ANALISA DAN PERANCANGAN APLIKASI DATABASE UNTUK ADMINISTRASI PENGIRIMAN BARANG PADA PT. TRANSINDO JAYA BAHARI

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN APLIKASI DATABASE UNTUK ADMINISTRASI PENGIRIMAN BARANG PADA PT. TRANSINDO JAYA BAHARI Riky Aprian Binus University, Jakarta, Indonesia, Christian Sasly Pangau Binus University, Jakarta, Adhi Viriya Binus University, Jakarta, Indonesia, Yusrizal Oenzil, Drs., M.Sc. Binus University, Jakarta, Indonesia, ABSTRACT The purpose of this research is the application that allows users to existing admin on PT. Transindo Jaya Bahari to manage the delivery of database administration at PT. Transindo Jaya Bahari and of all things related to the delivery of the goods by the customer PT. Transindo Jaya Bahari like to see the data delivery transactions, track record of delivery of goods by the user, etc.. The method used is the method of analysis and design. Method of analysis, using the method of fact finding by studying documents and conduct interviews. Medium design method that uses modern database design through conceptual design, logical and physical as well as using a diagram such as DFD, ERD, and FD Diagram. The result achieved is an application of the database that is made by using Visual Basic, and for the database using SQL SERVER. The conclusion of this study is a database application accelerates data access, to prevent the risk of data loss, improve effectiveness and efficiency, and produce information quickly, precisely, and accurately. Keywords: database applications, administration, delivery of goods.

2 ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah memudahkan pengguna aplikasi yaitu admin yang ada pada PT. Transindo Jaya Bahari untuk mengelola administrasi database pengiriman barang yang pada PT. Transindo Jaya Bahari yaitu segala sesuatu yang berhubungan dengan pengiriman barang oleh customer PT. Transindo Jaya Bahari seperti melihat data transaksi pengiriman, track record pengiriman barang oleh user, dll. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis dan perancangan. Metode analisis yaitu menggunakan metode fact finding yaitu dengan mempelajari dokumen dan melakukan interview. Sedang metode perancangan yaitu mengunakan perancangan database modern melalui perancangan konseptual,logikal dan fisikal serta menggunakan beberapa diagram seperti DFD, ERD, dan FD Diagram. Hasil yang dicapai adalah sebuah aplikasi tentang database yang di buat dengan menggunakan Visual Basic, dan untuk databasenya menggunakan SQL SERVER. Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah sebuah aplikasi database mempercepat pengaksesan data, mencegah resiko kehilangan data, meningkatkan efektifitas dan efisiensi, dan menghasilkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Kata Kunci : aplikasi database, administrasi, pengiriman Barang. PENDAHULUAN Kemajuan teknologi informasi telah memberi berbagai kemudahan dalam segala bidang kehidupan dan memberikan cara berpikir baru bagi manusia. Pada mulanya sistem informasi tidak begitu penting dalam proses pengambilan keputusan, namun dalam era globalisasi sekarang ini informasi memegang peranan penting dalam peningkatan efektifitas, terutama dalam bidang usaha. Hal di atas tersebut disadari oleh PT. Transindo Jaya Bahari yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang ekspedisi Jakarta ke wilayah Indonesia Timur yaitu kota Manado. Bisnis ekspedisi yang di jalankan oleh perusahaan PT Trasindo Jaya Bahari yaitu pengiriman barang pulang pergi khusus melalui laut. Barang barang tersebut dibawa menggunakan container dan transportasi lautnya menggunakan jasa penyewaan kapal yang di handle sendiri oleh perusahaannya. Perancangan aplikasi database pada PT Trasindo Jaya Bahari dibuat agar PT Trasindo Jaya Bahari menggunakan system paperless, yaitu untuk meminimalisir penggunaan kertas dimana pada sebelumnya masih menggunakan metode pencatatan untuk melihat history dari setiap transaksi yang dilakukan oleh pelanggan. Pada system paperless akan lebih menggunakan system aplikasi database. Dengan adanya aplikasi ini maka perusahaan dapat melihat history dari setiap transaksi yang dilakukan oleh customer dan barang yang dikirim oleh mereka serta dapat mencetak kwitansi barang tersebut berdasarkan hasil dari transaksi yang dilakukan oleh para customer tersebut. Berdasarkan latar belakang tersebut maka penulis bermaksud melakukan penelitian dengan judul ANALISA DAN PERANCANGAN APLIKASI DATABASE UNTUK ADMINISTRASI PENGIRIMAN BARANG PADA PT. TRANSINDO JAYA BAHARI. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penulisan Skripsi ini meliputi dua bagian pokok yaitu Metode Analisis dan Metode Perancangan. 1. Metode Analisis dengan metode Fact Finding Analisis sistem dengan metode Fact Finding melalui dua tahapan, yaitu: a. Pelajari Dokumen. b. Interview (wawancara).

3 2. Metode Perancangan a. Perancangan database modern melalui perancangan konseptual, logikal, dan fisikal. b. Perancangan aplikasi dengan menggunakan Visual Basic 6.0, serta menggunakan Microsoft SQL Server untuk membangun database-nya. HASIL DAN BAHASAN Berikut analisis dari sistem yang sedang berjalan dari PT Transindo Jaya Bahari yang telah digambarkan dalam bentuk DFD

4 Setelah menganalisis system yang sedang berjalan pada perusahaan PT Trasindo Jaya Bahari maka masalah yang dapat ditemukan adalah sebagai berikut : 1. Waktu untuk memproses yang lama dalam memproses data. 2. Sering terjadi kesalahan pada karyawan / human error pada saat membuat form transaksi. 3. Sering terjadi kesalahan dalam memproses data. 4. Kurangnya keamanan dalam memproses data. Dengan adanya masalah tersebut, maka diusulkan untuk membuat sebuah sistem aplikasi yang berbasiskan database sebagai pemecahan masalah. Tabel 1 Tabel Rincian Timeline Perancangan dan Implementasi Sistem Waktu dalam minggu No Kegiatan Pembentukan Tim X 2 Pengumpulan Informasi 3 Perancangan Database X 4 Pembuatan Aplikasi X X X X 5 Implementasi Database X X 6. Masa Percobaan X X X 7. Evaluasi Aplikasi X X X

5 Berikut ringkasan design sistem aplikasi database yang diusulkan. Ringkasan design database yang diusulkan dibuat dengan tampilan ERD Logical yang sudah dinormalisasi dari bentuk Conseptual nya.

6 Berikut rancangan sistem aplikasi yang akan diterapkan pada PT Transindo Jaya Bahari Karyawan Customer Data Master Kota Pelabuhan Login Home Barang Gudang Kendaraan Pemesanan Tagihan Transaksi Invoice Laporan Pengiriman Faktur Shipping List Tanda Terima

7 Gambar tersebut merupakan rancangan tampilan dari Login Gambar tersebut merupakan rancangan dari tampilan home

8 Gambar tersebut merupakan rancangan tampilan dari pemesanan Gambar tersebut merupakan rancangan tampilan dari data barang

9 Gambar tersebut merupakan rancangan tampilan dari pemesanan Sistem basis data yang telah dirancang akan diuji dan dievaluasi. Berikut ini merupakan beberapa aspek yang dievaluasi beserta hasil dari evaluasi tersebut. Sebelum Penerapan Sistem Membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk melakukan pemprosessan data yang ada seperti melakukan pecarian data yang ada dalam buku besar. Sistem Baru Untuk memproses data menjadi lebih singkat karena sudah terkomputerisasi dalam contoh pecarian data sudah menggunakan search data. Sering terjadi human error. Dapat meminimalisir human error karena memiliki sister validasi pada sistem yang baru. Membutuhkan tempat yang cukup banyak untuk menyimpan berkas-berkas transaksi dan data Membutuhkan tempat yang lebih sedikit karena semua data tersimpan dalam database. master. Keamanan masi belum terjamin karena kemungkinan pihak pihak lain masi bisa mengakses data dan proses back up berjalan lama apabila terjadi hal hal yang tidak di inginkan. Keamanan sudah terjamin karena yang bisa mengakses hanya Admin yang sudah di dilengkapi username dan password dan untuk pemback-up an di lakukan seminggu dan sebulan sekali menggunakan CD. Sebuah DBMS sebaiknya menyediakan fasilitas back-up untuk recovery dari kesalahan pada database. Sangat disarankan untuk membuat cadangan back-up database dan log file pada jarak waktu tertentu dan dapat dipastikan cadangan tersimpan pada tempat yang aman. Untuk meminimalisir akan terjadinya kerusakan maupun kehilangan data pada basis data yang mungkin disebabkan oleh kecelakaan-kecelakan yang tak terduga, maka data harus di- back-up. Tabel Media Back Up Periode Back Up Data Master Karyawan CD-RW Satu bulan sekali Data Master Customer Data Master Kota Data Master Pelabuhan Data Master Barang Data Master Gudang Data Master Kendaraan Data Transaksi Pemesanan CD-RW Satu minggu sekali

10 Data Transaksi Tagihan Data Transaksi Laporan Pengiriman Data Transaksi Invoice Data Transaksi Faktur Data Transaksi Shippinglist Data Transaksi Tanda Terima PRINT SCREEN 1. Halaman Login Gambar 1 Halaman Login Pada halaman ini user yang merupakan admin dari perusahaan itu sendiri harus melakukan input username dan password agar bisa mengakses ke dalam aplikasi database 2. Halaman Home

11 Gambar 2 Halaman Home - Select Company Setelah melakukan login dan sebelum masuk ke menu home, admin dapat memilih 3 menu yang terdapat dalam home, yaitu Data Master, Transaksi dan Log Out. 3. Halaman Data Master Barang Gambar 3 Halaman Data Master Barang Tampilan di atas merupakan menu tampilan data master barang yang dalamnya berisi idbarang, namabarang, jenisbarang, beratbarang, volumebarang. Dalam data master bisa dilakukan insert, update, delete dan search. Hal ini juga berlaku pada data master lainnya, yakni: Data master customer Data master gudang Data master karyawan Data master kendaraan Data master kota Data master pelabuhan 4. Halaman Data Transaksi Pemesanan

12 Gambar 3 Halaman Data Transaksi Pemesanan Tampilan di atas merupakan menu tampilan data transaksi pemesanan di mana terdapat idpemesanan, nama pengirim, nama penerima, nama barang, kota asal, kota tujuan, dan alamat dari kota tujuan tersebut. Dalam data transaksi kita bisa melakukan insert, update, delete. Hal ini juga berlaku untuk data transaksi lainnya seperti : Data transaksi pemesanan Data transaksi tagihan Data transaksi laporan pengiriman Data transaksi invoice Data transaksi faktur Data transaksi shippinglist Data transaksi tanda terima SIMPULAN DAN SARAN Setelah melakukan analisis dan perancangan basis data pada PT. Transindo Jaya Bahari seperti yang diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Setelah adanya sistem basis data, data data tersimpan dengan baik di dalam database dengan sistem keamanan yang baik dan terintegrasi. 2. Dengan adanya sistem aplikasi database maka kesalahan kesalahan yang terjadi dalam memproses data yang di akibatkan oleh redudancy data bisa teratasi. 3. Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan akibat faktor manusia yaitu kelalaian atau ketidaktelitian (human error) dalam perhitungan. 4. Waktu yang dibutuh dalam pemprosesan data menjadi lebih cepat. 5. Pada aplikasi basis data yang dirancang, dapat dilakukan penambahan, penghapusan, pengubahan, pembatalan, penyimpanan, serta pencetakan data-data yang berhubungan dengan transaksi pengiriman barang dengan lebih cepat.

13 6. Sistem keamanan yang lebih terjamin karena hanya admin yang dapat mengakses aplikasi ini. Selain itu admin diwajibkan untuk melakukan login di mana username dan password harus sesuai dengan username dan password yang terdapat di dalam database. Saran-saran yang dapat berikan sehubungan dengan analisis dan perancangan basis data ini yaitu : 1. Melakukan perubahan terhadap basis data yang diimplementasikan jika perusahaan berkembang dengan sangat pesat karena aplikasi basis data yang dirancang tidak sanggup menampung jumlah data yang sangat besar. 2. Untuk pengembangan aplikasi kedepan akan di tambahkan fitur tentang gudang, yaitu dengan adanya fitur ini maka di harapkan bisa mengetahui jenis jenis barang yang belum terkirim dan barang yang telah dikirim. 3. Dikarenakan apabila data yang ditampung sudah sangat besar dan tidak bisa ditampung oleh aplikasi ini maka sistem database dari aplikasi ini di sarankan untuk di update menjadi sistem database yang lebih bagus contoh : dari sql server menjadi oracle. 4. Pada tahap pengembangan ke depan dapat diadakan fitur penghitungan keuangan dimana proses penghitungan dapat di peroleh berdasarkan volume barang dikali jumlah barang yang akan dikirim dan disesuaikan dengan volume dari container yang akan dikirim. REFERENSI Budiharto, Widodo. (2002). Aplikasi Database dengan SQL Server 2000 dan Visual Basic 6. PT. Elex Media Komputindo, Gramedia Jakarta Indrajani,Skom., MM.(2011). Bedah kilat 1 Jam Pengantar dan Sistem Basis Data ( Jilid -1 ) Jakarta : PT Alex Media Computindo Pamungkas.Ir (2001). Tips & Trick Microsoft Visual Basic 6.0,( jilid-1 ) Jakarta: PT Alex Media Computindo. Thomas Connolly & Carolyn Begg.(2010). Database Systems A PRACTICAL APPROACH TO DESIGN, IMPLEMENTATION, AND MANAGEMENT ( edisi 5 ). NewYork : Pearson. Whitten, J.L, Bentley, L.D., & Ditman, K.C. diterjemahkan oleh Tim Penerjemah ANDI. (2004). Metode Design dan Analisis Sistem. (edisi 6). Yogyakarta: Penerbit ANDI. Yourdon E. (1989). Modern Structured Analysis. United State of America: Yourdon Press. RIWAYAT PENULIS Riky Aprian lahir di kota Pekanbaru pada tanggal 5 April Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun Christian Sasly Pangau lahir di kota Bitung pada tanggal 10 April Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun Adhi Viriya lahir di kota Jakarta pada tanggal 28 Februari Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2013.