BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Definsi ERP ( Enterprise Resource Planning ) ERP adalah aplikasi sistem informasi manajemen terintegrasi untuk bisnis/organisasi yang mencakup multi fungsionalitas seperti penjualan, pembelian, produksi, gudang, akuntansi & finansial, penggajian, sumberdaya manusia, dsb. ( Efausa ). ERP adalah sebuah sistem informasi yang dikembangkan untuk mengintegrasi bidang marketing, financial, manufacturing dan human resource ERP adalah penyimpanan data yang telah distandardisasi yang dapat dishare di dalam sebuah perusahaan. ERP adalah sebuah sistem yang didesain untuk memproses transaksi - transaksi dan memfasilitasi integrated-real time planning, production dan customer response yang ada pada sebuah perusahaan (Ekananta Manalif) ERP adalah software sistem komputer pada perusahaan yang digunakan untuk mengatur,share dan mengkoordinasi semua sumber, informasi dan fungsi - fungsi bisnis. 5
6 2.1.1 Sejarah ERP Gambar 2.1 Perkembangan ERP MRP Material Requirement Planning Fokus pada stock reduction Mengintegrasi Production, Purchasing dan Inventory management pada produk - produk / material yang memiliki hubungan MRPII Mengintegrasi proses logistik Fokus pada stock reduction, pengurangan jumlah stock-out, dan kontrol lainnyaa
7 Sudah bisa menambahkan labor requirements dan financial planning ERP (or MRPII plus) Multi plant, kualitas, customer service, tracking yang lebih baik Lebih baik, karena ada nya perkembangan teknologi seperti arsitektur client/server dan RDBMS Fokus pada customer services dibandingkan inventory Pendekatan pro-aktif untuk menemukan alokasi finansial, production dan distribution resources yang terbaik Mengintegrasi proses transaksi dan aktivitas rutinitas lain yang terjadi pada keseluruhan perusahaan emarkets (Extended-ERP) Pro-active resource allocation beyond the company s boundaries: from enterprise to inter-enterprise cross-enterprise process automation
8 2.1.2 Modul - modul ERP ERP (Enterprise Resource Planning) biasanya memberikan database tunggal yang berisi semua data untuk modul perangkat lunak. Setiap perusahaan biasanya meminta untuk mengkustomisasi modul berdasarkan proses bisnis perusahaan. Tapi ada beberapa modul umum yang biasanya adalah sama. Umumnya Database dengan modul perangkat lunak: Financial / Accounting and control (Cash Management, Asset Management, General Ledger, Accounts Payable, Account Receivable, Fixed Asset) Generally, the Financial / Accounting modules are use for summarize data and to records transactions. Gambar 2.2 Data Exchange setiap modul ERP dari sisi Finance dan Akunting
9 Human Resources (Human Resources, Payroll, Training, Time and Attendance, Benefits, Roistering ) Materials Management ( Inventory, Purchasing) Manufacturing (Planning and Simulation, Materials Management, Production, Integrated Technologies, Engineering, bills of material, scheduling, capacity, workflow management, quality control, cost management, manufacturing process, manufacturing projects, manufacturing flow) Project Management (Costing, Billing, time and Expense, Performance Units, Activity Management) Procurement Supply Chain (Order to cash, inventory, order entry, purchasing, product configuration, supply chain planning, supplier scheduling, inspection of goods, claim processing, commission calculation) Customer Relationship Management (Sales and Marketing, Commissions, Service, Customer contact and Call Center support)
10 2.2 Information Economics 2.2.1 Definisi Information Economics Information Economics adalah metode perhitungan untuk mendapatkan nilai ekonomis dari suatu proyek pengadaan teknologi informasi (TI). Metode ini dikembangkan oleh (Marilyn M. Parker,1985) dan merupakan pengembangan dari metode Cost - Benefit Analysis (CBA) tradisional. 2.2.2 Information Economics Framework Nilai ekonomis dan hasil penilaian dari metode CBA tradisional diperoleh dengan mengkuantifikasikan cost (biaya) dan manfaat (benefit) dipergunakan sebagai bahan pertimbangan mendapatkan alternated penentuan jenis peralatan IT yang dipergunakan. Pada Information Economics akan ada 2 pendekatan, yaitu pendekatan finansial dan non finansial. Gambar 2.3 Information Economics Financal & Non Financial Framework
11 2.2.2.1 Cost, Benefit Value Cost adalah biaya dari Technology Domain adalah berupa biaya tetap dan biaya variable yang dikeluarkan untuk membangun sistem Benefit: dari Technology Domain yang berwujud penurunan biaya investasi atau penginkatan pendapatan (revenue) Value merupakan manfaat yang diperoleh atas pembangunan IT, yang tercermin pada peningkatan kinerja perusahaan saat sekarang maupun masa yang akan datang.nilai business domain didapat dengan adanya IT yang menghasilkan revenue, menurunkan biaya dan meningkatkan efektifitas, sedangkan technology domain,merupakan biaya atau investasi yang telah dikeluarkan pada Business domain 2.2.2.2 Model dan Variable Nilai ( score ) proyek IT didapat dari model seperti gambar berikut: Gambar 2.4 Menghitung Project Score Pada Information Economics (sumber : Parker 1988 p.102) Nilai (score) diperoleh dari penjumlahan bobot ROI sederhana yang diperoleh dari perhitungan cost-benefit ditambah
12 dengan hasil pembobhotan kuesioner business domain dan hasil pembobotan technology domain. Untuk nilai (score) Business Domain dan Technology domain akan diberikan kuesioner dengan pembobotan 1 s/d 5. Berikut adalah tabel komponen - komponen Business Domain dan Technology Domain : Tabel 2.1 Faktor-faktor Business Domain dan Technology Domain Business Domain Strategic match: manfaat teknologi informasi diukur melalui seberapa besar dukungannya terhadap pencapaian tujuan strategis organisasi Technology Domain Strategic IS architecture: manfaat proyek SI/TI diukur melalui tingkat kesesuaian proyek tersebut terhadap perencanaan SI/TI secara keseluruhan. atau besarnya kontribusi terhadap kegiatankegiatan operasional untuk mecapai tujuan tersebut. Competitive advantage: manfaat teknologi informasi diukur melalui kontribusinya terhadap pencapaian keuntungan Defitional Uncertainty: manfaat proyek SI/TI diukur dari seberapa besar ketidakpastian
13 kompetitif akibat perubahan dari target organisasi. Penggunaan potensial teknologi informasi adalah untuk menciptakan rintangan persaingan. Dengan demikian, proyekproyek teknologi yang mendukung sistem antar organisasi (inter-organizational system) memiliki manfaat yang lebih tinggi. Management information support: kategori ini menilai kontribusi proyek-proyek teknologi informasi terhadap kebutuhan manajemen akan informasi dalam pengambilan Technical Uncertainty: manfaat proyek SI/TI diukur dari seberapa besar ketergantungan proyek terhadap keahlian, perangkat keras, perangkat lunak dan sistem. keputusan. Competitive response: manfaat proyek-proyek Infrastructure Risk: manfaat proyek SI/TI
14 teknologi informasi diukur melalui seberapa besar resiko persaingan jika proyek tersebut tertunda atau tidak dilaksanakan. Semakin proyek tersebut tidak dapat ditunda, maka manfaatnya semakin tinggi. diukur dari seberapa pentingnya investasi nonproyek untuk mengakomodasi proyek ini. Kategori manfaat 1 (tangible) dan 2 (quasi tangible) menggunakan pendekatan finansial enhanced ROI, dimana hasil penilaiannya menghasilkan suatu nilai moneter dan skor angka sedangkan kategori manfaat ke-3 menggunakan pendekatan nonfinansial (domain bisnis dan teknologi), dimana hasil penilaiannya adalah sebuah skor angka. Pada kategori ke-3 ini, skor berkisar dari 0-5 Dengan demikian, nilai proyek SI/TI diukur dengan formula berikut ini (Parker, 1988: hal. 102): Skor Proyek = Enhanched ROI + bobot bidang
15 bisnis + bobot bidang teknologi Enhanched ROI= Traditional ROI+value linking + value acceleration+value restructuring+innovation valuation 2.2.2.3 Analisis Cost - Benefit Perhitungan ROI pada Information Economics, akan seperti pada gambar 2.5. yang menjumlahkan Cost-Benefit, Value Linking, Value Acceleration, Value Restructing dan Innovation Valuation. A Gambar 2.5 Simple ROI Calculation Analisis Cost Benefit merupkan teknik yang biasa digunakan untuk mendapatkan nilai kuantitatif biaya (cost) dan manfaat (benefit) suatu proyek TI. Hal pertama yang dilakukan adalah menentukan biaya dan manfaat yang akan diperhitungkan, bagaimana membobot biaya, manfaat dan hambatan apa saja yang akan timbul.
16 (cost), yaitu : Dalam metode Information Economics ada 2 jenis biaya 1. Biaya pembangunan / pengembangan sistem 2. Biaya pemeliharaan atau biaya operasional Sedangakan untuk manfaat (benefit) yang dapat dihitung ada 3 jenis, yaitu : 1. Tangible Benefits, manfaat yang berdampak langsung dan dapat dihitung 2. Quasi-Tangible Benefits, manfaat yang pemusatannya pada peningkatan efisiensi organisasi 3. Intangible Benefit, manfaat yang pemusatannya pada peningkatan efektifitas suatu organisasi 2.2.2.4 Value Linking dan Value Acceleration Value Linking adalah evaluasi secara financial manfaat yang merupakan efek penerapan TI pada perusahaan secara gabungan.value Acceleration adalah evaluasi secara finansial setiap percepatan waktu yang pengaruhnya meningkatkan produktifitas yang dapat berupa penyelesaian kejra lebih cepat. Manfaat dari Value Linking dan Value Acceleration dapat berbentuk penghematan,kinerja lebih baik dan peningkatan keuntungan (Parker,1988,p111-120)
17 2.2.2.5 Value Restructing Value Restructuring adalah nilai yang berkaitan dengan restrukturisasi fungsi - fungsi departemental. Penilaiannya diukur dari peningkatan nilai produktifitas yang dihasilkan akibat perubahan organisasi, dari kegiatan yang nilainya lebih rendah beralih menjadi kegiatan yang lebih tinggi ( Parker, 1988,p122-132) 2.2.2.6 Innovation Value Innovation Valuation adalah manfaat karena terciptanya fungsi baru dalam business domain perusahaan yang mempengaruhi tata cara pemimpin perusahaan dalam memimpin usahanya.
18 2.3 Efektivitas Sistem Informasi Menurut Northcraft & Neale (2001), efektivitas adalah kemampuan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan atau misi perusahaan. Manajemen yang efektif tercermin dalam pemilihan pekerjaan yang benar untuk dilaksanakan dan kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat. Dalam survey tentang efektivitas sistem informasi umumnya faktor-faktor yang diteliti adalah kesesuaian sistem dengan kebutuhan user, kesesuaian output yang dihasilkan program aplikasi dengan sesuatu yang diperlukan oleh user, kemudahan penggunaan sistem, kepuasaan user terhadap sistem informasi yang digunakan. Faktor-faktor tersebut mendasari pengukuran kepuasan user. Jika user merasa puas dengan sistem informasi yang digunakan maka sistem informasi tersebut dapat dikatakan efektif. Penerapan sistem informasi yang efektif menurut Remenyi (2007) membutuhkan hubungan yang harmonis antara manajemen level atas, user, dan staf sistem informasi. 2.4 Project Methodology 2.4.1. Siklus Sistem Suatu sistem selalu mengalami suatu kondisi yang dinamakan sistem life cycle yang bisa dilihat pada gambar berikut :
19 Gambar 2.4 Siklus Sistem (sumber : Whitten, 2007) Berdasarkan gambar di atas bisa dilihat bahwa proses pengembangan suatu sistem merupakan bagian dari suatu siklus yang berlangsung terus menerus selama organisasi yang menggunakan sistem tersebut masih beroperasi. Pengembangan suatu sistem bisa didasari atas berbagai permasalahan yaitu antara lain kebutuhan akan kecepatan proses dan keakuratan yang lebih tinggi atau adanya peningkatan jumlah data yang harus diproses dan lain sebagainya. Meskipun permasalahan tersebut dapat diatasi dengan pengembangan suatu sistem informasi, kenyataannya bahwa ketika sistem tersebut diimplementasikan akan timbul permasalahan baru yang menuntut terus diadakannya proses pengembangan terhadap sistem tersebut. Alasan itulah yang menyebabkan pemilihan sutu teknologi yang tepat di dalam mengembangkan suatu sistem informasi akan sangat menentukan kehandalan sistem yang dihasilkan, berapa lama sistem
20 tersebut akan ebrtahan, seberapa efektif sistem tersebut akan memberikan keunggulan tertentu dan apakah pengambangan telah disesuaikan dengan kondisi internal dari organisasi. 2.4.2 ASAP : Accelerated SAP ASAP (Accelerate SAP) merupakan metode best practise pengimplementasian sistem ERP dari SAP. Gambar 2.6 ASAP Phases : Pada ASAP, terdapat 5 fase dalam pengimplementasian ERP, yaitu 1. Project preparation 2. Business blueprint 3. Realization 4. Final preparation 5. Go live & support 2.4.3 Project Preparation Pada fase ini, data - data yang dibutuhkan untuk implementasi mulai dikumpulkan. Pada fase ini pula user diberi training agar lebih dahulu mengerti konsep sistem yang akan
21 diimplementasikan. Pada fase ini, consultant mulai mengumpulkan kebutuhan - kebutuhan user. Pada pengimplementasian EPR di Mandiri Inti Perkasa yang dilakukan pada fase ini adalah : Project Preparation Document Mengumpulkan dokumen - dokument terkait dengan pengimplementasian sistem ERP. Contoh dokumen yang dikumpulkan seperti, bukti penerimaan dan pengeluaran barang di gudang. Project plan Membuat timeline yang disesuaikan dengan aktivitas perusahaan, agar transaksi sehari - hari tetap berjalan seperti biasa dan implementasi dapat selesai sesuai dengan target. Project scope Menentukan lingkup pengimplementasian, apakah seluruh proses bisnis akan ditelaah atau ada alasan tertentu sehingga hanya sebagian proses bisnis saja yang akan dikaji. Project organization Menentukan diagram organisasi, siapa penanggung jawab,project manager dll. Project facilities
22 Menyiapkan infrastruktur yang menunjang pengimplementasian sistem, mulai dari ruang rapat dan training, sever latihan hingga hardware seperti server dan komputer / laptop. 2.4.4 Business Blueprint Pada fase ini, terjadi business process re-engineering, sistem sebelumnya dibandingkan dengan best practise pada SAP. Apabila best practise pada SAP tidak sesuai / tidak sama, maka perlu diadakan perubahan pada proses bisnis. 2.4.5 Realization Pada fase ini mulai dibangun sistem berdasarkan dengan blueprint yang sudah dibuat, seperti melakukan coding untuk merealisasikan bisnis proses baru yang telah dibuat. Kemudian diadakan testing dan pembagian otoritas setiap transaksi. Ada 3 macam testing : 1. Unit test Biasanya konsultan melakukan unit test. Dan jika hasilnya belum benar dari kacamata konsultan,maka dilakukan perbaikan konfigurasi.setelah selesai, maka konsultan akan melangkah ke testing
23 berikutnya bersama team leader, yaitu UAT ( User Acceptance Testing. ) 2. User Acceptance test ( UAT) Konsultan akan menyediakan tahapan - tahapan / langkah - langkah dalam transaksi menggunakan SAP. User akan menggunakan langkah - langkah tersebut, dan men-tes apakah sudah tepat atau belum dengan kebutuhan user. 3. Integration test Pada fase ini, dilihat bagaiaman hubungan antar modul - modul yang diimplementasi. Apakah pengaruhnya sudah benar atau belum. 2.4.6 Final Preparation Pada fase ini kembali diadakan training sesuai dengan sistem yang sudah dibangun di tahap realization. Pada fase ini pula, data - data mulai dipindahkan ke dalam sistem. SOP juga terdokumentasi pada tahap ini. 2.4.7 Go Live & Support Pada fase ini, sistem mulai di-deploy atau istilah nya adalah Go-Live. Pada fase ini user mulai menggunakan sistem yang baru. Saat sistem baru digunakan, akan muncul masalah, baik itu masalah cara pengoperasian, masalah data ataupun juga masalah konfigurasi. Untuk itu tim support harus selalu siap dan selalu
24 memonitor issue-issue yang ada dalam issue log. Dan akan lebih baik jika membuat FAQ (Frequently Asked Question(s)) 2.4.8 Effort in ASAP Berikut adalah gambar yang memperlihatkan persentase effort yang dilakukan dalam pengimplementasian SAP menggunakan Accelerated-SAP methodology G Gambar 2. 7 Effort Percentage in ASAP (Sumber : Excerpted from The New SAP Blue Book by Michael Doane 2007) Menurut Doane (2007), yang dapat memberikan kesuksesan pada pengimplementasian SAP adalah : 1. Jelas, dan dapat diukur kriteria kesuksesannya 2. Mengerti scope yang diimplementasi 3. Transfer SAP knowledge dari konsultan ke klien 4. ASAP sebagai tools 5. Komitmen Manajemen