PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA ARAHAN KERJA PEROLEHAN DOKUMEN NO. DOKUMEN SECARA SEBUT HARGA AK/BPP.BEND/002 Versi Mod Tarikh Mod Kedua 5 1 November 2015 1.0 OBJEKTIF 2.0 SKOP Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan langkahlangkah dalam pengurusan sebut harga bekalan dan perkhidmatan secara tepat, lengkap dan berkualiti dalam tempoh masa yang ditetapkan. (a) Arahan Kerja ini merupakan sebahagian daripada Proses Perolehan (PA/BPP.BEND/001). (b) Arahan kerja ini meliputi permohonan sebut harga bekalan dan perkhidmatan bermula dari penyediaan dokumen sebut harga sehingga penyediaan surat pemfaktoran atau arahan bayaran. Arahan Kerja ini juga tertakluk kepada perolehan yang dibuat menggunakan peruntukan Mengurus, Amanah, Pembangunan dan Universiti Penyelidikan (RU). Kelulusan sebut harga hanya melibatkan perolehan bekalan dan perkhidmatan sahaja yang had nilainya melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00. 3.0 TERMINOLOGI Bekalan Perkhidmatan Jawatankuasa Sebut Harga Universiti Jawatankuasa Sebut Harga Zon dan Seksyen Kewangan 4.0 SINGKATAN Barangan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek Universiti. Khidmat tenaga manusia atau kepakaran/ kemahiran/ kemudahan yang diperolehi untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Mempertimbang dan meluluskan sebut harga bekalan dan perkhidmatan bernilai melebihi RM200,000.00 sehingga RM500,000.00. Terdiri daripada 8 orang dan korum bagi setiap kali mesyuarat tidak boleh kurang daripada 4 orang dan salah seorang hendaklah terdiri daripada wakil jabatan lain yang dilantik. Mempertimbang dan meluluskan sebut harga bekalan dan perkhidmatan bernilai melebihi RM50,000.00 sehingga RM200,000.00 untuk PTJ dibawah zon kewangan serta memperaku sebut harga bernilai melebihi RM200,000.00 sehingga RM500,000.00. Terdiri daripada 8 orang dan korum bagi setiap kali mesyuarat tidak boleh kurang daripada 4 orang dan salah seorang hendaklah terdiri daripada wakil jabatan lain yang dilantik. PBUTM BPP UPU UPPSM USP PTJ JKSU Pejabat Bendahari UTM Bahagian Pengurusan Perolehan Unit Perolehan Universiti Unit Pentadbiran dan Pengurusan Sumber Manusia Unit Stor Pusat Pusat Tanggung Jawab Jawatankuasa Sebut Harga Universiti 1

PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN ARAHAN KERJA PEROLEHAN NO. DOKUMEN SECARA SEBUT HARGA AK/BPP.BEND/002 Versi Mod Tarikh Mod Kedua 5 1 November 2015 JSZS JKS SST PT KB PBend Pen. A PTK JPST JH KKM COGSTR Zon Jawatankuasa Sebut Harga Zon dan Seksyen Jawatankuasa Sebut Harga Surat Setuju Terima Pesanan Tempatan Ketua Bahagian Penolong Bendahari Penolong Akauntan Pembantu Tadbir Kewangan Jadual Penentuan Spesifikasi Teknikal Jadual Harga Kementerian Kewangan Malaysia Certificate of Goods & Services Tax Relief Zon B dan Zon C 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Pekeliling Bendahari Bil. 6/2014Tatacara Pengurusan Perolehan Universiti. Pekeliling Perbendaharaan, Surat Pekeliling Perbendaharaan dan Surat Arahan Perbendaharaan yang masih berkuatkuasa. Pekeliling Pejabat Bendahari yang masih berkuatkuasa. Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti. Arahan Perbendaharaan. 6.0 INPUT KUALITI (UTAMA) Permohonan pembelian yang diterima daripada PTJ meliputi anggaran pejabat, JPST dan JH yang telah ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Perolehan Universiti. 7.0 KETERANGAN PROSES TANGGUNGJAWAB 7.1 Sedia dokumen sebut harga dengan memastikan perkaraperkara berikut disertakan PTK UPPSM/USP / Zon 1) Kenyataan Sebut Harga 2) Arahan Kepada Penyebutharga 3) Syaratsyarat Am 4) Borang Jaminan Penyebutharga 5) Jadual Harga 6) Jadual Teknikal 7) Keterangan Mengenai Penyebutharga 8) Laporan Bank/ Institusi Kewangan Mengenai Kedudukan Kewangan Penyebutharga (untuk sebut harga melebihi RM200,000.00). 9) Surat Akuan Pembida 10) Senarai Semakan Bekalan/Perkhidmatan 2

PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN NO. DOKUMEN ARAHAN KERJA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA AK/BPP.BEND/002 Versi Mod Tarikh Mod Kedua 5 1 November 2015 7.2 Sedia dan edar surat pelawaan sebut harga beserta dokumen sebut harga kepada pembekal. Kenyataan sebut harga dipamer di papan kenyataan dan di eperolehan. 7.3 Terima dan buka sebut harga beserta anggaran pejabat pada tarikh tutup sebut harga. Bagi sebut harga melebihi RM50,000.00, tawaran harga dan teknikal oleh pembekal dikemukakan dalam 2 (dua) sampul yang berasingan seperti berikut Sampul A Tawaran harga Sampul B Tawaran teknikal PTK USP/UPPSM AJK Pembuka Sebut Harga 7.4 Melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00 Tawaran Sebut Harga daripada pembekal hendaklah dinilai oleh 2 jawatankuasa berbeza 7.4.1 Laporan Penilaian Harga. Jawatankuasa Penilaian Harga 7.4.2 Terima Laporan Penilaian Teknikal daripada Jawatankuasa Penilaian Teknikal PTJ. Urus Setia Sebut Harga PTJ/PTK Zon 7.5 Kertas Taklimat mengikut had nilai berikut 7.5.1 Sedia dan Semak Kertas Taklimat untuk sebut harga bernilai melebihi RM50,000.00 sehingga RM500,000.00 yang diuruskan oleh PBUTM. 7.5.2 Terima Kertas Taklimat untuk sebut harga bernilai melebihi RM200,000.00 daripada Urus Setia Sebut Harga PTJ. Terima Kertas Taklimat yang telah diperakukan oleh JKS PBUTM dan JSZS. Urus Setia Sebut Harga PBUTM/PTK UPPSM/PTK Zon/ PBend Zon Urus Setia JKSU Urus Setia JKSU 7.6 Uruskan mesyuarat mengikut had nilai dengan menyediakan perkara berikut Urus Setia JKS PBUTM atau JSZS. 1) 2) 3) 4) 5) Surat panggilan mesyuarat Minit mesyuarat terdahulu yang telah ditandatangani oleh Setiausaha dan Pengerusi Laporan Perkara Berbangkit Salinan permohonan pembelian Surat Akuan Selesai Tugas untuk ditandatangani oleh ahli JKS PBUTM atau JSZS. 3

PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN NO. DOKUMEN ARAHAN KERJA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA AK/BPP.BEND/002 Versi Mod Tarikh Mod Kedua 5 1 November 2015 Melebihi RM50,000.00 hingga RM200,000.00 Kelulusan JKS PBUTM atau JSZS. 7.6.1 Keputusan Lulus Bersyarat Keluarkan Surat Niat atau laksanakan syaratsyarat lain seperti keputusan mesyuarat. 7.6.2 Keputusan Lulus Tanpa Syarat Sediakan PT/ SST. Proses seterusnya, rujuk 7.12. change to 12 instead of 11 Urus Setia Sebut Harga PBUTM/PBend Zon PTK USP/ UPPSM/PTJ/Zon Keputusan sebut harga dipamer di papan kenyataan dan di eperolehan dengan maklumat penyebutharga berjaya, nilai sebut harga dan tempoh bekalan. 7.6.3 Keputusan Tidak Lulus Maklum pada pemohon keputusan mesyuarat. Urus Setia Sebut Harga PBUTM/JSZS/ PBend Zon Melebihi RM200,000.00 hingga RM500,000.00 Perakuan JKS PBUTM/PTJ/JSZS. Sekiranya diperakukan, bawa ke JKSU untuk pertimbangan dan kelulusan. 7.7 Terima dokumen sebut harga yang telah diperakukan oleh JKS PBUTM/PTJ/JSZS untuk kelulusan JKSU dan rekodkan. PTK UPU 7.8 Semak permohonan pembelian untuk memastikan dokumen perolehan lengkap. 7.8.1 Dapatkan dokumen tambahan daripada pemohon bagi permohonan yang tidak lengkap/ minta pemohon buat pembetulan. PTK UPU / PBend UPU PTK UPU 7.9 Dapatkan keputusan JKSU. Uruskan mesyuarat JKSU dengan menyediakan perkaraperkara berikut 1) 2) 3) 4) 5) Surat panggilan mesyuarat Minit mesyuarat terdahulu yang telah ditandatangani oleh Setiausaha dan Pengerusi Laporan Perkara Berbangkit Salinan permohonan pembelian Surat Akuan Selesai Tugas untuk ditandatangani oleh ahli JKSU PBend UPU/ PTK UPU 4

PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN NO. DOKUMEN ARAHAN KERJA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA AK/BPP.BEND/002 Versi Mod Tarikh Mod Kedua 5 1 November 2015 Pembentangan permohonan pembelian untuk mendapatkan keputusan mesyuarat. 7.9.1 Keputusan Lulus Bersyarat Keluarkan Surat Niat atau laksanakan syaratsyarat lain seperti keputusan mesyuarat. 7.9.2 Keputusan Lulus Tanpa Syarat Sediakan PT/ SST. Terus ke 7.12. PBend UPU PBend UPU PTK UPU Keputusan sebut harga dipamer di papan kenyataan dan di eperolehan dengan maklumat penyebutharga berjaya, nilai sebut harga dan tempoh bekalan. 7.9.3 Keputusan Tidak Lulus Maklum pada pemohon keputusan mesyuarat. 7.10 Kelayakan pengeluaran Certificate of Goods & Services Tax Relief (COGSTR) PTK UPU KB BPP/Pbend. UPU 7.10.1 Jika bekalan atau perkhidmatan untuk kegunaan pembelajaran dan pengajaran, keluarkan sijil COGSTR 7.10.2 Jika bekalan atau perkhidmatan untuk kegunaan selain pembelajaran dan pengajaran, sijil COGSTR tidak dikeluarkan 7.11 Sedia PT atau SST mengikut keperluan. PTK USP/UPPSM/ Zon / UPU 7.12 Lulus PT atau keluarkan SST. Kuasa Melulus Dan Tandatangan 7.13 Cetak PT. PTK USP/UPPSM/ Zon / UPU 7.14 Sediakan surat, surat akuan pembida berjaya dan dokumen perjanjian (Untuk nilai sebut harga melebihi RM200,000.00 atau perolehan bermasa bernilai melebihi RM50,000.00). 7.15 Tandatangan PT dan dokumen perjanjian mengikut kuasa menandatangani yang telah ditetapkan serta surat. PTK UPPSM/USP/ Zon / UPU Kuasa Melulus Dan Tandatangan 5

PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN ARAHAN KERJA PEROLEHAN NO. DOKUMEN SECARA SEBUT HARGA AK/BPP.BEND/002 Versi Mod Tarikh Mod Kedua 5 1 November 2015 7.16 Sedia dan tandatangan surat pemfaktoran atau arahan bayaran jika syarikat memohon. Surat pemfaktoran disediakan untuk syarikat pemfaktoran yang berdaftar dengan KKM. Permohonan oleh syarikat untuk bayaran selain daripada syarikat pemfaktoran yang berdaftar dengan KKM, surat arahan bayaran disediakan. KB BPP/PBend UPU/PTK UPU 8.0 OUTPUT KUALITI (UTAMA) Surat Niat, SST, PT, Sijil COGSTR, Dokumen Perjanjian mengikut keperluan dan format yang telah ditetapkan. 9.0 CARTA ALIR Rujuk Carta Alir Arahan Kerja Perolehan Secara Sebut Harga. 10.0 DOKUMEN SOKONGAN a) Borang Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans Untuk Bon Pelaksanaan (Kontrak Bekalan/ Perkhidmatan) Bahasa Malaysia dan Inggeris. b) Borang Buka Sebut Harga 11.0 REKOD KUALITI Rekod Rujukan Fail Lokasi a. Dokumen Sebut Harga meliputi UPU/003/SH (Tahun) Rak Fail UPU/Bilik i. Jadual Penentuan Spesifikasi Teknikal Fail Dollar/Bilik Fail Dinar 2/Arkib ii. Jadual Harga iii. Laporan Penilaian Sebut Harga iv. Jaminan Penyebutharga b. Minit Mesyuarat, Laporan Perkara Berbangkit dan Keputusan Mesyuarat JSZS/JKSU c. Surat panggilan sebut harga dan dokumen sebut harga asal UPU/004/No. Bil. Mesyuarat JSZS/JKSU UTM.J.03.03/11.13/7/ 24/1 UTM.J.03.11/11.13/3/7 UTM.J.03.12/11.13/3/7 Rak Fail PBend UPU/ Rak Fail Pen. A UPU/ Bilik Fail Dollar/ Bilik Fail Dinar 2/ Arkib Rak Fail UPU/ USP/UPPSM Zon B Zon C Bilik Fail/Arkib 6

CARTA ALIR ARAHAN KERJA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA AK/BPP.BEND/002 Mula 7.1 Sediakan Dokumen Sebut Harga 7.2 Pelawaan Sebut Harga 7.3 Penerimaan dan pembukaan tawaran Sebut Harga 7.4 Penilaian Sebut Harga 7.4.1 Sedia Laporan Penilaian Harga 7.4.2 Terima Laporan Penilaian Teknikal PBUTM >RM50,000.00 RM500,000.00 7.5 Kertas Taklimat PTJ >RM200,000.00 Terima 7.5.2 B 7.5.1 Sedia & Semak Keputusan JKS PBUTM/ JSZS 7.6 Peraku Keluarkan surat Niat atau Syaratsyarat lain seperti Keputusan Mesyuarat Kelulusan Bersyarat Tidak Lulus/ Tangguh 7.6.1 7.6.2 Kelulusan Tanpa Syarat 7.6.3 Setuju Tamat A Maklumkan kepada Pemohon 1

AK/BPP.BEND/002 CARTA ALIR ARAHAN KERJA PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA A B Dapatkan daripada pemohon 7.8.1 Tidak lengkap 7.7 Rekod Permohonan Pembelian Tidak lengkap 7.8 Semak permohonan pembelian Kelulusan Bersyarat 7.9 Keputusan JKSU Tidak Lulus/ Tangguh Keluarkan surat Niat atau Syaratsyarat lain seperti keputusan Mesyuarat 7.9.1 7.9.2 Kelulusan Tanpa Syarat 7.9.3 Maklumkan kepada Pemohon 7.10 Sedia PT/ SST Tamat 7.11 Luluskan PT/ Keluarkan SST 7.12 Cetak PT 7.13 Sediakan surat, akuan pembida berjaya dan dokumen perjanjian. 7.14 7.15 Tandatangan PT, surat dan dokumen perjanjian (ikut kuasa menandatangan ). Sediakan Surat Pemfaktoran atau Arahan Bayaran (jika diminta oleh syarikat). (Rujuk PA Perolehan 7.4) Tamat 2