BAB 1 PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Perpustakaan adalah sebuah ruangan atau bagian sebuah gedung atau gedung itu sendiri yang dipergunakan untuk kegiatan penyimpanan dan peminjaman koleksi dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk pembaca dimana bahan-bahan publikasi itu tidak diperjual-belikan. Perpustakaan Sekolah menurut Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 0103/O/1981, tanggal 11 maret 1981, mempunyai fungsi sebagai : a. Pusat kegiatan belajar-mengajar untuk mencapai tujuan pendidikan seperti tercantum kurikulum sekolah. b. Pusat penelitian sederhana yang memungkinkan para siswa mengembangkan kreativitas dan imajinasinya. c. Pusat membaca koleksi-koleksi yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang. Salah satu cara mengembangkan mutu pendidikan adalah dengan turut serta mengembangkan teknologi informasi sebagai sarana untuk meningkatkan produktivitas siswa maupun pengajar serta pihak-pihak yang terlibat di dalamnya agar tercipta lingkungan belajar mengajar yang efektif seperti menerapakan teknologi informasi pada perpustakaan sekolah Penerapan Sistem Aplikasi Manajemen Perpustakaan Sekolah dapat menjadi nilai tambah bagi sebuah perpustakaan dalam mengakses dan memodifikasi serta memelihara data seluruh koleksi perpustakaan. Sistem Aplikasi Manajemen Perpustakaan Perpustakaan Sekolah dapat meningkatkan efisiensi kinerja, waktu, tenaga dan sumber daya. Pada perpustakaan di SMP Negeri 111 Jakarta saat ini masih menggunakan cara manual, belum menggunakan sistem manajemen perpustakaan yang terkomputerisasi. 1
2 2. Ruang Lingkup Dalam skripsi ini, dibatasi dengan beberapa ruang lingkup yang akan dibahas pada Sistem Aplikasi Manajemen Perpustakaan SMP Negeri 111 Jakarta, adapun ruang lingkup yang akan dibahas dapat dirumuskan sebagai berikut : a. Perancangan Sistem Aplikasi Manajemen Perpustakaan yang dimaksudkan untuk membantu end user dalam proses peminjaman, pengembalian serta pemeliharaan, pemasukan, penghapusan koleksi perpustakaan. b. Pengumpulan data koleksi perputakaan, pengaksesan data koleksi yang dipinjam oleh anggota perpustakaan. c. Pembuatan Modul Data Induk Koleksi Digunakan untuk memasukaan data inventaris koleksi (fisik), seperti nomor inventaris, tanggal inventaris dan asal koleksi d. Pembuatan Modul Transaksi Merupakan fasilitas untuk meinginput peminjaman dan pengembalian koleksi maupun perpanjangan peminjaman e. Pembuatan Modul Pencatatan Koleksi Hilang/Rusak Pendataan koleksi yang hilang /rusak serta biaya penggantiannya. f. Konfigurasi Konfigurasi sistem seperti jumlah maksimal peminjaman koleksi, lama peminjaman, denda per-hari, jumlah maksimal perpanjangan koleksi, dan lain-lain g. Cetak Laporan Laporan Peminjaman per-periode Laporan Koleksi Hilang/Rusak, dan lain-lain. Laporan Penerimaan Koleksi Laporan Penghapusan Koleksi Laporan Denda Peminjaman.
3 3. Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan Tujuan dari skripsi Sistem Aplikasi Manajemen Perpustakaan pada SMP Negeri 111 Jakarta adalah sebagai berikut : 1. Membantu Pelayanan Perpustakaan, seperti peminjaman, pengembalian, serta pemeliharaan data dengan merancang Sistem Layanan Perpustakaan pada Perpustakaan SMP Negeri 111 Jakarta. 2. Membuat Sistem Aplikasi Manajemen Perpustakaan yang user friendly, baik dari segi Interface (tampilan Sistem Layanan Perpustakaan) dan fitur-fitur yang disediakan untuk membantu pengguna akhir mengkases database tersebut. 3. Dengan Adanya Database, Perpustakaan SMP Negeri 111 Jakarta dapat memberikan kemudahan bagi pengguna akhir untuk mengakses data peminjaman koleksi, data pengembalian koleksi, serta pemeliharaan data perpustakaan. 2. Manfaat. Adapun keuntungan yang dapat diberikan dengan adanya penggunaan Sistem Aplikasi Manajemen Perpustakaan SMP Negeri 111 Jakarta, yaitu : 1. Memudahkan untuk mengetahui informasi tentang kertersediaan koleksi-koleksi apa saja yang ada di perpustakaan SMP Negeri 111 Jakarta. 2. Memudahkan Sistem Pelayanan Peminjaman serta Pelayanan Pengembalian. 3. Mengetahui letak sebuah koleksi yang dicari dengan cepat, Cukup dengan mengetikan judul koleksi yang diinginkan, maka pengguna akhir bisa mengetahui dimana lokasi koleksi berada. 4. Dengan Interface Sistem yang user-friendly diharapkan pengguna akhir (end user) dapat dengan cepat memahami dan menyesuaikan diri dengan sistem tersebut. 5. Sumber informasi untuk mengetahui jenis koleksi apa yang banyak dicari dan dipinjam oleh anggota perpustakaan. Hal ini penting untuk menentukan jenis koleksi yang dijadikan prioritas untuk dilakukan penambahan.
4 6. Database menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh Perpustakaan seperti laporan peminjaman, laporan koleksi yang hilang/rusak dan lain sebagainya supaya mampu mendukung pengambilan keputusan. 4. Metodologi Penelitian Dalam memperoleh data dan teori penunjang yang lengkap serta akurat dalam menyusun skripsi Sistem Aplikasi Manajemen Perpustakaan pada Perpustakaan SMP Negeri 111 Jakarta metode yang digunakan sebagai berikut : 1. Studi Pustaka Dengan cara membaca koleksi yang berkaitan dengan topik penulisan ini, yaitu koleksi-koleksi perancangan sistem basis data serta koleksi teori tentang perancangan sistem basis data yang berhubungan dengan masalah yang menjadi objek penelitian dan informasi. Serta penggunaan media elektronik seperti internet yang berguna untuk meyakinkan pembaca. 2. Survei Lapangan Dengan cara datang ke lokasi, kemudian melakukan wawancara dan observasi tentang data yang dibutuhkan dalam topik penulisan ini.sehingga, data dapat diproses menjadi informasi yang bersifat lebih objektif. 1. Wawancara (Interview) Melakukan tanya jawab terhadap pihak-pihak yang terkait seperti pimpinan atau pihak manajemen yang bertanggung jawab di bagiannya untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan pada penelitian. 2. Pengamatan (Observasi) Mengamati secara langsung kegiatan disetiap bagian yang berhubungan dengan sistem yang diteliti. 3. Studi Dokumentasi
5 Penelitian dilakukan dengan menelusuri dokumen dokumen terkait dengan aktivitas manajemen Perpustakaan Sekolah. yang 1.4.1 Metode Analisis Dalam Metode Analisis ini digunakan metodologi sebagai berikut : a. Metode Analisis Untuk mengetahui kebutuhan dari sistem yang akan dibangun berdasarkan proses bisnis, maka dilakukan metode analisis sebagai berikut : 1. Survei atas sistem yang sedang berjalan. Melakukan pengamatan langsung proses bisnis dan kinerja sistem yang sedang berjalan pada perpustakaan sekolah. 2. Analisis terhadap temuan survei. Melakukan analisis terhadap pengamatan yang dilakukan berdasarkan data dan informasi yang diterima. 3. Identifikasi kebutuhan informasi. Melakukan identifikasi kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkan perpustakaan sekolah baik dari segi input, proses, ataupun output agar sistem yang akan dikembangkan ini menghasilkan informasi yang benar-benar dibutuhkan perpustakaan sekolah dalam proses bisnis sehari-hari serta berguna untuk pengambilan keputusan. 4. Identifikasi persyaratan sistem. Melakukan identifikasi dan merancang sistem perpustakaan berdasarkan kebutuhan informasi yang telah diamati sebelumnya. Persyaratan sistem yang akan dibangun dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi perpustakaan sekolah yang diteliti.
6 1.4.2 Metode Perancangan Pada tahap ini metode perancangan yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini yaitu, metode perancangan object oriented analysis and design yang meliputi : 1. Pembuatan Narasi. 2. Melakukan Identifikasi event. 3. Pembuatan Activity Diagram (Overview dan Detail). 4. Pembuatan Workflow. 5. Pembuatan UML Class Diagram. 6. Pembuatan Use Case Diagram. 7. Pembuatan Rancangan Database. 8. Pembuatan Rancangan Layar. 9. Pembuatan Rancangan Formulir. 10. Pembuatan Rancangan Laporan. 11. Pembuatan Navigation Diagram. 12. Pembuatan Matriks rencana penerapan sistem.
7 1.5 Sistematika Penulisan Dalam penyusunan skripsi ini terdiri dari lima bab yang terbagi atas sub sub bab, yang menerangkan pokok permasalahannya serta merangkan bagian-bagian yang terkait. Adapun sistematika yang akan disampaikan adalah sebagai berikut : BAB 1: PENDAHULUAN Dalam bab pertama ini diuraikan mengenai pendahuluan yang meliputi latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Dalam bab kedua berisikan tiga hal penting yaitu teori umum yang isinya mengenai teori yang menjadi pendukung dari topik yang meliputi pengertian sistem informasi, pengertian perancangan, pengertian database, Serta teori khusus yang berhubungan dengan topik yang meliputi pengertian Perpustakaan, Sistem Informasi Layanan. BAB 3 : ANALISIS SISTEM BERJALAN Dalam bab ketiga akan dibahas mengenai sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab, dan sistem yang sedang berjalan dalam perpustakaan SMP Negeri 111 Jakarta, serta mengindentifikasi guna untuk menemukan permasalahan yang terdapat pada proses yang sedang berjalan agar dapat dicarikan alternatifnya. BAB 4 : RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN Dalam bab keempat ini akan dibahas mengenai usulan rancangan sistem informasi yang mencangkup narasi (overview) dari sistem yang diusulkan, overview activity diagam yang diusulkan, UML class diagram, use case diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan layar, rancangan laporan, navigation diagram, serta matriks rencana penerapan sistem.
8 BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab kelima akan dijelaskan kesimpulan dari bab bab penelitian yang sebelumnya. Selain itu, penulis juga berusaha untuk memberikan masukan-masukan berupa saran yang berhubungan dengan permasalahan yang sedang dihadapi yang akan diharapkan dapat memperbaiki kinerja perpustakaan sekolah.