49 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1. Tentang Perusahaan Pada bab tiga, akan diuraikan lebih banyak mengenai perusahaan yaitu gambaran sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan, menganalisis kebutuhan informasi, permasalahan yang dihadapi perusahaan dan solusi pemecahan dari masalah tersebut. 3.1.1. Sejarah Perusahaan PT. Molex Ayus Pharmaceutical didirikan pada tahun 1985. Perusahaan ini memperoleh izin pendirian pabrik pada tahun 1987. Pada tahun yang sama perusahaan memperoleh izin produksi obat dalam bentuk liquid dan semi-solid melalui SK MenKes No. 02768/A/SK/PAB/11/1987. Proses produksi dimulai secara efektif pada tahun 1989. Pada tahun 1993, PT. Molex Ayus Pharmaceutical melanjutkan proses sertifikasi Cara Pembuatan Obat Yang Baik (CPOB) melalui upaya perbaikan sarana dan prasarana produksi sesuai dengan rencana induk perbaikan yang disetujui oleh Badan POM.
50 3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan Berikut ini diuraikan visi dan misi dari PT. Molex Ayus Pharmaceutical. 3.1.2.1. Visi Perusahaan Menjadi perusahaan industri farmasi yang menyediakan produk kesehatan yang berkualitas dengan mutu terjamin dan harga yang kompetitif. 3.1.2.2. Misi Perusahaan a. Memproduksi produk kesehatan yang dibutuhkan masyarakat serta menjamin efektifitas dan keamanan produk. b. Menyediakan produk kesehatan dengan harga terjangkau serta kualitas terjamin. c. Menjadi yang terbaik dalam bidang Produksi, Sumber Daya Manusia, Organisasi, Pemasaran, serta Manajemen. 3.1.3. Kegiatan Bisnis Perusahaan PT. Molex Ayus Pharmaceutical adalah sebuah perusahaan industri farmasi yang memiliki kegiatan usaha berupa industri, riset dan pengembangan, promosi, serta pemasaran obat-obatan. a. Industri Dalam memproduksi obat jadi, perusahaan memiliki fasilitas produksi yang terdapat di Tangerang. Fasilitas produksi ini memiliki luas area seluas 17.298 m2. Dengan menyerap tenaga kerja produksi sebanyak 268 orang dan
51 menggunakan lebih kurang 185 mesin produksi, fasilitas ini memproduksi sediaan tablet, tablet salut, kapsul, sirup, krim, salep, serta cairan obat luar. Fasilitas produksi PT. Molex Ayus telah memperoleh sertifikat Cara Pembuatan Obat Yang Baik (CPOB) dari Badan POM. b. Riset dan Pengembangan Pengembangan, pembuatan, dan penyempurnaan produk adalah beberapa kegiatan yang penting agar perusahaan tetap kompetitif dalam pasar. Untuk menjalankan kegiatan usaha ini, Molex Ayus memiliki Departemen Pengembangan Produk yang terus berinovasi dalam pembuatan produk-produk baru yang berkualitas. c. Distribusi Distribusi produk Molex Ayus ditangani oleh PT. Kebayoran Pharma, PT. Mensa Bina Sukses, dan PT. Merapi Utama Pharma. Selain itu, Molex Ayus juga melayani penjualan alat kesehatan dan produk-produk obat bebas melalui anak perusahaan yaitu PT. Charisma Metco. d. Pemasaran Molex Ayus saat ini adalah perusahaan farmasi yang sedang berkembang. Pertumbuhan ekonomi perusahaan dinilai cukup memuaskan. Hal ini tercapai berkat dukungan tim pemasaran serta pihak-pihak yang terkait. Tim Pemasaran adalah komponen sumber daya manusia yang vital bagi perusahaan. Oleh karena itu, Molex Ayus selalu melakukan upaya peningkatan kualitas SDM melalui berbagai kegiatan pelatihan.
52 Pemasaran dan promosi produk dilakukan oleh Tim Pemasaran melalui pendekatan (detailing) langsung oleh Medical Sales Representatif kepada para pelanggan. Peningkatan efektifitas dan efisiensi pemasaran dilakukan melalui proses analisa pasar dan penjualan oleh tim pemasaran bersama distributor. Pengembangan Marketing Information System dilakukan sebagai upaya untuk mencapai hasil penjualan yang optimal. Sistem ini membantu integrasi informasi penjualan antara tim pemasaran pusat dengan cabang serta distributor. 3.1.4. Struktur Organisasi Agar dapat melaksanakan operasinya dengan baik, PT. Molex Ayus Pharmaceutical membentuk suatu organisasi dan manajemen perusahaan. Dimana dengan manajemen yang baik dan ditunjang dari setiap bagian yang berhubungan dan telah terspesifik secara tepat pembagian kerja diantara pegawai perusahaan maka tujuan perusahaan akan tercapai. Berikut ini adalah struktur organisasi yang menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal pemimpin dan bawahan serta karyawan.
53 Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahaan (Sumber : PT. Molex Ayus Pharmaceutical)
54 3.1.5. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Adapun uraian pembagian wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut : a. Direktur Utama Memimpin dan mengurus Perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas Perusahaan, memelihara dan mengurus aset perusahaan. Bertanggung jawab atas pengelolaan dan kepemilikan termasuk perjanjian dengan pihak ketiga. b. Direktur Keuangan Fokus dalam menjalankan penyelenggaraan fungsional korporasi di lingkungan Direktorat Keuangan. Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan fungsi keuangan secara terpusat yang mencakup penyelenggaraan operasional keuangan di seluruh unit bisnis melalui pusat keuangan serta memastikan pengendalian investasi pada anak perusahaan. c. Direktur Pemasaran Fokus dalam merencanakan strategi pemasaran dan penjualan produk agar mudah diingat masyarakat, mengevaluasi hasil penjualan. d. Direktur HRD Fokus dalam menjalankan penyelenggaraan fungsional korporasi di lingkungan Direktorat SDM dan General Affairs. Selain itu bertanggung jawab untuk menjalankan peran utama dalam mengelola operasional SDM di seluruh unit bisnis melalui Human Resources Center dan memastikan pengendalian beberapa unit Corporate Service, Support Service dan Enterprise Service
55 meliputi: Human Resources Center ( HR Center ), Training Center ( TTC ), Management Consultant Center ( MCC ), Community Development Center ( CDC ), dana pensiun dan berbagai yayasan. e. Direktur Produksi Fokus dalam merencanakan strategi produksi penjualan produk yang akan datang. f. Manajer Pemasaran Fokus dalam menjalankan strategi pemasaran dan penjualan produk agar mudah diingat masyarakat, mengevaluasi hasil penjualan, mencari solusi dan alternative untuk membuka peluang pemasaran yang baru dan potensial dan membuat laporan secara berkala tentang tingkat penjualan yang dicapai. g. Manajer Plant 2) Mengadakan pertemuan guna melakukan peninjauan ulang terhadap semua kegiatan yang telah dan sedang berjalan. 3) Melakukan bimbingan kebijakan operasional industri 4) Memeriksa pencapaian program serta memberi masukan-masukan terhadap persoalan yang dihadapi serta memberikan ide-ide perbaikan. h. Manajer Akuntansi & Keuangan Bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan, dengan ikut mengatur dan memantau semua transaksi yang terjadi di perusahaan serta membuat laporan keuangan dan laporan transaksi.
56 i. Manajer Penjualan Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan produk dan membina hubungan baik dengan distributor dan sales outlet. j. Manajer IT Fokus dalam menerapkan pengelolaan pendayagunaan teknologi informasi Perusahaan dan pengelolaan fungsi supply management di Direktorat IT & Supply. Bertanggung jawab atas pengelolaan pusat layanan informasi dan Supply Center. Selain itu bertanggung jawab atas pembuatan forecast, karena memegang data penjualan distibutor sehingga Manajer IT mempunyai wewenang untuk membuat forecast yang nantinya akan dikirimkan ke pabrik untuk diproses. k. Manajer Pengawasan Bertanggung jawab mengawasi produk yang masuk daan keluar dari gudang dan membuat laporan mengenai stok produk yang tersedia, menerima semua catatan persediaan produk yang dikeluarkan oleh gudang dan yang ada masih digudang secara berkala. l. Manajer Internal Control Bertanggung jawab dan memeriksa kualitas bahan baku untuk produksi, membuat standar kualitas setiap bagian yang kritis dari setiap produk dan melakukan pengawasan atas hasil produksi. m. Manajer Produk Bertanggung jawab terhadap seluruh produk, membuat analisa dan evaluasi produk.
57 n. Manajer Personalia Bertanggung jawab dalam penerimaan karyawan baru. o. Manajer Litbang Bertanggung jawab dalam mengembangkan produk dan sumber daya manusia. p. Manajer Produksi Bertanggung jawab atas kelancaran proses produksi dan kualitas produksi, memimpin dan mengawasi semua unit-unit bagian produksi dan merencanakan kegiatan-kegiatan produksi dengan bantuan PPIC. q. Manajer Teknik Bertanggung jawab mengawasi pelaksanaan tugas-tugas teknisi pada produk yang dijual dan mengkoordinir reparasi untuk produk yang mengalami kerusakan teknis. r. Manajer Pembelian Bertanggung jawab terhadap pengendalian prosedur pembelian, proses seleksi dan evaluasi supplier, informasi pembelian dan verifikasi produk yang dibeli. s. Manajer PPIC (Production Planning and Inventory Control) 1) Mengetahui jumlah permintaan distributor melalui forecast yang dikirim distributor PPIC; 2) Merancang rencana pembelian bahan baku; 3) Merancang rencana produksi serta mengontrol proses produksi; 4) Menurunkan perintah produksi kedepartemen Manajer Produksi; 5) Mengetahui takaran bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi.
58 3.2. Gambaran Sistem Gambaran sistem dalam perusahaan sebagai berikut : 3.2.1. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) merupakan model proses yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem. 3.2.1.1. Diagram Konteks Proses persediaan dan penjualan produk pada PT. Molex Ayus Pharmaceutical terdapat distributor yang memesan kepada pabrik dan bertanggung jawab untuk melaporkan hasil penjulannya kepada staff perusahaan selanjutnya akan diolah menjadi forecast yang digambarkan dalam diagram konteks dibawah ini :
59 Distributor Logistik Pabrik KirimSO TerimaSO TerimaFaktur TerimaDO KirimDPD KirimPiutang PesanSO KirimForecast TerimaDPD Sistem Aplikasi Database pada PT. Molex Ayus Pharmaceutical Produksi KirimDO KirimRekapPenjualan TerimaSO TerimaForecast TerimaLaporanPersediaan TerimaPiutang TerimaRekapPenjualan KirimFaktur IT Akunting Keterangan : SO = Sales Order DO = Delivery Order DPD = Data Penjualan Distributor Gambar 3.2. Diagram Konteks PT. Molex Ayus Pharmaceutical
60 3.2.1.2. Diagram Nol Proses persediaan dan penjualan produk pada PT. Molex Ayus Pharmaceutical digambarkan dalam diagram nol dibawah ini : Gambar 3.3. Diagram Nol PT. Molex Ayus Pharmaceutical
61 3.2.2. Prosedur di Dalam Sistem Prosedur kerja yang sedang berjalan pada sistem persediaan dan penjualan pada perusahaan ini. 3.2.2.1. Prosedur Pemesanan Produk dari Distributor a. Awal dari proses pemesanan produk dimulai dari distributor. Distributor akan melakukan pemesanan produk/so ke bagian logistik. b. Bagian logistik akan menerima SO (Sales Order) dari distributor dan memproses permintaan SO. c. Bagian logistik membuat SO sebanyak 2 lembar yang didistribusikan kepada: 1) Lembar ke-1 akan dikirim ke pabrik 2) Lembar ke-2 sebagai arsip untuk bagian logistik sendiri d. Pabrik menerima SO lalu menyiapkan pesanan distributor.
62 Diagram alir Proses Pemesanan pada PT. Molex Ayus Pharmaceuical Distributor Logistik Pabrik Gambar 3.4. Prosedur Pemesanan Produk dari Distributor
63 3.2.2.2. Prosedur Pengiriman Produk a. Pabrik akan menyiapkan pesanan produk distributor lalu membuat DO (Delivery Order) yang akan dikirimkan ke distributor. b. Distributor menerima produk dan menandatangani DO, lalu mengirimkan kembali kepada akunting. c. Akunting menerima DO yang telah ditandatangani distributor dan mencatat kedalam buku hutang.
64 Diagram alir Prosedur Pengiriman Produk PT. Molex Ayus Pharmaceutical Distributor Pabrik Akunting Gambar 3.5. Prosedur Pengiriman Produk
65 3.2.2.3. Prosedur Pembayaran Piutang a. Pada saat jatuh tempo akunting akan membuat faktur sebanyak 2 lembar yang akan didistribusikan kepada : 1) lembar ke-1 dikirmkan kepada distributor 2) lembar ke-2 sebagai arsip untuk akunting sendiri b. Distributor akan menerima faktur dan memeriksa kecocokan faktur dengan DO. Apabila faktur tidak cocok, maka faktur akan dikirimkan kembali kepada akunting. c. Sedangkan jika cocok, maka distributor akan melakukan pembayaran kepada akunting. d. Akunting akan menerima pembayaran dari distributor, lalu mengubah buku piutang.
66 Diagram alir Proses Pembayaran Piutang pada PT. Molex Ayus Pharmaceutical Distributor Akunting Gambar 3.6. Prosedur Pemabayaran Piutang
67 3.2.2.4. Prosedur Rencana Belanja Distributor (Forecast) a. Distributor mengirim laporan DPD (Data Penjualan Distributor) ke IT. b. Setelah IT menerima laporan DPD lalu memproses laporan DPD tersebut dan menghasilkan forecast sebanyak 2 lembar yang akan didistribusikan kepada : 1) Lembar ke 1 dikirimkan ke pabrik. 2) Lembar ke-2 sebagai arsip untuk IT sendiri. c. Setelah pabrik menerima forecast, pabrik melakukan produksi. d. Hasil produksi dicatat dalam data produksi. e. Pabrik mencocokan antara forecast dan persediaan pabrik yang selanjutnya akan disimpan untuk memenuhi kebutuhan stok.
68 Diagram alir Proses Rencana Belanja Distributor Distributor IT Pabrik Gambar 3.7. Prosedur Rencana Belanja Dsitributor (Forecast)
69 3.3. Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan hasil wawancara, dapat di ketahui secara jelas mengenai data apa saja yang diperlukan dalam merancang suatu basis data dan informasi apa saja yang dihasilkan basis data untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Berikut ini adalah hasil analisis kebutuhan informasi pada PT. Molex Ayus Pharmaceutical : a. Informasi pemesanan produk Kebutuhan informasi mengenai pemesanan produk yang dilakukan oleh distributor. b. Informasi pengiriman produk Kebutuhan informasi mengenai pengiriman barang jadi yang telah di produksi kepada distributor. c. Informasi pembayaran piutang Kebutuhan informasi mengenai pembayaran yang dilakukan distributor kepada PT. Molex Ayus Pharmaceutical. d. Informasi pemasaran produk Kebutuhan informasi mengenai produk yang terjual (siapa pembeli,berapa banyak,dll) e. Informasi rencana belanja distributor Kebutuhan informasi mengenai rencana belanja distributor kepada PT. Molex Ayus Pharmaceutical. f. Informasi persediaan Kebutuhan informasi mengenai persediaan pabrik untuk rencana belanja PT. Molex Ayus Pharmaceutical.
70 Kebutuhan informasi PT. Molex Ayus Pharmaceutical seperti terlihat pada Tabel 3.1. Tabel 3.1. Kebutuhan Informasi PT. Molex Ayus Pharmaceutical Kebutuhan informasi Informasi pemesanan produk Informasi pengiriman produk Informasi pembayaran piutang Informasi pemasaran produk Informasi rencana belanja distributor (forecast) Informasi persediaan Direktur IT Logistik Akunting Pabrik Distributor
71 3.4. Permasalahan yang Dihadapi Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, PT. Molex Ayus telah menggunakan basis data, akan tertapi masih muncul berbagai masalah yang sering mengganggu kelancaran proses bisnis perusahaan ini. Masalah-masalah itu antara lain : a. Belum maksimalnya sistem yang ada untuk proses persediaan dan penjualan yang semakin banyak karena semakin berkembangnya permintaan dari distributor. b. Belum adanya sistem secutiry berupa Authentication untuk melindungi data dari pihak yang tidak bertanggung jawab. c. Sistem yang terus berkembang memerlukan aplikasi yang mampu mendukung sistem tersebut sehingga dibutuhkan kapasitas data yang besar. d. Sistem belum mendukung untuk melihat stok minimum secara otomatis yang terdapat di gudang. 3.5. Solusi Pemecahan Masalah Dari hasil analisis permasalahan dan kebutuhan data, solusi-solusi yang diusulkan adalah sebagai berikut : a. Merancang ulang dan mengembangkan sistem basis data yang mampu memenuhi proses persediaan dan penjualan yang saat ini sedang berkembang. b. Menerapkan sistem keamanan agar hanya pihak pihak yang berkepentingan yang dapat mengakses dengan menggunakan username dan password pada program aplikasi basis data.
72 c. Membangun aplikasi sistem basis data untuk data persediaan dan penjualan, sehingga mampu mengolah data dan pencarian data secara cepat dan akurat bagi user dan memperlancara proses pencetakan laporan secara periodik dan pengambilan keputusan bagi para eksekutif. d. Membangun aplikasi yang mampu memantau jumlah persediaan produk secara otomatis saat terjadi transaksi penjualan.