Keperluan Komunikasi 1.0 Kemahiran Komunikasi 1.4 Ciri-ciri Komunikasi yang Berkesan Kajian daripada pakar-pakar psikologi dan pakar-pakar komunikasi mendapati kemahiran berkomunikasi memainkan peranan sangat penting di dalam kehidupan manusia (Abdullah & Ainon, 2005) A Dalam kehidupan seharian jumlah komunikasi yang dilakukan oleh individu terdiri daripada mendengar (45 peratus), bercakap (30 peratus), membaca (16 peratus) dan menulis (9 peratus). (Abrams, 1986) Apa yang berlaku berikutnya? Komunikasi Berkesan Komunikasi bukan sahaja melibatkan percakapan dan penulisan tetapi juga pembacaan dan proses mendengar (Zawiyah, 2009) komunikasi sebagai satu proses pemindahan makna yang terdapat dalam maklumat, idea atau perasaan melalui penggunaan simbol sama ada berbentuk lisan, bahasa badan, tulisan, visual atau simbol lain daripada pihak penerima dengan harapan akan menghasilkan maklum balas atau respon yang dihajati (Abdul Mua ti, 2006) 1
Komunikasi berkesan atau komunikasi efektif ialah komunikasi yang dapat menyampaikan maklumat dengan jelas daripada penyampai kepada penerima dalam usaha mencapai matlamat organisasi. komunikasi berkesan ialah proses dua hala melalui penghantaran mesej yang betul, diterima dan difahami oleh orang lain. Bagi menjadikan komunikasi itu berkesan adalah penting untuk memahami bagaimana manusia berinteraksi dan menginterpretasikan sesuatu mesej. Apakah Komunikasi Berkesan? Jika anda boleh membayangkan perkataan yang diucapkan, anda boleh ingat mesej yang dimaksudkan. Ciri-ciri Komunikasi yang Berkesan Menggunakan bahasa secara positif Bersifat empati Menjadi pendengar yang baik Menguasai teknik menyoal untuk mendapatkan maklumat Menjaga air muka orang lain Bersikap terbuka Bahasa tubuh yang berkesan Menggunakan bahasa secara positif Lidah tidak bertulang, salah petik jiwa hilang Penggunaan bahasa yang baik sangat penting 1. Kejelasan 2. Elakkan ulangan yang tak perlu 3. Elakkan klise- 4. Guna bahasa kiasan 5. Guna bahasa yang betul 6. Kesesuaian 2
Bersifat empati Kesan Empati Empati adalah kemampuan seseorang untuk mengetahui apa yang dialami orang lain pada saat tertentu, dari sudut pandang dan perspektif orang lain tersebut. Sifat empati dapat menjadi sarana untuk antara dua pihak untuk saling memahami Mampu menerima sudut pandang orang lain Memiliki kepekaan terhadap perasaan orang lain Mampu mendengar dan memahami perasaan orang lain Mencapai sifat empati Tunjukkan perhatian/minat terhadap perkara yang disampaikan Jangan memotong pembicaraan Tetap tenang, meskipun menangkap ungkapan emosi yang kuat Bebas prasangka, kecuali jika sangat diperlukan Berhati-hati terhadap isyarat permintaan pilihan atau cadangan Bersikap penuh pengertian Menjadi pendengar yang baik Mendengar adalah suatu proses yang aktif. Bukan hanya duduk diam serta melutut menatap seseorang. Keterampilan mendengar dengan baik dapat membantu meningkatkan hubungan, memahami orang lain dengan lebih baik, serta meraih keselesaan dalam pekerjaan dan kehidupan Tindakan pendengar yang baik Dengar dengan teliti apa yang sedang diperkatakan. Berikan perhatian sepenuhnya. Berikan 'eye-contact'. Lihat tepat ke dalam anak matanya. Anggukkan kepala sebagai tanda gerak balas anda. Ikuti perbualannya dengan berkata, "ya... ya.. aha". Cuba selami perasaan orang yang sedang bercakap dan hayati ceritanya. Ubah mimik muka anda seiring dengan perkara yang dipertuturkan. Misalnya, jangan pula sesuatu perkara yang sepatutnya anda terkejut tetapi anda buat tidak tahu pula. Elakkan dari mengkritik. Jangan menyampuk dan memotong cerita yang belum selesai. Susuli dengan soalan-soalan sebagai tanda yang anda memang mendengarnya dengan penuh minat. Ulangi apa yang dibicarakan sebagai tanda anda faham atau untuk memastikan apa yang anda fahamkan itu betul. 3
Menguasai teknik menyoal untuk mendapatkan maklumat Matlamat menyoal adalah untuk mendapatkan maklumat dengan cepat, mendapatkan maklumat lanjut dan akhir sekali untuk mendapatkan kepastian Panduan Menyoal Penyoalan asas menggunakan perkataan yang sesuai, tepat dan mudah difahami Fokus- tumpukan pada satu idea, kurangkan soalan bercapah Ubah haluan tanya soalan pada seseorang, setelah mendapat jawapan mengalih soalan kepada orang lain pula Sebaran sebar soalan secara rawak Hentian setelah soalan diajukan beri masa untuk menjawab Dorongan motivasi. Jika jawapan salah nyatakan jawapan hampir tepat, tetapi.. Beri klu Menjaga air muka orang lain Air muka ialah lambang kepada perasaan dalaman seseorang yang diluahkan dalam bentuk mimik muka Kebanyakan air muka yang ditonjolkan memaparkan perasaan dalaman seseorang yang tidak terluah. beberapa faktor seperti keadaan dan situasi yang berlaku dalam kalangan persekitarannya menyebabkan individu terbabit sukar untuk menterjemahkan melalui lisan. Andaian Individu yang berbeza budaya sering berunding tentang air muka Kepentingan menjaga air muka mengikut konteks budaya Kepentingan air muka berbeza gaya menangani konflik berbeza Bersikap terbuka Menerima pandangan dan pendapat orang lain dengan hati terbuka. Mungkin pendapat orang lain itu lebih baik daripada pendapat kita. 4
Bahasa tubuh yang berkesan Interaksi Bukan lisan Penampilan perilaku yang mengiringi pertuturan bermula dari wajah, iaitu mata, bibir, kepala, senyuman dan air muka sehinggalah kepada menggunakan tangan dll. Raut Wajah cermin hati Tempat pertama menarik perhatian menerangkan emosi menggambarkan personaliti, sikap terhadap orang lain kesudian untuk terus berbual memulakan interaksi Air Muka Keruh Membimbangkan» kesusahan dan perasaan tidak gembira» menahan hasad dengki Air Muka Kering Menyakitkan»muka yang tiada belas kasihan dan sukar membuat kebaikan Air Muka jernih membahagiakan»mengambarkan kegembiraan, kejujuran dan kemanisan hati SENYUMAN Cara terbaik untuk berkenalan Memberi mesej yang kita adalah orang yang mesra dan mudah diajak berbual Bibir Jangan sekali-kali: Menipiskan bibir seolah-olah mahu tersenyum tetapi sebenarnya tidak.» Melambangkan hati yang tidak bersih, kurang sudi diajak berbual Memuncungkan kedua-dua bibir apabila berbual» Menandakan anda tidak berminat untuk berbual dan tidak sabar mendengar percakapan yang anda tidak suka. Melipat kedua-dua bibir kedalam, dalam keadaan tertekan rapat atau menggigit bibir sebelah bawah apabila bersua dengan orang.» Menandakan anda tidak ada keyakinan diri untuk bersua dan untuk memberi pendapat. 5
Mata Mata mempunyai kuasa memikat Salah satu saluran komunikasi yang paling berkuasa selepas perkataan Dari mana datangnya sayang? Dari mata turun ke hati Temuan Mata dalam Perbualan» Terlalu banyak temuan mata dianggap tidak sesuai, kurang hormat dan mempunyai sikap mengancam dan bertujuan menghina.» Terlalu sedikit temuan mata dianggap tidak memberi perhatian, tidak sopan, rasa tidak selesa, tidak jujur atau pemalu.» Mengelak temuan mata tiada keyakinan diri, rendah diri, malu, lemah, tidak tahan ujian. Penampilan mata yang dituntut ialah pandangan mata yang ditundukkan (bukan muka yang ditundukkan) Gabungkan pandangan anda dengan sedikit Senyuman Keberkesanan fungsi mata, bibir bergantung juga pada bagaimana anda mengerakkan muka dan kepala anda semasa berbual. Gaya Berbicara Menunjukkan minat Fokus Mendengar dengan baik respon Bertanya Mengeluarkan kata pujian Meneruskan perbualan Fokus kepada situasi tempat berada Elakkan menceritakan perihal peribadi Kenal pasti minat individu yang berbual dengan kita Memberi sedikit pujian Pujian daripada orang yang baru dikenali atau orang yang dihormati selalunya lebih berkesan Pujian boleh membuat orang lain merasa dirinya penting Elakkan diri anda dari sentiasa menunjukkan kepintaran diri sendiri. tidak menegang-negangkan urat leher semasa bercakap, dapat bercerita dengan senyuman dan dapat perhatian rakan dengan gembira. Memberi masa untuk mendengar orang lain bercakap dan dapat menahan diri apabila hendak memberi pendapat. 6
Suara Rumusan kunci untuk memperhebatkan penampilan dan keberkesanan komunikasi Pertuturan yang baik ialah pertuturan jelas, bertenaga, mengandungi fakta yang jelas dan diiringi dengan emosi yang sesuai. 7