Tarikh: 02 MEI 2012 Tarikh: 02 MEI 2012

MUKA SURAT : 1/12 Disediakan oleh: Diluluskan oleh:.. Nama: HAJAH LATIFAH BINTI Nama: Dr. LEE BOON HUA MAHAMUD Jawatan: PENGARAH SEKTOR HEP Jawatan: TIMBALAN REKTOR DAN HUBUNGAN LUAR Tarikh: 02 MEI 2012 Tarikh: 02 MEI 2012 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

MUKA SURAT : 2/12 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan menjelaskan proses perancangan, pengurusan dan pelaksanaan Hal Ehwal Pelajar latihan keguruan praperkhidmatan dapat dijalankan secara sistematik dan berkesan mengikut keperluan Institut Pendidikan Guru ( IPG ). Prosedur ini merangkumi proses-proses berikut: 1.1 proses pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu serta pelaksanaan Program Mentor-Mentee dilaksanakan mengikut Garis Panduan yang ditetapkan. 1.2 keberkesanan pelaksanaan pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu dan Program Mentor-Mentee mencapai tahap yang ditetapkan 1.3 semua kes disiplin, tata tertib dan rayuan diambil tindakan mengikut peraturan IPG dan peraturan dalam Akta 174. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru (IPG) dalam mengurus MPPPB, Program Mentor-Mentee serta mengurus disiplin bagi pelajar latihan keguruan pra perkhidmatan sepenuh masa. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1. Manual Kualiti IPGM-MK-PPK-01 3.2. Pengurusan Hal Ehwal Pelajar 3.3. Garis Panduan Minggu Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu semasa 3.4. Buku Panduan Program Mentor-Mentee IPGM dan IPG semakan 2011 3.5. Peraturan IPGM dan IPG semakan 2011 3.6. Akta 174 dan Warta Pindaan 2010 3.7. Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut-Institut Pendidikan Guru) 2010: P.U(A)388 3.8. Garis Panduan Menentukan Kelayakan Calon Menduduki Peperiksaan 3.9. Buku Panduan Tawaran/Iklan Tawaran 3.10. Surat Tawaran Institut Pendidikan Guru 3.11. Borang Perjanjian Pendidikan Guru

MUKA SURAT : 3/12 4.0 DEFINISI Istilah yang digunakan dalam prosedur ini adalah seperti berikut: 4.1 Pegawai Hal Ehwal Pelajar IPG Kampus (PHEP IPG) ialah Pengarah IPG yang dilantik oleh Menteri Pelajaran bagi menjalankan prosiding Akta 174. 4.2 Pendaftaran Pelajar ialah proses pendaftaran pelajar baharu yang ditawarkan mengikuti latihan di IPG. 4.3 Jawatankuasa Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu ialah jawatankuasa yang bertanggungjawab bagi mengendalikan dan melaksanakan proses pendaftaran dan pengurusan pelajar baharu. 4.4 Borang Perjanjian Pendidikan Guru (BPPG) dan Borang Penjamin dan Saksi (BPS) ialah borang perjanjian ikatan kontrak antara pelajar dengan Kerajaan Malaysia untuk mengikuti program peringkat diploma dan ijazah pertama yang mesti ditandatangani oleh kedua-dua pihak dan dua orang penjamin pelajar serta saksi. 4.5 Buku Pendaftaran Pelajar ialah buku yang digunakan untuk merekodkan maklumat pelajar. 4.6 Minggu Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu ialah satu tempoh yang ditetapkan bagi memberi pendedahan kepada pelajar baharu tentang program yang diikuti dan penyesuaian diri sebagai pelajar di IPG. 4.7 Jawatankuasa Kerja Unit Kepimpinan dan Pengembangan Pelajar ialah jawatankuasa yang boleh dianggotai oleh Ketua Unit Kepimpinan Pengembangan Pelajar, Pensyarah Bimbingan dan Kaunseling/Kaunselor Pelajar, Penyelaras Program Mentor-Mentee dan beberapa orang wakil mentor di IPG. 4.8 Mentor-Mentee adalah program yang dilaksanakan sepanjang tahun secara berjadual untuk pelajar agar mereka dapat berkongsi maklumat, kemahiran dan pengalaman di bawah bimbingan mentor masing-masing. 4.9 Kaunselor Pelajar ialah pegawai yang ada kelulusan atau pun latar belakang dan pengalaman sebagai kaunselor yang ditugaskan untuk memberikan khidmat kaunseling kepada pelajar.

MUKA SURAT : 4/12 4.10 Mentor ialah pensyarah yang dilantik oleh Pengarah IPG yang berperanan sebagai penasihat, pembimbing dan mengendalikan Program Mentor-Mentee. 4.11 Mentee ialah pelajar yang berdaftar di IPG. 4.12 Akta 174 (Pindaan) 2010 ialah Undang-Undang Malaysia Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 (Pindaan) 2010. 4.13 Kesalahan-kesalahan ialah salah laku tatatertib yang dilakukan oleh pelajar seperti yang terdapat dalam Akta 174 (Pindaan) 2010 dan juga kesalahankesalahan tatatertib yang terdapat dalam Buku Peraturan IPG, Perjanjian Pendidikan Guru, Surat Tawaran dan lain-lain Pekeliling/Surat Siaran IPGM/KPM yang berkuatkuasa. 4.14 Tindakan Pentadbiran HEP ialah tindakan dan hukuman yang dikenakan pada peringkat IPG terhadap pelajar yang melanggar atau tidak mematuhi peraturan institut. 4.15 Tindakan Tatatertib Akta 174 ialah tindakan dan hukuman yang dikenakan mengikut kaedah dalam Akta 174 (Pindaan) 2010. 5.0 Singkatan BPPG : Borang Perjanjian Pendidikan Guru BPG : Bahagian Pendidikan Guru BPS : Borang Penjamin dan Saksi HEP : Hal Ehwal Pelajar IPGM ; Institut Pendidikan Guru Malaysia IPG : Institut Pendidikan Guru JHEP : Jabatan Hal Ehwal Pelajar JPPPB: Jawatankuasa Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu KDP : Kursus Dalam Perkhidmatan KJ : Ketua Jabatan KJ HEP : Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar DPLI : Diploma Perguruan Lepas Ijazah

MUKA SURAT : 5/12 KPM : Kementerian Pelajaran Malaysia KU : Ketua Unit KURD : Ketua Unit Rekod dan Data KUDT : Ketua Unit Disiplin dan Tatatertib KUP : Ketua Unit Kepimpinan dan Pengembangan Pelajar KUKS : Ketua Unit Kebajikan dan Sosial KUPP : Ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian KUKO : Ketua Unit Kokurikulum KP : Kaunselor Pelajar MPPPB : Minggu Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu MPPB : Maklumat Pendaftaran Pelajar Baharu MPT : Maklumat Penolakan Tawaran MPPP : Majlis Profesional, Pentadbiran dan Pengurusan PPISMP : Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Peguruan PISMP : Program Ijazah Sarjana Muda Peguruan PPP : Pengambilan dan Penempatan Pelajar PPHEP : Pegawai Pengurusan Hal Ehwal Pelajar P : Pengarah IPG Kampus P : Pengarah Sektor Hal Ehwal dan Hubungan Luar IPGM TP : Timbalan Pengarah IPG Kampus PHEP IPG : Pegawai Hal Ehwal Pelajar IPG : Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar

MUKA SURAT : 6/12 6.0 TANGGUNGJAWAB Tanggungjawab Tindakan Pengarah BPG 1. Memaklumkan senarai calon yang ditawarkan mengikuti kursus kepada Rektor IPGM. Rektor IPGM 2. Mengesahkan calon yang ditawarkan mengikuti kursus perguruan daripada Pengarah BPG. 3. Mengarahkan PSHEP&HL mengeluarkan surat tawaran. Pengurusan Pelajar Baharu 4. Mengarahkan Pengarah IPG melaksanakan Minggu Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu berdasarkan Buku Panduan Tawaran serta Buku Garis Panduan MPPPB di IPG. Pengurusan Disiplin Pelajar 5. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Rayuan pelajar yang dikenakan hukuman berdasarkan Akta 174 (Pindaan) 2010 dan lain-lain rayuan yang dipanjangkan oleh PHEP IPG. Pengarah Sektor Hal Ehwal Pelajar Dan Hubungan Luar Pengurusan Pelajar Baharu 6. Menguruskan surat tawaran. 7. Menguruskan proses pelaksanaan Minggu Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu berdasarkan Buku Garis Panduan MPPPB di IPG dan Buku Panduan Tawaran. 8. Menyedia dan mengedarkan Perutusan Rektor ke IPG. 9. Melantik pemantau pelaksanaan MPPPB di IPG yang dikenalpasti.

MUKA SURAT : 7/12 Tanggungjawab Tindakan Pengurusan Disiplin Pelajar 10. Menguruskan rayuan pelajar yang dikenakan tindakan Akta 174 (Pindaan) 2010. 11. Menganalisis data pelajar yang dikenakan tindakan Akta 174 (Pindaan) 2010 setiap semester untuk laporan MKSP. Pengurusan Mentor-Mentee 12. Mengurus dan melaporkan data keberkesanan Program Mentor-Mentee yang daripada IPG. Pengarah IPG Pengurusan Pelajar Baharu 13. Mengeluarkan surat panggilan pendaftaran pelajar baharu dengan menggunakan LAM-PT-03-01d. 14. Melantik JPPPB, Mentor, Penceramah/ Fasilitator untuk mengendali dan menguruskan MPPPB dengan menggunakan LAM-PT-03-01a, LAM-PT-03-01b dan LAM- PT-03-01c. Pengurusan Disiplin Pelajar 15. Menerima pelantikan sebagai PHEP yang diberi kuasa oleh Menteri Pelajaran untuk menjalankan prosiding Akta 174. 16. Memanjangkan rayuan pelajar yang dikenakan tindakan Akta 174 kepada Jawatankuasa Rayuan (IPGM). 17. Memaklumkan keputusan rayuan daripada Jawatankuasa Rayuan kepada pelajar. Pengurusan Mentor-Mentee 18. Melantik mentor dalam kalangan pensyarah mengikut kumpulan pelajar. 19. Memastikan pelaksanaan Program Mentor-Mentee

MUKA SURAT : 8/12 Tanggungjawab Tindakan mematuhi arahan kerja yang disediakan. Timbalan Pengarah IPG Pengurusan Pelajar Baharu 20. Memastikan Minggu Pendaftaran Dan Pengurusan Pelajar Baharu dilaksanakan mengikut Garis Panduan yang ditetapkan. Pengurusan Disiplin Pelajar 21. Memastikan pengurusan disiplin dilaksanakan mengikut Peraturan IPG dan Akta 174 (Pindaan) 2010. Pengurusan Mentor-Mentee 22. Memastikan pelaksanaan pengurusan mentor-mentee mematuhi arahan kerja yang ditetapkan. KJ HEP Pengurusan Pelajar Baharu 23. Mengadakan mesyuarat JPPPB untuk membincangkan MPPPB seperti yang diarahkan. 24. Membuat persediaan MPPPB seperti buku program, jadual aktiviti, senarai pensyarah tutor, senarai fasilitator / penceramah serta atur cara majlis pembukaan dan penutupan rasmi. 25. Memberi taklimat berkaitan dengan cara melengkapkan BPPG dan BPS kepada pelajar baharu. Pengurusan Disiplin Pelajar 26. Memberikan taklimat kepada pelajar-pelajar baharu tentang Akta 174 dan apa-apa peraturan IPG yang berkuatkuasa. 27. Menyemak laporan kes yang disediakan oleh KUDTuntuk menentukan tindakan tatatertib yang boleh dikenakan kepada pelajar (pentadbiran atau Akta 174).

MUKA SURAT : 9/12 Tanggungjawab Tindakan Pengurusan Mentor-Mentee 28. Memberikan taklimat kepada semua mentor untuk mengurus Program Mentor-Mentee. 29. Memastikan keberkesanan pelaksanaan Program Mentor- Mentee. Pensyarah/ Mentor Pengurusan Pelajar Baharu 30. Melaksanakan MPPPB berpandukan Garis Panduan Minggu Pengurusan Pelajar Baharu IPG. 31. Menyemak dan memastikan BPPG dan BPS serta dokumendokumen yang berkaitan diisi dengan betul oleh pelajar. Pengurusan Disiplin Pelajar 32. Mengurus rekod kehadiran kuliah bagi kumpulan akademik masing-masing. 33. Mengisi Borang Rumusan Kehadiran Kuliah Bulanan LAM- PT 03-03 dan menyerahkannya kepada Jabatan Hal Ehwal Pelajar. 34. Mengisi Bahagian A Borang Maklumat Salah Laku Pelajar LAM-PT 03-04a jika pelajar melakukan kesalahan tatatertib dan pelajar dikehendaki memberikan penjelasan secara bertulis kepada pensyarah berkenaan. 35. Mengisi Bahagian B, Borang Maklumat Salah Laku Pelajar jika pelajar perlu dikenakan tindakan tatatertib dan menyerahkan borang tersebut kepada Jabatan HEP.

MUKA SURAT : 10/12 Tanggungjawab Tindakan Pengurusan Mentor-Mentee 36. Melaporkan nama pelajar yang perlu diberi khidmat kaunseling. 37. Mengendalikan sesi Mentor-Mentee mengikut jadual yang telah ditetapkan oleh pihak IPG.

PENDAFTARAN PELAJAR BARU TARIKH KUAT KUASA : 15.08.2011 MUKA SURAT : 11/12 BPG-PPK-PT-03 7.0 REKOD KUALITI Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1, Surat Pelantikan JPPPB JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01a 2. Surat Pelantikan Mentor JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01b 3. Surat Pelantikan Penceramah/ Fasilitator JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01c 4. Surat Panggilan Pendaftaran Pelajar Baharu JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01d 5. Surat Undangan Ke Majlis Perasmian Dan Penutupan MPPPB JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01e 6. Bayaran Pendaftaran Pelajar Baharu JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01f 7. Kit Pendaftaran JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01g 8. Laporan MPPPB oleh KJHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01h 9. Laporan Sesi Mentor-Mentee JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-02a 10. Borang Rujukan Khidmat Kaunseling JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-02b 12. Borang Rumusan Kehadiran Kuliah Bulanan JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-03 13. Borang Maklumat Salah Laku Pelajar JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-04a 14. Laporan Prima Facie Kes Tindakan Tatatertib 5 Tahun LAM-PT-03-04b 15. Fakta Pertuduhan 5 Tahun LAM-PT-03-04c 16. Notis Kehadiran Kepada Pelajar Dalam Perbicaraan Tatatertib 5 Tahun LAM-PT-03-04d1 17. Notis Kehadiran Kepada Ibu/Bapa Pelajar Dalam Perbicaraan Tatatertib 5 Tahun LAM-PT-03-04d2 18. Notis Kehadiran Kepada Saksi Dalam 5 Tahun LAM-PT-03-04d3 Januari 2012

PENDAFTARAN PELAJAR BARU TARIKH KUAT KUASA : 15.08.2011 MUKA SURAT : 12/12 BPG-PPK-PT-03 Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran Perbicaraan Tatatertib SHEP&HL 19. Laporan Prosiding Perbicaraan Akta 174 5 Tahun LAM-PT-03-04e 20. Hukuman Kesalahan Tatatertib 5 Tahun LAM-PT-03-04f 21. Surat Tindakan Tatatertib Terhadap (Nama Pelajar) Bawah Akta 174 5 Tahun LAM-PT-03-04g Surat Tindakan Tatatertib Terhadap 22. Penjaga/ Penjamin 1/ Penjamin 2/ KUPP/ Mentor/ KUKOKU/ Pegawai 5 Tahun LAM-PT-03-04h Kewangan Bawah Akta 174 Januari 2012