BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Saat ini teknologi informasi telah berkembang dengan pesat, dengan memanfaatkan teknologi informasi, perusahaan dapat menjalankan proses bisnis dengan lebih cepat, dapat mengolah data dengan lebih akurat dan dapat membantu pengambilan keputusan para eksekutif. Data-data yang ada akan disimpan dalam sebuah database yang dapat memudahkan perusahaan untuk menggunakan kembali data dan informasi yang dimiliki untuk kemajuan perusahaan. Perusahaan akan mengakses database ini melalui aplikasi yang mudah digunakan oleh user. Dalam membuat keputusan para eksekutif membutuhkan informasi yang jelas, mudah dimengerti, dan sesuai dengan kebutuhan dalam pengambilan keputusan. Untuk mendukung penyajian informasi seperti itu dibutuhkan database yang berisi data yang telah diolah dan dianalisis sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan. Salah satu teknologi yang dapat memberikan solusi terhadap kebutuhan penyediaan data dan informasi bagi eksekutif di perusahaan adalah data warehouse. Data warehouse merupakan sebuah media penyimpanan yang menyimpan data yang berguna untuk proses pengumpulan informasi dalam pengambilan keputusan oleh pihak eksekutif. Data warehouse memberikan sebuah solusi bagi para eksekutif dalam perusahaan untuk menyediakan data yang berguna untuk proses analisis dan pengambilan keputusan. 1
2 Output dari data warehouse dapat menghasilkan informasi yang berguna dan pemakaian yang fleksibel, dimana pengguna dapat memilih jenis laporan yang ingin dihasilkan. PT. Teras Teknik Perdana, yang telah berdiri sejak tahun 1977, merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi insulation, refractory, painting dan scaffolding. PT. Teras Teknik Perdana telah menggunakan teknologi informasi dalam melakukan kegiatan bisnisnya dan telah mempunyai database sejak tahun 2007. Seiring dengan berjalan waktu dan berkembangnya PT. Teras Teknik Perdana, semakin banyak dan kompleks pula data yang dimiliki dan data yang harus diolah. Data transaksi yang besar menyulitkan pihak manajemen dalam melakukan analisis terhadap data tersebut. Pembuatan laporan yang sesuai dengan keinginan eksekutif seringkali membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu, laporan yang disediakan oleh sistem yang telah ada, hanya menyediakan informasi yang terbatas untuk eksekutif hingga informasi tersebut harus diolah kembali oleh masing-masing manager agar dapat menghasilkan laporan yang diinginkan oleh pihak eksekutif. Hal ini mengakibatkan keputusan yang dibuat oleh pihak eksekutif manajemen menjadi kurang maksimal dan waktu para manager menjadi berkurang untuk mengatur dan mengawasi divisinya masing-masing. Untuk dapat menangani data dalam jumlah besar dan memanfaatkannya semaksimal mungkin bukanlah hal yang mudah. Oleh karena itu, diperlukan analisa dan perancangan teknologi informasi yang lebih lanjut untuk dapat mengatasinya, yaitu data warehouse, yang dapat mempercepat proses pengumpulan data untuk pembuatan laporan sehingga pengambilan keputusan tidak terhambat, dan juga dapat memberikan informasi yang dapat dilihat dari berbagai dimensi.
3 1.2 Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, pembahasan akan dibatasi pada analisis dan perancangan data warehouse pada : 1. Penjualan Analisis pada penjualan proyek meliputi Informasi jenis proyek yang paling banyak terjual berdasarkan periode waktu tertentu, informasi tipe klien yang paling banyak menggunakan jasa perusahaan berdasarkan periode waktu tertentu, informasi penyebaran proyek berdasarkan lokasi dan periode waktu tertentu, total nilai kontrak proyek berdasarkan proyek, klien, lokasi dan periode waktu tertentu. 2. Pembelian Analisis pada pembelian material meliputi proses pembelian dan retur pembelian, data yang dianalisis adalah material yang paling banyak dipesan dari supplier berdasarkan periode waktu tertentu, supplier dengan tingkat kontribusi tertinggi berdasarkan periode waktu tertentu, proyek dengan tingkat pembelian tertinggi berdasarkan periode waktu tertentu, jumlah pembelian berdasarkan proyek, supplier, material dan periode waktu tertentu, total pembelian berdasarkan proyek, supplier, material dan periode waktu tertentu, supplier dengan tingkat retur paling tinggi berdasarkan periode waktu tertentu, material yang paling banyak diretur berdasarkan periode waktu tertentu, jumlah retur pembelian berdasarkan proyek, supplier, material dan periode waktu tertentu, total retur pembelian berdasarkan proyek, supplier, material dan periode waktu tertentu
4 3. Belanja Proyek Analisis pada belanja proyek ini meliputi penggajian dan pemakaian material, data yang dianalisis adalah proyek dengan pengeluaran gaji terbesar periode waktu tertentu, proyek dengan pengeluaran upah lembur terbesar periode waktu tertentu, total upah lembur berdasarkan proyek, pekerja dan periode waktu tertentu, total penggajian berdasarkan proyek, pekerja dan periode waktu tertentu, material yang paling banyak dipakai periode waktu tertentu, proyek dengan pemakaian material terbanyak periode waktu tertentu, jumlah material yang terpakai berdasarkan proyek, material dan periode waktu tertentu, total biaya pemakaian material berdasarkan proyek, material dan periode waktu tertentu, kategori biaya yang paling terbesar berdasarkan periode waktu tertentu, proyek dengan biaya lain-lain terbesar berdasarkan periode waktu tertentu, total biaya lain lain berdasarkan proyek, kategori biaya dan periode waktu tertentu, total belanja Proyek berdasarkan proyek dan periode waktu tertentu 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah 1. Mengidentifikasi informasi mengenai kebutuhan eksekutif yang berguna untuk perancangan data warehouse. 2. Merancang data warehouse yang mendukung proses pengambilan keputusan pada PT. Teras Teknik Perdana. 3. Merancang proses ETL untuk memindahkan data dari sumber-sumber data kedalam data warehouse.
5 4. Merancang aplikasi yang dapat mengakses data warehouse dan menampilkannya dalam bentuk laporan untuk kebutuhan analisis. Manfaat yang ingin diperoleh dari penulisan skripsi ini adalah 1. Eksekutif dapat melihat laporan dari berbagai dimensi sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan. 2. Dengan adanya data warehouse, data yang tersedia telah bersifat summarized dan laporan juga menyediakan tampilan grafik yang dapat membantu eksekutif untuk membaca data dan informasi sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan. 3. Eksekutif dapat melihat dan menganalisis data historis untuk membantu proses pengambilan keputusan dan melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. 4. Kinerja staff operasional tidak terganggu karena database operasional dan data warehouse telah terpisah dan laporan yang dihasilkan telah memenuhi kebutuhan eksekutif hingga tidak perlu diolah kembali. 5. Dapat mengelola dan mengintegrasikan data dari berbagai sumber baik internal maupun eksternal. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam perancangan data warehouse yaitu sebagai berikut : 1.4.1 Metode Pengumpulan Data Metode yang dipakai dalam tahap pengumpulan data adalah Fact finding techniques. Menurut Connolly dan Begg (2010, p344-346) pencarian fakta dapat didefinisikan sebagai suatu proses formal yang menggunakan teknik seperti wawancara
6 (interview) dan kuesioner untuk mengumpulkan fakta/kebenaran mengenai sistem, kebutuhan dan berbagai pilihan. Teknik yang akan dipakai adalah : 1. Wawancara 2. Memeriksa dokumentasi 3. Observasi kegiatan perusahaan 1.4.2 Metode Analisis Metode analisis yang digunakan adalah business requirement analysis menurut Kimball dan Ross (2008,p5), dimana hasil data dan informasi yang didapatkan dari hasil pengumpulan data, dianalisis untuk menentukan kebutuhan informasi bisnis apa yang dibutuhkan oleh eksekutif PT Teras Teknik Perdana. 1.4.3 Metode Perancangan Menurut Connolly dan Begg (2010, p1231) yang berdasarkan pemodelan dimensional kimball, perancangan data warehouse terdiri dari dua fase yang disebut two-phased approach, yang terdiri dari : 1. Create a high-level dimensional model (Fase I) Fase satu berisikan pembuatan pemodelan dimensi level tinggi menggunakan empat langkah, yaitu : a. Select Business Process Proses yang lebih mengacu pada pokok data mart tertentu. Data mart pertama yang dibangun harus tepat waktu, sesuai dengan anggaran, dan mampu menjawab berbagai macam permasalahan bisnis yang penting secara komersial.
7 b. Choosing the grain Memilih grain berarti menentukan apa saja yang akan ditampilkan di tabel fakta. Saat grain untuk tabel fakta dipilih, kita dapat mengidentifikasi tabel dimensi. Keputusan grain untuk tabel fakta juga menentukan grain dari masing-masing dimensi tabel. c. Identifying and comforming the dimensions Dimensi mengatur konteks untuk memberikan pertanyaan tentang fakta di dalam tabel fakta. Sebuah set dimensi yang dibangun dengan baik membuat data mart menjadi lebih mudah dimengerti dan digunakan. d. Choosing the facts Grain dari tabel fakta menentukan fakta mana yang akan digunakan di dalam data mart. Semua fakta harus diekspresikan pada tingkat yang diajukan oleh grain. Fakta tambahan dapat ditambahkan ke dalam tabel fakta kapanpun selama grain konsisten dengan tabel. 2. Identify All Dimension Attributes for the Dimensional Model Pada fase ini dilakukan penambahan attribut-atribut yang telah teridentifikasi dalam tahap analisis kebutuhan informasi bisnis yang dilakukan oleh user dimana attribut-attribut tersebut dibutuhkan untuk menganalisa proses bisnis yang dipilih. Selain itu pada tahap ini juga melakukan kegiatan-kegiatan lainnya, yaitu :
8 a. Choosing the duration of the database Durasi mengukur seberapa jauh untuk kembali ke tabel fakta. Di banyak perusahaan, ada kebutuhan untuk melihat jangka waktu yang sama selama satu atau dua tahun sebelumnya. b. Tracking slowly changing dimensions Perubahan dimensi dapat terjadi dengan seiring berjalannya waktu pada tabel dimensi. Perubahan yang dimaksud adalah penambahan data ataupun perubahan data. Ada tiga jenis slowly changing dimensions: Di mana atribut dari dimensi yang berubah ditulis ulang Di mana atribut dari dimensi yang berubah menyebabkan sebuah record dimensi baru dibuat Di mana atribut dari dimensi yang berubah menyebabkan sebuah atribut alternatif dibuat sehingga keduanya dapat diakses di dalam record dimensi yang sama 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini terbagi menjadi lima bab yaitu sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, metodologi penelitian yang digunakan, tujuan yang akan dicapai dan manfaat yang diharapkan, serta sistematika penulisan skripsi ini.
9 BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi penjelasan tentang teori-teori yang berhubungan dengan penulisan skripsi ini, seperti teori-teori data warehouse, seperti karakteristik, struktur, arsitektur, metode pengembangan data warehouse dan lain sebagainya. Pada bab ini juga akan dibahas mengenai pengetahuan dasar tentang pengertian data, data base, dan hal - hal yang berhubungan dengan penjualan dan pembelian. BAB III ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE Pada bab ini akan dibahas mengenai informasi yang ada di perusahaan maupun yang terkait dalam perusahaan tersebut. Informasi tersebut meliputi riwayat perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur perusahaan dan peran dari setiap bagian dalam perusahaan, analisis kebutuhan informasi. Tidak hanya itu, informasi lain yaitu masalah yang sedang dialami perusahaan serta solusi yang ditawarkan untuk memecahkan masalah tersebut juga akan dibahas di bab ini. BAB IV PERANCANGAN DATA WAREHOUSE Pada bab ini akan dibahas mengenai perancangan sistem yang menggunakan two-phased approach, skema bintang dari perancangan data warehouse, metadata, transformasi data, analisis pertumbuhan data dan perancangan layar guna memecahkan masalah yang ada. BAB V SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup yang berisi tentang simpulan yang diperoleh dari hasil analisis dan perancangan pada PT. Teras Teknik Perdana dan saran-saran yang dapat disajikan sebagai bahan pertimbangan dan masukan untuk pengembangan data warehouse.