BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Ginsa Inti Pratama, merupakan Badan Usaha Milik Swasta yang bergerak di bidang manufaktur fastener pembuatan baut yang berlokasi di Jalan Raya Serang KM 19.3 No 33 Cikupa Tangerang 15710, Indonesia. Didirikan oleh Arifin Prase Tea pada tanggal 1 Desember 2004 dan tanggal operasional 1 Febuari 2006. PT. Ginsa Inti Pratama telah mampu memproduksi berbagai jenis fastener dengan standar produksi internasional yang juga sangat memperhatikan terjaminnya kualitas kesehatan dan lingkungan hidup. Dengan memiliki lebih dari 300 karyawan, PT. Ginsa Inti Pratama terus berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan dengan tujuan maju terus untuk mencapai kesuksesan dengan bahu membahu bersama seluruh pelanggan, karyawan dan penyelia. PT. Ginsa Inti Pratama memiliki visi dan misi, visi nya : menghimpun segenap sumber daya untuk menghasilkan produk dan jasa yang berkualitas dalam industri fastener serta meningkatkan nilai stake holder. Misi dari PT. Ginsa Inti Pratama : menjadi produsen dengan mutu produk dan layanan terbaik yang berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan menerapkan teknologi fastener yang tepat guna dan managemen yang professional serta melakukan penyempurnaan secara berkesinambungan. 35
36 Di era globalisasi dewasa ini, untuk merebut pangsa yang semakin kompetitif perusahaan dituntut untuk mengambil keputusan yang cepat, tepat, akurat dan juga selangkah lebih maju dari pesaing-pesaing bisnisnya. Dalam setiap pengambilan keputusan, pimpinan perusahaan memerlukan informasi-informasi yang penting untuk mendukung pengambilan keputusan. Penggunaan Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan tentunya akan memiliki nilai tambah bagi perusahaan yang unggul dalam persaingan. Manajemen dengan menggunakan pendekatan sistem informasi merupakan langkah yang mengarah pada peningkatan efisiensi dan efektifitas kerja. Perusahaan ini telah menerapkan Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer, namun masih ada sebagian yang belum terkomputerisasi salah satunya bagian sistem pencatatan penggajian.
37 3.2 Struktur Organisasi dan Jabaran Tugas dan Wewenang Presden MR DCC Finance Manager Businuss Manager Strategis & MIS Factory Manager Accounting Marketing PROD QA Purchasing PPIC Engineering HRD & Training MIS Gambar 3.1 Struktur Organisasi Yang Sedang Berjalan (Sumber : Hendry Hutabarat) Jabaran Tugas dan Wewenang a. Presiden direktur Pemimpin perusahaan dan pemilik perusahaan yang memiliki kewajiban untuk memajukan perusahaan dan memimpin perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan. b. MR MR singkatan dari Manager Representative yang memiliki kewajiban untuk mengawasi dan mengatur manajemen dan mewakili manajemen dalam mengawasi sistem yang berjalan.
38 c. DCC DCC singkatan dari Document Control Center yang memiliki tugas dan tanggung jawab mengendalikan semua dokumen-dokumen perusahaan. d. Manager Finance Manager Finance memimpin departemen keuangan dan akuntansi dalam perusahaan serta mengontrol dan memeriksa setiap laporan yang dihasilkan oleh bagian finance ( keuangan ) dan bagian accounting. e. Manager Businees Manager yang memimpin departemen penjualan dan pembelian yang memiliki tanggung jawab untuk mengendalikan semua penjualan dan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. f. Manager Strategis & MIS ( Manager Information System ) Pada bagian ini bertugas untuk menentukan strategi yang tangguh untuk menjalankan setiap transaksi perusahaan agar berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan oleh perusahaan serta mengendalikan sistem informasi yang ada di perusahaan. g. Factory Manager Mengontrol dan mengawasi semua kegiatan produksi yang terjadi di dalam pabrik. h. Finance Pada bagian ini memiliki kewajiban untuk mengatur keuangan perusahaan berdasarkan standar yang telah ditentukan oleh perusahaan.
39 i. Accounting Bagian ini memiliki tugas untuk membukukan ( menjurnal ) setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dan menghasilkan laporan keuangan yang akurat. j. Marketing Marketing memiliki kewajiban untuk melakukan pemasaran produk kepada konsumen serta pengenalan produk agar dapat diminati oleh masyarakat. k. PPIC PPIC singkatan dari Production Planning Inventory Control, pada bagian ini memiliki tugas untuk merencanakan strategi yang baik untuk produksi dan mengontrol semua iventory yang dimiliki oleh perusahaan. l. Engineering Bagian ini bertugas untuk maintenance mesin-mesin produksi yang dimiliki oleh perusahaan dan mengontrol dalam kegiatan produksi. m. QA QA singkatan dari Quality Insurance yang bertugas untuk mengurusi asuransi bagi setiap karyawan. n. Purchases Bagian ini mengurusi semua pembelian yang dilakukan oleh perusahaan baik dari keperluan kantor dan keperluan produksi.
40 o. HRD & Training Bagian ini mengurusi bagian penerimaan dan training karyawan baru dan mengontrol serta mengawasi setiap kinerja karyawan, selain itu bagian ini juga mengurusi penggajian karyawan. p. MIS ( Manager Information Sistem ) Pada bagian ini bertugas untuk mengontrol sistem informasi yang ada di perusahaan serta memelihara sistem agar tidak rusak atau mendapatkan serangan dari luar ( virus ). 3.3 Proses Bisnis dalam sistem penggajian perusahaan : Staf personalia melakukan proses pendataan karyawan mulai dari memberikan form karyawan untuk diisi data-data karyawan dan setelah diisi, form karyawan akan diberikan kepada staff personalia untuk dibuatkan NIK yang kemudian dimasukkan ke dalam daftar absensi. Setiap hari kerja para karyawan melakukan absensi dengan cara mengisi daftar hadir (absensi) karyawan. Setelah semua karyawan melakukan absen, maka daftar absensi tersebut akan diberikan kepada Staf personalia untuk diarsip. Karyawan dapat mengambil cuti dengan cara mengisi form permohonan cuti yang diajukan kepada staff personalia, kemudian dari staff personalia akan diserahkan kepada manager HRD untuk kemudian disetujui atau ditolak. Jika disetujui form permohonan cuti tersebut akan ditandatangani oleh manager HRD kemudian akan diserahkan kembali kepada staff personalia untuk melakukan penghitungan gaji.
41 Karyawan juga dapat mengisi form permohonan lembur untuk menghitung jumlah lembur yang diambil dan untuk dihitung pada akhir bulan. Form permohonan lembur akan diserahkan kepada staff personalia. Kemudian staff personalia akan melakukan perhitungan jumlah gaji yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan, dengan melihat daftar absensi yang sudah diarsip setiap bulannya. Di dalam menghitung gaji karyawan per bulannya, staff personalia menghitungnya dengan cara melihat jumlah kehadiran karyawan dalam satu bulan, lalu mengalikan dengan besar gaji pokok per hari ditambah dengan uang lembur ( jika lembur ) uang lembur dihitung dengan cara gaji pokok dibagi dengan seratus tujuh puluh tiga ( 173 ) sama dengan uang lembur per jam. Setelah staff pesonalia menghitung gaji karyawan dan uang lembur, maka staff personalia akan menghitung jumlah tunjangan-tunjangan yang diterima oleh karyawan dan potongan-potongan. Adapun tunjangan-tunjangan yang diperoleh : a. Tunjangan insentif b. Tunjangan jabatan ( bila ada ) c. Tunjangan makan d. Tunjangan transportasi Potongan-potongan terdiri dari : a. Pinjaman umum b. Potongan iuran JAMSOSTEK c. Potongan gaji (apabila karyawan cuti maka karyawan yang tidak masuk ini akan terkena potongan gaji)
42 Setelah semuanya dihitung maka staff personalia akan memberikan daftar gaji yang telah dihitung kepada manager HRD untuk mengecek daftar gaji dan dibuat laporan. Laporan yang dibuat oleh manager HRD antara lain : laporan untuk bank ( fund transfer to bank ), laporan untuk direktur ( laporan salary detail atau management report ), laporan jumlah pembayaran lembur karyawan ( laporan over time karyawan ), laporan penerimaan slip gaji ( sebagai tanda terima slip gaji yang ditanda tangani oleh karyawan ), slip gaji yang dibagikan kepada karyawan. Manager HRD akan mengarsipkan laporan fund transfer to bank dan laporan pembayaran lembur karyawan. Manager HRD akan memberikan laporan untuk direktur ( laporan salary detail atau management report ) kepada direktur sebagai bukti pembayaran gaji karyawan dan kemudian akan ditanda tangani oleh direktur dan diarsipkan oleh manager HRD. Kemudian manager HRD akan memberikan slip gaji dan laporan penerimaan slip gaji kepada staff personalia dan slip gaji diberikan kepada karyawan. Karyawan yang menerima slip gaji akan membubuhkan tanda tangan pada laporan penerimaan slip gaji sebagai bukti penerimaan slip gaji. Laporan penerimaan slip gaji akan diserahkan kepada staff personalia untuk diarsipkan. Manager HRD akan mengkonfirmasikan ke bagian keuangan (finance) untuk membuka cek yang dikeluarkan oleh bank yang ditunjuk dan membuat voucher pengeluaran yang akan diserahkan kepada direktur untuk persetujuan. Jika direktur menyetujui, maka cek akan diantarkan ke bank oleh bagian keuangan dan voucher pengeluaran akan diserahkan ke bagian accounting untuk dibukukan.
43 3.4 Event Table PT. GINSA INTI PRATAMA Tabel 3.1 Event Table Prosedur Penggajian EVENT INTERNAL START WHEN ACTIVITIES AGENT Melakukan pendataan proses Staff personalia Karyawan datang Membuat data karyawan, Membuat NIK, Membuat daftar absensi, Mengarsipkan form karyawan Mengotorisasi cuti Manager HRD Menerima permohonan cuti Mengecek permohonan cuti, Menyetujui permohonan cuti Menyiapkan pembayaran Staff personalia Pada akhir bulan Menghitung gaji karyawan, Membuat daftar gaji, Menyerahkan daftar gaji kepada Manager HRD Membuat laporan dari hasil pengecekan daftar gaji Manager HRD Menerima daftar gaji dari staff personalia Mengecek daftar gaji, Membuat laporan Fund Transfer to Bank, Membuat laporan Salary Detail, Membuat laporan Over Time, Membuat laporan Penerimaan Slip Gaji, Membuat slip gaji, Mengarsipkan laporan Fund Transfer to Bank dan laporan Over Time, Menyerahkan laporan Salary Detail kepada Direktur, Menyerahkan slip gaji dan laporan Penerimaan Slip Gaji kepada staff personalia
44 EVENT INTERNAL AGENT START WHEN ACTIVITIES Mengecek laporan Salary Detail Menyerahkan slip gaji dan laporan Penerimaan Slip Gaji Direktur Manager HRD Menerima laporan Salary Detail dari manager HRD Menerima laporan Salary Detail Mengecek laporan Salary Detail, Menandatangani laporan Salary Detail, Menyerahkan laporan Salary Detail kepada Manager HRD Mengecek laporan Salary Detail, Mengecek Slip Gaji dan laporan Penerimaan Slip Gaji, Menyerahkan Slip Gaji dan laporan Penerimaan Slip gaji kepada Staff personalia, Mengarsipkan laporan Salary Detail Membagikan slip gaji Staff personalia Menerima slip gaji dan laporan Penerimaan Slip Gaji dari manager HRD Memberikan slip gaji kepada karyawan, Menerima bukti tanda tangan karyawan pada laporan Penerimaan Slip Gaji, Mengarsipkan laporan Penerimaan Slip Gaji Membuat cek Bagian keuangan Menerima konfirmasi manager HRD dari Membuat cek, Membuat voucher pengeluaran, Menyerahkan cek dan voucher pengeluaran kepada direktur Menandatangani cek dan voucher pengeluaran Direktur Menerima cek dan voucher pengeluaran Mengecek cek, Mengecek voucher pengeluaran, Menandatangani cek, Menandatangani voucher pengeluaran, Menyerahkan cek dan voucher pengeluaran yang telah ditandatangani kepada staff personalia. Menyerahkan cek Bagian keuangan Menerima cek Menyegel dan menyerahkan cek ke bank, Menyerahkan bukti transfer dan voucher pengeluaran kepada bagian accounting Membuat jurnal Bagian accounting Menerima voucher pengeluaran dan bukti transfer Menjurnal, Mengarsipkan bukti transfer dan voucher pengeluaran
45 Dokumen-dokumen yang digunakan: a. Form Karyawan Form ini digunakan untuk melengkapi data-data karyawan. b. Daftar Absensi Dokumen ini digunakan untuk mengetahui jumlah kehadiran karyawan pada masa waktu kerja relatif. c. Daftar Gaji Dokumen ini digunakan untuk menentukan jumlah gaji yang di terima oleh para karyawan setiap bulannya. d. Form Permohonan Cuti Dokumen ini digunakan oleh karyawan untuk mengajukan permohonan cuti dengan alasan cuti yang tepat. e. Form Permohonan Lembur Dokumen ini digunakan untuk mengajukan jumlah jam lembur yang diambil oleh karyawan. f. Form Permohonan Pinjaman Dokumen ini dikeluarkan oleh perusahaan, yang digunakan sebagai bukti atas peminjaman uang. g. Cek Dokumen ini digunakan untuk mentransfer uang perusahaan untuk membayar gaji karyawan.
46 h. Voucher Pengeluaran Dokumen ini digunakan untuk mencatat pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan, dokumen ini digunakan oleh bagian accounting un tuk dibukukan. i. Slip Gaji Dokumen ini dikeluarkan oleh manager HRD, yang berisi jumlah gaji yang diterima, tunjangan-tunjangan dan potongan-potongan. j. Laporan Fund Tranfser to Bank Dokumen ini berisi nama-nama karyawan beserta no rekening bank yang akan ditransfer oleh perusahaan. k. Laporan Over Time Dokumen ini berisi daftar lembur karyawan beserta jumalh jam lembur yang diambil oleh setiap karyawan l. Laporan Salary Detail Laporan ini berisi tentang jumlah gaji secara detail yang dibayar oleh perusahaan kepada karyawan, laporan ini hanya diberikan kepada direktur. m. laporan Penerimaan Slip Gaji Dokumen ini berisi bukti tanda tangan karyawan untuk penerimaan slip gaji yang diberikan perusahaan.
47 3.5 Work Flow Table PT. GINSA INTI PRATAMA Tabel 3.2 Work Flow Table Prosedur Penggajian ACTOR Karyawan Staff personalia Karyawan Staff personalia Manager HRD Staff personalia Manager HRD ACTIVITIES Melakukan proses pendataan 1. Mengisi form karyawan 2. Mencatat data karyawan 3. Membuat NIK 4. Membuat daftar absensi 5. Mengarsipkan form karyawan Mengotorisasi cuti 6. Mengisi form permohonan cuti 7. Mengisi ID karyawan 8. Mengisi bulan, hari cuti dan tanggal cuti 9. Memilih jenis cuti 10. Menyerahkan form permohonan cuti kepada staff personalia 11. Menerima form permohonan cuti dari karyawan 12. Menyerahkan FPC kepada manager HRD 13. Menerima form permohonan cuti dari staff personalia 14. Mengecek form permohonan cuti 15. Jika setuju, menandatangani form permohonan cuti 16. Menyerahkan FPC (ttd) kepada staff personalia. Menyiapkan pembayaran 17. Menerima FPC (ttd) dari manager HRD 18. Menerima form permohonan lembur 19. Mengecek daftar absensi 20. Mengecek ID karyawan 21. Menghitung gaji karyawan 22. Membuat daftar gaji 23. Menyerahkan daftar gaji kepada mangaer HRD Membuat laporan dari hasil pengecekan daftar gaji 24. Menerima daftar gaji dari staff personalia 25. Mengecek ID karyawan 26. Membuat laporan fund transfer to bank (LFTB) 27. Membuat laporan salary detail (LSD) 28. Membuat laporan over time (LOT) 29. Membuat laporan penerimaan slip gaji (LPSG) 30. Membuat slip gaji 31. Mengarsipkan LFTB 32. Mengarsipkan LOT 33. Menyerahkan LSD kepada direktur 34. Menyerahkan slip gaji dan LPSG kepada staff personalia.
48 ACTOR Direktur Manager HRD Staff personalia Karyawan Staff personalia Bagian keuangan Direktur ACTIVITIES Mengecek laporan salary detail 35. Menerima LSD dari manager HRD 36. Mengecek LSD 37. Menandatangani LSD 38. Menyerahkan LSD (ttd) kepada manager HRD Menyerahkan slip gaji dan laporan penerimaan slip gaji 39. Menerima LSD (ttd) dari direktur 40. Mengecek laporan salary detail 41. Mengecek slip gaji dan LPSG 42. Menyerahkan slip gaji dan LPSG kepada staff personalia 43. Mengarsipkan LSD. Membagikan slip gaji 44. Menerima slip gaji dan LPSG dari manager HRD 45. Mengecek slip gaji dan LPSG 46. Menyerahkan slip gaji kepada karyawan 47. Menerima slip gaji 48. Mengecek slip gaji 49. Menandatangani LPSG 50. Menerima bukti tanda tangan karyawan pada LPSG 51. Mengarsipkan LPSG (ttd). Membuat cek 52. Menerima konfirmasi dari manager HRD 53. Membuat cek berdasarkan konfirmasi dari manager HRD 54. Membuat voucher pengeluaran 55. Mengisi bulan 56. Mengisi total jumlah pembayaran 57. Menyerahkan cek dan voucher pengeluaran kepada direktur Menandatangani cek dan voucher pengeluaran 58. Menerima cek dan voucher pengeluaran dari bagian keuangan 59. Mengecek cek dan voucher pengeluaran 60. Mengotorisasi cek dan voucher pengeluaran 61. Menyerahkan cek (ttd) dan voucher pengeluaran (ttd) kepada bagian keuangan.
49 ACTOR Bagian keuangan Bank Bagian keuangan Bagian accounting ACTIVITIES Menyerahkan cek 62. Menerima cek (ttd) dan voucher pengeluaran (ttd) dari direktur 63. Menyegel cek 64. Menyetorkan cek ke bank 65. Menerima cek dari bagian keuangan 66. Menyerahkan bukti transfer kepada bagian keuangan 67. Menerima bukti transfer dari bank 68. Menyerahkan bukti transfer dan voucher pengeluaran kepada bagian accounting Membuat jurnal 69. Menerima bukti transfer dan voucher pengeluaran dari bagian keuangan 70. Membandingkan bukti transfer dengan voucher pengeluaran 71. Menjurnal 72. Mengarsipkan bukti transfer dan voucher pengeluaran
50 3.6 Overview Activity Diagram PT. Ginsa Inti Pratama Karyawan Staff Personalia Manager HRD Direktur Bagian Keuangan Bagian Accounting mengisi form karyawan Melakukan proses pendataan mengisi form permohonan cuti {DA} {FK} mengotorisasi cuti {FPC} menyiapkan pembayaran gaji {FPC{ttd}} {Daftar Gaji} Membuat laporan dari hasil Pengecekan Daftar gaji {LFTB <arsip>} {LOT <arsip>} {LPSG} {slip gaji} {LSD } mengecek LSD menyerahkan slip gaji dan LPSG menerima slip gaji dan Menandatangani LPSG {slip gaji} {LPSG (ttd)} membagikan slip gaji {LPSG (ttd) <arsip>} {LPSG} {slip gaji} {LSD (ttd) <arsip>} {LSD (ttd)} menandatangani cek dan voucher pengeluaran membuka Cek {Cek} {VP} {VP (ttd)} {Cek (ttd)} {VP (ttd)} menyerahkan cek membuat jurnal {BKK} {bukti transfer} {laporan penggajian} {VP (ttd)} {BKK} {bukti transfer <arsip>} Gambar 3.2 Overview Activity Diagram yang Berjalan
51 3.7 Detailed Activity Diagram PT. Ginsa Inti Pratama Event Melakukan Proses Pendataan Karyawan Staff personalia mengisi form karyawan {FK} mencatat data karyawan membuat NIK membuat daftar absensi {daftar absensi} mengarsipkan form karyawan Gambar 3.3 Event Melakukan Proses Pendataan
52 Event Mengotorisasi Cuti Gambar 3.4 Event Mengotorisasi Cuti
53 Event Menyiapkan Pembayaran Staff personalia menerima FPC(ttd) dr manager HRD {FPC {ttd}} menerima form permohonan lembur {form permohonan lembur {ttd}} mengecek daftar absensi {daftar absensi } mengecek id karyawan {fk} menghitung gaji membuat daftar gaji {daftar gaji } menyerahkan daftar gaji kepada nmanager HRD Gambar 3.5 Event Menyiapkan Pembayaran
54 Event Membuat laporan dari hasil pengecekan Daftar Gaji Manager HRD {daftar gaji} menerima daftar gaji dari staff personalia {FK} mengecek id karyawan {LFTB} membuat laporan fund transfer to bank membuat laporan salary detail {LSD} {LOT} membuat laporan over time membuat laporan penerimaan slip gaji {LPSG} {slip gaji} membuat slip gaji mengarsipkan laporan fund transfer {LFTB arsip} {LOT arsip} mengarsipkan laporan over time menyerahkan laporan salary detail kepada direktur {LSD} menyerahkan slip gaji dan LPSG kepada staff personalia {slip gaji} {LPSG} Gambar 3.6 Event Membuat Laporan dari hasil Pengecekan Daftar Gaji
55 Event Mengecek Laporan Salary Detail Direktur {LSD} menerima LSD dari manager HRD mengecek LSD {LSD {ttd}} menandatangani LSD menyerahkan LSD(ttd) kepada manager HRD {LSD {ttd}} Gambar 3.7 Event Mengecek Laporan Salary Detail
56 Event Menyerahkan slip Gaji dan Laporan Penerimaan Slip Gaji Manager HRD {LSD {ttd}} menerima LSD (ttd) dari Direktur Mengecek LSD (ttd) {slip gaji} mengecek slip gaji dan LPSG {LPSG} menyerahkan slip gaji dan LPSG kepada staff personalia mengarsipkan LSD (ttd) {LSD{ttd} arsip} Gambar 3.8 Event Menyerahkan Slip Gaji dan Laporan Penerimaan Slip Gaji
57 Event Membagikan Slip Gaji staff personalia karyawan {slip gaji} {LPSG} menerima slip gaji dan LPSG dari manager HRD mengecek slip gaji dan LPSG menyerahkan slip gaji kepada karyawan {slip gaji} menerima slip gaji mengecek slip gaji menandatangani LPSG menerima bukti tanda tangan karyawan pada LPSG {LPSG (ttd)} {LPSG {ttd}} mengarsipkan LPSG (ttd) Gambar 3.9 Event Membagikan Slip Gaji
58 Event Membuat Cek Bagian keuangan menerima konfirmasi dari manager HRD {cek} membuat cek berdasarkan konfirmasi dari manger HRD membuat voucher pengeluaran {voucher pengeluaran} mengisi bulan {cek} {voucher pengeluaran} mengisi total jumlah pembayaran menyerahkan cek dan voucher pengeluaran kepada direktur {voucher pengeluaran} {cek} Gambar 3.10 Event Membuat Cek
59 Event Menandatangani Cek dan Voucher Pengeluaran Direktur {cek} {voucher pengeluaran} menerima cek dan voucher pengeluaran dari bagian keuangan mengecek cek dan voucher pengeluaran {cek{ttd}} {voucher pengeluaran {ttd}} mengotorisasi cek dan voucher pengeluaran menyerahkan cek (ttd) dan voucher pengeluaran (ttd) kepada bagian keuangan {cek{ttd}} {voucher pengeluaran {ttd}} Gambar 3.11 Event Menandatangani Cek dan Voucher Pengeluaran
60 Event Menyerahkan Cek bagian keuangan Bank {cek{ttd}} {voucher pengeluaran {ttd}} menerima cek (ttd) dan voucher pengeluaran (ttd) dari direktur menyegel cek menyetor cek ke bank {cek{ttd}} menerima cek dari bagian keuangan menyerahkan bukti transfer kepada bagian keuangan menerima bukti transfer dari bank {bukti transfer} menyerahkan bukti transfer dan voucher pengeluaran kepada bagian accounting {voucher pengeluaran} {bukti transfer} Gambar 3.12 Event Menyerahkan Cek
61 Event Membuat Jurnal Bagian Accounting {voucher pengeluaran} {bukti transfer} menerima bukti transfer dan voucher pengeluaran dari bagian keuangan membandingkan bukti transfer dengan voucher pengeluaran Membuat jurnal mengarsipkan bukti transfer dan voucher pengeluaran {voucher pengeluaran (ttd) arsip} {bukti transfer arsip} Gambar 3.13 Event Membuat Jurnal
62 3.8 Permasalahan yang dihadapi Di dalam sistem pencatatan penggajian dikerjakan secara manual sehingga sering terjadi masalah-masalah sebagai berikut: Temuan 1 : Permohonan cuti yang dibuat oleh karyawan dan diajukan pada staff personalia untuk diserahkan kepada manager HRD untuk mendapatkan otorisasi. Tidak Diperiksa terlebih dahulu oleh staff personalia sebelum FPC tersebut diberikan kepada manager HRD (apakah layak atau tidak) Kriteria : Staff personalia tugasnya adalah membantu manager HRD dalam Setiap kegiatan perusahaan, khususnya dalam pemberian otorisasi. Sehingga diperlukan pengecekan atau mencocokan data sebelum diserahkan pada manager agar proses pengotorisasian dapat berjalan dengan lancar. Sebab : Permohonan cuti yang dibuat oleh karyawan dan diajukan pada staff personalia kemudian langsung diserahkan kepada manager HRD dalam hal mendapatkan otorisasi. Tanpa melakukan pengecekan terlebih dahulu oleh staff personalia. Akibat : Manager HRD melakukan pengecekan pada FPC yang seharusnya dilakukan oleh staff personalia sehingga membutuhkan waktu yang lama. Hal ini tidak sesuai dengan fungsi dan kewenangan yang seharusnya dimiliki oleh seorang manager HRD.
63 Rekomendasi : Bagian Staff personalia harus mempunyai tanggung jawab sesuai dengan fungsionalnya, yaitu mengecek semua data sebelum diberikan pada manager HRD untuk pemberian otorisasi. Temuan 2: Tidak adanya penggunaan formulir bernomor urut tercetak pada form karyawan, form permohonan cuti, form permohonan lembur, dan form permohonan pinjaman. Kriteria : Menggunakan formulir bernomor urut tercetak dikarenakan Formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi atau persetujuan terlaksananya transaksi. Sebab : Formulir tidak dibuat dalam aplikasi perusahaan melainkan didapat dengan memesan dalam bentuk jadi. Akibat : membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi. Rekomendasi : Formulir menggunakan nomor urut yang tercetak dan pembuatan formulir dilakukan dalam aplikasi perusahaan.
64 Temuan3 : Data master karyawan tidak terintegrasi antara manager HRD dengan staff personalia, karena disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan dokumen tercetak. Hal ini dapat menyulitkan dalam mengupdate data misalnya kenaikan gaji karyawan, pemberian bonus. Selain itu data master yang tidak diproteksi dengan ketat dapat diakses dengan mudah oleh orang yang tidak berhak yang dapat mengubah data karyawan dan data penggajian. Kriteria : Data-data karyawan selalu up to date dan terintegritas antara manager HRD dengan staaf personalia agar meminimalkan kesalahan dalam pembuatan daftar gaji karyawan. Sebab : Perusahaan belum menggunakan program atau software yang digunakan dalam penghitungan gaji karyawan. Akibat : Terjadi kesalahan dalam pembuatan daftar gaji dan slip gaji dan data. Rekomendasi : Perusahaan menggunakan program aplikasi untuk menghitung gaji karyawan dan pembuatan laporan yang berkaitan dengan sistem penggajian serta adanya sistem keamanan yang ketat agar keamanan data-data dapat terjaga ( memakai antivirus dan login pada aplikasi ). Untuk dapat menyajikan informasi-informasi penting yang dibutuhkan, perusahaan tidak dapat mempertahankan pola kerja manual dimana pola ini dianggap tidak efektif dan sudah tidak sesuai lagi dengan kebutuhan atau tuntutan dunia bisnis
65 masa kini yang penuh inovasi. Maka sudah selayaknya untuk mengubah pola kerja manual menjadi pola kerja terkomputerisasi dalam setiap pencatatan transaksi 3.9 Identifikasi Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan antara lain : a. Adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab yang jelas. Adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab yang jelas dibutuhkan untuk : 1) Memperjelas tugas dan tanggung jawab sesuai dengan fungsinya dan kewajibannya. 2) Menghindari penyimpangan kekuasaan. b. Pemberian nomor urut tercetak pada form karyawan, form permohonan cuti, form permohonan lembur, dan form permohonan pinjaman.pemberian nomor urut tercetak pada form karyawan, form permohonan cuti, form permohonan lembur, dan form permohonan pinjaman dibutuhkan untuk : 1) Mempermudah dalam pencarian dan pengarsipan dokumen. 2) Menghindari kehilangan data dan redudansi transaksi. c. Penggunaan aplikasi dalam melakukan penghitungan gaji dan sistem keamanan yang tangguh.penggunaan aplikasi dalam melakukan penghitungan gaji dan sistem keamanan yang tangguh digunakan untuk : 1) Mengintegritasi data-data antara staff personalia dan manager HRD. 2) Mengurangi kesalahan redudansi data. 3) Mempunyai sistem keamanan yang tangguh dari serangan virus.