BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang P.T. Griya Asri Prima merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penerbitan. Perusahaan ini menerbitkan majalah Griya Asri, Smart Living, Skala+, dan beberapa buku lain. Suatu perusahaan sangat membutuhkan informasi yang digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Informasi yang baik dengan manajemen yang terstruktur dan berkualitas memudahkan proses bisnis perusahaan tersebut. Perusahaan membutuhkan sistem untuk mengelola dan memproses datadata menjadi informasi yang berharga bagi perusahaan. Informasi tersebut akan digunakan sebagai bahan pertimbangan oleh pimpinan dalam menentukan kebijakan perusahaan. Penelitian pada sistem informasi ini dilandasi oleh kenyataan bahwa sistem tersebut memiliki umur fungsional yang terbatas. Jika sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan maka sistem tersebut perlu diperbaharui dengan sistem yang baru. Kebutuhan sistem akan terus berkembang sesuai dengan kebutuhan informasi pada pihak-pihak yang berkepentingan baik internal maupun eksternal. Dalam penanganan sistem pengolahan konten majalah, perusahaan tersebut masih menggunakan sistem komputerisasi yang belum efisien. Pertukaran data untuk pengolahan konten yang terdiri dari artikel tulis, foto, dan iklan, perusahaan 1
2 tersebut menggunakan flaskdisk, cd, dan media penyimpanan lainnya yang rentan akan kehilangan data. Penanganan data transaksi penjualan masih diolah dan disimpan dalam bentuk excel yang terpisah, sehingga dengan sistem yang ada saat ini kemungkinan akan menimbulkan inconsistency data (perbedaan informasi untuk data yang sama), redundancy data (pengulangan data yang sama persis), kurangnya integritas data (perubahan informasi tidak terjadi secara serentak, sehingga ada data yang tidak berubah), dan permasalahan pada keamanan data yang memungkinkan dapat diakses oleh orang yang tidak berkepentingan. Dengan berkembangnya perusahaan ini serta makin ketatnya persaingan bisnis, maka PT. Griya Asri Prima harus memikirkan bagaimana menangani semua data baik konten maupun transaksi secara efektif, tanpa menambah biaya atau production cost yang lebih besar. Di era globalisasi yang berkembang pesat saat ini, telah berkembang suatu teknologi informasi berupa Internet yang memiliki cakupan sangat luas. Internet berfungsi sebagai media komunikasi maupun pertukaran informasi, sangatlah tepat dengan kondisi saat ini dimana banyak perusahaan kini menuntut kinerja dari para pegawainya untuk bekerja cepat dan efisien terhadap waktu. Internet dapat memberikan kemudahan bagi para User (Administrator) atau manajemen dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Hal tersebut merupakan alasan dipakainya media Internet untuk pembuatan basis data sistem penerbitan majalah bagi perusahaan. Untuk mempermudah dalam menangani data dan transaksi perusahaan dengan jumlah yang banyak, maka dibuatlah database yang merupakan kumpulan dari data data dan transaksi tersebut. Teknologi informasi berbasiskan komputer
3 ini diimplementasikan dengan pembuatan suatu aplikasi basis data. Aplikasi basis data ini digunakan untuk mempermudah dalam melihat data, memproses data, dan laporan laporan data. Dengan dibutuhkannya sistem terbaru untuk menggantikan sistem lama yang sedang digunakan, oleh karena itu kami akan membuat analisis dan perancangan sistem basis data pengolahan konten dan penjualan majalah pada P.T. Griya Asri Prima. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup pengerjaan skripsi ini adalah perancangan basis data pada proses pengolahan majalah dan penjualan majalah. Adapun proses-proses yang akan tercakup di dalamnya antara lain : Proses pengolahan konten majalah, dimulai dari peliputan informasi, artikel tulis, foto, iklan hingga layout majalah tersebut siap cetak. Proses transaksi iklan tidak dibahas, hanya membahas pengolahan data iklannya. Proses penjualan majalah mulai dari pemesanan, penjualan, pembatalan, serta pengiriman majalah tersebut. Pengadaan barang hanya membahas pesan cetak majalah dan penerimaan majalah tersebut. Adapun hal hal yang tidak dibahas secara mendetail pada penulisan ini seperti penanganan terhadap keuangan dan manajemen sumber daya manusia.
4 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini : 1. Menganalisa prosedur pengolahan konten dan penjualan majalah yang sedang berjalan, sebagai dasar yang digunakan untuk menghasilkan aplikasi basisdata yang dirancang. 2. Merancang dan mengembangkan basisdata pengolahan konten dan penjualan majalah untuk mendukung proses bisnis perusahaan sehingga lebih cepat dan tepat. Sementara manfaat yang ingin dicapai melalui penulisan skripsi ini antara lain adalah : 1. Terciptanya efisiensi pencarian data dan juga meminimalisasi kesalahan dalam pembuatan laporan perusahaan. 2. Memusatkan penyimpanan dokumen sehingga mengurangi resiko terselip ataupun hilangnya suatu dokumen. 3. Menyediakan akses dan pengolahan data yang cepat dan mudah bagi pihak pihak yang berkepentingan. 4. Memudahkan pimpinan dalam pengambilan keputusan dan kebijakan sehingga kegiatan perusahaan lebih terarah dan terkoordinir. 1.4 Metode Penelitian Dalam proses penulisan skripsi ini kami menggunakan metode-metode yang mendukung penelitian diantaranya sebagai berikut :
5 1. Observasi Dengan melakukan pengumpulan data yang dibutuhkan yaitu dengan melakukan Studi Lapangan (survey) melalui pengamatan langsung terhadap sistem yang sudah berjalan. 2. Analisis Dokumen Analisis dilakukan terhadap dokumen-dokumen yang menyimpan informasi kebutuhan data yang diperlukan dalam pembuatan basis data. 3. Wawancara Wawancara dilakukan terhadap manager dan karyawan perusahaan untuk memperoleh informasi mengenai produk yang dihasilkan, dan mengetahui apa saja yang diinginkan user terhadap sistem aplikasi baru yang akan dibuat. 4. Metode Kepustakaan Dengan menggali informasi yang diperlukan dalam pembuatan skripsi ini dengan mencari dari berbagai sumber keputusan, seperti buku panduan, literatur-literatur, sumber-sumber lain yang bersangkutan. Untuk metode perancangan, berdasarkan pada Database Lifecycle (DBLC) pada buku yang berjudul Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, oleh Thomas Connoly dan Carolyn Begg. Metode perancangan basis data yang digunakan adalah pendekatan top-down di mana pendekatan ini cocok untuk database yang kompleks. Pendekatan ini terdiri dari beberapa tahap, antara lain: a. Pengumpulan dan analisis data (Requirement Collection and Analysis) b. Perancangan basis data konseptual (Conseptual Database Design)
6 c. Perancangan basis data logikal (Logical Database Design) d. Pemilihan database (DBMS selection) e. Perancangan database fisikal (Physical Database Design) f. Implementasi 1.5 Sistematika Penulisan Dalam sistematika penulisan ini, diuraikan isi skripsi secara garis besar, yakni : BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, dan sistematika penulisan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori dasar atau umum yang akan digunakan dalam mendukung penelitian, seperti tinjauan pustaka, pengertian database, daur hidup database, dan lain-lain yang digunakan sebagai landasan dan acuan dalam penyusunan skripsi ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Pada bab ini akan dijelaskan mengenai sejarah organisasi, struktur organisasi, uraian tugas dan fungsi, analisis permasalahan pada sistem yang sedang berjalan, kebutuhan informasi serta usulan pemecahan masalah. BAB 4 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini berisi perancangan sistem yang baru dan perancangan sistem basis data untuk pengolahan konten dan penjualan majalah yang terdiri dari tiga (3)
7 tahapan perancangan, yaitu: Conceptual Design, Logical Design, dan Physical Design. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan akhir dari penulisan skripsi ini yang membahas simpulan dari rancangan sistem database yang telah dibuat serta saran untuk tindak lanjut yang lebih baik.