruk. 2. Diberikan arahan suatu pelatihan untuk karyawan agar karyawan berprilaku disiplin dan juga datang kekantor tepat waktu dan menggunakan waktu istirahat tidak berlebihan. b.) Masalah Pengawasan dimasing-masing bagian divisi Adanya pengawasan yang kurang dimasing-masing divisi, membuat pekerjaan menjadi lambat dan terbengkalai, terkadang pekerjaan yang seharusnya sudah dikerjakan pada saat itu, tetapi karena pengawasan tidak dilakukan dengan baik maka tidak bisa selesai pada saat yang ditentukan. Alternatif untuk mengatasi masalah ini adalah : 1. Memberikan sanksi apabila ada karyawan yang terlambat mengerjakan tugasnya 77
2. Kepala divisi terus memantau dan berdiskusi dengan karyawan-karyawan pada saat karyawan menemukan kendala dalam pekerjaannya. 3.5.2 Masalah Operasional Peralatan Kantor yang terbatas Alternatif untuk mengatasi masalah peralatan kantor yang terbatas, agar tidak terjadi terus-menerus yang dapat mengganggu terhambatnya kegiatan operasional kantor tersebut : 1. Seringnya dilakukan pemeriksaan yang rutin oleh bagian teknisi pada barang-barang yang ada di ruangan tersebut untuk memberikan kenyamanan dan kelancaran kepada pemohon yang sedang dilayani. 2. Dilakukan laporan persediaan barang yang terbatas pada ruangan agar tidak terhambatnya kegiatan karyawan dalam melayani masyarakat. 78