ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG BERGERAK BERUPA KOMPUTER DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN SRAGEN TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi DisusunOleh : Nisa Auliawati Qodaralam D1511066 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014 i
ii
iii
MOTTO iv
v
PERNYATAAN Nama N I M : NISA AULIAWATI QODARALAM : D1511066 Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir berjudul ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG BERGERAK BERUPA KOMPUTER DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN SRAGEN - betul karya sendiri. hal-hal yang bukan karya saya, dalam Tugas Akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir dan gelar yang saya peroleh dari Tugas Akhir tersebut. Surakarta, Juni 2014 Yang Membuat Pernyataan, NISA AULIAWATI QODARALAM D1511066 vi
KATA PENGANTAR Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, berkat rahmat, kehendak dan hidayah-nya, penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini dengan judul ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG BERGERAK BERUPA KOMPUTER DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN SRAGEN sebagai salah satu syarat memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A.Md) Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik pada Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam Penulisan Laporan Tugas Akhir ini Penulis tidak terlepas dari bimbingan, dukungan dan bantuan dari berbagai pihak yang sangat berarti bagi penulis dalam kelancaran penyusunan Laporan Tugas Akhir ini. Untuk itu dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada: 1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D. Selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Ibu Endang Martini, S.Pd, M.Si selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang telah bersedia meluangkan waktu dan memberikan saran, bimbingan serta pengarahan dalam penyelesaian Laporan Tugas Akhir ini. 4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku dosen penguji Tugas Akhir. 5. Ibu Dra. Sudaryanti M.Si pembimbing akademik telah membimbing selama menempuh studi dan memberikan pengarahan dan nasehat untuk penulis. 6. Seluruh dosen pengajar Program Diploma III Manajemen Administrasi yang telah memberikan ilmunya kepada penulis. 7. Ibu Ir. Endang Handayani, MM selaku Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen 8. Seluruh staff Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen vii
9. Teman-teman Program Diploma III Manajemen Administrasi angkatan 2011 yang selalu menjadi teman seperjuangan dalam suka dan duka. 10. Pihak lain yang telah banyak membantu penulis yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas bantuan dan dukungannya selama ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini masih terdapat kesalahan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan Laporan Tugas Akhir ini agar lebih baik. Semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Terimakasih. Surakarta, Juni 2014 Penulis viii
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii MOTTO... iv PERSEMBAHAN... v PERNYATAAN... vi KATA PEGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR GAMBAR DAN BAGAN... xii ABSTRAK... xiii ABSTRACK... xiv BAB IPENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan Pengamatan... 4 D. Manfaat Pengamatan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN... 6 A. Tinjauan Pustaka 1. ADMINISTRASI... 6 1.1 Pengertian Administrasi... 6 1.2 Karakteristik Administrasi... 8 1.3 Proses-Proses Administrasi... 9 2. PENGADAAN... 10 2.1 Pengertian Pengadaan... 10 2.2 Cara Pengadaan... 11 2.3 Macam Pengadaan... 13 ix
3. BARANG BERGERAK DAN TIDAK BERGERAK... 17 Halaman 4. PRINSIP ATAU ASAS PENGADAAN... 18 5. PENGADAAN BARANG DAN JASA... 19 5.1 Etika Pengadaan Barang dan Jasa... 19 5.2 Norma Pengadaan Barang dan Jasa... 20 5.3 Prinsip-Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa... 21 6. PENGADAAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN... 23 6.1 Metode Atau Cara Dalam Pembelian... 29 7. PEJABAT PENGADAAN... 30 8. PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN ( PPK )... 31 9. KOMPUTER... 31 9.1 Pengertian Komputer... 31 9.2 Sistem Komputer... 32 9.3 Karakteristik Komputer... 33 9.4 Komputer Berdasarkan Ukuran dan Kemampuannya... 35 9.5 Perlengkapan yang digunakan Komputer... 36 B. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan... 37 2. Jenis Pengamatan... 37 3. Sumber Data... 38 4. Teknik Pengumpulan Data... 40 5. Teknik Analisis Data... 42 BAB III DISKRIPSI INSTANSI... 44 A. Gambaran Umum Organisasi Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen.. 44 B. Visi Kabupaten Sragen dan Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 45 C. Misi Kabupaten Sragen dan Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 48 D. Tujuan Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 50 E. Strategi Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 50 F. Sasaran Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 51 x
Halaman G. Susunan Organisasi dan Struktur Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 58 BAB IV PEMBAHASAN... 59 A. ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG BERGERAK BERUPA KOMPUTER DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN SRAGEN... 59 1. Merencanakan... 60 2. Mengorganisasikan... 62 3. Sumber Dana... 63 4. Metode Pengadaan Barang Bergerak Berupa Komputer Di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 64 5. Proses Pelaksanaan Pengadaan Barang Bergerak Berupa Komputer di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 64 6. Pengawasan... 65 B. CONTOH PROSES PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG BERGERAK BERUPA KOMPUTER DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN SRAGEN TAHUN ANGGARAN 2013... 78 BAB V PENUTUP... 80 A. Kesimpulan... 80 B. Saran... 80 DAFTAR PUSTAKA... 81 LAMPIRAN... 83 xi
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR 1. Tabel Halaman Tabel 1.1 Rincian Lokasi UPTD Kecamatan Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 2 Table 3.1 Misi Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 49 Table 4.1 Rincian Speksifikasi Barang Bergerak Berupa Komputer di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 61 Table 4.2 Jadwal Kegiatan Pengadaan Langsung Barang Bergerak Berupa Komputer di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 66 Table 4.3 Rincian Penetapan HPS Jumlah, Jenis dan Harga Komputer... 68 Table 4.4 Evaluasi Dokumen Perusahaan A... 70 Table 4.5 Rincian 20 UPTD Kecamatan Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 73 Table 4.6 Rincian 5 Bidang Kantor di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 74 Table 4.7 Tim Pemeriksa Pengadaan Komputer Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 77 1. Gambar Gambar 2.1 Model Analisis Interaktif... 43 Gambar 3.2 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 64 Gambar 4.1 Administasi Pengadaan Barang Bergerak Berupa Komputer Di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen... 78 xii
ABSTRAK Nisa Auliawati Qodaralam D1511066 ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG BERGERAK BERUPA KOMPUTER DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN SRAGEN, Program Managemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, 2011, 83 Halaman. Kemajuan dunia dengan perkembangan teknologi saat ini sangat mengguntungkan bagi penggunanya. Seperti komputer, pengamatan yang dilakukan di masyarakat 50% kegiatan dilakukan dengan menggunakan komputer. Dengan kemajuan komputer maka Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen melaksanakan kegiatan pengadaan barang bergerak berupa komputer untuk meningkatkan pelayananan masyarakat yang efektif dan efisien. Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan Deskripsi Kualitatif yang merujuk pada pengamatan yang menghasilkan data deskriptif secara sistematis, faktual dan akurat tentang fakta-fakta objek pada pengamatan di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen. Pada pengamatan ini pengamat menggunakan cara snowball yang dibahas dalam teknik pengambilan sampling. Sumber data yang digunakan meliputi narasumber atau informan, peristiwa, aktivitas, perilaku dan dokumen/arsip. Teknik pengumpulan data pada pengamatan ini menggunakan wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan arsip. Teknik analisis data dilakukan dengan model analisis interaktif komponennya meliputi reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan/verifikasi Hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulisdapat disimpulkan bahwa kegiatan administrasi pengadaan barang bergerak berupa komputer di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen menggunakan metode pengadaan penunjukan langsung dengan menunjuk 2 perusahaan pelaksana pengadaan. Administrasi Pengadaan barang bergerak berupa komputer dilakukan dengan tahapan-tahapan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, menentukan sumber dana, metode pengadaan barang bergerak berupa komputer, menentukan proses pelaksanaan pengadaan barang dan pada tahap akhir pengadaan ini dilakukan dengan cara pengawasan yang dilaksanakan oleh tim TPAP. Kata kunci :Pengadaan Barang Bergerak, Komputer, Administrasi xiii
ABSTRACT Nisa Auliawati Qodaralam, D1511066. ADMINISTRATION OF COMPUTER MOBILE ASSET IN SRAGEN Management Program, Undergraduate Program, Social and Political Sciences Faculty, Surakarta Sebelas Maret University, 2014. 83 pages. World advance with technology development is very beneficial to the users currently. As an example, an observation conducted on the society showed that 50% of activity is conducted using computer. With computer advance, Sragen -asset procurement activity for computer to improve an effective and efficient public service. In this study, the writer employed a Descriptive Qualitative observation type referring to the one providing descriptive data systematically, factually, and Education Service. In this study, the observer employed snowball method discussed in the sampling technique. The data source employed included informant, event, activity, behavior, and document/archive. Techniques of collecting data used in this study were interview, observation, and document and archive analysis. Technique of analyzing data used was an interactive model of analysis encompassing the components: data reduction, data display, and conclusion drawing/verification. From the result of observation the writer had conducted, it could be concluded that the administrative activity of mobile asset procurement, designation procurement method by designating two procurement executing companies. The administration of mobile asset procurement for computer was conducted in the following stages: planning, organizing, determining fund source, method, and implementation process, and finally supervision undertaken by TPAP team. Keywords: Mobile Asset Procurement, Computer, Administration xiv