SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN KOS IJO BERBASIS DESKTOP Naskah Publikasi diajukan oleh Heribertus Eka Ristiyanto 08.02.7125 Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
Information System Based Payment Kos Ijo Desktop Sistem Informasi Pembayaran Kos Ijo Berbasis Dekstop Heribertus Eka Ristiyanto Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information System Based Payment Kos Ijo Desktop is an application designed to Facilitate the boarding process paymenttransactions each mont. So far far the system is running in Kos Ijo still run run it manually. With the application is expected to assist in the processing of payment data so that boarders can be more efficient and better. Design of informationsystem was started with the production system system design in the form of system flowcharts,data floew diagrams and interface design throught implemation and testingof the system making this application program using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000. The final results of this study is an application that is expected to help owners Ijo Kos. With the development of information system of payment Kos Ijo Based Desktop. Keyword : Computerized System, Cooperative Services, computerized technology
1. Pendahuluan Kos ijo didirikan pada tahun 1998. Teletak di tambakboyo kecamatan depok kabupaten sleman. Dahulunya kos ijo merupakan salah satu kos-kos an yang berdiri pertama kali diperkampungan tambakboyo. Pembangunan kos menghabiskan dana 50 juta pada tahun 1998, harga perkamar pun masih murah dengan jumlah 9 kamar.dengan harga sewa perkamar 100.000 /bulan. Kos ini mulai berkembang dengan pembangunan rumah kos lagi di daerah seturan Yogyakarta. Sistem pencatatan kos ijo masih menggunakan sistem manual, dimana pengurus kos melakukan pencatatan berupa data penghuni, data pembayaran kamar /bulan, dan pengurus kos tersebut masih menggunakan alat tulis sebagai pencatatan. Permasalahan muncul karena pada saat akhir bulan pembayaran sewa kamar, dan keterlambatan pembayaran karena report untuk merekap semua data dari awal masuk hingga akhir jatuh tempo pembayaran yang memungkinkan kesalahan pencatatan yang bisa berakibat fatal. 2. Landasan Teori a. Pengertian Sistem Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedurnya dan penekanan pada komponennya atau elemen. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur: Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemen: Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
b. Konsep Dasar Informasi 1. Akurat (accurate) 2. Relevan (relevance) 3. Tepat Waktu (timeliness) c. Komponen Sistem Informatika a. Perangkat lunak b. Data Base c. Telekomunikasi d. Manusia d. Konsep Basis Data i. Pengertian Basis Data Basis data adalah Kumpulan data, yang dapat digambarkan sebagai aktifitas dari satu adatu lebih organisasi yang berlerasi ii. Manajemen Sistem Basis Data Manajemen Sistem Basis Data (DBMS) adalah perangkat lunak yang didesain untuk membantu dalam hal pemeliharaan untuk utilitas kumpulan data dalam jumlah besar. DBMS dapat menjadi alternative pengguna secara khusus untuk aplikasi, semisal penyimpanan data dalam field dan menulis kode aplikasi yang spesifik untuk pengaturannya. Penggunaan DBMS untuk suatu aplikasi tergantung pada kemampuan dan dukungan DBMS yang beroperasi secara efisien iii. Komponen Penyusun Basis Data a. Skema Basis Data b. Tabel c. Field dan kolom d. Record dan baris e. Relasi d. Tipe Data
iv. Definisi-definisi dalam Data Base Management System a. Entity (Entitas) b. Field (Atribut) c. Data Value (Nilai atau isi data) v. Kegunaan Data Base a. Redundansi dan Inkonsistensi Data. b. Kemudahan Pengaksesan Data. c. Isolasi Data dan Standarisasi. d. Multiple User (banyak pemakai). e. Masalah Keamanan. f. Masalah Intergrasi. g. Masalah dari Independence (kebebasan data) vi. Entity Realitionship Diagram (ERD) Entity relationship (ER) data model didasarkan pada persepsi terhadap dunia nyata yang tersusun atas kumpulan objek-objek dasar yang disebut entitas dan hubungan antar objek lain. Entitas adalah sesuatu atau objek dalam dunia nyata yang dapat dibedakan dari objek lain. Relasi adalah hubungan antara beberapa entitas. Kumpulan semua entitas bertipe sama disebut kumpulan entitas(entuty set), sedangkan kumpulan semua relasi bertipe sama disebut kumpulan relasi (relation set). e. Normalisasi Data i. Bentuk Normal Pertama (1NF) Suatu relasi dalam bentuk normal pertama jika relasi tidak mengandung atribut yang bernilai ganda.. ii. Bentuk Normal Kedua (2NF) Definisi bentuk normal kedua menyatakan bahwa table dengan kunci utama gabungan hanya dapat berada di 1NF, tetapi tidak 2NF. Sebuah table
ralasional berada pada bentuk normal kedua jika dia berada pada 1NF dan setiap kolom bukan kunci harus tergantung pada seluruh kolom yang membentuk kunci utama. iii. Bentuk Normal Ketiga (3NF) Bentuk normal ketiga mengharuskan semua kolom pada table relasional tergantung hanya pada kunci utama. Secara definisi, sebuah table berada pada bentuk normal (3NF) jika table sudah berada 2NF dan setiap kolom yang bukan kunci tidak tergantung secara transitif pada kunci utamanya. Dengan kata lain, semua atribut bukan kunci tergantung sacara fungsional hanya pada kunci utama. f. Alat Bantu Analisis i. Diagram Arus Data (DFD) Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan pemakai system untuk memahami system secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk menggamabrkan arus dari data system sekarang dikenal dengan nama diagram arus data (data flow diagram atau DFD). ii. Bagan Alir (Flowchart) Bagan alir (flowchart) adalah bagan yang menunjukkan alir (flow) di dalam atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutam alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi g. Microsoft Visual Basic 6.0 i. Kemampuan Visual Basic 6.0 a. Data Akses b. Teknologi AktiveX c. Internet d. Finishing Aplikasi
ii. Komponen Pada Visual Basic 6.0 a. Modul Form (File Berekstensi. FRM) b. Modul Class (File Berekstensi. CLS) c. Modul Standar (File berekstensi. BAS) d. File Resource (File berekstensi. RES) e. OLE Custom Control dan Insertable Objects (File berekstensi. OCX) f. VBX Custom Controls (File berekstensi. VBX) iii. Cara Kerja Visual Basic 6.0 Visual Basic berbasiskan Object Oriented Programming (OOP) dan dikembangkan dengan basis visual yang berarti menggunakan sarana grafis untuk mengembangkannya.visual Basic berorientasi pada objek-objek yang dipisah-pisah, sehingga disebut pemrograman Object Oriented Programming. Visual Basic juga bersifat modular programming karena kode-kode program letaknya tersebar di dalam modul-modul (object-object) yang terpisah-pisah. 3. Gambaran Umum a. Identitas Koperasi Nama Kos : Kos Ijo Nama pemilik : Andris Wiharso Alamat : Jln. Kedu-Jumo (Sroyo) Kedu Temanggung. Telepon : ( 0293 ) 5520659 Tahun Berdiri : 2009 b. Sejarah Berdirinya Kos Ijo. Kos ini didirikan pada tahun 1988, kos ini berdiri di atas tanah seluas 20 meter persegi yang terletak didaerah depok sleman. Pada awalnya kos ini merupakan rumah tinggal seorang mahasiswi yang berasal dari luar kota yogyakarta tepatnya di daerah klaten. Rumah ini dulunya dibangun untuk anak kesayangan seorang pengusaha dari daerah kabupaten klaten. Pada masa itu, rumah ini masih jauh dari perkampungan sehingga orang tua mahasiswi itu berinisiatif untuk melakukan penambahan kamar
dengan jumlah 5 kamar didalam rumah agar anaknya betah selama menempuh kuliah di perguruan tinggi mempunyai teman juga bertujuan untuk dikontrakan sehingga jumlah kamar itu sekarang menjadi 9 kamar. Dengan berjalanya waktu berkembanglah pada tahun 1991 rumah ini dijadikan sebuah kos-kos-an, karena hasil dari kos-kos-an per/bulan hasilnya sangat besar, maka dari itu pemilik kos ini baru merintis kos-kos-an yang baru di bangun di daerah seturan Yogyakarta. a. Tujuan Berdirinya Kos Ijo a. Berusaha memberikan tempat tinggal sementara bagi mahasiswa ataupun orang lain, juga untuk menambah penghasilan pemilik kos per/bulan. b. Penjelasan Sistem Kosasih Sistem yang dipakai digunakan oleh pengurus koperasi Ar-Rokhim untuk saat ini adalah sistem pencatatan manual, Yaitu bendahara menulis semua transaksi laporan masih menggunakan buku dan alat tulis lainnya. Berdasarkan hasil pengamatan diatas, maka penulis berniat membuat suatu aplikasi keuangan untuk koperasi yang mencakup pengolahan data anggota, data transaksi dan laporan. c. Analisis Analisis merupakan cara untuk mengetahui kelemahan sistem lama sehingga penulis bias mengambil langkah lebih lanjut guna membangun sistem baru yang dapat memenuhi kelemahan tersebut, untuk menentukan kebutuhan sistem dengan menguji kelayakan dari sistem baru. e. Analisis dan Pembahasan a. Rancangan yang diusulkan
Setelah menganalisa permasalahan yang ada pada objek penelitian yaitu Kos-kos-an, penulis mengambil keputusan bahwa perlu diadakannya pembaharuan sistem yang digunakan selama ini. Hal ini dilatar belakangi oleh pentingnya penyajian sistem informasi yang lebih terperinci, akurat dan rapi. Oleh karena itu, penulis mengajukan rancangan sistem yang akan diolah secara komputerisasi dengan tujuan agar mempermudah pengolahan data penghuni kos. a. Flowchart Sistem Yang Diusulkan Sistem flowchart merupakan alat bantu yang banyak digunakan untuk menggambarkan sistem secara fisikal b. Diagram Konteks Diagram konteks adalah suatu diagram alir tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran. Sistem yang dimaksud adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan, mengidentifikasikan awal dan akhir data yang masuk dan keluar sistem. Diagram ini merupakan gambaran umum sistem yang nantinya akan dibuat. c. Sistem Perancangan Basis Data i. Normalisasi Normalisasi merupakan salah satu pendekatan didalam perancangan basis data dengan menerapkan beberapa aturan untuk menghasilkan sebuah struktur tabel yang normal. Adapun tujuan dari pembatasan normalisasi adalah melakukan perancangan kembali basis data sehingga dapat menghindari adanya masalah pada tetapan perancangan basis data. Teknik normalisasi dilakukan dengan mengelompokkan data elemen menjadi tabel yang menunjukkan entity atau relasinya.
ii. Proses Perancangan Tabel Database adalah komponen yang sangat penting yang mendukung dalam perancangan basis data dan berfungsi sebagai media informasi bagi pengguna. Langkah yang harus dilakukan sebelum membuat aplikasi program adalah merancang database-nya terlebih dahulu. d. Perancangan Sistem Secara Terperinci (Detailed Systems Design) Pada perancangan sistem secara terperinci akan memberikan gambaran tentang rancangan input dan output. i. Rancangan Pemasukan Data (Input Design) Rancangan pemasukan data (Input Design) merupakan tampilan pada layar yang digunakan sebagai penuntun bagi pengguna tentang cara pemasukan data. ii. Rancangan Output Didalam perancangan output, yang perlu dilakukan adalah mendesain bentuk dari hasil akhir dari sistem informasi yang dapat dilihat dalam bentuk print out kertas. Secara internal, laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi tersebut akan digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dalam sebuah perusahaan. e. Manual Program Manual program merupakan bagian program yang berfungsi untuk melakukan batasan akses terhadap program dan sebagai petunjuk tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi windows. Fungsi dari manual program adalah memberikan keterangan berupa tampilan program yang sudah jadi agar user dapat mengenal program aplikasi.
f. Testing dan Implementasi Program Untuk memastikan bahwa program yang dibuat telah memenuhi syarat kelayakan, maka program tersebut harus diuji terlebih dahulu. Hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan kesalahan program, baik kesalahan internal maupun eksternal secara menyeluruh serta melakukan verifikasi dan validasi. Verifikasi merupakan sebuah pengujian software untuk menyelesaikan dan menetapkan dengan berbagai syarat yang telah ditentukan. Sedangkan validasi adalah sebuah proses pengujian untuk mengetahui kebutuhan user. g. Implementasi Sistem Apabila sistem perangkat lunak telah selesai melewati tahapan pengujian sistem dan instalasi program, maka sistem tersebut telah siap untuk digunakan. Namun utnuk dapat beroperasi sesuai dengan rencana, maka perlu dilakukan tahap pengenalan terhadap perangkat lunak yang baru pada pemilik kos dengan cara melakukan pengkajian dan pelatihan tentang instalasi software dan hardware serta cara kerja sistem yang baru. h. Pemeliharaan Sistem Meski telah melewati proses pengujian, bukan berarti sistem dapat terlepas dari kerusakan. Hal ini dapat terjadi karena kebutuhan sistem yang kurang divalidasi, dikomunikasikan atau bahkan disalah tafsirkan f. Kesimpulan Sistem Informasi Pembayaran Kos Ijo Berbasis Dekstop merupakan aplikasi yang dibuat untuk memudahkan proses transaksi pembayaran Kos Ijo setiap bulannya. Sejauh ini sistem yang berjalan di Kos Ijo masih berjalan secara manual. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat membantu dalam pengolahan data pembayaran kos sehingga dapat lebih efisien dan lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA Jefry Fitz Gerald, Andra F Gerald, Warren D. Stalling, Jr. Fundamentals Of Sistem Analysis, 1981, edisi kedua : New York : John Walley & Sons. Al Fatta Hanif, 2000, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi..Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. Andi Kristanto, 2000,Perancangan Sistem Informasi Basis Data. Simarmata Janner dan Paryudi Imam, 2006, Basis Data, Yogyakarta. http://terbaru2010.com/ilmu-komputer-pengertian-database-cara-membuat database.html http://ilmucomputer2.blogspot.com/2009/09/konsepdasardatabasepengertian.html