L1 PENJUALAN KREDIT Mulai 2 1 Purchase Order Copy PO PO SC PO SC Kalkulasi harga PH SC Ke customer T 3 Memeriksa status customer Memberi otorisasi kredit SC SC PO 1 2 Flowchart Sistem Penjualan Kredit PT Geotechnical Systemindo
ADMINISTRASI PENJUALAN 3 5 Copy PO SJ 3 Faktur 3 faktur dan SJ T N Kartu Piutang & Persediaan Faktur 1 SJ 1 Jurnal Penjualan & Persediaan 4
PENGIRIMAN GUDANG 6 7 SPB Menghubungi pihak ekspedisi Menyiapkan barang dari pihak ekspedisi SP Trucking Order TO SP harus disetujui Direktur SPB Menyerahkan barang kepada pihak ekspedisi SPB T 8 SPB Kartu Gudang SPB SP TO 7 T
AKUNTANSI 4 8 9 SJ 1 Faktur 2 Faktur 1 Menagih ke customer Diperiksa oleh Finance and Accounting Manager Diterima dari customer Bukti Transfer Faktur 1 2 3 Mencocokkan bukti transfer dengan faktur dan SJ 9 SJ 1 2 3 5 kwitansi Customer 6 Kwitansi 1 2 3 11 Customer Bukti transfer CR 1 N 10 Faktur 2 Bukti Transfer T
FINANCE 10 Kwitansi 3 Bukti Pembayaran CR CR 1 2 Jurnal Penerimaan Kas Kartu Piutang CR 1 Kwitansi 3 2 Bukti Pembayaran 11 N
L2 PT GEOTECHNICAL SYSTEMINDO INTERNAL CONTROL QUETIONNAIRES PENJUALAN KREDIT, PIUTANG, PENERIMAAN KAS No. Pertanyaan Ya Tidak PENJUALAN 1. 2. Apakah perusahaan menggunakan daftar harga (price list)? Apakah penyimpangan dari daftar harga disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang? 3. Apakah ada control yang memadai untuk memastikan harga yang telah disetujui diterapkan secara konsisten? 4. Apakah perusahaan mempunyai pedoman pemberian potongan yang tertulis? 5. Apakah untuk setiap penjualan diminta surat pesanan (Purchase Order) dari pembeli? 6. Apakah order pembelian dari customer harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengenai harga, syarat kredit dan syarat lainnya? 7. Apakah terdapat control yang ketat untuk memastikan pesanan customer disetujui sesuai dengan ketentuan kredit? 8. Apakah ada persyaratan customer baru diidentifikasi dengan jelas?
9. Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada Delivery Order (DO)? 10. Apakah DO: - terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak? - hanya orang tertentu yang berhak mengotorisasi? - barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan dengan DO? 11. Apakah faktur penjualan terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak? 12. 13. Apakah faktur yang batal tersimpan untuk pemeriksaan? Apakah fungsi penjualan terpisah dari: - bagian kredit? - bagian akuntansi? - bagian penyimpanan? 14. 15.. 16. 17. Apakah transaksi yang tidak diotorisasi dapat dideteksi? Apakah ada catatan pemusnahan dokumen? Apakah pengiriman yang dilakukan selalu tepat waktu? Apakah produk yang dikirim selalu sesuai dengan pesanan customer? 18. Apakah perusahaan menggunakan jasa pengangkutan dan pengiriman untuk mengirim barang pesanan customer? 19. Apakah terdapat Surat Kontrak Kerja dengan perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman?
20. 21. Apakah dibuat daftar prestasi perusahaan jasa tersebut? Apakah bagian penjualan cukup mengenal produk sehingga dapat mengerjakan tugasnya dengan efektif? 22. Apakah ada kontrol yang memadai untuk memastikan faktur penjualan yang diterbitkan berasal dari penjualan aktual? 23. Apakah selisih waktu antara penerbitan faktur dan pengiriman barang telah dimonitor? 24. Apakah pencatatan transaksi ke dalam catatan akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap? 25. 26. Apakah dilakukan oleh karyawan yang berwenang? Apakah terdapat bagian kredit tersendiri untuk melakukan proses seleksi dalam pemberian kredit? 27. 28. Apakah selalu dibuat laporan penjualan setiap periode? Apakah ada pejabat berwenang yang selalu mengevaluasi laporan penjualan itu? 29. 30. 31. Apakah dilaksanakan Budgeting System? Apakah diberlakukan kredit limit bagi customer? Apakah kredit limit ditentukan oleh pejabat yang berwenang?
PIUTANG 32. 33. Apakah dibuat kartu piutang? Apakah kartu piutang dicocokkan dengan buku besar piutang? 34. 35. Apakah hanya orang tertentu yang memegangnya? Apakah pencatatan di kartu piutang terpisah dari yang mengerjakan buku besar? 36. 37. Apakah secara periodik dibuat analisis umur piutang? Apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai syarat pembayaran? 38. Apakah penagihan piutang dilakukan berdasarkan tanggal jatuh tempo? 39. Apakah dilakukan follow up terhadap customer yang tidak membayar tepat waktu? 40. Apakah pelaksanaan dilakukan dengan cara pengiriman surat atau telepon? 41. Apakah perusahaan menerapkan sistem punishment kepada customer yang terlambat membayar hutangnya? 42. Apakah perusahaan membentuk penyisihan piutang tak tertagih? 43. Apakah terdapat kebijakan manajemen tentang penghapusan piutang?
44. Apakah penghapusan piutang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang? PENERIMAAN KAS 45. 46. Apakah bukti setoran dicocokkan dengan faktur? Apakah perusahaan memperoleh dan menyimpan bukti setor yang disahkan oleh Bank? 47. 48. Apakah penerimaan kas dicatat dengan segera? Apakah yang melakukan rekonsiliasi Bank adalah orang selain yang menyiapkan cek?