ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA INTERNAL MANAJEMEN PROYEK BERBASIS WEB PADA PT. XYZ Yovinda Universitas Bina Nusantara, Jl. Raya Permata Kel. Curug Kec. Gunung Sindur RT 002/004, 081808231212, vinda_aipwe@yahoo.com Anthony Putra Wijaya Universitas Bina Nusantara, Jl. Krendang Timur gang 6 no 26, 081283821215, anthonypw.apw@yahoo.com Kuki Karuna Priyoga Universitas Bina Nusantara, Perumahan Resindia blok D2 018 Karawang, 08784832355, kuki_karuna@yahoo.com Yusrizal Oenzil Yusrizal_oenzil@yahoo.com ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah membangun sebuah sistem basis data untuk membantu proses manajemen proyek pada PT. XYZ karena pada saat ini proses tersebut masih berjalan secara manual. Perancangan basis data yang terstruktur memberikan kemudahan dalam menyimpan dan mengakses data yang diperlukan, serta menjaga keamanan data proyek sehingga tidak disalahgunakan. Metode analisis yang digunakan dalam aplikasi ini adalah dengan melakukan wawancara kepada pihak perusahaan untuk mengumpulkan data yang diperlukan untuk merancang sistem yang akan dibangun. Sedangkan metode perancangan menggunakan metode waterfall. Hasil yang dicapai adalah suatu aplikasi yang berfungsi untuk mengatur penjadwalan pengerjaan proyek yang sedang ditangani oleh perusahaan. Simpulannya adalah dengan adanya aplikasi manajemen proyek ini dapat mempermudah pembagian tugas dan pembuatan timeline kerja. Kata kunci : basis data, manajemen proyek, perancangan
ABSTRACT The purpose of this research is to build a database system to help project management process in PT. XYZ because at this time the process is stil running manually. Structured database design provide ease to store and needed data access, and maintain data security so that the project data is not misused. The method of analysis used by doing interview with the company owner to collect data to design system that will be build. While the design method used is waterfall concept design. The result is the application purpose is to make project timeline. The conclusion is to ease division tasks and to make timeline. Key words : database, project management, design PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan zaman saat ini, teknologi informasi juga semakin berkembang. Kemajuan teknologi informasi memberikan berbagai kemudahan dalam segala bidang kehidupan manusia dan membuat pemikiran manusia menjadi lebih inovatif dalam membuat hal hal baru. Banyak sekali manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan teknologi dalam kegiatan manusia sehari-hari maupun dalam kegiatan bisnis. Salah satu manfaat tersebut adalah membuat kerja manusia menjadi lebih mudah dan lebih efisien sehingga tidak perlu memakan banyak waktu dan juga biaya. Salah satu hal penting yang diperlukan sebuah perusahaan dalam menjalankan bisnis nya adalah bagaimana cara mereka bisa melakukan atau mengontrol pekerjaan mereka dengan mudah dan juga efisien. Tidak hanya efisien dalam hal biaya, tetapi juga efisien waktu. Sehingga, biasanya perusahaan-perusahaan tersebut akan memerlukan sebuah aplikasi yang akan membantu kinerja mereka baik secara internal maupun hubungan langsung dengan client. PT. XYZ adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang web design. PT. XYZ yang telah didirikan sejak tahun 2004 ini menawarkan jasa dalam pembuatan design logo, design web, design dan juga percetakan katalog, pembuatan poster dan juga flyer.
Saat ini, PT. XYZ sudah memiliki 12 progammer, 4 designer dan juga proyek yang sedang dikerjakan. Sehingga untuk mengatur proyek yang sedang mereka kerjakan secara manual dirasakan tidak efisien lagi. Oleh karena itu, akan diperlukan sebuah sistem online project management berbasis database untuk digunakan oleh bagian internal PT. XYZ untuk mengontrol proyek proyek baru yang akan dikerjakan maupun proyek yang sedang dalam proses pengerjaan dalam bentuk scheduling dan timeline dari tiap proyek yang ada, sehingga akan menjadi lebih efisien. Dengan melihat masalah, PT. XYZ membutuhkan suatu sistem yang dapat membantu proses manajemen proyek. Berikut beberapa rumusan masalah yang didapat berdasarkan latar belakang di atas adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana sebuah sistem mampu mengatur alur dan perkembangan proyek yang sedang dikerjakan. 2. Bagaimana sistem tersebut mampu memfasilitasi penjadwalan kerja para progammer tanpa harus saling bertemu. 3. Bagaimana menghindari terjadinya redundansi data 4. Bagaimana sebuah sistem mampu menjaga keamanan data-data yang dimiliki oleh perusahaan Adapun ruang lingkup dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Menganalis kebutuhan user untuk sistem yang akan dirancang. 2. Merancang database yang sesuai dengan sistem yang akan dibangun, dengan membatasi entitas incentive tidak ada pada sistem. 3. Merancang sebuah sistem internal yang berbasis web database. Adapun semua proyek yang sedang dikerjakan oleh PT. XYZ masih dikontrol secara manual, maka tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Merancang dan membangun sebuah sistem yang akan membuat project management pada PT. XYZ lebih mudah di kontrol dan selesai tepat waktu.
Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Mempermudah Project Manager dalam mengatur dan membagi tugas kepada progammer dan juga designer. 2. Semua data yang ada di dalam sistem akan di record ke dalam database. 3. Pembuatan laporan kepada pimpinan akan lebih mudah dan juga lebih transparan karena semua aktivitas staff sudah tersimpan ke dalam sistem history. Terdapat metodologi penelitian dan metodologi perancangan yang digunakan untuk menyelesaikan proyek yang merupakan bagian dari skripsi ini, langkah langkah untuk metodologi penelitiannya yaitu 1. Studi Pustaka Untuk studi pustaka dilakukan dengan membaca buku buku dan sumber sumber lain yang berhubungan dengan proyek yang akan dibuat. 2. Interview Pada tahap ini, penulis melakukan wawancara dengan Project Manager PT. XYZ mengenai aplikasi proyek yang akan dibuat dan kebutuhan utama yang harus disediakan dalam pembuatan aplikasi tersebut. Hasil dari wawancara dan observasi tersebut dapat dijadikan landasan teori yang dapat bermanfaat untuk perancangan dan pembuatan sistem yang baru. Dalam penyusunan skripsi, penulis membagi ke dalam 5 (lima) bab yaitu sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang pembuatan skripsi, ruang lingkup, tujuan yang ingin dicapai dan manfaat yang dapat diperoleh, metodologi yang digunakan, dan sistematika penulisan yang menerangkan gambaran umum secara singkat tiap bab pada skripsi ini.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menjelaskan teori teori umum dan teori teori pendukung yang digunakan dalam analisa pembuatan laporan dan aplikasi yang berhubungan dengan database, web database, dan pengendalian informasi. BAB 3 METODOLOGI Bab ini membahas tentang metodologi, analisis sistem yang sedang berjalan, analisis kebutuhan user, dan perancangan sistem aplikasi yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan user. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas tentang spesifikasi sistem dan tampilan layar dari perancangan yang telah diimplementasikan, dan juga hasil evaluasi yang telah diimplementasikan kepada user. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini membahas tentang simpulan dari hasil penelitian dan saran yang dapat dijadikan sebagai pembelajaran untuk penelitian di masa yang akan datang.
METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan dalam perancangan aplikasi manajemen proyek ini menggunakan metode waterfall. 1. Communication Pada tahap ini penulis melakukan pengumpulan data dengan melakukan wawancara kepada PT. XYZ untuk mengetahui kebutuhan dalam perancangan aplikasi manajemen proyek. 2. Planning Pada tahap ini penulis melakukan perencanaan perancangan aplikasi dengan membuat gantt chart untuk mempermudah pengerjaan aplikasi agar lebih efektif. 3. Modeling Pada tahap ini penulis membuat UML dan desain model aplikasi yang telah didapat dari proses wawancara. 4. Construction Pada tahap ini penulis melakukan perancangan aplikasi dari hasil modeling dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP, HTML, Javascript, JQuery, CSS, dan SQL Query. 5. Deployment Tahap ini dilakukan setelah aplikasi selesai dirancang. Pada tahap ini aplikasi sudah dapat digunakan oleh user dan dilakukan pemeliharaan aplikasi secara berkala.
DFD (Data Flow Diagram) Sistem Yang Berjalan Pada subbab ini akan menjelaskan diagram context dan diagram nol sistem yang sedang berjalan pada PT. XYZ Diagram Context Gambar 1 Diagram Context
DFD Sistem Berjalan Gambar 2 DFD Sistem Berjalan
Metode yang digunakan dalam perancangan basis data yaitu menggunakan metode Database System Development Lifecycle Database Planning System Definition Requirement Collection and Analysis DBMS Selection (optional) Conceptual Database Design Logical Database Design Application Design Physical Database Design Prototyping (optional) Implementation Data Conversion and Loading Testing Operation Maintenance Gambar 3 Database System Development Lifecycle
ERD Global Gambar diatas merupakan ERD yang didapat dari Database System Development Lifecycle setelah melalui tahap konseptual, logikal, dan fisikal
Berikut adalah perancangan struktur menu dari masing-masing pengguna aplikasi, dibedakan menjadi 3 hak akses yaitu, admin, project manager, dan staff. Untuk memperjelas kegiatan yang dilakukan oleh tiap user maka dibuat rancangan menu seperti gambar dibawah ini. Perancangan menu login sebagai admin Add Project Project List Login Home Add User User List Delete User Edit Perancangan menu login sebagai project manager Login Home Project List Add New Module Update Project Delete Project User List Edit Password
Perancangan menu login sebagai staff Project List Login Home User List Edit Password HASIL DAN BAHASAN Dihasilkan aplikasi manajemen proyek berbasis web yang digunakan perusahaan dalam membantu penjadwalan kerja suatu proyek, berikut beberapa screenshoot tampilan aplikasi yang dibuat: Tampilan login untuk semua user, membutuhkan username dan password agar dapat masuk ke aplikasi.
Tampilan home untuk admin setelah melakukan login. SIMPULAN DAN SARAN Pada penulisan skripsi ini, dihasilkan suatu aplikasi manajemen proyek berbasis web pada PT. XYZ. Berdasarkan analisis dan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya, makan dapat disimpulkan bahwa : 1. Aplikasi yang telah dibuat dapat memudahkan proses manajemen proyek pada PT. XYZ sehingga proses manajemen proyek dapat di kontrol dan selesai tepat waktu. 2. Memudahkan admin untuk memasukkan data proyek baru dan data karyawan yang berkepentingan dalam pengerjaan proyek. 3. Memudahkan project manager untuk memasukkan module baru yang harus dikerjakan oleh karyawan. 4. Memudahkan project manager untuk mengontrol kerja para karyawan. 5. Memudahkan karyawan untuk mengetahui tugas apa saja yang harus dikerjakan setiap hari tanpa harus datang ke kantor. 6. Memberikan reminder kepada project manager dan karyawan jika batas waktu proyek sudah hampir habis. Untuk meningkatkan kinerja aplikasi diajukan beberapa saran yang dapat dipertimbangkan untuk pengembangan lebih lanjut, antara lain : 1. Perlu adanya sistem forum atau chat untuk memudahkan komunikasi antar karyawan jika ingin mendiskusikan proyek yang sedang dikerjakan.
2. Perlu adanya perbaikan design tampilan aplikasi agar terlihat lebih menarik dan tidak kaku. REFERENSI Connolly, T. M., Begg, C. E. (2010). Database Systems A Practical Approach to Design Implementation and Management (5th edition). United States Of America: Pearson Education, Inc. Pressman, R. (2010). Software Engineering : A Practitioner s Approach. (7th edition). RIWAYAT PENULIS Yovinda, lahir dikota Pontianak pada 9 Maret 1993. Yovinda menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015. Anthony Putra Wijaya, lahir dikota Jakarta pada 14 November 1992. Anthony Putra Wijaya menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015. Kuki Karuna Priyoga, lahir dikota Jakarta pada 6 Desember 1994. Kuki Karuna Priyoga menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015.