BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Semakin berkualitasnya knowledge yang dimiliki oleh perusahaan, dikelola serta dipergunakan dengan tepat oleh pegawainya untuk menyelesaikan pekerjaannya, akan berdampak pada peningkatan efisiensi dan efektifitas kerja. Peningkatan ini akan membawa perusahaan mencapai tingkat produktivitas yang tinggi dan profit maksimal. Maka dari itu, perusahaan maupun karyawan yang tergabung didalamnya, dituntut untuk terus memperluas pengetahuan serta meningkatkan keahlian yang dimiliki. Salah satu strategi perusahaan untuk memenuhi kebutuhannya dalam mendukung karyawan meningkatkan pengetahuan serta keahliannya adalah dengan mengadakan program pelatihan yang dapat mendukung continous improvement perusahaan. Cara lain adalah dengan memakai jasa consultant yang dapat memberikan layanan professional dalam usaha memperbaiki knowledge organization perusahaan. Usaha perusahaan untuk dapat memperbaiki diri ini menjadi kebutuhan yang harus segera dijawab oleh industri pendidikan dan pelatihan. Tingkat urgency yang dimiliki perusahaan akan pelatihan yang berkualitas seringkali harus dipenuhi dalam waktu yang singkat. Banyaknya jumlah peserta yang harus dilayani serta ragam kebutuhan dan permintaan akan topik-topik pelatihan, keterbatasan waktu dan tempat bagi peserta pelatihan yang juga adalah pegawai perusahaan menjadi tantangan tersendiri. Metode pengajaran konvensional secara tatap muka bukan lagi metode yang tepat karena mengakibatkan penyia-nyiaan waktu, tempat, biaya, ketidakefektifan penyampaian materi dan terbatasnya peserta pengajaran yang dapat dilayani. 1
2 Penggunaan teknologi pada zaman sekarang telah menjadi salah satu kebutuhan primer dalam dunia bisnis. Fenomena ini juga menyentuh dunia pendidikan dan pelatihan dengan lahirnya e-learning, sebuah teknologi yang mampu menfasilitasi penyampaian praktik pendidikan dan pelatihan berbasis web. Sistem e-learning menggunakan metode yang efektif untuk menyampaikan materi dengan lebih cepat kepada peserta latihan yang tersebar di berbagai lokasi. Pada tahun 1998, dipublikasikanlah sebuah terobosan teknologi berbasis internet yang disebut open source system yang kemudian merebak dan menjadi tren hingga sekarang. Open source system memberikan kebebasan bagi user untuk dapat mengakses, menggunakan, memodifikasi serta menyebarluaskan source code dalam batasan perlindungan copyright license. Munculnya open source system ini membawa keuntungan bagi perusahaan yaitu hadirnya berbagai pilihan macam dan bentuk yang dapat dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan mereka dan siap digunakan dalam waktu yang singkat. Terdapat banyak jenis open source system untuk e-learning, seperti Atutor, Moodle, COSE dan Claroline. Namun tidak semua open source system yang tersedia cocok dengan kebutuhan perusahaan, karena sistem ini di design dengan bentuk dan fitur standar. Hampir tidak ada open source system yang dapat 100% sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Maka, perlu diadakan analisa mendalam untuk mendukung pengambilan keputusan dalam menentukan open source e-learning system yang cocok untuk digunakan. Analisa ini mencakup analisa kebutuhan dari perusahaan serta evaluasi beberapa open source system yang paling sesuai dengan kebutuhan dan nilai-nilai perusahaan.
3 Orbexcorp Institute merupakan pusat pembelajaran teknologi manajemen yang diusung oleh PT. AndrewTani Indonesia, sebuah perusahaan konsultasi manajemen. Orbexcorp Institute atau OI, menawarkan program-program pembelajaran dan pelatihan mencakup modul-modul edukasi manajemen. OI memberikan pelatihan khusus bagi para eksekutif perusahaan klien PT. AndrewTani Indonesia Pelaksanaan proses pendidikan dan pelatihan dalam 1 tahun Orbexcorp berdiri ternyata tidak dapat terlaksana. Hambatan terbesarnya adalah masalah karakteristik peserta pelatihan. Para peserta ini memiliki kebutuhan yang tinggi atas informasi serta pengetahuan berkualitas yang dapat diimplementasikan dalam kepemimpinannya seharihari, namun di sisi lain, mereka memiliki keterbatasan waktu untuk dapat menghadiri kelas pelatihan secara rutin. Untuk menangani permasalah yang sedang dihadapi maka OI akan menggunakan sistem pembelajaran online untuk melaksanakan proses training dan edukasi. Untuk menghemat waktu dan biaya pembangunan sistem maka Orbexcorp memilih untuk menggunakan open source e-learning system. Namun open source system ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Maka dari itu perlu adanya penyesuaian kebutuhan dan kemampuan perusahaan dengan fasilitas yang ditawarkan oleh open source system. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan permasalahan di atas, melalui penelitian ini akan dilakukan analisa mengenai kebutuhan perusahaan atas sistem e-learning serta evaluasi beberapa open source e-learning system yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, analisa dan perancangan modul tambahan bagi open source e-learning system untuk memenuhi
4 kebutuhan perusahaan sehingga dapat menunjang fungsi utama perusahaan dalam menghadirkan program pembelajaran dan pelatihan yang lebih efektif dan efisien sebagai upaya peningkatan pelayanan bagi klien. 1.3 Ruang Lingkup Penelitian ini akan dibatasi dalam beberapa ruang lingkup sebagai berikut: 1. Penelitian akan melalukan analisa yang berkaitan dengan kondisi strategis perusahaan. 2. Open source system yang akan di analisa adalah Atutor, Claroline dan Moodle,. 3. Metode analisa yang akan digunakan untuk menganalisa kebutuhan adalah metode value network analysis. 4. Penelitian hanya mencakup analisa dan evaluasi sistem saja, tidak membahas mengenai implementasi dan evaluasi hasil kerja sistem. 5. Perancangan modul tambahan akan dilakukan untuk melengkapi open source system yang digunakan. Modul tambahan dirancang menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design. 1.4 Tujuan & Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah untuk : 1 Menganalisa kebutuhan fitur akan e-learning system berdasar nilai perusahaan. 2 Menghasilkan evaluasi open source system serta menentukan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
5 3 Menghasilkan perancangan modul tambahan untuk melengkapi open source system yang digunakan oleh perusahaan. Sedangkan manfaat dari penelitian ini adalah untuk: 1. Menyajikan hasil analisa kebutuhan e-learning system perusahaan. 2. Menghasilkan keputusan e-learning open source system yang paling sesuai dengan perusahaan. 3. Menghasilkan rancangan atas modul tambahan dari e-learning open source system. 4. Memberikan usulan strategi pelengkap yang dapat digunakan oleh perusahaan. 1.5 Gambaran Umum Perusahaan 1.5.1 Sejarah Perusahaan Orbexcorp Institute yang diresmikan pada 11 September 2007 merupakan sebuah pusat pembelajaran yang didirikan oleh PT. AndrewTani Indonesia untuk dapat menfasilitasi penelitian serta pembelajaran secara terus menerus mengenai Management Technology, sebuah aset manajemen yang diusung oleh PT. AndrewTani Indonesia. Orbexcorp Institute yang berlokasi di Pinncle Forest, Plaza Mutiara lantai 20, Mega Kuningan, Jakarta ini didirikan dengan tujuan untuk memastikan dan menfasilitasi proses penyempurnaan hasil transformasi manajemen teknologi Orbexcorp yang akan terlihat dari tingkat kinerja yang baik dan pembelajaran terus menerus. Nama dari Orbexcorp Institute berasal dari kalimat Organizing for Business Excellence Body of Knowledge (Orbexcorp) yang merupakan paradigma yang diusung oleh PT. AndrewTani Indonesia. Organizing for Business Excellence (Orbex)
6 merupakan paradigma yang dirumuskan oleh Andrew EB. Tani yang juga adalah CEO dari PT. AndrewTani Indonesia. Paradigma ini telah sejak awal dicanangkan pada seluruh perusahaan klien ATC melalui projek-projek management transformation yang telah dan sedang dilaksanakan. Sedangkan kata Corp diambil dari kata latin yaitu Corpus yang artinya dalam bahasa inggris adalah Body of Knowledge. Value yang dipegang teguh oleh Orbexcorp dalam menyusun kurikulum dan modul-modul edukasinya adalah Management Technology. Bentuk dari Management Technology ini sendiri merupakan kumpulan solusi maupun study case yang selama ini telah digunakan oleh para associates dalam menyelesaikan masalah pada perusahaan klien. Management technology terbagi menjadi 5 bagian modul yaitu Plan, Implement, Evaluate, Coordinate dan Empower (PIECE). modul plan terdiri dari Direction, Value, Human Capital Function, Finance Function dan Marketing Function. Untuk modul implement terdiri dari Structure, network, process, corporate, PAVS, competency model. Sedangkan modul evaluate terdiri dari performace, diagnostic dan quality. Modul Coordinate terdiri dari PCDCA, project dan knowledge. Dan bagian terakhir, modul empower terdiri dari director, manager-leader, supervisor, champion dan presenter. Pelatihan yang diberikan oleh Orbexcorp ini sendiri disediakan khusus bagi para eksekutif dari perusahaan klien PT. AndrewTani Indonesia yang antara lain adalah Pertamina, PT. Indocement Tunggal Prakarsa, PT. Vico Indonesia, PT. Verena Oto Mobile, PT. Bogasari Flour Mills, PT. Bank Mandiri (persero). Program Orbexcorp Institute dirancang dengan susunan kalender akademis dari institusi. Namun dengan pertimbangan mengenai padatnya jadwal yang dimiliki oleh para eksekutif, maka Orbexcorp menambahkan nilai dari pembelajaran bagi para membernya dengan cara memberikan aplikasi praktek daripada teoritikal. Program ini
7 akan mencakup aspek yang berpengaruh dalam mencapai kesuksesan organisasi yaitu aspek teknikal dan sosial. Program dari Orbexcorp Institute adalah: 1. Management Technology Program 2. Planning and Strategic Management Program 3. Project Management Program 4. Leadership Transformation Program 1.5.2 Visi dan Misi Perusahaan Dengan mengusung line, Learning Center for Orbexcorp Management Wisdom, misi dari Orbexcorp Institute adalah untuk menfasilitasi para petinggi perusahaan dengan terus menerus mengembangkan dan menyempurnakan pembelajaran berkualias tinggi untuk dapat meningkatkan kapabilitas para executive sehingga dapat mengubah perusahaan atau organisasinya menjadi berprofit dan berkembang dengan sangat baik. Sedangkan tujuan dari OI adalah mampu menyediakan sertifikasi profesional atas Management Technology (CMTs) sebagai wahana unjuk kemampuan individu dan lokakarya praktis mengenai strategi, kepemimpinan dan manajemen proyek. 1.5.3 Struktur Organisasi Dalam struktur organisasi PT. AndrewTani Indonesia ini, Orbexcorp Institute merupakan salah satu sub divisi yang tergabung dalam divisi Development & Education, yaitu sub divisi Education yang didalamnya terbagi kembali menjadi 2 bagian: Learning Management dan Empower & Curricullum Development.
8 CEO Executive Committee Managing Director Management Committee Management Consulting (Group) Corporate Strategic Service (Group) Leadership Development Publication & Communication Indonesia Consulting Business Human Capital & Legal Overseas Consulting Business Finance, Accounting & ICT Development & Education Solution Development Research & Development Education Learning Management Empower & Curriculum Development Gambar 1.1 Stuktur Organisasi PT. AndrewTani Indonesia Orbexcorp Institute Sumber: Learning Management PT. Andrewtani Indonesia, 2008
9 A. Tugas dan Tanggung Jawab Setiap pihak yang terlibat memiliki tugas dan kewewenangannya masing-masing dalam organisasi sesuai peran yang dimiliki, yaitu: 1. Chief Executive Officer Membuat perencanaan jangka panjang perusahaan. Bersama dengan Executive Committee membuat kebijakan-kebijakan perusahaan. Membuat perencanaan strategi dan mengarahkan perusahaan secara keseluruhan. 2. Executive Committee Menerima pertanggung jawaban dari CEO. Bersama dengan CEO membuat kebijakan-kebijakan perusahaan. 3. Managing Director Bertanggung jawab atas segala kegiatan operasional yang dilakukan oleh para associate. Mengevaluasi kinerja staf. Mengevalusasi laporan konsultasi dan operasional. Menjalankan strategi yang telah direncanakan oleh CEO dan Executive Committee. 4. Management Committee Menerima pertanggung jawaban dari Managing Director. Berkoordinasi dengan Overseas partner dalam merumuskan strategi dan inovasi konsultasi.
10 5. Management Consulting Bertanggung jawab dalam perencanaan strategis bagian konsultan. Mengkoordinasikan sub divisi yang tergabung dibawahnya. Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiataan konsultasi ke klien. Memantau kinerja para konsultan. Menjaga kualitas dari para konsultan. 6. Indonesia Consulting Business Melayani konsultasi klien untuk bagian Indonesia (Nasional). Memantau kinerja para konsultan. Menjaga kualitas para konsultan. 7. Overseas Consulting Business Melayani konsultasi klien untuk bagian Internasional (Singapore, Jordania, India, dsb.). Memantau kinerja para konsultan. Menjaga kualitas para konsultan. 8. Development and Education Bertanggung jawab dalam perencanaan strategis bagian edukasi. Melakukan penelitian terhadap management technology. Menyediakan materi pelatihan baik bagi klien maupun para konsultan. 9. Solution Development Bertanggung jawab dalam melakukan penelitian dan pengembangan studi kasus dan implementasi management technology.
11 10. Research & Development Bertanggung jawab dalam melakukan penelitian dan pengembangan materi training dan, Menciptakan dan mengembangkan cara-cara baru dalam training (baik mengenai pengemban tools maupun cara-cara penyampaian yang efektif dan efisien). 11. Education Mengkoordinasikan hasil analisa dan penelitian dari sub divisi Learning Management dan Empower&Curricullum Development. Bertanggung jawab atas pelaksanaan operasional dari Orbexcorp Institute. 12. Learning Management Bertanggung jawab menyusun kurikulum pembelajaran dalam kalender akademik. Bertanggung jawab dalam berkomunikasi dengan pihak peserta. Berkoordinasi dengan Divisi Empower&Curriculum Development dalam menyusun materi pembelajaran dalam kalender akademik. 13. Empower & Curriculum Development Melakukan penelitian dan pengembangan materi yang telah dihasilkan oleh Research& Development. Bertanggung jawab untuk menyusun silabus.
12 Bertanggung jawab dalam menyesuaikan hasil penelitian dan pengembangan serta studi kasus dengan material yang akan digunakan. 14. Corporate Strategic Services Bertanggung jawab dalam perencanaan strategis internal perusahaan. Mengkoordinasikan sub divisi yang tergabung dibawahnya. Bertanggung jawab atas pelaksanaan operasional internal perusahaan seperti keuangan dan rekruitment. Memantau kinerja para staf. Menjaga kualitas dari perusahaan dari segi keuangan dan sumber daya manusia. 15. Human Capital & Legal Membuat rencana kerja tahunan. Kompilasi rencana kerja keseluruhan perusahaan (semua divisi), mengawasi realisasi (berdasarkan evaluasi, rapat koordinasi dan laporan). Mengevaluasi pengembangan SDM secara umum. 16. Finance, Accounting & ICT Memaksimalkan keuangan negara. Menganalisa laporan keuangan untuk kepentingan investasi dan keputusan jajaran direksi. Membuat cash flow dan budget.
13 17. Leadership Development Bertanggung jawab untuk melaksanakan program training (manager leader). Mempersiapkan materi pelatihan manager leader. 18. Publication & Communication Bertanggung jawab dalam perencanaan strategis bagian publikasi. Menjalin jaringan serta hubungan baik dengan pihak luar perusahaan. Mengembangkan strategi dan cara-cara pemasaran, publikasi dan komunikasi yang kreatif (termasuk didalamnya menemukan tehnik presentasi yang efektif dan efisien).