59 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) merupakan hasil merger dari tiga BUMN Niaga yaitu PT. Dharma Niaga, PT. Pantja Niaga dan PT. Cipta Niaga yang berdiri pada tanggal 19 Juni 2003. PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) bergerak dalam bidang perdagangan dalam negeri dan luar negeri yang merupakan satusatunya Trading House di Indonesia sehingga mempunyai begitu banyak kesempatan dibidang bisnis. PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) saat ini miliki jaringan marketing dan distribusi yang sangat luas diseluruh propinsi di Indonesia yang dilengkapi fasilitas pergudangan, kantor, alat-alat angkutan atau transportasi sehingga perusahaan mempunyai kompetensi dalam melakukan Trading Operation baik untuk ekspor, impor maupun distribusi. Dalam kaitannya dengan tugas negara, PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) diminta bantuannya oleh Departemen Perdagangan untuk mengimpor produkproduk strategis yang masih memerlukan pengawasan dari Pemerintah, misalnya gula pasir dan bahan kimia, serta berperan membantu Pemerintah dalam melakukan promosi perdagangan, bekerja sama dengan misi dagang dari Departemen Perdagangan terutama untuk pasar-pasar baru atau produk-produk baru yang sulit dipasarkan.
60 3.1.1 Visi dan Misi Perusahaan PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) berdiri dengan mengemban Visi dan Misi sebagai berikut : VISI: Menjadi perusahaan dagang terkemuka yang kompetitif, berkualitas, berkompetensi serta menguasai sumber dan jaringan pemasaran didalam dan luar negeri. MISI: 1. Melakukan perdagangan umum yang menangani beraneka ragam produk dengan kualitas yang baik. 2. Melaksanakan transaksi perdagangan lokal maupun lintas negara. 3. Memberikan layanan yang lengkap dan kompetitif kepada pelanggan. 4. Memenuhi harapan seluruh stakeholders (pemegang saham).
61 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan 3.2.1 Struktur Organisasi PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi 3.2.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Berdasarkan akte pendirian, PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) dipimpin oleh Direktur Utama perusahaan maka diangkatlah beberapa direktur untuk masing-masing departemen. Dibawah ini tugas dan wewenang para direksi dalam perusahaan:
62 1. Direksi Utama Bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap perencanaan kegiatan perusahaan, tugas dan wewenangnya antara lain: a. Mewakili perusahaan dalam hubungan ke instansi pemerintah, bank dan lembaga keuangan lainnya. b. Merencanakan perluasan dan perkembangan perusahaan dengan memperhatikan faktor teknologi, perluasan pangsa pasar, serta kemampuan keuangan. c. Mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan oleh Direktur Personalia, Direktur Keuangan, Direktur Pengembangan Bisnis dan IT, Direktur Niaga. d. Dalam melaksanakan tugasnya baik secara periodik dan rutin maupun mendadak mengadakan rapat-rapat atau pertemuan dengan para direktur atau dengan kepala bagian untuk mendapatkan data-data sebagai pertimbangan direksi untuk menentukan kebijaksanaan perusahaan. Direktur Utama membawahi Direktur Personalia dan Admin, Direktur Keuangan, Direktur Pengembangan Bisnis dan IT dan Direktur Niaga yang mempunyai tugas pokok antara lain : 2. Direktur Personalia dan Admin Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berhubungan dengan pegawai berdasarkan peraturan pemerintah serta ketentuan perusahaan, tugas dan wewenangnya antara lain:
63 a. Memberikan pelatihan kepada pegawai agar mempunyai motivasi kerja dan menemukan solusi untuk setiap masalah yang dihadapi oleh pegawai perusahaan. b. Memberikan solusi terhadap keluhan pergawai. c. Memberikan sanksi kepada pegawai yang melanggar aturan perusahaan. d. Berusaha menciptakan serta mempertahankan situasi dan suasana kerja yang nyaman untuk pegawai. Direktur Personalia juga membawahi bagian pengembangan organisasi dan pengembangan personalia yang mempunyai tugas pokok antara lain : a. Pengembangan Organisasi, bertugas megelola pengembangan organisasi, melakukan promosi, serta menyusun strategi untuk perkembangan perusahaan. b. Pengembangan Personalia, bertugas mengadakan perekrutan pegawai baru, menetapkan pegawai mana yang mendekati masa pensiun serta memberikan petunjuk kepada pegawai untuk dapat mengkontribusikan kemampuan yang ada kepada perusahaan. c. General Affair dan Admin, bertugas mengelola kesehatan dan keselamatan pegawai.
64 3. Direktur Keuangan Bertanggung jawab terhadap perumusan dan pelaksanaan perusahaan dalam bidang keuangan, tugas dan wewenangnya antara lain : a. Merumuskan, mengatur kebijaksanaan dan pengendalian keuangan serta penghematan biaya pengeluaran perusahaan. b. Menghitung dan mengurus penyelesaian pajak. c. Menyediakan laporan keuangan untuk keperluan internal maupun eksternal perusahaan. Direktur Keuangan juga membawahi bagian Pengaturan Keuangan dan Akunting dan Pajak yang mempunyai tugas pokok antara lain : a. Pengaturan Keuangan, bertugas mengatur keuangan perusahaan, baik dari segi pendapatan maupun pengeluaran perusahaan. b. Akunting dan Pajak, bertugas mencatat semua transaksi yang terjadi di perusahaan baik transaksi pembelian, penjualan maupun pajak untuk dibukukan ke dalam laporan keuangan yang akan diserahkan kepada Direktur Keuangan.
65 4. Direktur Pengembangan Bisnis dan IT Bertanggung jawab dalam menganalisis keuntungan dan kerugian dari suatu project serta memimpim suatu tim yang ada, tugas dan wewenangnya antara lain : a. Meninjau kinerja project yang selama ini ada di perusahaan. b. Melihat dan mengambil peluang untuk meraih keuntungan yang lebih besar dari bisnis yang ada di perusahaan. c. Menemukan solusi untuk masalah yang dihadapi perusahaan pada sistem yang berjalan maupun jaringan komputer. Direktur Pengembangan Bisnis dan IT juga membawahi bagian Pengembangan Bisnis dan Pengembangan IT yang mempunyai tugas pokok antara lain : a. Pengembangan Bisnis, bertugas mengembangkan bisnis yang ada di perusahaan dan menemukan solusi untuk meraih keuntungan yang lebih besar dan menekan biaya kerugian yang terjadi. b. Pengembangan IT, bertugas mendukung sarana teknologi informasi yang ada di perusahaan dan berusaha untuk mengembangkannya supaya mempermudah perusahaan dalam mencapai keuntungan dengan cara mengembangkan project yang ada.
66 5. Direktur Niaga Bertanggung jawab terhadap jenis barang yang akan diperdagangkan seperti bahan pertanian, bahan kimia maupun peralatan, tugas dan wewenangnya antara lain : a. Mengkoordinasikan dan memantau barang barang yang ada maupun barang barang yang akan diperdagangkan. b. Memeriksa keadaan barang yang akan diperdagangkan sehingga barang tersebut layak untuk ditransaksikan. Direktur Niaga juga membawahi bagian Produk Industri dan Produk Konsumen yang mempunyai tugas pokok antara lain : a. Produk Industri, bertugas menyediakan barang barang untuk diperdagangkan seperti bahan kimia, bahan pertanian, konstruksi material maupun mesin dan peralatan. b. Produk Konsumen, bertugas menyediakan barang barang untuk diperdagangkan seperti makanan dan minuman.
67 3.3 Sistem yang Sedang Berjalan 3.3.1 Prosedur Pengadaan Barang Sistem pengadaan barang yang digunakan oleh PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) untuk memenuhi kebutuhan perusahaan sebagai berikut : a. Cabang atau Divisi Pemesan mengajukan permohonan pengadaan barang secara tertulis dan jelas kepada Divisi General Affairs dan Admin atau Tim Pengadaan paling sedikit memuat tentang jenis, spesifikasi dan jumlah barang yang akan diadakan. b. Berdasarkan permohonan barang dari Cabang atau Divisi Pemesan, Tim Pengadaan memeriksa kelayakan kebutuhan pengadaan : 1. Apabila kebutuhan pengadaan layak maka Tim Pengadaan membuat surat permintaan penawaran harga barang. 2. Apabila kebutuhan pengadaan tidak layak maka pengadaan tidak akan diadakan. c. Tim Pengadaan mengirimkan surat kepada supplier untuk meminta memasukkan penawaran harga barang yang akan diadakan. d. Setelah supplier memasukkan penawaran harga barang maka Tim Pengadaan akan melakukan review dan analisis terhadap setiap penawaran harga yang masuk dari supplier, khususnya mengenai kesesuaian spesifikasi barang yang ditawarkan, harga dan layanan purna jual. Apabila harga barang tersebut diatas Rp. 10 juta, maka Tim Pengadaan membuat rekomendasi dan surat permintaaan persetujuan kepada Direktur Personalia dan Admin untuk melaksanakan pengadaan barang berdasarkan supplier yang dipilih dan harga barang.
68 e. Tim Pengadaan akan membuat dan mengirimkan surat pesanan kepada supplier yang dipilih untuk memasok barang yang dibutuhkan. f. Tim Pengadaan akan memeriksa barang yang dikirim oleh supplier : 1. Apabila barang tidak sesuai dengan pesanan, maka barang tersebut dikembalikan kepada supplier untuk diganti sesuai pesanan. 2. Apabila barang sudah sesuai dengan pesanan, maka dibuatkan Berita Acara Serah Terima Barang (BASTB) untuk ditanda tangani bersama sama dengan supplier. g. Tim Pengadaan akan mengirimkan barang kepada Cabang atau Divisi Pemesan serta menyelesaikan pembayaran kepada supplier. 3.3.2 Prosedur Pengadaan Jasa Sistem pengadaan jasa yang digunakan oleh PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) sebagai berikut : a. Cabang atau Divisi Pemesan mengajukan permohonan pengadaan jasa secara tertulis dan jelas kepada Divisi General Affairs dan Admin atau Tim Pengadaan. b. Berdasarkan permohonan jasa dari Cabang atau Divisi Pemesan, Tim Pengadaan memeriksa kelayakan kebutuhan pengadaan : 1. Apabila kebutuhan pengadaan layak maka Tim Pengadaan membuat surat permintaan penawaran harga jasa. 2. Apabila kebutuhan pengadaan tidak layak maka pengadaan tidak akan diadakan. c. Tim Pengadaan mengirimkan surat kepada supplier untuk meminta memasukkan penawaran harga jasa yang akan diadakan.
69 d. Setelah supplier memasukkan penawaran harga jasa maka Tim Pengadaan akan melakukan review dan analisis terhadap setiap penawaran harga yang masuk dari supplier, khususnya mengenai kesesuaian spesifikasi permintaan jasa dan harga terendah. Apabila harga jasa tersebut diatas Rp. 10 juta, maka Tim Pengadaan membuat rekomendasi dan surat permintaaan persetujuan kepada Direktur Personalia dan Admin untuk melaksanakan pengadaan jasa berdasarkan supplier yang dipilih dan harga jasa. e. Tim Pengadaan akan membuat dan mengirimkan surat penjelasan pekerjaan serta surat pesanan jasa kepada supplier yang dipilih untuk menyediakan jasa yang dibutuhkan. f. Tim Pengadaan akan membuat dan mengirimkan surat undangan rapat kepada Cabang atau Divisi Pemesan dan supplier. g. Tim Pengadaan melaksanakan rapat penjelasan pekerjaan atau BAPP (Berita Acaran Penjelasan Pengadaan) dan membuat surat komitmen kontrak kepada supplier. h. Divisi Keuangan menyelesaikan pembayaran kepada supplier sesuai sistem dan prosedur yang berlaku. i. Supplier akan melaksanakan pekerjaan jasa ke cabang atau Divisi Pemesan.
70 3.3.3 Diagram Aliran Dokumen (DAD) 3.3.3.1 Diagram Aliran Dokumen Pengadaan Barang Gambar 3.2 Diagram Aliran Dokumen Pengadaan Barang
71 3.3.3.2 Diagram Aliran Dokumen Pengadaan Jasa Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Pengadaan Jasa
72 3.4 Permasalahan yang Dihadapi Dengan menganalisis sistem pengadaan barang dan jasa yang berjalan saat ini, maka ditemui beberapa masalah yang ada di perusahaan yaitu: 1. Belum ada sistem basis data proses pendaftaran untuk pengadaan barang dan jasa di perusahaan. 2. Perusahaan belum mempunyai teknik keputusan yang tepat dalam memilih supplier berdasarkan harga terendah dan kualitas terbaik. Selama ini perusahaan hanya melakukan pemilihan supplier secara langsung dan supplier yang ada sangat terbatas sehingga untuk mendapatkan harga terendah sulit dijangkau dengan kualitas yang terbaik. 3.5 Usulan Pemecahan Masalah Pemecahan masalah untuk sistem pengadaan barang dan jasa PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) sebagai berikut : 1. Membangun sistem basis data berbasis web untuk mempermudah supplier ikut serta dalam pengadaan barang dan jasa sehingga perusahaan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk memilih supplier berdasarkan harga terendah dan kualitas terbaik. 2. Membuat aplikasi basis data pengadaan barang dan jasa guna menciptakan persaingan harga antara para supplier sehingga membantu perusahaan dalam memilih supplier yang tepat berdasarkan harga terendah dan kualitas yang terbaik guna menekan biaya pengeluaran perusahaan.
73 3.6 Analisis Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan oleh sistem pengadaan barang dan jasa saat ini adalah : Pendaftaran calon supplier Calon Supplier harus melakukan pendaftaran agar dapat ikut serta dalam pengadaan barang dan jasa yang diadakan oleh perusahaan. Kebutuhan informasi pendaftaran calon supplier antara lain : tanggal pendaftaran dan data calon supplier. Supplier Badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang atau layanan jasa. Kebutuhan informasi antara lain : data supplier, jenis supplier, data barang atau data jasa. Pegawai Pegawai yang terlibat didalam pengadaan barang dan jasa antara lain bagian Divisi Pemesan, Divisi General Affairs dan Admin dan Keuangan. Kebutuhan informasi pegawai antara : data pegawai, data supplier, berita, data barang atau data jasa, transaksi pemesanan dan transaksi pembayaran. Berita Untuk menginformasikan berita-berita pengadaan yang terbaru kepada supplier. Kebutuhan informasi berita antara lain : berita, tanggal berita, dan data pegawai yang menulis berita.
74 Barang Untuk mengetahui barang barang yang akan diadakan oleh perusahaan. Kebutuhan informasi barang antara lain : data barang yang akan diadakan. Jasa Untuk mengetahui jasa apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan sehingga perlu diadakannya pengadaan. Kebutuhan informasi jasa antara lain : data jasa yang akan diadakan. Transaksi Pemesanan Untuk mengetahui detail transaksi pemesanan barang atau jasa yang dilakukan oleh pegawai perusahaan. Kebutuhan informasi transaksi pemesanan antara lain : data supplier, data barang, data pegawai, tanggal pemesanan. Transaksi Pembayaran Untuk mengetahui detail transaksi pembayaran berdasarkan barang atau jasa yang dipesan oleh pegawai. Kebutuhan informasi transaksi pembayaran antara lain : data barang, data jasa, data supplier, data pegawai, tanggal pembayaran.