BAB 3 AALISIS SISTEM YAG SEDAG BERJALA 3. Sejarah Perusahaan PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang bahan bangunan dengan produknya berupa keramik. Perusahaan ini didirikan oleh Ir. Aki Setiawan pada tanggal 4 oktober 977, yang berlokasi di Jl. Raya Daan Mogot Km.8, Kalideres, Jakarta Barat, dan menempati area seluas 5 ha. sampai oktober 005, tercatat 66 pegawai bekerja di PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES. Sama seperti perusahaan-perusahaan besar maupun kecil lainnya, PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES juga tidak luput dari hukum pasang surut, sehingga membuat para pemimpinnya melakukan usaha perbaikan ke arah yang lebih baik lagi. Usaha perbaikan ini juga diharapkan dapat meningkatkan kualitas kerja di dalam PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES. Pada awal mulanya PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES hanya dapat memproduksi keramik tanpa corak yang berwarna putih tetapi dengan semakin berkembangnya teknologi yang digunakan untuk menghasilkan keramik, sekarang perusahaan ini dapat menghasilkan berbagai macam corak keramik dengan berbagai warna sehingga perusahaan ini dapat tetap bersaing dengan perusahaan sejenis. 60
6 Saat ini keramik-keramik yang dihasilkan oleh PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES dapat dengan mudah didapatkan di daerah-daerah karena perusahaan ini telah mendirikan cabang-cabang pembantu untuk mendistribusikan keramik yang telah dihasilkan ke masyarakat di sekitar cabangcabang pembantu PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES. Hingga saat ini telah tercatat 5 cabang-cabang pembantu yang telah tersebar di berbagai daerah di Indonesia. 3. Struktur Organisasi Dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan menyatukan berbagai kepentingan personalitas maka dibentuklah suatu bentuk struktur organisasi dalam suatu perusahaan. Berikut ini adalah struktur organisasi yang terdapat di PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES :
6 CEO Divisi Pembelian Divisi Finance dan Accounting Divisi product, Development, R&D centre, Business Plann Divisi Manufacturing Divisi IT Divisi Administrasi Local Buyer I on Stock dan Umum Local Buyer Stock Item dan Proyek Cost Accounting Task General PPIC QA R&D Production Enginerring HRD General Affair Security Gudang Bahan Baku Gudang Sparepart Gudang Umum OFT FWT Gambar 3. Struktur Organisasi PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES Sumber PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES
63 3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut adalah uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi :. CEO a. Merumuskan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan secara keseluruhan b. Bertanggung jawab penuh atas segala yang terjadi pada PT. Serinco Djaya Marmer Industries c. Memeriksa dan menyetujui rencana kerja dan anggaran perusahaan secara keseluruhan d. Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan. Divisi Pembelian Divisi pembelian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Pembelian yang bertanggung jawab mengenai pembelian kepada CEO. Secara umum tugas divisi pembelian mempunyai wewenang : a. Bertanggung jawab atas pembelian barang yang dibutuhkan perusahaan b. Mengatur kegiatan pembelian dan bernegosiasi dengan pemasok c. Mencari dan mendata nama-nama pemasok baru d. Mengeluarkan PO e. Mengadakan pemantauan harga f. Membuat laporan secara berkala segala transaksi pembelian yang terjadi di perusahaan
64 Pada divisi pembelian secara khusus terdapat bagian yaitu : a. Local Buyer (non stock dan umum) memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : Mengurusi pembelian barang-barang yang berhubungan dengan barang-barang non stock item dan umum (barang-barang yang tidak sekali pakai habis dan menjadi aset perusahaan). b. Local Buyer (stock item dan proyek) memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : Mengurusi pembelian barang-barang yang berhubungan dengan stock item dan proyek (barang-barang yang merupakan consumeable part, non asset, berhubungan dengan maintenance dan produksi) 3. Divisi finance dan accounting Divisi pembelian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian finance dan accounting yang bertanggung jawab mengenai finance dan accounting kepada CEO. Secara umum divisi finance dan accounting mempunyai tugas dan wewenang : a. Membuat laporan keuangan dalam bentuk laporan rugi-laba, jurnal dan neraca b. Menetapkan anggaran bulanan dan tahunan c. Mengontrol sistem keuangan yang berlaku d. Menyusun anggaran serta laporan yang berhubungan dengan pembukuan perusahaan
65 e. Bertugas dalam mengatur cash flow keuangan perusahaan secara keseluruhan Pada divisi finance dan accounting secara khusus dibagi menjadi 3 bagian yaitu : a. Cost accounting memiliki tugas dan wewenang : ) Mencatat segala transaksi yang berhubungan dengan segala kegiatan perusahaan. ) Membuat laporan, termasuk rugi laba dan neraca. 3) Menyediakan laporan yang tepat waktu dan akurat. b. Tax memiliki tugas dan wewenang untuk : ) Menangani pajak perusahaan ) Bertanggung jawab kepada kepala divisi finance dan accounting c. General memiliki tugas dan wewenang : ) Mengatur besarnya pengeluaran ) Mengatur arus keuangan perusahaan 3) Mencatat segala pengeluaran kas perusahaan 4) Membuat laporan keuangan 5) Membuat kas kecil 4. Divisi product, development, business plan, R&D center Divisi product, development, business plan, R&D center dipimpin oleh seorang Kepala Bagian product, development, business plan, R&D center yang bertanggung jawab mengenai product, development, business plan, R&D center kepada CEO.
66 Secara umum divisi product, development, business plan, R&D center mempunyai tugas dan wewenang : a. Menentukan jenis produk yang dihasilkan berdasarkan atas trend yang berkembang di pasar b. Merencanakan strategi-strategi bisnis perusahaan c. Mencari formula untuk membuat jenis keramik baru d. Mengembangkan jenis keramik yang sudah ada agar lebih baik e. Memberikan presentase bahan-bahan yang dibutuhkan untuk membuat suatu jenis keramik tertentu ke bagian production f. Memberikan informasi kepada customer mengenai produk baru 5. Divisi administrasi Divisi administrasi dipimpin oleh seorang Kepala Bagian administrasi yang bertanggung jawab mengenai administrasi perusahaan kepada CEO. Pada divisi administrasi secara khusus dibagi menjadi 3 bagian yaitu : a. HRD memiliki tugas dan wewenang untuk : ) Memecat karyawan ) Melakukan training kepada karyawan yang baru masuk 3) Melakukan wawancara untuk pelamar yang ingin bekerja di PT. Serinco Djaya Marmer Industries 4) Menilai presentasi kerja karyawan 5) Menetapkan sistem penggajian dan tunjangan kalsium sosial karyawan 6) Membina pengembangan dan pengelolaan dalam bidang sumber daya manusia
67 b. General affair memiliki tugas dan wewenang untuk : ) Memelihara kebersihan lingkungan di dalam maupun di luar perusahaan ) Menyediakan makanan ke seluruh karyawan 3) Memeriksa kondisi AC di setiap ruangan c. Security memiliki tugas dan wewenang untuk : ) Menjaga kemanan dan ketertiban perusahaan ) Mendata setiap harinya tamu yang datang 6. Divisi IT Divisi IT dipimpin oleh seorang Kepala Bagian IT yang bertanggung jawab terhadap perkembangan IT di perusahaan tersebut dan bertanggung secara langsung kepada CEO. Secara umum divisi IT mempunyai tugas dan wewenang : a. Memberikan laporan bulanan ke CEO b. Melakukan pengembangan aplikasi kantor baik hardware maupun software c. Melakukan update software yang dirasa penting demi keamanan server d. Melakukan pemeriksaan rutin dan perbaikan terhadap hardware dan instalasi serta pengembangannya e. Membuat user baru terhadap pengaksesan file dan server
68 7. Divisi manufacturing Divisi manufacturing dipimpin oleh seorang Kepala Bagian manufacturing yang bertanggung jawab mengenai manufacturing kepada CEO. Secara umum tugas divisi manufacturing mempunyai wewenang :. Mengawasi siklus produksi keramik. Menjamin mesin-mesin yang digunakan berjalan dengan baik 3. Menjamin keramik yang dihasilkan harus sesuai dengan target Pada divisi manufacturing secara khusus terdapat 6 bagian yaitu : a. Production Production memiliki tugas dan wewenang untuk : ) Memasukan bahan-bahan yang diperlukan untuk pembuatan suatu jenis keramik ke dalam mesin ) Memastikan bahan-bahan yang digunakan untuk suatu jenis keramik tertentu sesuai dengan ukuran yang diterima dari R&D centre Pada bagian production secara lebih khusus lagi dibagi menjadi bagian yaitu : ) OFT OFT memiliki tugas dan wewenang untuk : a) Mengurusi pembuatan keramik dimana pada bagian ini dilakukan pembakaran hanya x. b) Bagian ini dikenal sebagai One Firing Tile
69 ) FWT FWT memiliki tugas dan wewenang untuk : a) Mengurusi pembuatan keramik dimana pada bagian ini dilakukan pembakaran keramik sebanyak x. b) Bagian ini dikenal sebagai Firing Wall Tile b. R&D R&D memiliki tugas dan wewenang untuk : Meneliti dan mengembangkan formula-formula terbaru dalam membuat keramik c. QA (Quality Asurance) QA memiliki tugas dan wewenang untuk : a) Memeriksa kualitas barang atau bahan baku dari sample yang didapat dari supplier b) Mengeluarkan surat setuju atau tolak d. PPIC PPIC memiliki tugas dan wewenang untuk : a) Melakukan pencatatan terhadap barang keluar dan masuk gudang b) Membuat permintaan pembelian barang apabila barang habis atau sudah minimum stock c) Mengontrol persediaan barang yang ada di gudang Pada bagian PPIC dibagi menjadi 3 bagian yaitu : a) Gudang Bahan baku Bertugas mengontrol persediaan bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi keramik.
70 b) Gudang Sparepart Bertugas mengontrol persediaan barang-barang sparepart. c) Gudang Umum Bertugas mengontrol persediaan barang-barang umum seperti sapu, oli, karton, dll yang dibutuhkan perusahaan. e. Engineering Engineering memiliki tugas dan wewenang untuk : a) Memperbaiki mesin-mesin yang rusak b) Memeriksa sparepart dari mesin apakah masih dapat digunakan c) Melapor ke bagian PPIC apabila ada sparepart yang rusak dan harus dibeli d) Menjamin keadaan mesin dalam keadaan baik untuk produksi e) Melapor ke bagian PPIC apabila barang yang dibutuhkan untuk memelihara mesin seperti: oli, gemuk, dll sudah dalam batas minimum jumlahnya
7 3.4 Sistem Pembelian dan Persediaan 3.4. Data Flow Diagram. Diagram Konteks Divisi Pembelian Gudang HUT Penerimaan_BB Penerimaan_BB Administrasi PPIC Produksi PR TTMM Permintaan_BB Pengeluaran_BB Faktur Surat_Jalan Surat_Jalan_Terparaf TTS Sistem Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES Penerimaan_BB Bukti_Pembayaran Payment_Approvement_List Finance and Accounting Supplier TTMM PO HUT Laporan_Pembelian Laporan_Persediaan Laporan_Pembayaran Bukti_Pembayaran Kantor Pusat Manager Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES. Diagram ol
7 Faktur Pengeluaran_BB Supplier Produksi Permintaan_BB Pengeluaran_BB.0 Cek Persediaan BB_Sudah_Min_Stock.0 Permintaan Bahan_Baku 3.0 Pembelian Bahan_Baku PO Supplier Gudang Bahan_Baku TTMM PR Permintaan_BB PR HUT PO TTMM HUT Surat_Jalan Surat_Jalan_Invalid Divisi Pembelian Penerimaan_BB Stock_Card Surat_Jalan_Terparaf 4.0 Pengecekan barang supplier HUT Penerimaan_BB 6.0 Penerimaan BB TTMM 5.0 Pengecekan Kualitas Surat_Jalan Faktur 7.0 Pembuatan Tanda Terima Sementara TTS Penerimaan_ BB Administrasi PPIC Penerimaan_BB Finance_& Accounting Bukti_Pembayaran Bukti_Pembayaran 0.0 Pembuatan Laporan Laporan_Pembelian Laporan_Persediaan Laporan_Pembayaran 8.0 Pembayaran PAL Kantor_Pusat Bukti_Pembayaran 9.0 Penerimaan Bukti_Pembayaran Direktur PAL Gambar 3.3 Diagram ol Sistem Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES
73 3.4. Prosedur Pembelian dan Persediaan Yang Sedang Berjalan Prosedur kerja yang sedang berjalan pada sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku pada PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES adalah sebagai berikut : a. Prosedur Permintaan Bahan Baku Pertama-tama divisi produksi mengeluarkan permintaan bahan baku yang ditujukan untuk gudang bahan baku. Selanjutnya gudang bahan baku membuat pengeluaran bahan baku dan mengupdate stock card, lalu bahan baku yang diminta dikirim ke divisi produksi. Pengeluaran Bahan Baku yang dibuat memiliki dua rangkap : Lembar : Disimpan untuk diarsip Lembar : Ditujukan untuk divisi produksi b. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku Gudang bahan baku melakukan pengecekan pada tiap stock card bahan baku, dan jika jumlah bahan baku pada suatu stock card lebih kecil atau telah mencapai minimum stock, maka gudang bahan baku akan melakukan permintaan pembelian bahan baku kepada divisi pembelian. Permintaan pembelian tersebut dimulai dengan pembuatan PR (Purchase Request) oleh divisi adminsitrasi PPIC. PR yang dihasilkan memiliki empat rangkap : Lembar : Ditujukan untuk divisi pembelian Lembar : Ditujukan untuk gudang bahan baku Lembar 3 : Disimpan untuk dijadikan arsip Lembar 4 : Ditujukan untuk divisi finance dan accounting
74 c. Prosedur Pelaksanaan Pembelian PR Lembar ke- yang diterima oleh divisi pembelian dari administrasi PPIC, selanjutnya akan digunakan sebagai dasar pengecekan oleh divisi pembelian, apakah PR tersebut merupakan repeat order atau bukan. Jika merupakan repeat order, maka divisi pembelian akan langsung membuat PO (purchase order). Jika bukan merupakan repeat order, maka divisi pembelian pertama-tama akan menghubungi beberapa supplier, sesuai dengan daftar supplier yang ada, yang kemudian dilanjutkan dengan analisis dan negosiasi penawaran harga dengan beberapa supplier tersebut. Setelah menganalisis dan negosiasi, divisi pembelian akan menentukan supplier yang paling memenuhi persyaratan, baru kemudian membuat PO. PO yang dibuat memiliki empat rangkap : Lembar : Ditujukan kepada supplier Lembar : Ditujukan untuk divisi finance dan accounting Lembar 3 : Disimpan untuk diarsip Lembar 4 : Ditujukan untuk gudang bahan baku d. Prosedur Penerimaan Bahan Baku PO Lembar ke- diterima oleh supplier, kemudian supplier akan membuat surat jalan yang dibuat dua rangkap, yang keduanya akan dikirim ke gudang bahan baku. Kemudian staff gudang bahan baku mencocokan surat jalan dengan PO lembar ke-4 yang diarsip oleh bagian gudang bahan baku apakah bahan baku yang dikirim sesuai dengan yang dipesan oleh
75 bagian gudang bahan baku atau tidak. Apabila bahan baku yang dikirim tidak sesuai maka staff gudang bahan baku akan mengembalikan surat jalan lembar ke- dan ke- beserta dengan bahan baku yang dikirimkan kepada supplier yang bersangkutan. Kemudian bahan baku yang dikirimkan oleh supplier diukur dan ditimbang oleh staff gudang bahan baku dan mengeluarkan hasil ukur dan timbang yang dibuat dua rangkap: Lembar : Ditujukan kepada Supplier Lembar : Disimpan untuk diarsip Staff gudang bahan baku kemudian menyerahkan lampiran surat jalan lembar ke- dan surat jalan lembar ke- ke Divisi QA dan dilakukan cek kualitas terhadap bahan baku yang dikirim supplier apakah sesuai dengan standar kualitas bahan baku yang ditentukan oleh perusahaan atau tidak. Jika tidak memenuhi, bagian QA akan langsung menolak bahan baku yang dikirim supplier dan membuat TTMM (Tanda Terima Material Masuk) tolak yang dibuat tiga rangkap : Lembar : Ditujukan kepada supplier Lembar : Disimpan untuk dijadikan arsip Lembar 3 : Ditujukan ke bagian gudang bahan baku TTMM (Tanda Terima Material Masuk) tolak tersebut dibuat beserta dengan alasan-alasan penolakan bahan baku yang dikirim dan juga mengembalikan surat jalan lembar ke- dan ke- kepada supplier. Jika standar kualitas bahan baku yang dikirim supplier
76 sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan, maka bagian QA akan membuat TTMM (Tanda Terima Material Masuk) terima yang dibuat tiga rangkap : Lembar : Ditujukan kepada supplier Lembar : Disimpan untuk dijadikan arsip Lembar 3 : Ditujukan kepada bagian gudang bahan baku TTMM (Tanda Terima Material Masuk) terima lembar ke-3 disertai surat jalan lembar ke- dan ke- diberikan kepada gudang bahan baku. Selanjutnya gudang bahan baku menerima TTMM (Tanda Terima Material Masuk) terima lembar ke-3 berserta lampiran surat jalan lembar ke- dan ke- dari Divisi QA, dan bahan baku yang dikirim supplier akan diterima di bagian gudang bahan baku, kemudian surat jalan lembar ke- ditandatangani oleh bagian gudang bahan baku, bahwa bahan baku telah diterima, yang kemudian surat jalan lembar ke- itu akan dibawa oleh supir dari pihak supplier untuk diketahui oleh pihak supplier bahwa barang telah diterima oleh gudang bahan baku, dan surat jalan lembar ke- ditandatangani oleh bagian gudang bahan baku untuk diberikan ke divisi Pembelian. Setelah itu bagian gudang bahan baku yang bersangkutan akan membuat penerimaan bahan baku dan kemudian dicatat pada stock card. Penerimaan bahan baku memiliki empat rangkap : Lembar : Ditujukan untuk divisi finance dan accounting Lembar : Disimpan untuk dijadikan arsip
77 Lembar 3 : Ditujukan untuk administrasi PPIC Lembar 4 : Ditujukan untuk divisi pembelian e. Prosedur Pembayaran Bahan Baku Setelah supplier menerima surat jalan lembar ke- yang telah ditandatangani oleh bagian gudang bahan baku sebagai pemberitahuan bahwa barang telah diterima oleh bagian gudang bahan baku, supplier mengeluarkan faktur yang kemudian dikirimkan ke Divisi Pembelian. Pada Divisi Pembelian surat jalan lembar ke- dan PO lembar ke-3 yang diarsip oleh divisi pembelian dikeluarkan kembali untuk melakukan pengecekan apakah faktur yang diterima sesuai dengan surat jalan lembar ke- dan PO lembar ke-3, apabila tidak sesuai maka Divisi Pembelian akan mengembalikan faktur tersebut ke supplier yang bersangkutan. Jika sesuai maka Divisi Pembelian akan mengeluarkan TTS (Tanda Terima Sementara), yang memiliki dua rangkap: Lembar : Ditujukan untuk divisi finance dan accounting Lembar : Disimpan untuk dijadikan arsip Selanjutnya surat tanda terima lembar ke-, faktur, dan surat jalan lembar ke- akan dikirim ke divisi finance dan accounting. Pada divisi finance dan accounting surat tanda terima lembar ke-, faktur, dan surat jalan lembar ke- dijadikan dasar pembuatan PAL (Payment Approvement List), dan PAL (Payment Approvement List) berserta dengan TTS (Tanda Terima Sementara) lembar ke-, faktur, surat jalan lembar ke-, PR lembar ke-4, dan PO lembar ke-
78 dikirimkan ke kantor pusat untuk diolah. Setelah kantor pusat selesai melakukan pengolahan terhadap data-data yang dikirimkan tersebut, kemudian kantor pusat mengembalikan Bukti pembayaran dan datadata tersebut ke Divisi finance dan accounting untuk diarsip. 3.4.3 Diagram Alir Dokumen Yang Sedang Berjalan
79 Produksi Gudang Bahan Baku Administrasii PPIC Divisi Pembelian Supplier QA Finance & Accounting Mulai 3 5 8 4 6 Membuat Permintaan BB Permintaan BB Membuat PR PR PO Surat jalan 4 PR po Permintaan BB 7 Terima BB Pengeluaran BB Surat jalan Cek apakah barang sesuai dengan pesanan po 4 Membuat Pengeluaran BB dan catat stock card Kirim BB ke Produksi Pengeluaran BB BB Sesuai Mulai Cek Stock Card Untuk Min Stock Ya Mengukur dan menimbang barang dari supplier Stock Card Tidak Stop PR 4 3 PR 3 4 Cek reapet order Tidak Kontak beberapa supplier untuk penawaran harga Ya Analisis dan negosiasi penawaran harga dengan supplier Pilih beberapa supplier Membuat PO 4 3 po Membuat surat jalan Surat jalan TTMM (Terima) TTMM (Tolak) Surat jalan 7 Cek kualitas barang yang dikirim sesuai dengan standar yang ditentukan Sesuai Membuat TTMM Surat Jalan 3 TTMM TTMM (Terima) (Terima) 9 Tidak Sesuai Tolak barang yang dikirim Membuat TTMM Surat Jalan 3 TTMM TTMM (Terima) (Tolak) Beserta alasan penolakan 0 Tidak Sesuai Barang dan Surat Jalan dikembalikan Surat jalan Surat jalan 8 HUT 5 6 HUT Surat jalan Gambar 3.4 Diagram Alir Data yang Sedang Berjalan Pada PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES
80 Produksi Gudang Bahan Baku Administrasii PPIC Divisi Pembelian Supplier QA Finance & Accounting Stock card 9 Surat jalan 3 TTMM (Terima) 4 po Barang diterima di bagian gudang Mencatat stock card 0 TTMM (Tolak) 3 Surat jalan Mencocokkan dengan PO Sesuai 3 po Tidak 3 Faktur Faktur Dikembalikan Surat jalan Membuat faktur faktur 3 PO 4 Surat Jalan Faktur TTS Membuat PAL (Payment Approvement list) Penerimaan BB 3 Penerimaan BB 4 Membuat laporan penerimaan bb dan paraf surat jalan Surat jalan Membuat TTS (Tanda Terima Sementara) Surat Jalan Faktur TTS Faktur PAL Surat Jalan Faktur TTS Dikirim ke kantor pusat untuk diolah 4 PR PO 4 Menerima kembali data yang telah diolah dari kantor pusat beserta bukti pembayaran 3 Penerimaan BB 4 Penerimaan BB PAL Surat Jalan Faktur TTS 4 PR PO Bukti pembayaran Gambar 3.4 Diagram Alir Data yang Sedang Berjalan Pada PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES (Lanjutan)
8 3.5 Permasalahan Yang Dihadapi Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT. SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES, permasalahan yang dihadapi antara lain :. Membutuhkan proses yang bertahap untuk mendapatkan informasi mengenai persediaan dan pembelian, karena harus mencari dari banyak berkas yang disimpan terpisah dan kurang terorganisasi yang masih menggunakan proses manual dalam pendataannya. Proses pembelian bahan baku yang sampai saat ini masih manual dan belum mengunakan sistem komputerisasi sehingga memakan waktu yang cukup lama. 3. Belum adanya database yang terintegrasi. 3.6 Analisis Kebutuhan Informasi. Daftar laporan yang dihasilkan : a. Laporan pembelian b. Laporan persediaan bahan baku c. Laporan pembayaran d. Laporan penerimaan bahan baku e. Laporan pengeluaran bahan baku
8. Daftar Entitas Tabel 3. Daftar Entitas Stock_Card Adalah entitas yang berisikan informasi mengenai persediaan bahan baku. Supplier Adalah entitas yang memberikan informasi data supplier. PR Adalah entitas yang memberikan informasi tentang permintaan pembelian bahan baku. PO Adalah entitas yang memberikan informasi mengenai pemesanan pembelian bahan baku. Pengeluaran_BB (Bahan Baku) Adalah entitas yang memberikan informasi mengenai bahan baku yang digunakan oleh Divisi Produksi. HUT (Hasil_Ukur_Timbang) Adalah entitas yang berisikan informasi mengenai hasil pengukuran dan penimbangan bahan baku yang dikirim supplier. TTMM (Tanda Terima Material Masuk) Adalah entitas yang berisikan informasi mengenai penerimaan atau penolakan terhadap bahan baku yang
83 dikirimkan supplier. Penerimaan_BB (Bahan Baku) Adalah entitas yang berisikan informasi tentang bahan baku yang diterima di gudang Faktur Adalah entitas yang berisikan informasi tentang tagihan dari supplier TTS (Tanda Terima Sementara) Adalah entitas yang berisikan informasi tentang penerimaan faktur atau kwitansi. PAL (Payment Approvement List) Adalah entitas yang berisikan informasi tentang daftar persetujuan pembayaran terhadap bahan baku yang dibeli Bukti_Pembayaran Adalah entitas yang berisikan infomasi tentang bukti dari pembayaran Surat_Jalan Adalah entitas yang berisikan informasi tentang surat jalan dari supplier Bahan_Baku Adalah entitas yang berisikan informasi tentang bahan baku yang digunakan untuk produksi Permintaan_BB Adalah entatas yang berisikan
84 informasi tentang permintaan terhadap bahan baku yang tersedia 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang dihadapi oleh PT SERICO DJAYA MARMER IDUSTRIES, maka pemecahan masalah yang diusulkan antara lain :. Merancang dan membuat basis data dan aplikasi persediaan dan pembelian yang terintegrasi satu sama lain sehingga transaksi pembelian dan pengontrolan persediaan dapat dilakukan secara terkomputerisasi, yang dapat meningkatkan produktivitas kerja agar dapat lebih efektif dan efisien. Hilangkan budaya untuk pencatatan transaksi dengan manual 3. Membuat laporan laporan yaitu laporan pembelian, laporan pembayaran, laporan persediaan bahan baku, laporan penerimaan bahan baku, dan laporan pengeluaran bahan baku yang dibutuhkan oleh manager untuk dapat menganalisis transaksi-transaksi yang berhubungan dengan pembelian dan persediaan serta mengetahui perkembangan perusahaan.