BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Red Army Watches Indonesia (PT. RAW Indonesia) adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang retail yang mengelola butik jam tangan bernama Red Army Watches, sebuah toko jam tangan bertaraf internasional yang tersebar di tiga negara yaitu Singapura, Indonesia, dan Malaysia. Perusahaan ini memiliki kantor yang berlokasi di Menara Imperium 23 rd Floor, Suite B.Jl. HR Rasuna Said, Jakarta 12980. Red Army Watches merupakan toko jam tangan yang didirikan pada bulan Juli 2004. Pada awalnya Red Army Watches memiliki tiga butik di Singapura yang berada di Millenia Walk, Wisma Atria, dan yang terakhir di Museum Red Dot. Mengikuti kesuksesannya, Red Army Watches lalu didirikan di Indonesia. Butik Red Army Watches pertama belokasi di Grand Indonesia Shopping town yang dibuka bulan Januari 2008.Red Army Watches kemudian membuka cabang di Malaysia pada awal 2009. Kemudian pada tahun 2010, Red Army Watches membuka butik ke-duanya di Senayan City. Visi Red Army Watches sangat jelas yaitu bertujuan untuk membawa perubahan dalam pola pikir, menanamkan apresiasi kualitas dan timepieces mekanis non-mainstream brand di antara orang-orang yang berani menjadi berbeda. Misi Red Army Watches adalah menyediakan: "Jam Mekanik Mewah 60
61 Terjangkau". Merek Red Army Watches adalah konsep dibalik revolusi toko. Hal ini telah merubah cara orang berpikir tentang timepieces mekanik dan teredukasi bagi generasi baru tunas kolektor jam tangan mekanik. Red Army Watches adalah toko pertama di Asia Tenggara yang membawa berbagai macam jam tangan buatan Rusia. 3.2 Struktur Perusahaan Director Marketing and Advertising Manager Creative Director Finance Manager Operational Manager Logistic and Inventory Manager Purchasing Quality Control Customer Service Manager Sales Assistant Advertising Assistant Store Manager 1 Store Manager 2 Staff Staff Staff Staff Staff Staff Gambar 3.1Struktur Perusahaan PT. RAW Indonesia
62 3.3 Jabatan dan Wewenang Berdasarkan struktur perusahaan yang ada maka pembagian wewenang dan tanggung jawab adalah sebagai berikut: a. Director Tugas dan wewenang dari director yaitu: - Bertanggung jawab penuh pada bussines development perusahaan. - Mengatur dan mengawasi sub divisi bawahannya. - Melakukan pengawasan dan mengevaluasi secara menyeluruh atas jalannya perusahaan. - Mengkoordinasi semua kegiatan perusahaan secara tepat untuk mencapai tujuan perusahaan. - Membuat keputusan dan kebijakan-kebijakan untuk keseluruhan perusahaan. - Memberi laporan deviden agar dapat berkompromi dengan shareholder. b. Marketing and Advertising Manager Tugas dan wewenang dari Marketing and Advertising Manager yaitu: - Memimpin semua kegiatan pemasaran, periklanan, dan promosi. - Membuat marketing policy per tahun. - Menentukan biaya untuk strategi pemasaran. - Melakukan marketing policy analysis yaitu menganalisis apakah feedback yang diterima dengan biaya yang dikeluarkan seimbang atau tidak yang nantinya akan digunakan sebagai acuan untuk membuat strategi pemasaran berikutnya. Analisis ini dilakukan setiap minggu.
63 - Memantau kegiatan penjualan dan melakukan promosi untuk meningkatkan penjualan barang. c. Creative Director Tugas dan wewenang Creative Director, yaitu: - Bertanggung jawab dalam membuat desain untuk periklanan. - Merealisasikan tugas yang diberikan oleh marketing. d. Finance Tugas dan wewenang Finance, yaitu: - Melakukan analisis cash flow perusahaan untuk keperluan laporan keuangan. - Bertanggung jawab dalam penggunaan uang, pencatatan bukti transaksi sampai membuat laporan keuangan dan financialstatement laba rugi secara periodik. - Mengurusi pembayaran pajak perusahaan dan berbagai administrasi mengenai perpajakan. e. Operational Manager Tugas dan wewenang Operational Manager, yaitu: - Bertanggung jawab memegang tugas lapangan (butik). - Bertanggung jawab atas pemberadaan stok pada setiap butik. - Mengatur kinerja karyawan dan membuat jadwal kerja karyawan. - Merealisasikan strategi pemasaran. - Memantau kegiatan butik baik dari segi kedisiplinan maupun kebersihan dalam menjaga suasana di butik agar para pelanggan merasa nyaman.
64 f. Logistic and Inventory Manager Tugas dan wewenang Logistic and Inventory Manager, yaitu: - Mengontrol distribusi stok dari kantor pusat ke butik maupun antar butik secara merata. - Memastikan kiriman barang dari supplier tiba dengan baik. - Melakukan tugas yang berhubungan dengan pajak dan bea cukai. - Melakukan pendataan dan mengatur stok tiap butik. - Melakukan stock opname secara acak per bulan. g. Sales Assistant Tugas dan wewenang Sales and Marketing Assistant, yaitu: - Melaksanakan dan membantu tugas-tugas yang diberikan oleh Sales and Marketing Manager. - Mengkoordinasi kegiatan promosi dan periklaan dengan butik. - Menentukan stok minimum yang harus tersedia pada inventory berdasarkan pengamatan produk yang sedang laku. h. Advertising Assistant Tugas dan wewenang Advertising Assistant, yaitu: - Membuat press release mengenai produk yang akan diiklankan. - Menulis, menyusun dan menyajikan informasi mengenai produk ke media. i. Store Manager Tugas dan wewenang Store Manager, yaitu: - Merealisasikan target penjualan dari operationalmanager.
65 - Mengatur dan memberi tugas kepada staff pekerja. - Mengkoordinasi kegiatan-kegiatan staff. - Mengatur dan mengawasi kerja staff. - Bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan butik. j. Staff Tugas dan wewenang Staff, yaitu: - Melaksanakan tugas-tugas yang berasal dari atasan. - Memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan. 3.4 Sistem yang Berjalan 3.4.1 Prosedur Pembelian Dalam proses pembelian, purchasing melakukan pembelian barang dengan cara: 1. Melihat persediaan barang yang jumlahnya sudah mencapai jumlah stok minimum. 2. Melihat model terbaru dari supplier dan dikonsultasikan terlebih dahulu dengan marketing and advertising manager serta creativedirector. 3. Melihat pesanan produk dari customer yang sudah melakukan downpayment dari bagian customerservice.
66 Kemudian bagian purchasing membuat dan memberikan surat permintaan tersebut kepada director untuk ditanda tangani. Setelah itu bagian purchasing mengirimkan surat permintaan barang kepada supplier. Pihak supplier mengirimkan feedback berupa surat ketersediaan barang kepada bagian purchasing setelah menerima surat permintaan barang. Kemudian bagian purchasing membuat Purchase Order (PO) sebanyak tiga rangkap yang selanjutnya ditanda tangani oleh director sebagai tanda persetujuan. PO yang telah ditanda tangani tersebut kemudian diteruskan ke pihak supplier. Kemudian supplierakan mengirimkan invoice ke bagian purchasing. Untuk melanjutkan proses pembelian barang, bagian purchasing harus melakukan pembayaran secara lunas kepada pihak supplier dan mengirimkan bukti pembayaran ke supplier lalu supplier akan mengirimkan barang. Setelah barang yang dipesan sampai di gudang, bagian logistic and inventory manager melakukan pengecekan barang apakah sesuai dengans surat jalan, Kemudian logistic and inventory manager membuat Shipment Unpacking List (SUL) yang berisi daftar barang yang telah sampai ke gudang sebanyak tiga rangkap. SULtersebut kemudian diserahkan pada bagian purchasing untuk disesuaikan dengan PO. Bila daftar barang pada Shipment Unpacking List tidak sesuai dengan PO, barang yang seharusnya dipesan namun tidak terkirim, maka bagian purchasing akan memasukkan data barang yang belum terkirim tersebut ke formulir piutang. Kemudian bagian quality control melakukan pengecekanterhadap barang-barang tersebut setelah menerimasul. Hasil
67 pengecekan ini akan dicatat dalam Pre Inventory Testing (PIT)yang dibuat sebanyak tiga rangkap untuk quality control management, dan logistic and inventory manager. Berdasarkan PIT logistic and inventory manager akan memutuskan apakah barang sesuai dengan standar kualitas perusahaan. Jika sesuai maka logistic and inventory manager memasukan data-data barang tersebut kedalam daftar stok perusahaan. Jika barang tidak sesuai dengan standar perusahaan maka barang akan di catat pada daftar barang difektif dan akan di retur kepada supplier.
Gambar 3.2Diagram aliran proses pembelian 68
Gambar 3.3 Diagram aliran proses pembelian lanjutan 69
Gambar 3.4 Diagram aliran proses pembelian lanjutan 2 70
71 3.4.2 Prosedur Retur Pembelian Retur pembelian dilakukan jika terdapat barang yang tidak lolos quality control saat barang diterima. Bagian logistic and inventory manager membuat laporan tentang barang tersebut yang ditujukan kepada bagian purchasing. Setelah itu bagian purchasing membuat Shipment Packing List sebanyak tiga rangkap yang ditujukan kepada bagian finance, purchasing, dan supplier. Setelah menerima laporan retur barang tersebut, pihak supplier mencatat nominal harga dari barang tersebut yang nantinya akan menjadi piutang perusahaan untuk pembelian barang selanjutnya.
72 Proses retur barang Inventory Manager Finance Supplier 3 Membuat laporan keadaan barang Laporan keadaan barang Membuat surat retur barang Surat retur barang Mencatat hutang Membuat surat piutang Surat piutang Selesai Gambar 3. 5 Diagram aliran proses retur barang
73 3.4.3 Prosedur Penjualan Pelanggan melakukan pembayaran atas barang yang dibeli secara tunai kepada staff butik. Kemudian staff mencetak invoice sebanyak dua rangkap, satu untuk pihak perusahaan yang telah ditandatangani oleh pelanggan, satu rangkap yang lain untuk pelanggan yang telah distempel perusahaan. Setelah itu staf memasukan data barang yang terjual tersebut kedalam laporan penjualan harian. Laporan penjualan tersebut kemudian dikirimkan ke bagian pusat, yaitu bagian finance, logistic and inventory manager, dan storemanager pada akhir penutupan butik.
Gambar 3.6 Diagram aliran proses penjualan 74
75 3.4.4 Prosedur Pengiriman Barang (Stock Management) Operational manager mengecek ketersediaan stok pada masingmasing butik dan gudang. Jika ada barang yang harus ditransfer, maka operationalmanager akan membuat form permintaan transfer, 1 rangkap akan ditujukan ke logistic and inventory manager dan beberapa rangkap lainnya akan ditujukan ke storemanager pada masing-masing butik. logistic and inventory manager akan mengatur pengiriman barang untuk masing-masing butik dan menerbitkan surat jalan sebanyak 2 rangkap. Setelah barang sampai ke butik, storemanager bertugas untuk mengecek kesesuaian barang yang diterima dengan surat jalan. Jika sesuai maka store manager akan menanda tangani surat jalan tersebut, tetapi jika tidak sesuai maka storemanager akan menghubungi logistic and inventory manager yang kemudian logistic and inventory manager akan mengatur ulang pengiriman barang.
Gambar 3.7 Diagram aliran proses pengiriman barang 76
77 3.4.5 Infrastruktur IT Gambar 3.8 Infrastruktur IT Sistem operasi yang digunakan pada komputer perusahaan adalah Windows XP service pack 2, yang di-install pada 5 komputer yang terdapat di kantor, 1 komputer digunakan oleh director, 1 komputer digunakan oleh bagian finance manager, 1 komputer digunakan oleh bagian logistic and inventory manager, 1 komputer digunakan oleh bagian marketing and advertising manager, dan 1 komputer digunakan oleh bagian creative director. Selain itu terdapat juga 2 buah komputer yang terletak pada masing-masing butik. Software yang digunakan dalam
78 keseluruhan proses bisinis seperti data persediaan barang, laporan penjualan perhari, dan informasi bisnis yang dibutuhkan lainnya adalah Microsoft Excel 2003. ISP (Internet Service Provider) yang digunakan pada perusahaan adalah Telkom Speedy. Untuk menambah koneksi wireless digunakan 1 buah routerwi-fi pada kantor dan setiap butik. 3.5 Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan hasil wawancara, diperoleh beberapa kebutuhan informasi perusahaan sebagai berikut: Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi No. Informasi Pengguna 1 Laporan penjualan Director, Operational manager, Logistic and inventory, Finance, dan Purchasing 2 Laporan persediaan Director, Operational manager, Logistic and inventory, dan Store manager 3 Purchase order Logistic and inventory, Finance, dan Purchasing 4 Shipment Unpack List Purchasing dan Quality check Lama penyajian saat ini Metode pembuatan 1 hari Manual dengan menggunakan template Micosoft Excel 1 hari Manual dengan menggunakan template Micosoft Excel 1 hari Manual dengan menggunakan template Micosoft Excel 1 hari Manual dengan menggunakan template Micosoft Excel
79 No. Informasi Pengguna Lama penyajian saat ini Metode pembuatan 5 Pre Inventory Testing Logistic and inventory 6 Laporan stock opname Logistic and inventory 7 Laporan daftar transfer Logistic and inventory 1 hari Manual dengan menggunakan template Micosoft Excel 1 bulan Manual dengan menggunakan template Micosoft Excel 1 hari Manual dengan menggunakan template Micosoft Excel 8 Laporan retur barang Purchasing 1 hari Manual dengan menggunakan template Micosoft Excel 9 Laporan surat permintaan Purchasing dan marketing 1 hari Manual dengan menggunakan template Micosoft Excel 10 Informasi produk Purchasing 1 bulan Manual dengan menggunakan template Micosoft Excel 3.6 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan analisis dan pengamatan terhadap proses bisnis pada PT. RAW Indonesia, maka permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan adalah: 1. Proses pembelian
80 - Proses pembuatan surat permintaan dan PO masih menggunakan Microsoft Excel sehingga pada saat membuat laporan akan memakan waktu yang cukup lama karena untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan pada laporan harus membuka file excel satu per satu. - Seringkali terjadi kesalahan dalam pencatatan data barang pada proses pembuatan surat permintaan dan PO. - Data yang tersimpan pada proses ini dapat diakses oleh siapapun sehingga keamanan data tidak terjamin. 2. Proses stock management - Proses pembuatan surat jalan dilakukan secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel sehingga sering terjadi kesalahan dalam penginputan data dan pada saat membuat laporan akan memakan waktu yang cukup lama karena untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan pada laporan harus membuka file excel satu per satu. - Proses pembaharuan informasi barang seperti informasi ketersediaan barang, informasi status barang hanya dilakukan satu kali per hari berdasarkan laporan harian yang diterima pada hari sebelumnya sehingga ketika terjadi transaksi di butik maka informasi ketersediaan barang tidak dapat langsung diperbaharui pada saat itu juga - Data yang tersimpan pada proses ini dapat diakses oleh siapapun sehingga keamanan data tidak terjamin. 3. Proses retur barang
81 - Proses pembuatan Shipment Packing List memakan waktu yang cukup lama karena untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan harus membuka file excel satu per satu. - Seringkali terjadi kesalahan dalam mencatat informasi barang sehingga data yang ada pada surat retur tidak valid dan menyebabkan surat tersebut tidak dapat diproses. 4. Proses penjualan - Proses pembuatan invoice memakan waktu yang cukup lama karena untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan harus membuka file excel satu per satu dan sering terjadi kesalahan dalam penginputan data. - Proses pembuatan laporan penjualan juga memakan waktu yang cukup lama karena untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan harus membuka file excel satu per satu. - Data yang tersimpan pada proses ini dapat diakses oleh siapapun sehingga keamanan data tidak terjamin. Dari permasalahan di atas, maka disimpulkan bahwa permasalahan yang terjadi antara lain : 1. Proses pembuatan laporan transaksi masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel sehingga akan memakan waktu yang lama dan sering terjadi kesalahan yang akan menyebabkan data pada laporan transaksi akan tidak akurat. Hal ini akan menghambat proses pengambilan keputusan.
82 2. Proses sinkronisasi data masih menggunakan email dan dilakukan satu kali per hari sehingga informasi tidak dapat diperbaharui langsung 3.7 Pemecahan Masalah yang Diusulkan Berdasarkan permasalahan yang dihadapi, maka pemecahan masalah yang dapat diusulkan sebagai berikut: 1. Merancang dan membangun basis data yang terintegrasi dengan baik sesuai dengan kebutuhan user dan dapat menyimpan semua informasi yang dibutuhkan dalam jangka panjang sehingga dapat digunakan untuk membuat laporan yang akurat. 2. Merancang dan membangun aplikasi yang akan mengintegrasikan proses pembelian, persediaan, dan penjualan sehingga mengurangi terjadinya kesalahan pada proses memasukkan data. 3. Merancang laporan penjualan, pembelian, dan persediaan barang yang dapat membantu proses pengambilan keputusan.