BAB IV PENGUMPULAN DATA DAN PEMBAHASAN 4.1 Strategi Penerapan Just In Time Manufacturing Sebagai yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa konsentrasi perhatian konsep JIT adalah pada aspek manusia, kualitas, teknik-teknik dan keterpaduan system manufaktur. Bagian ini, akan dilakukan kajian dari aspek-aspek tersebut terhadap sistem manufaktur di PT. Z. Seperti yang telah ditetapkan pada pembatasan permasalahan, bahwa kajian terhadap penerapan konsep JIT di PT. Z. adalah hanya pada tahap proses persiapan produksi di PT. Z, khususnya pada tahap proses persiapan produksi 1. Berikut ini adalah gambaran konsep baru tentang proses produksi di PT. Z, yang dipersiapakan untuk penerapan konsep JIT. 46
Persiapan Produksi 1 SALES PPC QC Sales Executive PPC Manager QC Manager PPC Production Schedule Development Order 4 orang sales PPC Schedule Asisten Direktur Meeting Penerimaan Order(MPO) person costumer satisfy stop PPCSupply & Raw Material supplier Persiapan Produksi 2 Finishing Proses Meeting Operation Manager (MOM) Gambar 4.1 Diagram Siklus Pengaturan Kerja di PT. Z Setelah JIT. 47
Seperti terlihat pada gambar 4.1, sistem produksi PT. Z. yang baru terbagi atas: Persiapan Produksi 1, Persiapan Produksi 2, Proses dan Finishing, sedangkan Costumer, MPO (Meeting Penerimaan Order) dan MOM (Meeting Operation Manager) merupakan bagian tambahan dari sistem tersebut. Proses penerimaan dan pengolahan pesanan dilakukan di persiapan Produksi 1. Persiapan Produksi 1 menerima pesanan dari pemesanan dari pemesan melalui sales kemudian analisa dan pengembangan pesanan tersebut dilakukan oleh PPC dan disetujui, oleh QC. Setelah pemesanan tersebut dapat diterima dengan baik, dokumen pesanan dibahas dalam MPO kemudian jika disetujui, maka buatlah production schedule-nya. Selanjutnya production schedule tersebut dikirimkan kebagian persipan produksi 2 sebagai bahan untuk membuat persiapan selanjutnya. Setelah persiapan produksi 2 selesai maka produksi terhadap pesanan tersebut dapat segera dilakukan dibagian proses, setelah mendapatkan persetujuan tentang rencana produksi dari MOM. Setelah proses produksi selesai, barang jadi akan di tangani oleh bagian finishing, untuk selanjutnya disimpan digudang barang jadi, selama menunggu saat pengiriman ke pemesan. Proses penerimaan order yang dilakukan dibagian persiapan produksi 1 ditangani oleh bagian bagian penjualan, PPC : PPC Development Order, PPC Schedule dan PPC supplay & Raw Material serta bagian QC. Selain itu, kegiatan di persiapan produksi 1 juga didukung oleh bagian purchasing dan Accounting. 48
Aliran prosedur penerimaan pesanan pada proses persiapan produksi 1 tersebut adalah sebagai berikut : 1. Pemesan (costumer) menyiapkan suatu dokumen pemesanan (dokumen order), yang didalamnya berisikan data-data speksifikasi produk yang akan dipesan. 2. selanjutnya, dokumen pemesan tersebut diterima oleh bagian penjualan (sales), lalu data-data spesifikasi awal dari produk yang akan dipesan tuangkan kedalam dokumen GR-1 information. GR-1 information berisikan data-data tentang wujud dari produk, sifat resistensi dari produk, proses lanjutan yang akan dikerjakan oleh produk, bentuk dan ukuran pengemasan produk, jumlah pesanan dari produk jadwal dan tempat pengiriman, jumlah warna dan jenis percetakan dan data-data umum lainnya. Dokumen harus disetujui oleh Sales Manager dan Direktur, serta diketahui oleh PPC Development Order kemudian diarsipkan. 3. Setelah data-data spesifikasi dalam GR-1 informatin tersebut disetujui oleh pemesan selanjutnya data-data tersebut dikembangkan kedalam dokumen GR Analyzing Material. dokumen ini berisikan data-data dokumen pesanan, wujud produk, daya tahan produk, analisa proses printing, analisa proses laminating dan analisa proses finishing. Dokumen ini harus disetujui oleh Asisten Direktur, setelah melalui analisa QC Analist. 4. Setelah GR Analyzing Material dibuat selanjutnya disiapkan dokumen GR-2 Information, yang berisikan komposisi pengemasan, struktur dan 49
jenis komposisi produk dan informasi keterangan pengepakannya, termasuk gambar, serta product manuscrypt. Dokumen ini diperiksa oleh PPC Development Order dan Sales Manager, diketahui oleh direktur setelah di informasikan oleh Sales. 5. Selanjutnya, dibuat dokumen perhitungan Harga Jual berdasarkan informasi-informasi tentang produk yang sudah dibuat sebelumnya. Dokumen Perhitungan Harga Jual berisikan penjualan, informasi bahan baku, bahan dalam proses, serta informasi perhitungan biaya lainnya. Dokumen ini dibuat oleh bagian Sales. Untuk membuat dokumen ini juga dibutuhkan informasi tambahan dari sub bagian Purchasing. 6. Setelah dilakukan Perhitungkan Harga Jual tersebut, selanjutnya dibuat Penawaran Harga. Dokumen Penawaran Harga ini harus disetujui terlebih dahulu oleh Sales Manager dan direktur baru kemudian diajukan kepada pemesan. 7. Setelah dokumen penawaran Harga Jual diterima oleh pemesan, akan terjadi proses negosiasi yang biasanya tentang besarnya nilai harga dan syarat-syarat lainnya. Setelah negosiasi selesai dibuat kontrak penjualan, yang berisikan persetujuan harga dan kondisi-kondisi lainnya. Jika penawaran harga jual tidak disetujui oleh pemesan, maka proses persiapan order dilakukan kembali dari awal dengan membuat GR-1 Information dan seterusnya. 8. Apabila ada permintaan-permintaan khusus dari pemesan, misalnya barang tersebut untuk ekspor, maka dibuatlah dokumen intruksi khususnya untuk Ekspor. 50
9. Setelah kontrak disetujui, dibuat dokumen GR-Sample Making Form yang digunanya untuk mempresentasikan contoh produk pesanan tersebut yang dibuat di PT. Z, sehingga dapat diketahui kesesuaiannya dengan kehendak pemesanan. 10. Setelah GR Sample Making Form disetujui oleh pemesan, selanjutnya pemesan mengajukan Purchase Order (PO) untuk produk yang akan dipesannya tersebut. Jika dalam PO tersebut terdapat permintaan khusus, maka permintaan khususus tersebut dapat dimasukkan kembali kedalam dokumen intruksi pembungkus ekspor, untuk selanjutnya dibuatkan dokumen GR Sample Making Form yang baru. 11. Untuk pemesanan produk yang pernah diproduksi di PT. Z. (repeat order), setelah PO diajukan oleh pemesan, lalu dibuatkan dokumen Changing Sheet yang berisikan informasi perubahan desain produk yang bersangkutan, baru kemudian dibuatkan dokumen GR Order Comfirmation-nya oleh bagian PPC. 12. Sedangkan untuk produk yang belum pernah diproduksi di PT. Z. (new order), setelah GR Sample Making Form disetujui oleh pemesan, maka dapat langsung dibuat GR Order Comfirmation-nya. 13. Setelah diterbitkannya GR Order Corfirmation, selanjutnya disusun Standard Intruction Prochedures (SIP), yang menjadi tugas bagain Quality Control. 14. Kemudian SIP tersebut akan menjadi bahan masukan dalam Meeting Penerimaan Order (MPO) yang melibatkan bagian Sales, PPC dan QC, juga bagian Purchasing. 51
15. Dari MPO ini akan dihasilkan Rencana Gravure yang merupakan jadwal utama (main schedule) dari kegiatan produksi yang akan dilakukan. 16. MPO merupakan tahap akhir dari proses persiapan produksi, dan hasil dari MPO yang berupa Rencana Gravure akan dibawa ke proses persiapan produksi 2. 52
Aliran prosedur pada proses persiapan produksi 1 tersebut, dapat digambarkan seperti pada diagaram alir berikut ini: COSTUMER SALES DEPARTEMENT PPC DEPARTEMENT QC DEPARTEMENT Mulai GR-1 If i GR Analizing Material Dokumen Order GR GR-2 Standard Intruction Procedur Penawaran Harga Perhitungan Pnjualan Penawaran Meeting Penerimaan Order Kontrak Penjualan Harga Kontrak Rencana Gravure Permintaan Khusus Intruksi Pembungkus Persiapan Produksi 2 Purchase Order GR Sample GR Order Comfirmation Changing Sheet Gambar 4.2 Diagram Alir Sistem Prosedur pada Proses Persiapan Produksi Setelah JIT 53
4.2 Kajian Penerapan Just In Time Manufacturing di PT. Z. Untuk menerapkan Just InTime pada suatu system manufaktur terdapat 7 kunci sukses yaitu : 1. Menstabilkan dan menyeragamkan tingkat MPS pada beban produksi. 2. Mereduksi atau mengeleminasi waktu setup, hal ini dapat dilakukan dengan perencanaan yang lebih baik, mendesain kembali proses dan produk. 3. Mereduksi ukuran lot produk baik saat produksi maupun saat pembelian, karena ukuran lot yang lebih kecil akan lebih ekonomis. 4. Mereduksi lead time baik saat produksi maupun saat pengiriman. Hal ini dapat dilakukan dengan cara memperkecil jarak antar stasiun kerja, menerapkan system pengelompokan kerja, mereduksi panjang antrian saat proses dan meningkatkan koordinasi dan kerja sama antara prosesproses yang sedang berlangsung. Lead time pengiriman bahan baku dapat direduksi dengan melakukan kerja sama yang baik dengan supplier. 5. Menerapkan konsep preventive maintenance, yaitu melakukan kegitan perawatan pada peralatan pada saat idle time. 6. Menyiapkan tenaga kerja yang fleksibel yaitu dengan cara memberikan pelatihan pada pekerja untuk dapat mengoperasikan beberapa mesin, melakukan beberapa pekerjaan dan melakukan inspeksi kualitas. 7. Menjamin terlaksananya program kualitas zero defectc dan memberlakukan system lot kecil saat proses produksi. 54
Ketujuh kunci sukses tersebut secara bertahap dapat diwujudkan dalam system manufaktur yang akan menerapkan konsep JIT, dengan melakukan usaha-usaha yang konsisten dan terpadu. Berikut ini akan dijabarkan suatu kajian pendekatan delapan kunci sukses penerapan konsep JIT tersebut, pada proses persiapan produksi 1, di PT. Z. Strategi penerapan konsep JIT pada Proses Persiapan Produksi 1 di PT. Z. adalah sebagai berikut. Tujuan : 1. Memproduksi pesanan sesuai dengan jumlah dan spesifikasi yang telah disepakati dengan pemesan. 2. Memproduksi pesanan sesuai dengan persayaratan mutu yang telah disepakati dengan pemesan. 3. Memproduksi pesanan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, dan kemudian dapat mengirimkannya kepada pemesan secara tepat waktu pula. 4. Menakan biaya produksi serendah mungkin. 5. Meningkatkan peningkatan terhadap kemampuan manufaktur dengan berkesinambungan. Target : Meningkatkan Kerja pada Proses Persiapan Produksi 1. 55
Sasaran : 1. Meningkatkan kemampuan kerja bagian Penjualan (Sales). 2. Mengkatkan kemampuan kerja bagian PPC, khususnya PPC Development Order, PPC Schedule dan PPC Supply & Raw Material. 3. Meninkatkan kemampuan keja bagian Quality Control (QC). 4. Meningkatkan kemampuan kerja sub bagian Purchasing. 5. Meningkatkan hubungan kerja dengan pemesan (costumer) dan pemasok (supplier). Hambatan : 1. Keterlambatan jadwal pengiriman pesanan khususnya untuk produk pesanan ulang (repeat order). 2. Keterlambatan jadwal persiapan produksi. 3. Ketidaksesuaian jumlah pesanan yang diterima dari pesanan dengan jumlah satuan produksi minimum yang dapat diproduksi. 4. Keterlambatan informasi tentang perubahan spesifikasi produk. 5. Ketidakjelasan dalam pembuatan jadwal produksi. Taktik Untuk Bagian Penjualan : 1. Memperhatikan ukuran lot minimum yang dapat diproduksi sebelum melakukan kontrak dengan pemesan. 2. Membina kepercayaan, komunikasi, komitmen dan kerja sama yang saling menguntungkan. 56
3. Mengkoordinasi tugas penerimaan pesanan dengan bagian lain seperti pada hubungan dalam system prosedur. 4. Mempersingkat waktu proses penerimaan pesanan. 5. Memperhatikan kaidah-kaidah pendekatan system mutu. Tatik Untuk Bagian PPC : 1. Mengurangi waktu setup. 2. Memperkecil lead time untuk bahan baku. 3. Melakukan pendekatan system mutu. 4. Melakukan pendekatan system produksi JIT. 5. Menetapkan desain pesanan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati dengan pemesan. Taktik Pada Bagian Quality Control (QC) : 1. Melaksanakan program pengawasan dan pengendalian kualitas JIT. 2. Menerapkan Total Quality Control (TQC). Taktik Pada Bagian Purchasing : 1. Membuat kontrak jangka panjang dengan supplier. 2. Menjalin kerjasama yang erat dan saling menguntungkan. 3. Melakuakan pertukaran informasi tentang situasi produksi. 4. Melakukan negosiasi ulang terhadap harga material. 5. Melibatkan supplier pada tahap awal perencanaan produk. 6. Melakukan kegiatan pemesanan sesuai JIT, yaitu pemesan jenis material yang dibutuhkan pada jumlah dan saat yang tepat. 57
Dengan melaksanakan strategi-strategi dan implikasi dari penerapan konsep JIT pada proses persiapan 1 seperti yang baru diuraikan sebelumnya, diharapkan delapan kunci sukses penerapan JIT pada suatu system manufaktur akan dapat dicapai di PT. Z. Demikianlah kajian tentang penerapan konsep JIT pada system produksi maufaktur, khususnya pada Proses Persiapan Produksi 1 di PT. Z. 58