1.1 Latar Belakang masalah BAB 1 PENDAHULUAN Di era globalisasi ini, sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat di butuhkan dan juga tidak dapat di pisahkan dengan kehidupan manusia. banyak perusahaan-perusahaan yang beralih dengan menerapkan sistem informasi bebasis teknologi karena sangat ketatnya persaingan antara perusahaan untuk mendapatkan profit, dalam menjaga perusahaan agar going concer maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang handal dan dapat dipertanggung jawabkan sehingga lebih cepat dalam mengelolah informasi yang akan digunakan pada saat pengambil keputusan nanti. Penerapan sistem informasi dalam kehidupan manusia tidak hanya dimanfaatkan dalam satu bidang kehidupan, melainkan telah diterapkan dalam berbagai bidang kehidupan lainnya. Tidak berbeda jauh dengan kehidupan manusia yang telah dipengaruhi oleh sistem informasi, kehidupan perusahaan pun sangat bergantung dengan sistem informasi yang dimiliki di perusahaan tersebut. Terlebihnya dalam sistem informasi akuntansi perusahaan yang harus terintegrasi, mengingat akan pentingnya data keuangan yang sangat crucial. Dengan adanya sistem informasi yang ada pada perusahaan, maka perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan tersebut. Selain itu, secara tidak langsung sistem informasi juga dapat meningkatkan value pada perusahaan. Valuable information can help people and their organizations perform tasks more efficiently and effectively (Stair, Ralph dan George Reynold 2010: 8). Satu hal yang harus diperhatikan perusahaan dalam menggerakan kegiatan bisnisnya dengan kinerja yang baik, yaitu sumber daya manusia atau karyawan yang menjadi penentu tercapainya tujuan perusahaan. Setiap perusahaan diharuskan menjamin kesejahteraan karyawannya, dan memberikan kebanggaan atas kerja keras mereka serta meningkatkan motivasi setiap karyawan dengan memberikan upah gaji, bonus, serta tunjangan tunjangan untuk setiap bulannya yang sesuai dengan kinerja yang telah dikorbankan ke perusahaan dan di ukur sesuai dengan jabatan yang di dudukinya sehingga menghasilkan perhitungan gaji yang akurat dan sesuai. Hal tersebut digunakan 1
2 untuk menunjukan kepedulian perusahaan terhadap setiap karyawannya agar para karyawan bekerja dengan baik dan dapat meningkatkan produktifitasnya dalam bekerja. Dalam memberikan gaji di setiap perusahaan berbeda-beda. Gaji yang diberikan perusahaan terhadap karyawan berbeda sesuai dengan jabatan dan tingkat golongan. menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2000:268) Gaji adalah pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan dan dibayarkan secara tetap tiap bulannya. Dan sedangkan menurut James A. Hall (2009:118) Gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti. Akan tetapi bukan suatu hal yang mengherankan jika suatu perusahaan mengalami kesulitan dalam penghitungan gaji karena dalam suatu perusahaan memiliki sangat banyak karyawan dan waktu yang dibutuhkan untuk menghitung gaji sangat singkat yang biasanya dilakukan di akhir bulan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi pada proses penggajian perusahaan dapat membantu perusahaan mempertahankan kelangsungan hidupnya, bahkan mampu meningkatkan profitabilitas dan mengembangkan usahanya. Untuk itu, dibutuhkan sistem penggajian yang baik agar terhindar dari segala bentuk kecurangan, kesalahan dengan cara perlu adanya pengendalian internal pada proses penggajian. Proses penggajian gaji yang baik dibutuhkan sistem komputerisasi yang handal dan saling terintegrasi agar dapat membantu perusahaan untuk memproses data dengan mudah, cepat, dan efisien tanpa adanya hambatan. PT Estika Daya Mandiri adalah perusahaan multi bisnis yang didirikan pada tanggal 19 April 2005. PT Estika Daya Mandiri berpusat di Jl. Gatot Subroto Kavling 31 Jakarta Selatan yang bergerak di bidang penjualan bahan bakar yaitu SPBU PERTAMINA yang menjual berbagai macam jenis bahan bakar seperti premium, pertamax, solar, dll. Spbu ini juga menjual pelumas dan beberapa sparepart di bagian shop and drive. PT Estika Daya Mandiri juga mempunyai cabang yang berupa spbu di karawang dan juga mempunyai beberapa cabang diantara lain ada di kota medan dan jogja yang bergerak di bidang penyewaan ruko dan rental mobil. Perusahaan yang akan dibahas dalam penulisan skripsi ini adalah pusat unit bisnis PT Estika Daya Mandiri yaitu SPBU PERTAMINA yang terletak di Jl. Gatot Subroto Kavling 31 Jakarta Selatan.
3 Jumlah karyawan yang bekerja di PT Estika Daya Mandiri sebanyak 63 orang. Sistem absensi yang digunakan oleh perusahaan masih menggunakan mesin ceklok kartu manual, jadi setiap karyawan yang ingin melakukan absensi harus mengambil kertas absen mereka lalu memasukan kertasnya ke mesin ceklok tersebut. Karna sistem absensi perusahaan masih manual, maka butuh waktu yang lama untuk menginput satu persatu absensi karyawan dari kertas form absensi ke dalam Ms Excel, dan jika karyawan ingin meminta izin atau cuti untuk bekerja maka setiap karyawan harus mengisi form izin atau cuti tersebu, sehingga membutuhkan banyak waktu lagi untuk menginput ke dalam Ms Excel. Karena form izin atau cuti tersebut masih menggunakan kertas, maka dapat beresiko form rusak, hilang atau terselip. Dan dapat memungkinkan proses input ke Ms Excel jadi tertunda jadi secara otomatis proses penghitungan penggajian akan tertunda karna masalah tersebut. Dari hasil survei dan pengamatan yang telah di teliti ada berbagai macam masalah yang dihadapi, PT Estika Daya Mandiri memerlukan suatu sistem yang dapat membantu proses penggajian untuk mengatasi masalah yang terjadi. Tujuan dilakukan penelitian ini agar dapat memberikan solusi dengan merancang suatu sistem informasi akuntansi penggajian yang dapat mengurangi masalah masalah yang terjadi pada PT Estika Daya Mandiri dalam menginput absensi dan prosedur perhitungan gaji karyawan, dengan dirancangnya Sistem Informasi Akuntansi Penggajian ini agar seluruh proses penggajian bias menjadi efektif, efisien dan juga menjadi lebih mudah dan akurat. Sehingga masalah yang terjadi dapat di atasi serta dapat mendukung pengendalian internal. 1.2 Ruang Lingkup 1. Perhitungan absensi, cuti, izin, dan lembur karyawan. 2. Penghitungan gaji, tunjangan, dan jaminan kesehatan. 3. Pemotongan pajak penghasilan (pph 21), dan pemotongan ketidak hadiran karyawan 4. Pembayaran gaji karyawan. 5. Pembuatan laporan gaji, laporan absensi, dan laporan hutang
4 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan 1. Menganalisis proses penggajian yang sedang berjalan di dalam perusahaan 2. Mengidentifikasi masalah yang terjadi pada perusahaan 3. Memberikan usulan dan solusi terhadap masalah yang ada pada perusahaan 4. Merancang sistem informasi yang lebih handal dan akurat untuk mempermudah perusahaan dalam melakukan proses penggajian. 1.3.2 Manfaat 1. Dengan menggunakan sistem yang telah dirancang, perusahaan dapat melihat rincian gaji. Sistem juga menyajikan laporan yang cepat, relevan, dan akurat bagi pihak Operasional, serta atasan. Untuk selanjutnya dibuat bahan jurnal. 2. Mengurangi aktivitas surat menyurat bagi pegawai dalam pengajuan izin untuk cuti, dan sakit. 3. Perusahaan dapat meminimalkan terjadinya kecurangan dalam hal penggajian karyawan. 1.4 Metodologi 1. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan cara mencari dan mengumpulkan data dan informasi yang relevan dari buku buku ilmiah, jurnal, serta sumber lain yang berkaitan dengan masalah masalah saat melakukan penelitian. 2. Studi lapangan Melakukan survei ke perusahaan yang akan di teliti secara langsung untuk memperoleh data data perusahaan seperti struktur organisasi, sistem penggajian yang berjalan dan unsur unsur yang terkait. Dapat dilakukan dengan cara:
5 a. Observation (pengamatan) dengan cara mendatangi PT. Estika Daya Mandiri untuk mengamati system sebelumnya yang sudah berjalan seperti prosedur dan aktivitas-aktivitas penggunaan system sebelumnya. b. Interview (wawancara) melakukan aktivitas Tanya jawab kepada pihak yang terlibat didalam sistem penggajian, agar dapat memahami sistem penggajian yang ada di perusahaan tersebut. c. Documentation (dokimentasi) dilakukan dengan menelusuri buktibukti tertulis yang terkait dengan kegiatan penggajian. 1.4.1 Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan yang akan digunakan adalah menggunakan Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek (Object Oriented Analysis and Design) menurut pendeketan teori Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 85) yaitu: 1. Inception Di fase ini akan melakukan aktivitas menentukan ruang lingkup proyek. Selain itu akan memperkirakan jumlah biaya dan jadwal untuk keseluruhan proyek dan juga mempersiapkan lingkungan pendukung untuk proyek (contoh, hardware, software, process, resources) 2. Elaboration Fase ini berfokus pada beberapa perulangan yang mengambil bagian dari sistem dan mendefinisikan persyaratan, mendesain solusi, dan mengimplementasi solusi tersebut. Di fase ini akan dilakukan aktivitas seperti: a. Memastikan seluruh arsitektur, kebutuhan, dan rencana cukup stabil dan resiko dapat ditekan sehingga biaya dan jadwal proyek dapat diprediksikan dengan tepat. b. Mendemonstrasikan arsitektur yang dapat mendukung kebutuhan sistem dengan biaya dan jadwal yang terjangkau
6 3. Construction Pada fase ini, system analyst membangun sistem baru dengan menggunakan perulangan tambahan yang termasuk mendesain, mengimplementasi, dan menguji sistem baru. Di samping itu fase ini akan melakukan aktivitas seperti: a. Melengkapi analisa, desain, pengembangan, dan melakuan pengujian terhadap seluruh fungsi produk. b. Secara iteratif membangun produk utuh yang siap untuk digunakan oleh pengguna. c. Menentukan kapan perangkat lunak siap untuk deployment. 4. Transition Selama fase transisi, satu atau lebih perulangan akhir akan melibatkan final user-acceptance dan melakukan pengujian sistem sesuai dengan kesiapaan saat akan dioperasikan. Setelah sistem beroperasi, akan tetap dilakukan maintenance untuk kebutuhan operasi sistem. Jika ditemukan bug, akan melakukan perbaikan sehingga dapat meningkatkan performa sistem. 1.4.2 Metode Penghitungan Akuntansi Penggajian Metode penghitungan akuntansi penggajian yang diterapkan dalam perusahaan telah sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku secara umum, dalam hal ini adalah PSAK No. 24 (Revisi 2010) mengenai imbalan kerja yang secara umum komponen penghitungan penggajian yaitu dengan menghitung gaji pokok ditambahkan dengan tunjangan-tunjangan, bonus, upah lembur dan dikurangi dengan potongan-potongan masing-masing individu karyawan perusahaan. 1.4.3 Metode Pengitungan PPh Pasal 21 Penghitungan PPh Pasal 21 untuk pegawai tetap dan penerima pensiun berkala dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu: 1. Penghitungan masa atau bulanan yang menjadi dasar pemotongan PPh Pasal 21 yang terutang untuk setiap masa pajak, yang dilaporkan dalam SPT Masa
7 PPh Pasal 21, selain masa pajak Desember atau masa pajak dimana pegawai tetap berhenti bekerja; 2. Penghitungan kembali sebagai dasar pengisian form 1721 A1 atau A2 dan pemotongan PPh Pasal 21 dan pemotongan PPh Pasal 21 yang terutang untuk masa pajak Desember atau masa pajak dimana pegawai tetap berhenti bekerja. Penghitungan kembali ini dilakukan pada: a. Bulan dimana pegawai tetap bekerja atau pensiun; b. Bulan Desember bagi pegawai tetap yang bekerja sampai akhir tahun kalender dan bagi penerima pensiun yang menerima uang pensiun sampai akhir tahun kalender.
8 1.5 Kerangka Pikir 1. Latar belakang 2. Ruang lingkup 3. Tujuan dan manfaat 4. Metodologi 5. Kerangka pikir INCEPTION 1. Melakukan Survei 2. Melakukan Wawancara 3. Observasi 4. Dokumantasi 5. Studi Pustaka 6. Analisis dan Perancangan Aplikasi 7. Pencatatan Akuntansi Data: 1. Company Profile 2. Struktur Organisasi 3. Prosedur Sistem Berjalan Teori: 1. SIA pada Siklus Penggajian 2. Object Oriented Analysis and design Identifikasi Masalah pada sistem yang berjalan Memberikan usulan terhadap masalah pada sistem yang berjalan ELABORATION CONSTRUCTION TRANSITION Perancanfan dengan Metode Object Oriented Analysis and Design : 1. Menganalisis Requirement 2. Merancang Deployment Architecture & Support Service Architecture 3. Merancang Software Architecture 4. Merancang Use Case Realizations 5. Merancang Database 6. Merancang System & User Interface 7. Merancang System input& output 1.6 Sistematika Penulisan Pembuatan aplikasi Sistem Informasi Akuntansi dengan menggunakan bahasia pemrogramman berbasis desktop Melakukan implementasi terhadap aplikasi yang dibuat Gambar 1.1 Kerangka Berpikir
9 1.6 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab pertama ini menguraikan tentang latar belakang penelitian yang terkait, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab kedua menjelaskan mengenai sistem, informasi, sistem informasi, sistem informasi akuntansi, manajemen sumber daya manusia, gaji, lembur, pajak penghasilan pasal 21, serta teori analisis dan perancangan sistem informasi. BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ketiga membahas mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, gambaran sistem berjalan, serta kelemahan sistem berjalan dan usulan. BAB 4 HASIL DAN BAHASAN Bab keempat menjelaskan hasil pembahasan berdasarkan analisis data yang dilakukan berupa modeling and the requirements discipline, usecase and domain class, dan the design discipline. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab kelima berisi simpulan dari hasil penelitian yang menjawab atas permasalahan yang ditemukan dalam penelitian ini dan terdapat beberapa saran yang diajukan.