BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pesatnya perkembangan ilmu teknologi dan informasi pada era globalisasi ini, membuat persaingan bisnis semakin kompetitif terutama perusahaan yang bergerak pada sektor perdagangan. Perusahaan diwajibkan untuk dapat menciptakan pertumbuhan ekonomi yang kondusif dan mampu menggerakan roda pembangunan untuk menuju kemandirian ekonomi. Untuk mewujudkan itu semua perusahaan harus mampu berinovasi dan mengoptimalkan tingkat efektifitas dan efisensi yang ada dalam perusahaan dalam artian perusahaan harus mampu melakukan suatu pekerjaan atau kegiatan dengan selesai melalui pemilihan tata cara kerja yang sudah ditentukan dan dengan menggunakan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum. Menurut Saputra (2010:1073), di dalam dunia bisnis, setiap perusahaan menghadapi suatu persaingan yang tidak dapat dihindari. Perusahaan yang ingin tetap bertahan dalam dunia bisnis harus menghadapi tuntutan bisnis yang terus mengalami perkembangan. Dengan ini mendorong setiap perusahaan untuk dapat meningkatkan mutu dan memaksimalkan kinerja perusahaan dalam menjalankan proses bisnis pembelian, pengeluaran kas, dan pengelolaan persediaan. Salah satu strategi pembelian yang dilakukan para pelaku bisnis dan perusahaan perdagangan saat ini, di antaranya adalah dengan pembelian barang dagang secara konsinyasi. Pembelian secara konsinyasi banyak diminati karena saat ini perusahaan dagang sering kali keberatan jika harus membeli langsung dari perusahaan, penyebabnya seperti keterbatasan modal dan resiko yang besar yang harus ditanggung jika barang yang sudah mereka beli dari perusahaan kurang laku di pasaran. Perusahaan dagang yang menerapkan sistem konsinyasi adalah The Goods Dept (TGD) yang merupakan perusahaan dagang yang dibawahi oleh PT Cipta Retail Prakarsa (CRP) yang berpusat di Grand Wijaya Center, Jakarta, Indonesia. Di bangun pada tahun 2010 oleh penemu bazaar Brightspot Market, PT CRP membangun lingkungan 1
2 dimensional ritel unik dan menjadi pionir dalam mengenalkan fashion alternatif, seni kreatif, dan produk dari desainer-desainer lokal dan beberapa brand internasional. Pembelian barang dagang yang digunakan adalah dengan menggunakan metode konsinyasi dan beli putus (wholesale). Barang yang telah dibeli akan dimasukkan ke dalam gudang pusat The Good Dept untuk menjadi persediaan dan akan disalurkan toko-toko TGD dan dilakukan pencatatan secara berkala. Dalam operasionalnya, perusahaan ini sering mengalami beberapa masalah yang terkait dengan proses pembelian dan persediaan barang dagang, diantaranya pembaharuan data persediaan yang tidak akurat, dan terjadinya overlapping dimana staf akuntansi juga merangkap sebagai staf keuangan. Selain itu, tingginya omset perusahaan tidak didukung dengan pengolahan data yang baik sehingga menyulitkan manajemen dalam memperoleh laporanlaporan terkait yang akurat misalnya mengetahui stok barang yang sudah menipis pada gudang pusat dan gudang cabang. Serta pentingnya pengendalian interen yang berhubungan dengan prosedur pembelian persediaan agar terhindar dari kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja dan penyelewengan yang dilakukan oleh pihak manajemen atau pekerja, serta menjaga aset perusahaan yang sangat berharga. Untuk menghadapi kendala bisnis yang ada, penerapan sistem informasi berbasis komputer sangat dibutuhkan untuk menjaga kelangsungan bisnis pada The Goods Dept. Karena hal tersebut diatas, diperlukan sistem yang baik dalam melakukan pengelolaan terhadap pembelian dan persediaan serta pengendalian agar dapat mengurangi kemungkinan risiko yang terjadi pada siklus ini. Dengan memanfaatkan Sistem Informasi Akuntansi (SIA), perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya. Sajadi et al. (2008:1), dalam jurnalnya yang berjudul Evaluation of The Effectiveness of Accounting Information System, menyatakan bahwa manfaat SIA dapat dievaluasi oleh pengaruhnya terhadapa perbaikan dari proses pembuatan keputusan, kualitas informasi akuntansi, evaluasi kinerja, kontrol internal perusahaan dan memfasilitasi transaksi perusahaan. Berkenaan dengan lima karakteristik diatas, efektivitas SIA sangat penting untuk semua perusahaan.
3 Hasil penjabaran uraian di atas dapat dikemukakan bahwa, diperlukan suatu sistem informasi akuntansi berbasis kompter untuk membantu proses bisnis dan prosedural pembelian dan persediaan pada TGD, serta diterapkannya pengendalian interen yang baik yang dapat mengurangi penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam operasional sehari-hari dan untuk membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian ini meliputi Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran dan Persediaan barang Pada PT Cipta Retail Prakarsa yakni The Goods Dept dimana akan dibatasi sebagai berikut: 1. Pembelian meliputi : a) Proses pembelian barang dagang yang dimulai dari pendaftaran data lengkap pemasok, pemesanan barang-barang dari pemasok baik dengan metode beli putus atau dengan metode konsinyasi. b) Distribusi dan pengiriman barang dari gudang pusat ke gudang cabang. c) Proses retur barang dagang. 2. Persediaan meliputi : a) Pencatatan persediaan barang yang masuk dan keluar dari gudang pusat pada saat penerimaan barang dari pemasok dan pengiriman barang ke gudang cabang. b) Pada area cabang hanya meliputi update stok barang dan notifikasi retur barang yang akan terintegrasi kepada area pusat. 3. Pengeluaran Kas meliputi : a) Menyetujui laporan pembelian dan barang keluar untuk melakukan pembayaran kepada pemasok. b) Pencatatan transaksi aktifitas pengeluaran kedalam general ledger. 4. Dokumen dan formulir yang berkaitan dengan siklus pembelian dan
4 persediaan barang dagang yang digunakan oleh PT. Cipta Retail Prakarsa. 5. Sistem sekuriti transaksi dan sistem pengendalian internal yang berkaitan dengan siklus pembelian. 6. Tidak termasuk perhitungan pajak PPN (Pajak Pertambahan Nilai). 7. Perancangan sistem informasi akuntansi pada siklus pembelian dan persediaan. 8. Pembatasan perancangan sistem informasi akuntansi hanya dilakuan pada tahap construction dan pembahasan tidak sampai fase transition. 1.3 Tujuan dan Manfaat Dalam melakukan penyusunan penelitian, tentunya tidak lepas dari tujuan dan manfaat yang dapat di rasakan baik secara langsung maupun tidak langsung sebagai berikut : 1.3.1 Tujuan dalam penelitian ini adalah : a. Menganalisis sistem informasi pembelian dan persediaan pada perusahaan dagang TGD pada umumnya dan proses bisnisnya. b. Mengidentifikasi masalah yang terjadi di dalam sistem yang sedang berjalan. c. Memberikan rekomendasi perbaikan terhadap masalah-masalah yang ada pada proses pengeluaran dan persediaan barang yang sudah ada dan sedang berjalan. d. Merancang sistem informasi siklus pengeluaran dan persediaan yang terintegrasi sehingga memudahkan perusahaan dalam mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan. 1.3.2 Manfaat dalam penelitian ini adalah : a. Memudahkan proses bisnis yang ada di The Goods Dept karena
5 memiliki sistem informasi akuntansi yang terintegrasi dalam proses pembelian dan persediaan barang. b. Perusahaan dapat menerapkan pengendalian internal di dalam proses pembelian dan persediaan barang yang dapat membantu meminimalisir kesalahan atau kecurangan yang terjadi dalam proses tersebut dan menentukan karyawan tertentu yang dapat mengakses sistem pembelian dan persediaan tersebut. c. Dengan sistem yang telah dirancang, perusahaan dapat melihat rincian pembelian barang, rincian persediaan barang dan rincian pengeluaran kas untuk para pemasok baik dengan metode konsinyasi maupun beli putus secara akurat yang dibutuhkan sebagai alat pengambil keputusan. Sistem juga akan menyajikan laporan yang dibutuhkan perusahaan untuk selanjutnya dibuat sebagai bahan jurnal. d. Bagi pembaca, memberikan sumbangan wawasan terhadap penelitian akuntansi yang berhubungan dengan pembelian dan persediaan barang dengan sistem konsinyasi. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Metode pengumpulan data A. Studi Kepustakaan Melakukan studi kepustakaan dengan cara mengambil referensi dari beberapa sumber buku, artikel, jurnal dan sumber internet untuk mencari teori mengenai sistem informasi akuntansi siklus pembelian dan persediaann. Contohnya mengambil refrensi dari jurnal atau skripsi dari peneliti sebelumnya yang mempunyai topik sama sehingga pembahasan topik penelitian sesuai dengan teori yang mendukung.
6 B. Studi Lapangan Melakukan pengumpulan data dengan melakukan : 1) Analisis Sistem Berjalan Melakukan peninjauan langsung terhadap PT Cipta Retail Prakarsa dan membuat activity diagram dari proses berjalan di perusahaan. 2) Observasi Melakukan pengamatan langsung untuk mengetahui prosedur siklus pengeluaran dan persediaan yang dilakukan sehari-hari oleh perusahaan, Adapun tahapannya yaitu : a) Menyiapkan bahan materi apa saja yang akan di observasi, seperti ; prosedur dan pencatatan pembelian, penerimaan, retur, dan pengeluaran kas serta pencatatan dan pelaporan keuangan, regulasi dan kebijakan yang diterapkan perusahaan dalam menjalankan bisnisnya dan pihak-pihak yang terkait dalam menjalankan bisnis perusahaan. b) Mendatangi langsung ke perusahaan dan menemui pihakpihak terkait yang akan membantu dalam proses observasi di perusahaan, seperti ; Pemilik perusahaan, Bagian Pembelian, Bagian Akuntansi dan Bagian Finance. c) Melakukan pengamatan langsung kepada bagian pembelian dalam mengerjakan proses pembelian dari pemasok dan mengukur kinerjanya apakah sudah sesuai dengan prosedur pembelian yang sudah ditetapkan. d) Mengecek Purchase Order untuk pemasok dari bagian pembelian apakah sudah sesuai dengan detail dan jumlah barang yang dipesan. e) Mengecek form penerimaan barang yang diterima dari pemasok apakah sudah sesuai, detail dan benar jumlah barang yang diterima.
7 f) Mengecek dan mengamati langsung prosedur retur barang yang sudah diteapkan diperusahaan, apakah sudah sesuai dengan prosedur dan regulasi. g) Mengecek Transfer Order yang dibuat oleh bagian pembelian untuk wilayah cabang, apakah sudah sesuai dengan prosedur, dan sudah berisi detail dari barang yang akan ditransfer. h) Mengecek dan mengamati langsung manajemen persediaan yang berjalan pada perusahaan, apakah sudah terintegraasi langsung dengan siklus pengeluaran atau belum. i) Mengecek penghitungan yang dilakukan bagian keuangan atas pengakuan komisi, pendapatan konsinyor yang akan dibayarkan, apakah sudah sesuai dengan kebijakan keuangan yang diterapkan oleh bagian keuangan dalam menentukan pengakuan komisi. j) Mengamati dan mengecek bagian akuntansi dalam melakukan pencatatan dan pelaporan keuangan pengeluaran kas setiap terjadi transaksi, apakah sudah sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang ada pada perusahaan dan diatur dalam standar Akuntansi Keuangan Internasional 3) Dokumentasi Menelusuri bukti-bukti transaksi keuangan perusahaan seperti : purchase order, penerimaan barang, transfer order, laporan keuangan dan pencatatan hutang pembelian dan konsinyasi yang mendukung kelengkapan data. 4) Wawancara Membuat daftar pertanyaan dan bertanya langsung pada pihak yang terkait seperti : a) Pemilik perusahaan dalam latar belakang berdirinya perusahaan, visi dan misi peruahaan, struktur organisasi, konumen segmen dan konsep yang dianut oleh perusahaan.
8 b) Bagian pembelian dalam mejalankan prosedur pembelian, distribusi, untuk me c) Bagian gudang pusat dalam menjalankan prosedur manajemen dan mengelola persediaan dalam perusahaan. d) Bagian Store Merchandiser dalam menjalankan prosedur penerimaan barang dagang dari gudang pusat dan melaporkan barnag yang terlah keluar dan masuk dari gudang cabang. e) Bagian akuntansi dalam mencatat dan melaporkan keuangan pengeluaran kas setiap terjadi transaksi. f) Bagian keuangan dalam mengitung dan menetapkan pengakuan komisi untuk perusahaan dan bagaimana prosedur untuk pengeluaran kas. 2. Analisis dan Perancangan yang akan dibuat dalam sistem ini menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design oleh Satzinger, Jackson, and Burd, yang terdiri dari: a. Menganalisis Requirement b. Merancang Deployment Environment & Support Services Architecture c. Merancang Software Architecture d. Merancang Use Case Realizations e. Merancang Database f. Merancang System & User Interface g. Merancang System Security & Control 3. Pengembangan sistem yang dibuat pada penelitian ini adalah berorientasi objek dengan Unified Process Life Cycle oleh Satzinger, Jackson, and Burd adalah : a. Inception : a) Menentukan dan mengembangkan ruang lingkup proyek b) Membuat Business Case c) Mengidentifikasi apakah proyek penelitian akan menciptakan business case yang lebih baik. 3.
9 b. Elaboration : a) Menganalisa berbagai persyaratan dan resiko b) Menetapkan base line c) Merencanakan fase berikutnya yaitu construction c. Construction : a) Melakukan sederetan iterasi b) Pada setiap iterasi akan melibatkan proses berikut: analisa desain, implementasi dan testing 1.5 Sistematika Penulisan Secara sistematis, penulisan skripsi ini terbagi menjadi lima bab yang dapat dijelaskan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini merumuskan secara umum apa saja yang diketahui yaitu latar belakang penelitian, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi, serta sistematika penulisan. Latar belakang berisi hal-hal dan alasan yang melatarbelakangi pemilihan topik penulisan skripsi ini. Ruang lingkup merupakan batasan-batasan yang digunakan dalam pembahasan skripsi ini. Pada tujuan dan manfaat berisi tujuan dan manfaat yang ingin dicapai dari hasil penelitian. Metodologi penelitian merupakan penjabaran dari metode-metode yang digunakan untuk pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan. Dalam sistematika penulisan dijelaskan secara garis besar isi dari setiap bab sehingga mempermudah penyampaian dari setiap bab. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada Bab ini membahas mengenai teori-teori yang digunakan sebagai landasan dalam penulisan serta penyusunan skripsi yang membahas mengenai sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan konsinyasi, retur barang dan pengeluaran kas. Tinjauan pustaka serta penjabaran dari referensi- referensi yang telah diperoleh, yang akan memberi pergelaran tentang
10 hubungan penelitian dengan teori-teori dari daftar pustaka yang mendukung penelitian ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini menjabarkan sejarah perusahaan, struktur organisasi, hingga analisis pada proses bisnis yang terjadi pada perusahaan antara lain dengan menggunakan activity diagramt, Dijabarkan pula tentang permasalahan dan usulan pemecahan masalah dari masalah yang timbul. BAB 4 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Bab ini berisi tentang perancangan sistem yang diusulkan berupa narasi dari sistem yang diusulkan, rancangan basis data, rancangan layar, input data, tampilan dan laporan serta cara pengoperasiannya. Membuat UML class diagram dan use case diagram serta standar dan prosedur dalam sistem yang baru. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan pembahasan-pembahasan pada bab sebelumnya, maka pada bab ini akan ditarik beberapa kesimpulan dan saransaran penulisan yang dapat dipertimbangkan perusahaan.