BAB III LANGKAH PEMECAHAN MASALAH 3.1 Penetapan Kriteria Optimasi PT. Gapura Citra Indonesia sebagai perusahaan yang memproduksi mainan anak edukatif, alat peraga sekolah, perlengkapan furniture anak dan sekolah dan lain sebagainya. Pada awalnya perusahaan memasarkan dengan cara market door to door, pameranpameran kecil, sekolah pre-school, rumah tangga dan sebagainya. Setelah berjalan tiga bulan, perusahaan mulai memasukan produk ke distributor-distributor seperti : Kadoku Toys, Dolan Selaras Toys, Haula Sejahtera Toys, D arbre Toys, Kayu-kayu Toys, Sis Toys, Madu Toys, Guru Toys, Kayla Toys, Atham Toys, Ub Toys dan gudang mainan. Hal ini merupakan gambaran mengenai prospek market yang positif, sehingga secara berkesinambungan perusahaan mengalami peningkatan produksi dan penjualan, sehingga hal tersebut membawa dampak pada meningkatnya kebutuhan akan bahan baku. Persediaan bahan baku mainan yang selama ini terjadi di perusahaan sering mengalami kelebihan pasokan. Ini dapat dilihat dari data persediaan akhir yang setiap bulannya dihasilkan oleh sistem berjalan. Ini mengindikasikan bahwa pengendalian persediaan bahan baku utama mainan yang terjadi dalam perusahaan selama ini masih kurang baik. Karena Dengan persediaan bahan baku yang kian berlebih dapat menyebabkan membengkaknya biaya penyimpanan, belum lagi kualitas bahan baku itu pun dapat menurun jika disimpan terlalu lama, apalagi PT. Gapura Citra Indonesia mempunyai bagian Quality Control yang mengecek bahan baku sesuai standar kualitas, dan ketika persediaan bahan baku yang tersimpan cukup lama, maka ketika akan digunakan untuk kegiatan produksi, ternyata mengalami kerusakan dan kualitasnya sudah tidak sesuai lagi, sehingga persediaan bahan baku tersebut tidak dapat digunakan dan dibuang percuma. 50
51 Pada kasus penelitian ini, PT. Gapura Citra Indonesia mendapatkan kontrak penjualan (sales contract) untuk item mainan City Blok A sebanyak 500 unit. Sesuai dengan kontrak perjanjian, pengiriman dilakukan pada bulan November. Hal inilah yang melatar belakangi dilakukannya Analisis dan Usulan Pengendalian Persediaan Bahan Baku Mainan Melalui Sistem MRP (Material Requirements Planning) pada PT. Gapura Citra Indonesia. Karena, perusahaan ingin mendapatkan tingkat persediaan yang optimal agar dapat memaksimalkan keuntungan yang didapat. Dari data yang diambil dari perusahaan (Mei 2009 Oktober 2009) dapat diperlihatkan bahwa, jumlah persediaan bahan baku utama mainan selama periode berjalan masih cukup berlebihan. Berikut data-datanya : Tabel 3.1 Persediaan Akhir Bahan Baku Utama Mainan dengan Sistem Berjalan Periode (Mei 2009 Oktober 2009) No Nama Bahan Baku Kode Unit Safety Stock Periode Mei Jun Jul Agt Sep Okt 1 Dowell 18mm (90cm) 1 btg 150 59 370 420 380 451 250 2 Kayu Karet 2 m 3 4 1 8 10 12 9 9 3 Mdf 3mm (122cmX224cmX0.3cm) 3 lbr 50 24 44 65 80 125 105 4 Mdf 18mm(122cmX224cmX1.8cm) 4 lbr 50 11 35 38 43 45 41 5 Cat Water Base Biru CWBb lt 5 1 14 20 20 18 9 6 Cat Water Base Clear CWBc lt 5 2 12 14 13 12 9 7 Cat Water Base Hijau CWBh lt 5 1 7 14 14 11 10 8 Cat Water Base Kuning CWBk lt 5 1 9 17 15 15 7 9 Cat Water Base Merah CWBm lt 5 3 16 18 12 14 10 10 Cat Water Base Putih CWBp lt 5 1 14 8 9 12 10 11 Lem Inwood LEM IWD lt 5 2 8 11 10 9 5 12 Paku Tembak f15 PKT f15 box 2 1 3 2 4 2 4 13 Plastic Po Shrink Film PLC PSF roll 2 1 3 3 4 3 4 Sumber : PT. Gapura Citra Indonesia Dengan dasar evaluasi yang diambil dari perusahaan tersebut maka diusulkanlah suatu sistem MRP (Material Requirments Planning) dengan menggunakan sistem MRP pengendalian persediaan dapat dilakukan secara optimal dalam arti bahan baku utama yang tersedia tidak kelebihan atau kekurangan (cukup) dan kelancaran produksi dapat terus berjalan, karena
52 sistem ini dapat digunakan untuk menentukan besarnya kuantitas persediaan yang dibutuhkan, pada saat kapan akan dilakukan pemesanan bahan baku utama, dan kapan produk itu akan diproduksi. 3.2 Pengembangan Alternatif Solusi Mencari ukuran lot yang tepat melalui sistem MRP (Material Requirement Planning) Untuk meminimalkan biaya persedian, dapat melalui beberapa metode sebagai alternatif, dimana dari salah satu metode digunakan untuk menghasilkan biaya persediaan yang paling minimal dan hasilnya dibandingkan dengan sistem yang berjalan. Berikut beberapa metode dari sistem MRP (Material Requirement Planning) yang dapat menjadi alternatif solusi untuk meminimalisir biaya persediaan: 1. Metode Lot For Lot Metode Lot For Lot didasarkan pada ide menyediakan persediaan diusahakan seminimal mungkin. Jika pesanan dapat dilakukan dalam jumlah beberapa saja, pesanan sesuai dengan jumlah yang sesungguhnya diperlukan (Lot For Lot) menghasilkan tidak adanya pesediaan. Biaya yang timbul hanya berupa biaya pemesanan. Tetapi dalam kasus yang terjadi pada PT. Gapura Citra Indonesia, Persedian tetap terjadi dikarenakan dalam perhitungan melibatkan persediaan akhir yang terjadi selama periode penelitian. Metode ini mengandung resiko yang tinggi, apabila terjadi keterlambatan dalam pengiriman barang, mengakibatkan terhentinya produksi jika persediaan itu berupa bahan baku, atau tidak terpenuhinya permintaan pelanggan apabila persediaan itu berupa barang jadi. Metode Lot For Lot ini, yang memproduksi secara tepat berapa yang diperlukan. Keputusan ini konsisten dengan saran sistem MRP, yaitu memenuhi kebutuhan permintaan yang terkait. Maka, sebuah sistem MRP harus menghasilkan unit hanya jika dibutuhkan, dengan tidak
53 adanya persediaan pengaman dan tidak ada antisipasi pesanan yang akan datang. Alasan metode ini sebagai salah satu alternatif solusi berdasarkan kebutuhan yang diperlukan dengan tetap memperhatikan jumlah lot size yang dapat disediakan oleh pemasok maupun perusahan sendiri. Maka frekuensi pemesanan yang terjadi untuk memenuhi kebutuhan dapat diminimalisasi persediaan dengan catatan biaya pemesanan tidak terlalu tinggi. 2. Metode Economic Order Quantity (EOQ) Metode EOQ sebagai sebuah teknik penentuan ukuran lot lebih disukai ketika terdapat permintaan bebas yang relatif tetap, bukan di saat permintaan itu diketahui. EOQ adalah salah satu teknik statistik yang menggunakan rata-rata (seperti permintaan rata-rata untuk satu tahun) sedangkan prosedur MRP mengasumsikan permintaan (terkait) diketahui yang digambarkan dalam sebuah jadwal produksi induk. Alasan metode ini sebagai salah satu alternatif solusi, yaitu dengan diketahuinya kebutuhan rata-rata selama periode tertentu sehingga pemesanan dapat dilakukan menurut jumlah yang diperoleh dari perhitungan EOQ tersebut, mungkin dapat menghasilkan ukuran lot yang dapat meminimalkan biaya persediaan. 3. Metode POQ (Periodic Order Quantity) Metode ini sering disebut juga dengan metode uniform order cycle, merupakan pengembangan dari metode EOQ untuk permintaan yang tidak seragam dalam beberapa periode. Rata-rata permintaan digunakan dalam metode EOQ untuk mendapatkan rata-rata jumlah barang setiap kali pemesanan. Angka ini selanjutnya dibagi dengan rata-rata jumlah permintaan per periode dan hasilnya dibulatkan ke dalam angka integar. Angka terakhir menentukan jumlah periode waktu yang dicakup dalam setiap kali pemesanan. Alasan metode POQ ini sebagai salah satu
54 alternatif solusi, mungkin dengan jumlah pemesanan yang dapat meminimalisasi persediaan, sekaligus mengendalikan pemesanannya. 4. Metode Part Periode Balancing (PPB) Metode ini merupakan salah satu pendekatan dalam menentukan ukuran lot-lot yang dapat memperkecil total biaya persediaan. Meskipun tidak menjamin diperolehnya biaya total yang minimum, metode ini memberikan pemecahan yang cukup baik. Metode ini mirip dengan model EOQ yang berusaha membuat biaya penyimpanan sama dengan biaya pemesanan. Namun, berbeda dengan model EOQ, metode ini dapat menggunakan jumlah pesanan yang berbeda untuk setiap pesanan, yang dikarenakan jumlah permintaan setiap periode tidak sama. Ukuran Lot dicari dengan mendekatkan pendekatan periode bagian yang ekonomis (economic part period, EPP), yaitu dengan membagi biaya pemesanan (biaya set-up) dengan biaya penyimpanan per unit periode. Kebutuhan diakumulasikan periode demi periode sampai mendekati nilai EPP. Akumulasi persediaan yang mendekati nilai EPP itu merupakan ukuran lot yang dapat memperkecil nilai persediaan. Alasan mengakumulasikan kebutuhan mendekati EPP mungkin dapat dihasilkan total biaya persediaan yang lebih minimal atau paling tidak dicapainya biaya persediaan dengan keseimbangan antara biaya penyimpangan dan biaya pemesanannya. 3.3 Pengembangan Model Optimasi Sitem MRP yang merupakan teknik permintaan terikat, menggunakan daftar kebutuhan bahan, persediaan, penerimaan yang diperkirakan, dan jadwal produksi induk untuk menentukan kebutuhan material. MRP sangat bermanfaat bagi perencanaan kebutuhan material untuk komponen (dalam hal ini bahan baku mainan) yang jumlah kebutuhannya dipengaruhi oleh komponen lain (dependent demand / dalam hal ini jenis-
55 jenis mainan itu sendiri). Sistem MRP mengendalikan agar komponen yang diperlukan untuk kelancaran produksi dapat tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan. MRP memberikan peningkatan efisiensi karena jumlah persediaan, waktu produksi dan waktu pengiriman barang dapat direncanakan dengan baik, karena ada keterpaduan kegiatan yang didasarkan pada jadwal induk. Ini berarti pengadaan dapat dilakukan terhadap barang atau komponen yang diperlukan saja, jumlah persediaan yang berlebihan dapat dihindari, serta pengadaan dan pengiriman barang dapat dilakukan sesuai dengan jadwal yang direncanakan. Dengan kata lain, dapat dicapai tepat barang, tepat jumlah dan tepat waktu. Sehingga diharapkan dengan adanya sistem MRP ini masalah yang dipaparkan di atas dapat diminimalisir dengan perencanaan dan penjadwalan yang lebih baik yang ditawarkan oleh sistem MRP ini. 3.4 Rancangan Implikasi Solusi Terpilih Setelah semua data dan analisis dilakukan maka pertanyaan tentang apakah total biaya persediaan bahan baku mainan (yang terdiri dari biaya material, biaya penyimpanan dan biaya pemesanan) yang dihasilkan oleh sistem yang berjalan selama ini di dalam perusahaan sudah merupakan jumlah yang minimum atau belum, akan terjawab. Tentunya hal ini diperoleh dengan membandingkan total biaya persediaan yang dihasilkan oleh sistem yang berjalan di perusahaan dengan sistem MRP. Jika ternyata dengan sistem MRP, total biaya persediaan yang dihasilkan dapat minimum dari total biaya persediaan yang dihasilkan dengan sistem yang berjalan, ini mengindikasikan bahwa sistem yang berjalan memerlukan suatu usulan perbaikan. Perbaikan itu tentunya tidak hanya dilakukan terhadap sistem yang berjalan selama ini tetapi juga pada divisi-divisi terkait atau unit-unit khusus dari suatu divisi yang menyebabkan sistem pengendalian persediaan bahan baku di perusahaan tersebut tidak optimal (khususnya masih terjadi kelebihan persediaan didalam perusahaan). Tentunya usulan perbaikan yang terjadi terhadap sistem yang berjalan dilakukan dengan mengusulkan sistem yang digunakan sebagai pembandingnya, sistem pembanding tersebut adalah sistem
56 MRP. Sistem MRP yang diusulkan yaitu metode MRP Lot For Lot, dimana metode lot sizing MRP tersebut menghasilan total biaya yang minimal melalui jumlah persediaan dan frekuensi pemesanan yang dihasilkan dari metode tersebut, karena metode MRP Lot For Lot mempersiapkan bahan baku sesuai dengan yang diperlukan saja. Berikut langkah-langkah perbaikan yang akan diusulkan untuk mencoba menyelesaikan masalah persediaan yang terjadi pada PT. Gapura Citra Indonesia. 1. Masalah persediaan berhubungan dengan keakuratan catatan persediaan dan keakuratan penghitungan persediaan, maka hal yang harus segera diperbaiki adalah prosedur pembuatan laporan sisa persediaan bahan baku mainan pada divisi yang terkait, karena catatan persediaan sangat diperlukan sebagai masukan bagi MRP guna mengetahui kebutahan bersih yang sebenarnya akan bahan baku. Usulan perbaikan ini dilakukan pada divisi Store Keeping yang berkordinasi secara langsung oleh divisi Purchasing. 2. Pemberian pelatihan sistem MRP Lot For Lot kepada bagian Planning Production Inventory Control (PPIC), guna menentukan kebutuhan bahan baku dengan lebih baik. 3. Pembelian bahan baku mainan berdasarkan sistem MRP melibatkan divisi sales and marketing,bagian PPIC, divisi produksi, dan bagian purchasing.