BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. VANCO MAS SEJAHTERA merupakan perusahaan distributor yang bergerak di bidang penjualan kipas yang kiprahnya di dunia bisnis industri kipas masih tergolong muda. Karena PT ini didirikan pada bulan Maret 1993 yang berkantor pusat di lantai lower ground (LG) No. 162G Jl. Kramat Raya No. 101 Jakarta Pusat. PT. VANCO MAS SEJAHTERA hingga sekarang memiliki karyawan lebih dari 50 orang dan memiliki peralatan komikasi yang memadai. PT. VANCO MAS SEJAHTERA lebih mengkhususkan diri dalam menjual produk-produk merk VANCO. Selain menjual produk, PT. VANCO MAS SEJAHTERA juga menawarkan jasa servis. Aktifitas PT. VANCO MAS SEJAHTERA ini lebih berpusat di Jakarta dan memiliki 1 kantor pusat, 1 gudang dan 4 kantor outlet (outlet). Berikut ini adalah lokasi kantor pusat, gudang dan outlet berserta jumlah karyawannya 1. Kenari Mas, lantai lower ground (LG) No. 162G Jl. Kramat Raya No. 101 Jakarta Pusat, merupakan kantor pusat PT VANCO MAS SEJAHTERA, dengan jumlah karyawan sebanyak 25 orang. 65
66 1. Outlet Lindenteves GF 2 Blok A2 No. 31-32 Jalan Hayam Wuruk, Glodok Jakarta Barat, merupakan outlet PT VANCO MAS SEJAHTERA, dengan jumlah karyawan sebanyak 5 orang. 2. Outlet Glodok Lt. Dasar Blok C Glodok Jaya merupakan outlet PT VANCO MAS SEJAHTERA, dengan jumlah karyawan sebanyak 3 orang. 3. Outlet HWI ruko blok A no 3 Jalan Hayam Wuruk, Glodok Jakarta Barat, merupakan outlet PT VANCO MAS SEJAHTERA, dengan jumlah karyawan sebanyak 9 orang.. 4. Outlet Kenari, Pasar Kenari Lama Blok AKS/198 Jalan Salemba Raya Jakarta Pusat, merupakan outlet PT VANCO MAS SEJAHTERA, dengan jumlah karyawan sebanyak 13 orang. 5. Harapan Baru, Bekasi merupakan gudang PT VANCO MAS SEJAHTERA, dengan jumlah karyawan sebanyak 23 orang Pada dasarnya perusahaan ini selain menjual produk VANCO dalam menjalani usaha ini, perusahaan juga menjual produk-produkl lain seperti: 1. S&P (Spanyol) 2. Beijing Establishing (China) 3. Shanghai Establishing (China) Adapun komponen bisnis PT VANCO MAS SEJAHTERA yang menggambarkan hubungan antara pemasok, perusahaan dan pelanggan adalah sebagai berikut.
67 Pemasok PT VANCO MAS SEJAHTERA Outlet Customer Gambar 3.1 Komponen Bisnis PT VANCO MAS SEJAHTERA Sumber : PT VANCO MAS SEJAHTERA Pemasok adalah para supplier, umumnya adalah pabrik-pabrik yang memproduksi kipas angin yang memasok barang-barang hasil produksinya ke PT VANCO MAS SEJAHTERA. Outlet adalah toko-toko yang merupakan toko dari PT VANCO MAS SEJAHTERA dimana perusahaan memasok barang-barang ke outlet dan outlet harus memberikan laporan penjualan harian kepada perusahaan. Customer adalah para pembeli yang membeli kipas dari PT VANCO MAS SEJAHTERA. Customer yang dimaksudkan ini dapat merupakan end user, toko kipas yang lainnya, pabrik yang membutuhkan kipas untuk kipas industri, maupun taman rekreasi. Pembayaran yang dilakukan dapat dalam bentuk giro dan tunai. 3.1.2 Struktur Organisasi Dalam satu perusahaan struktur organisasi perusahaan merupakan hal yang sangat penting, karena dengan mempelajari stuktur organisasi, maka dapat di peroleh gambaran mengenai bagian-bagian yang ada dalam
68 perusahaan tersebut, beserta tugas, wewenang dan tanggung jawab serta koordinasi antar bagian-bagian yang bersangkutan. Dengan adanya struktur organisasi maka akan mempermudah kita untuk melihat data digunakan oleh siapa dan bagaimana digunakan serta memberi batasan bagi tiap orang dan bagian. Note: Daerah berwarna abu-abu berarti setiap outlet memiliki kepala outlet, staf admin dan Sales. HRD Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT VANCO MAS SEJAHTERA Sumber : PT VANCO MAS SEJAHTERA 3.1.3 Tugas dan Wewenang Berikut ini adalah tugas dan dan wewenang dari masing-masing jabatan pada PT VANCO MAS SEJAHTERA.
69 1. Direktur Tugas dan wewenang direktur adalah: a. Memimpin dan mengawasi jalannya usaha bisnis perusahaan dan menetapkan kebijakan perusahaan. b. Bertanggung jawab penuh mengenai modal dan investasi. c. Menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan demi kemajuaan perusahaan. d. Membuat rencana dan keputusan untuk kegiatan perusahaan. e. Mengawasi setiap bagian atau departemen yang ada di dalam perusahaan. f. Memeriksa dan mengevaluasi laporan berkala. g. Mencari inovasi baru untuk mengembangkan perusahaan. h. Memimpin rapa-rapat untuk mengambil keputusan bagi kemajuan perusahaan. 2. Kepala Gudang Tugas dan wewenang kepala gudang adalah: a. Bertanggung jawab terhadap barang yang ke luar-masuk dari dan ke dalam gudang. b. Memimpin dan mengawasi staf gudang. c. Membuat laporan berkala untuk diserahkan kepada direktur. d. Bertanggung jawab untuk pengendalian persediaan, baik dalam segi mutu maupun kuantitas.
70 e. Bertanggung jawab kepada direktur. 3. Accounting Tugas dan wewenang dari accounting adalah: a. Mengatur lalu lintas keuangan perusahaan. b. Mengecek penerimaan atas pembayaran dari pelanggan. c. Mengecek pengeluaran atas pembayaran kepada pemasok. d. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan atas pencatatan arus keuangan yang terjadi dalam perusahaan. e. Memimpin dan mengawasi staf keuangan. f. Bertanggung jawab kepada direktur. g. Membuat laporan berkala kepada direktur. h. Membayar gaji para karyawan. i. Menyiapkan dana yang dibutuhkan untuk kepentingan perusahaan dan karyawan. 4. Kepala Pengiriman Barang Tugas dan wewenang dari kepala pengiriman barang adalah: a. Bertanggung jawab kepada direktur b. Membuat laporan berkala kepada direktur c. Mengirim barang secara tepat waktu ke tujuan. d. Mengambil barang dari tempat tujuan. 5. Debt Collector Tugas dan wewenang dari Debt Collector adalah:
71 a. Menagih hutang. b. Bertanggung jawab kepada direktur. c. Membuat laporan berkala kepada direktur. 6. Kepala Outlet Tugas dan wewenang dari kepala outlet adalah: a. Bertanggung jawab kepada direktur. b. Memimpin dan mengawasi staf administrasi dan staf marketing. c. Membuat laporan berkala kepada direktur. 7. Staf Gudang Tugas dan wewenang dari staf gudang adalah: a. Bertanggung jawab langsung kepada kepala gudang. b. Membuat laporan berkala kepada kepala gudang. c. Melakukan pemeriksaan fisik kepada barang persediaan yang ada. d. Menjaga agar barang yang ada di gudang tidak rusak atau pun hilang. 8. Staf Administrasi Tugas dan wewenang dari staf administrasi adalah: a. Bertanggung jawab langsung kepada kepala outlet. b. Membuat laporan kepada kepala outlet
c. Bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan pembukuan. 72 9. Staf Sales Tugas dan wewenang dari staf sales adalah: a. Bertanggung jawab kepada kepala outlet b. Menjual barang kepada pelanggan. c. Melaksanakan setiap kebijakan mengenai pemasaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan. d. Membuat laporan berkala kepada kepala outlet e. Berusaha menjual diatas target penjualan yang telah ditetapkan. 10. Supir Tugas dan wewenang dari supir adalah: a. Mengirim barang b. Bertanggung jawab kepada kepala pengiriman barang. 11. HRD Tugas dan wewenang dari HRD adalah: a. Bertanggung jawab langsung kepada direktur b. Menyeleksi, perekrutan dan melatih karyawan baru c. Pencatatan data karyawan
d. Membina pengembangan dalam bidang Sumber Daya Manusia 73 3.2 VISI dan MISI 3.2.1 VISI Visi PT VANCO MAS SEJAHTERA adalah memenuhi dan memuaskan kebutuhan pelanggan di Indonesia untuk segala macam jenis kipas. 3.2.2 MISI Misi PT VANCO MAS SEJAHTERA adalah menjadi salah satu perusahaan yang terbaik dalam bidang distribusi segala macam kipas di Indonesia pada khususnya 3.3 Gambaran Sistem 3.3.1 Sistem yang sedang berjalan Sistem yang sedang berjalan pada PT. Vanco Mas Sejahtera adalah mengandalkan customer yang datang ke outlet. Outlet menerima order dari customer, kemudian outlet akan mengecek stok barang jika tersedia maka akan terjadi proses transaksi dan jika barang tidak tersedia maka outlet akan membuat purchase order (PO) yang akan disampaikan ke kantor pusat. Dan selanjutnya kantor pusat mengecek apakah di gudang kantor tersedia stok barang yang diinginkan, jika tersedia maka barang akan dikirimkan ke outlet dengan disertai surat pindah gudang (PG) dari kantor pusat. Namun jika barang tidak tersedia pada gudang kantor maka PO dari outlet tersebut akan
74 diteruskan ke gudang pusat dan kemudian gudang pusat akan mengirim barang tersebut ke kantor pusat kemudian akan diteruskan ke outlet. Dan semua itu dilakukan secara manual dimana pencatatan penjualan pada masing-masing outlet masih menerapkan cara penyalinan data pada buku penjualan. Lalu outlet-outlet akan melaporkan hasil penjualan pada kantor berupa laporan penjualan harian. Kemudian karyawan kantor akan memasukkan data penjualan itu secara manual akan dimasukkan ke dalam aplikasi Microsoft Excel. Sedangkan untuk pengendalian persediaan barang, perusahaan mengandalkan laporan karyawan masing-masing outlet untuk memberikan informasi persediaan barang dan juga mengandalkan karyawan gudang untuk melaporkan secara lisan dan tulisan tentang persedian barang pada gudang. Adapun komponen sistem yang sedang berjalan di dalam PT VANCO MAS SEJAHTERA yang menggambarkan hubungan antara gudang, kantor pusat, kantor outlet adalah sebagai berikut. Kantor Pusat Gudang Kantor Outlet Gambar 3.3 Komponen Sistem PT VANCO MAS SEJAHTERA Sumber : PT VANCO MAS SEJAHTERA
75 Kantor pusat adalah kantor yang menjadi pusat dari segala aktivitas bisnis PT VANCO MAS SEJAHTERA, termasuk proses pemesanan barang dari pemasok (pabrik). Gudang adalah tempat penyimpanan kipas-kipas yang telah dipesan dari pemasok (pabrik) yang kemudian akan dikirim kepada kantor outlet. Kantor outlet adalah kantor di mana terjadi proses pertemuan antara pembeli dan penjual. Kantor ini juga berfungsi sebagai toko, sehingga harus menyediakan tempat untuk meletakkan kipas-kipas yang akan dijual guna memenuhi kebutuhan konsumen.. Kantor outlet tidak dapat memesan langsung ke gudang. Kantor outlet harus memberi laporan pemesanan (PO) dulu ke kantor pusat. Bila kantor pusat tidak memiliki stok, maka akan langsung di pesan ke gudang.
76 3.3.2 Prosedur Sistem Penjualan dan Persediaan pada Kantor Gambar 3.4 Data Flow Sistem Penjualan pada PT VANCO MAS SEJAHTERA
77 Bagian Outlet : Pertama di bagian outlet menerima pesanan dari customer atau pelanggan. Kemudian outlet mengecek pesanan dari pelanggan tersebut jika barang tersedia di outlet,maka transaksi terjadi dan outlet membuat laporan penjualan dan mengirimkannya ke bagian kantor pusat. Tetapi jika barang tidak tersedia di outlet, maka outlet akan membuat PO(Purchase Order) yang dikirimkan ke bagian gudang kantor. Bagian Gudang Kantor: Gudang kantor menerima PO(Purchase Order) dari outlet.kemudian Gudang Kantor memeriksa pesanan dari outlet.jika pesanan tersedia di gudang kantor maka bagian gudang kantor ini membuat dokumen PG (Pindah Gudang) yang kemudian barang dikirimkan ke bagian outlet. Jika barang tidak tersedia di bagian gudang kantor,maka dokumen PO(Purchase Order) dari outlet tersebut akan diteruskan ke bagian gudang pusat. Bagian Gudang pusat: Setelah gudang pusat menerima PO(Purchase Order) dari gudang kantor,dokumen PO(Purchase Order) tersebut diperiksa.kemudian gudang memeriksa persediaan barang dan membuat dokumen PG(Pindah Gudang) yang akan dikirimkan ke bagian outlet lagi.
78 Bagian Kantor Pusat Setelah menerima laporan penjualan dari outlet, kantor pusat membuat SO(Sales Order) yaitu dokumen barang yang telah terjual dan kemudian membuat JH yaitu dokumen piutang/pembayaran. Selanjutnya dokumen-dokumen berupa laporan penjualan,so dan JH ini diteruskan ke bagian keuangan. Bagian Keuangan Bagian keuangan menerima laporan penjualan,so dan JH dari kantor pusat kemudian diperiksa dan memproses keuangan. 3.3.3 Jenis-jenis Produk Adapun jenis-jenis barang atau produk yang dijual pada PT VANCO MAS SEJAHTERA, ada 3 jenis fan yang ditawarkan yaitu axial, centrifugal dan domestik fan. Dan untuk pembagiannya jenisnya sebagai berikut : 1. Axial Untuk axial terdapat berbagai tipe seperti : a. VFS series b. VFD series c. VBS series d. VBD series e. VFCS/VFCD series f. VCD series g. VIT series
79 2. Centrifugal Untuk centrifugal fan terdapat berbagai tipe seperti: a. VAD series b. VAP series c. VAB series d. VAS series e. VAM series f. VAR series g. VEP series 3. Domestik Fan Untuk domestik fan terdapat berbagai tipe seperti : a. VPC series b. VPD series c. VAC series d. VFE series e. VSF series f. VBF series g. VDE series h. VHC series
80 3.4 Analisis Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan oleh PT VANCO MAS SEJAHTERA sebagai berikut : Identifikasi Kebutuhan Informasi Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi Direktur Pengguna Kebutuhan Informasi Informasi mengenai data penjualan yang terjadi dari suatu periode, dimana data tersebut dapat digunakan sebagai pertimbangan untuk melakukan pembelian barang. Selain itu juga memberikan informasi mengenai laporan penjualan bulanan kepada direktur. Bagian Keuangan Informasi mengenai penjualan dan retur penjualan yang didalamnya mencakup data customer, keterangan barang, dan total penjualan. Informasi mengenai persediaan barang yang didalammnya mencakup spesifikasi barang dan jumlah stok. Bagian Gudang Kantor Informasi mengenai persediaan barang yang terdapat dalam gudang dan keterangan barang. Cabang Informasi mengenai penjualan dimana mencakup data customer dan keterangan barang yang ingin dibeli oleh customer tersebut.informasi mengenai persediaan barang yang tersedia di dalam gudang cabang.
81 Identifikasi Entitas Berikut adalah identifikasi entitas yang terdapat pada PT. Vanco Mas Sejahtera : Tabel 3.2 Tabel Identifikasi Entitas Entity Name Customer Description Organisasi / individu yang membeli barang dari PT. Vanco Mas Sejahtera. Barang Jenis jenis barang yang dimiliki oleh perusahaan dan juga banyaknya barang yang dimiliki oleh perusahaan Penjualan Penerimaan Semua detail barang yang dipesan oleh customer Detail penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh customer ke perusahaan Pegawai Karyawan yang bekerja pada PT. Vanco Mas Sejahtera Dalam perusahaan untuk perhitungan komisi, persentase komisi setiap sales dihitung berdasarkan kebijakan perusahaan terhadap sales itu. Sedangkan harga jual barang hanya didapatkan oleh sales PT VANCO MAS SEJAHTERA saja, dan harga tersebut sudah ditetapkan dari manajemen perusahaan dengan rincian sebagai berikut : Tabel 3.3 Pricelist Sumber PT VANCO MAS SEJAHTERA Nama Barang Pricelist Diskon VFE 300 400,000 35,69% VPD 30R 365,000 27,8% VWE 150 152,000 10%
82 3.5 Permasalahan yang Dihadapi Masalah yang dihadapi oleh PT. Vanco Mas Sejahtera adalah sebagai berikut: Tidak terintegrasinya sistem penjualan sehingga perolehan data pada persediaan menjadi tidak akurat. Kartu stok barang pada cabang masih dilakukan secara manual Kesulitan dalam penyimpanan berkas karena transaksi penjualan yang terjadi cukup banyak Pencatatan persediaan barang yang sering tidak sama antara bagian cabang dan kantor. Permintaan barang dari cabang A ke cabang B tanpa adanya konfirmasi ke kantor Pemberian komisi kepada cabang masih terlambat karena perhitungannya masih bersifat manual Kesulitan dalam mencatat data customer PT. Vanco Mas Sejahtera yang menyebabkan sering terjadinya pencatatan ulang data customer yang sama. Berhubungan dengan hal tersebut, penulis berusaha menganalis dan mencari solusi dari kelemahan sistem yang telah disebutkan di atas serta membuat perancangan basisdata penjualan dan persediaan yang disesuaikan dengan sistem yang berjalan, harapan penulis PT. Vanco Mas Sejahtera dapat mengefisienkan waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk mendukung aktivitas aktivitas yang berlangsung pada perusahaan.
83 3.6 Solusi Pemecahan Masalah Dalam mengatasi masalah yang terjadi, akan dirancang sistem basisdata penjualan dan persediaan barang dengan menggunakan program basisdata SQL Server; yang diharapkan dapat membantu PT. Vanco Mas Sejahtera dalam menghadapi masalah ini. Dari permasalahan yang dihadapi, berikut ini diusulkan beberapa pemecahan masalah, yaitu : 1. Merancang suatu aplikasi basisdata yang meliputi penjualan dan persediaan. Sehingga, proses pencarian data menjadi lebih mudah dan cepat. 2. Membantu user agar dapat mengetahui customer mana yang sudah membayar atau belum. 3. Membuat suatu aplikasi basisdata yang dapat menghasilkan laporan atau output yang tersaji dengan rapi dan mudah dipahami, yang berguna dalam penganalisisan dalam pengambilan keputusan. 4. Membuat laporan komisi yang diberikan kepada cabang-cabang sehingga pemberian komisi setiap bulannya tidak terlambat. Cara kerja aplikasi basisdata ini secara garis besar adalah setiap hari laporan harian yang dikirim oleh outlet akan dimasukkan sebagai database. Sehingga suatu saat apabila diminta data mengenai stok, penjualan, barang paling banyak terjual, komisi dan customer yang sudah membayar apa belum dapat dipanggil pada database dan dicetak.