Tarikh: 15 JUN 2014 Tarikh: 15 JUN 2014

MUKA SURAT : 1/12 Disediakan oleh: Diluluskan oleh:.. Jawatan: PENGARAH Jawatan: REKTOR SEKTOR HEP DAN INSTITUT PENDIDIKAN HUBUNGAN LUAR GURU MALAYSIA Tarikh: 15 JUN 2014 Tarikh: 15 JUN 2014 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

MUKA SURAT : 2/12 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan menjelaskan proses perancangan, pengurusan dan pelaksanaan Hal Ehwal Pelajar latihan keguruan praperkhidmatan dapat dijalankan secara sistematik dan berkesan mengikut keperluan Institut Pendidikan Guru ( IPG ). Prosedur ini merangkumi proses-proses berikut: 1.1. Keberkesanan penilaian pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu yang dilaksanakan di IPG dianalisis dalam tempoh satu bulan selepas pelaksanaan untuk memastikan skor min 4.1 dapat dicapai. 1.2. Keberkesanan pelaksanaan program mentor mentee dianalisis pada setiap hujung semester untuk memastikan skor min 4.1 dapat dicapai. 1.3. 100% kes disiplin bawah akta 174 diurus mengikut prosedur kerja yang ditetapkan dan dianalisis pada setiap hujung semester. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru (IPG) dalam mengurus Pendaftaran dan Minggu Pengurusan Pelajar Baharu, Program Mentor-Mentee serta disiplin bagi pelajar latihan keguruan praperkhidmatan sepenuh masa. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti IPGM-MK-PPK-01 3.2 Pengurusan Hal Ehwal Pelajar 3.3 Kit Pendaftaran 3.4 Garis Panduan Pengurusan Pelajar Baharu semasa 3.5 Buku Panduan Program Mentor-Mentee IPGM dan IPG semakan 2011 3.6 Buku Peraturan Pelajar IPG 3.7 Undang-undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 sebagaimana pada 1 Disember 2011

MUKA SURAT : 3/12 3.1.8. Akta Undang-undang Malaysia Akta A1435 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) (Pindaan) 2012 3.1.9. Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut-Institut Pendidikan Guru) 2010: P.U(A)388 3.1.10. Garis Panduan Menentukan Kelayakan Calon Menduduki Peperiksaan 3.1.11. Buku Panduan Tawaran (versi atas talian) /Iklan Tawaran 3.1.12. Contoh Surat Tawaran Institut Pendidikan Guru 3.1.13. Borang Perjanjian Pendidikan Guru 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah 4.1.1 Pegawai Hal Ehwal Pelajar (PHEP) ialah Pengarah IPG yang dilantik oleh Menteri Pendidikan bagi menjalankan prosiding Akta 174. 4.1.2 Pendaftaran Pelajar ialah proses pendaftaran pelajar baharu pra perkhidmatan sepenuh masa yang ditawarkan mengikuti latihan di IPG. 4.1.3 Jawatankuasa Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu ialah jawatankuasa yang bertanggungjawab bagi mengendalikan dan melaksanakan proses pendaftaran dan pengurusan pelajar baharu. 4.1.4 Borang Perjanjian Pendidikan Guru (BPPG) dan Borang Penjamin Dan Saksi (BP DS) ialah borang perjanjian ikatan kontrak antara pelajar dengan Kerajaan Malaysia untuk mengikuti program peringkat diploma dan ijazah pertama yang mesti ditandatangani oleh keduadua pihak dan dua orang penjamin pelajar serta saksi. 4.1.5 Buku Daftar Pelajar ialah buku yang digunakan untuk merekodkan maklumat pelajar. 4.1.6 Minggu Pengurusan Pelajar Baharu ialah satu tempoh yang ditetapkan bagi memberi pendedahan kepada pelajar baharu tentang program yang diikuti dan penyesuaian diri sebagai pelajar di IPG.

MUKA SURAT : 4/12 4.1.7 Jawatankuasa Kerja Unit Pengembangan dan Kepimpinan Pelajar ialah jawatankuasa yang boleh dianggotai oleh Ketua Unit Pengembangan dan Kepimpinan Pelajar, Penyelaras Program Mentor-Mentee dan beberapa orang wakil mentor di IPG. 4.1.8 Mentor-Mentee adalah program yang dilaksanakan sepanjang tahun secara berjadual untuk pelajar agar mereka dapat berkongsi maklumat, kemahiran dan pengalaman di bawah bimbingan mentor masing-masing. 4.1.9 Kaunselor Pelajar ialah pegawai yang dilantik oleh Bahagian Psikologi dan Kaunseling (BPsK), KPM ditugaskan untuk memberikan khidmat kaunseling kepada pelajar. 4.1.10 Mentor ialah pensyarah yang dilantik oleh Pengarah IPG yang berperanan sebagai penasihat, pembimbing dan mengendalikan Program Mentor-Mentee. 4.1.11 Mentee ialah pelajar yang berdaftar di IPG. 4.1.12 Kesalahan-kesalahan ialah salah laku tatatertib yang dilakukan oleh pelajar seperti yang terdapat dalam Undang-undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 s ebagaimana pada 1 Disember 2011 dan Akta Undang-undang Malaysia Akta A1435 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib)(Pindaan) 2012 dan juga kesalahan-kesalahan tatatertib yang terdapat dalam Buku Peraturan Pelajar IPG, Buku Panduan Dan Syarat Penganugerahan Sijil/Diploma/Ijazah, Perjanjian Pendidikan Guru, Surat Tawaran dan lain-lain Pekeliling/Surat Siaran IPGM/KPM yang berkuat kuasa. 4.1.13 Tindakan Pentadbiran ialah tindakan dan hukuman yang dikenakan pada peringkat IPG terhadap pelajar yang melanggar atau tidak mematuhi peraturan institut. 4.1.14 Tindakan Tatatertib Akta 174 ialah tindakan dan hukuman yang dikenakan mengikut kaedah dalam Undang-undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 sebagaimana pada 1 Disember 2011

MUKA SURAT : 5/12 4.2 Singkatan WP : Wakil Pengurusan (Rektor dan Timbalan Rektor) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan ( Pengarah) BPPG : Borang Perjanjian Pendidikan Guru BPDS : Borang Penjamin Dan Saksi HEP : Hal Ehwal Pelajar IPGM ; Institut Pendidikan Guru Malaysia IPG : Institut Pendidikan Guru JHEP : Jabatan Hal Ehwal Pelajar JPPPB : Jawatankuasa Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu KJ : Ketua Jabatan KJ HEP : Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar PPISMP : Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan PISMP : Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan PDPLI : Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah KPM : Kementerian Pendidikan Malaysia KU : Ketua Unit KUK : Ketua Unit Kokurikulum MPPB : Minggu Pengurusan Pelajar Baharu MPPP : Majlis Profesional, Pentadbiran dan Pengurusan PPP : Pengambilan dan Penempatan Pelajar PPHEP : Pegawai Pengurusan Hal Ehwal Pelajar PHEP : Pegawai Hal Ehwal Pelajar : Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar

MUKA SURAT : 6/12 5.0 TANGGUNGJAWAB Tanggungjawab Tindakan WP 1. Mengarahkan mengeluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya. PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU 2. Mengarahkan Pengarah IPG melaksanakan Minggu Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu berdasarkan Buku Panduan Tawaran serta Buku Garis Panduan MPPPB di IPG. DISIPLIN PELAJAR 3. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Rayuan Tatatertib Pelajar yang dikenakan hukuman berdasarkan Undang-undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 sebagaimana pada 1 Disember 2011. Pengarah PELAJAR BAHARU 4. Menguruskan surat tawaran. 5. Menguruskan proses pelaksanaan Minggu Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu berdasarkan Buku Garis Panduan MPPPB di IPG dan Buku Panduan Tawaran. 6. Menyedia dan mengedarkan Perutusan Rektor ke IPG. 7. Melantik pemantau pelaksanaan MPPPB di IPG yang dikenal pasti. DISIPLIN PELAJAR 8. Menguruskan Mesyuarat Jawatankuasa Rayuan Tatatertib Pelajar.

MUKA SURAT : 7/12 Tanggungjawab Tindakan 9. Merumuskan analisis data pelajar yang dikenakan tindakan Undang-undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 sebagaimana pada 1 Disember 2011 pada hujung semester untuk tujuan pelaporan MKSP. PROGRAM MENTOR-MENTEE 10. Mengurus dan melaporkan data keberkesanan Program Mentor-Mentee daripada IPG. Pengarah IPG PELAJAR BAHARU 11. Mengeluarkan surat panggilan pendaftaran pelajar baharu dengan menggunakan LAM-PT-03-01d. 12. Melantik JPPPB, Mentor, Penceramah/ Fasilitator untuk mengendali dan menguruskan MPPPB dengan menggunakan LAM-PT-03-01a, LAM-PT-03-01b dan LAM- PT-03-01c. DISIPLIN PELAJAR 13. Menerima pelantikan sebagai PHEP yang diberi kuasa oleh Menteri Pendidikan untuk menjalankan prosiding Akta 174. 14. Menjalankan prosiding dan menjatuhkan hukuman berdasarkan Akta 174. 15. Memanjangkan rayuan pelajar yang dikenakan tindakan Akta 174 kepada Jawatankuasa Rayuan Tatatertib Pelajar di IPGM dalam tempoh 14 hari bekerja. 16. Memaklumkan keputusan rayuan daripada Jawatankuasa Rayuan kepada pelajar.

MUKA SURAT : 8/12 Tanggungjawab Tindakan PROGRAM MENTOR-MENTEE 17. Melantik mentor dalam kalangan pensyarah mengikut kumpulan pelajar. 18. Memastikan pelaksanaan Program Mentor-Mentee mematuhi arahan kerja yang disediakan. Timbalan Pengarah IPG PELAJAR BAHARU 19. Memastikan Minggu Pendaftaran Dan Pengurusan Pelajar Baharu dilaksanakan mengikut Garis Panduan yang ditetapkan. DISIPLIN PELAJAR 20. Memastikan pengurusan disiplin dilaksanakan mengikut Peruntukan Akta 174 dan Buku Peraturan Pelajar IPG PROGRAM MENTOR-MENTEE 21. Memastikan pelaksanaan pengurusan program Mentor- Mentee mematuhi arahan kerja yang ditetapkan. KJ HEP PELAJAR BAHARU 22. Mengadakan mesyuarat JPPPB untuk membincangkan MPPPB. 23. Membuat persediaan MPPPB seperti buku program, jadual aktiviti, senarai pensyarah tutor, senarai fasilitator/ penceramah serta atur cara majlis pembukaan dan penutupan rasmi. 24. Memberi taklimat berkaitan dengan cara melengkapkan BPPG dan BPS kepada pelajar baharu.

MUKA SURAT : 9/12 Tanggungjawab Tindakan DISIPLIN PELAJAR 25. Memberikan taklimat kepada pelajar baharu tentang Akta 174 dan peraturan IPG yang berkuat kuasa. 26. Mengumpulkan bahan bukti dan menyediakan laporan untuk tindakan tatatertib. PROGRAM MENTOR-MENTEE 27. Memberikan taklimat kepada semua mentor untuk mengurus Program Mentor-Mentee. 28. Memastikan keberkesanan pelaksanaan Program Mentor- Mentee. Pensyarah/ Mentor PELAJAR BAHARU 29. Melaksanakan MPPPB berpandukan Garis Panduan Minggu Pengurusan Pelajar Baharu IPG. 30. Menyemak dan memastikan BPPG dan BPS serta dokumendokumen yang berkaitan diisi dengan betul oleh pelajar. DISIPLIN PELAJAR 31. Mengurus rekod kehadiran kuliah bagi kumpulan akademik masing-masing. 32. Mengisi Borang Rumusan Kehadiran Kuliah Bulanan LAM-PT-03-03 dan menyerahkannya kepada Jabatan Hal Ehwal Pelajar. 33. Mengisi Bahagian A Borang Maklumat Salah Laku Pelajar LAM-PT 03-04a jika pelajar melakukan kesalahan tatatertib dan pelajar dikehendaki memberikan penjelasan secara

MUKA SURAT : 10/12 Tanggungjawab Tindakan bertulis kepada pensyarah berkenaan. 34. Mengisi Bahagian B, Borang Maklumat Salah Laku Pelajar jika pelajar perlu dikenakan tindakan tatatertib dan menyerahkan borang tersebut kepada JHEP. PROGRAM MENTOR-MENTEE 35. Melaporkan nama pelajar yang perlu diberi khidmat kaunseling. 36. Mengendalikan sesi Mentor-Mentee mengikut jadual yang telah ditetapkan oleh pihak IPG.

MUKA SURAT : 11/12 6.0 REKOD KUALITI Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1, Surat Pelantikan JPPPB JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01a 2. Surat Pelantikan Mentor JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01b 3. Surat Pelantikan Penceramah/ Fasilitator JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01c 4. Surat Panggilan Pendaftaran Pelajar Baharu JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01d 5. Surat Undangan Ke Majlis Perasmian Dan Penutupan MPPPB JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01e 6. Bayaran Pendaftaran Pelajar Baharu JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01f 7. Kit Pendaftaran JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01g 8. Laporan MPPPB oleh KJHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01h 9. Penilaian Keberkesanan MPPPB Daripada Persepsi Pelajar JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-01i 10. Laporan Sesi Mentor-Mentee JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-02a 11. Borang Rujukan Khidmat Kaunseling JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-02b 12. Penilaian Keberkesanan Program Mentor-Mentee Daripada Persepsi JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-02c Pelajar 13. Borang Rumusan Kehadiran Kuliah Bulanan JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-03 14. Borang Maklumat Salah Laku Pelajar JHEP 5 Tahun LAM-PT-03-04a 15. Kes Tindakan Tatatertib (Prima Facie) 5 Tahun LAM-PT-03-04b 16. Fakta Pertuduhan 5 Tahun LAM-PT-03-04c 17. Notis Kehadiran Kepada Pelajar Dalam 5 Tahun LAM-PT-03-04d1

MUKA SURAT : 12/12 Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran Perbicaraan Tatatertib 18. Notis Kehadiran Kepada Ibu/Bapa Pelajar Dalam Perbicaraan Tatatertib 5 Tahun LAM-PT-03-04d2 19. Notis Kehadiran Kepada Saksi Dalam Perbicaraan Tatatertib SHEP&HL 5 Tahun LAM-PT-03-04d3 20. Laporan Prosiding Perbicaraan Akta 174 5 Tahun LAM-PT-03-04e 21. Hukuman Kesalahan Tatatertib 5 Tahun LAM-PT-03-04f 21. Surat Tindakan Tatatertib Terhadap (Nama Pelajar) Bawah Akta 174 5 Tahun LAM-PT-03-04g Surat Tindakan Tatatertib Terhadap 22. (Nama Pelajar) Bawah Akta 174 kepada Penjaga/ Penjamin 1/ Penjamin 2/ KUPP/ Mentor/ KUK/Pegawai 5 Tahun LAM-PT-03-04h Kewangan