PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA MS ISO9001:2008 PROSES PENGURUSAN PEMBELIAN PERALATAN VOT 35000 BAHAGIAN PENYELIDIKAN (PPSP/R&D/CP3) Edisi : 2 Semakan : 0 Tarikh Efektif : 19 Okt. 2014 1/13
KANDUNGAN : 1. Tujuan 2. Skop 3. Dokumen Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan 6. Prosedur 7. Carta alir prosedur 8. Rekod 2/13
1. TUJUAN Untuk mempastikan proses pengendalian pembelian aset mengikut garis panduan USM. 2. SKOP Prosedur ini melibatkan Penyelaras Geran dan staf Bahagian Penyelidikan untuk proses pembelian, penerimaan, hingga ke proses pembayaran menggunakan peruntukan geran penyelidikan yang berkenaan. 3. DOKUMEN RUJUKAN - Peraturan Kewangan (PPSP/R&D/CP2/IR 1) - Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PPSP/R&D/CP2/ER 2) 4. DEFINISI Pembelian peralatan vot 35000 adalah perbelanjaan bagi mendapatkan semua harta modal yang berharga melebihi RM1000.00 termasuk pembaikan besar keatasnya, selain daripada tanah, bangunan, kemudahan kenderaan dan jentera. Harga belian adalah termasuk kos pengangkutan, pemasangan dan alat tambahan. 3/13
5. SINGKATAN TDP Timbalan Dekan (Penyelidikan) KPS Ketua Pegawai Sains PTK Pembantu Tadbir Kanan PT Pembantu Tadbir PO Pembantu Operasi JKPA, PPSP Jawatankuasa Pengurusan Aset, Pusat Pengajian Sains Perubatan BP Purchase Order ( Borang Pesanan) DO Delivery Order ( Nota Hantaran ) PG Penyelaras Geran SH Sebutharga JPEMB Jabatan Pembangunan PEMB Pembekal efas E Financial Accounting System GRN Good Received Note (Nota Penerimaan Barang) R&D Pejabat Bahagian Penyelidikan JKSHPTJ Jawatankuasa Sebutharga PTJ 4/13
6. PROSEDUR Langkah Aktiviti Tanggungjawab 6.1 6.2 Urusan Permohonan dan Pembelian Peralatan 6.1.1 Urusan Pembelian Peralatan adalah seperti empat cara berikut: a) Pembelian terus alat berharga RM1,000 dan kurang daripada RM20,000 b) Pembelian terus (Sebutharga PTJ) alat berharga RM20,001 - < RM 50,000 c) Sebutharga Universiti alat berharga RM 50,000 RM499,999 d) Tender alat berharga RM 500,000 ke atas. Pembelian Terus ( RM1000-< 20,000) 6.2.1 Terima permohonan pembelian alatan dari PG. 6.2.2 Semak samada permohonan tersebut dilampirkan segala butiran berikut : a) Surat kelulusan pembelian alatan dari TNC b) Borang permohonan pembelian c) Sebutharga (minimum 3) dan semak samada setiap sebutharga tersebut diisi lengkap dengan maklumat berikut : Alamat Pembekal Tarikh Sebutharga Tempoh sahlaku Perihal item Tempoh Serahan Kuantiti Harga PTK/PT PTK/PT 6.2.3 Jika butiran lengkap, PTK/PT akan sediakan BP pembelian dan hantar kepada KPS untuk semakan dan seterusnya hantar kepada TDP untuk kelulusan. Jika tidak lengkap, ia akan dikembalikan kepada PG. TDP/KPS/PTK/PT/ PO/PG 5/13
Langkah Aktiviti Tanggungjawab 6.2 6.2.4 Proseskan BP yang sudah diluluskan seperti berikut: a) BP diserahkan kepada PG untuk dihantar pada pihak syarikat (permohonan pembelian bersama dokumen lain disimpan di Pejabat Bahagian Penyelidikan,PPSP (PPSP/R&D/CP3/R4) b) Rekod dalam Buku Daftar Permohonan dan BP keluar. (PPSP/R&D/CP3/R1) 6.2.5 BP yang lengkap dihantar ke Jabatan Bendahari dan salinan disimpan di Pejabat Bahagian Penyelidikan. (PPSP/R&D/CP3/R2) 6.2.6 Hantar salinan rekod daftar bil melalui Sistem efas ke Jabatan Bendahari (PPSP/R&D/CP3/R3) Sebutharga PTJ (PPSP) (RM20,000k- RM49,999k ) 6.2.7 Terima spesifikasi alat serta cadangan syarikat daripada PG. 6.2.8 Spesifikasi alat disemak oleh KPS dan dibaiki. 6.2.9 Sediakan borang sebutharga beserta surat permintaan sebutharga untuk sekurangkurangnya 3 sebutharga yang telah dikenalpasti. 6.2.10 Hantar surat panggilan (melalui pos/email/faxs) serta borang sebutharga kepada syarikat berkenaan dan diberi tempoh sekurang-kurangnya 3 hari kepada pembekal untuk membuat tawaran. 6.2.11 Jawatankuasa Sebutharga PTJ meluluskan syor perakuan Jawatankuasa Penilaian. PTK/PT PTK/PT PTK/ PT/PO /PO /KPS /PO /PO/ JKSHPTJ 6/13
6.2.12 PTK/PT akan sediakan BP pembelian dan hantar kepada KPS untuk semakan dan seterusnya hantar kepada TDP untuk kelulusan. Pelawaan SEBUTHARGA (RM50,000k- RM499.99k ) 6.2.13 Terima spesifikasi alat serta cadangan syarikat daripada PG. 6.2.14 Spesifikasi alat disemak oleh KPS dan dibaiki. 6.2.15 Sediakan borang sebutharga beserta surat panggilan sebutharga untuk sekurangkurangnya 5 sebutharga yang telah dikenalpasti mengikut nombor rujukan. Contoh : (SH/R&D/PPSP/2009(01) 6.2.16 Surat panggilan sebutharga ditandatangani oleh KPS 6.2.17 Poskan surat panggilan serta borang sebutharga kepada syarikat berkenaan. /KPS/ TDP /KPS /PO Nota i) : Syarikat diberi tempoh selama sekurangkurangnya 14 hari dari tarikh surat dikeluarkan. Nota ii) : Maklumat panggilan sebutharga juga diumumkan dalam laman sesawang sebutharga PPSP serta dipamer pada papan notis sebutharga PPSP 7/13
Langkah Aktiviti Tanggungjawab 6.2 6.2.18 Kunci Peti Sebutharga pada jam 12 tengahari pada hari/tarikh sebutharga ditutup. 6.2.19 Buka semua sebutharga, asing mengikut nombor sebutharga dan disemak perkara berikut : a) Sijil pendaftaran dengan kementerian kewangan disertakan dan ianya masih sah. b) Sebutharga tersebut sesuai dengan syarikat yang membuat tawaran seperti berikut:- /KPS /KPS Sebutharga bernilai RM50,000 -< RM 100,000-Bumiputera Sebutharga bernilai RM100,000 -< RM200,000-Terbuka dan ditandatangani oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga pada borang sebutharga yang diterima. (masa perlu dicatitkan pada sebutharga) 6.2.20 Isikan Jadual Tawaran sebutharga dan ditandatangani oleh KPS. 6.2.21 Pamerkan Jadual Tawaran tersebut di papan notis. 6.2.22 Taipkan borang penilaian teknikal untuk fail sebutharga tersebut. 6.2.23 Borang teknikal ini bersama semua sebutharga syarikat dihantar kepada PG untuk dinilai dalam tempoh 1 minggu. 6.2.24 Penilaian oleh PG akan disemak oleh KPS sama ada ciri-ciri kritikal pemilihan betul atau tidak seperti dinyatakan dalam brochur/katalog. 6.2.25 Adakan mesyuarat teknikal untuk menilai sebutharga dan membuat pemilihan sebutharga yang sesuai. 6.2.26 Dapatkan tandatangan Ahli Jawatankuasa Teknikal untuk syor setuju terima. PTK/PT/KPS PTK/PT/PO PTK/PT/KPS PTK/PO/KPS PG/KPS/JKPA, PPSP/PTK/PO/PT PTK/KPS/PT/PO/ JKPA,PPSP 8/13
Langkah Aktiviti Tanggungjawab 6.2 6.2.27 Hantar ke Pejabat Bendahari Kampus Kesihatan bersama dokumen sebutharga. 6.2.28 Terima arahan dari Bendahari untuk keluar BP. 6.2.29 Tandatangan oleh KPS dan TDP pada BP. 6.2.30 Borang Pesanan diserahkan kepada PG untuk dihantar kepada pihak syarikat 6.2.31 Rekod dalam Buku Daftar Permohonan dan BP Keluar. PPSP/R&D/CP3/R1 Tender ( RM 500K ke atas ) 6.2.32 Terima spesifikasi alat daripada PG 6.2.33 Aturkan tarikh untuk diadakan mesyuarat spesifikasi 6.2.34 Adakan mesyuarat untuk menilai dan membaiki spesifikasi alat. 6.2.35 Spesifikasi alat dihantar ke Jabatan Bendahari 6.2.36 Terima dokumen tender daripada Jabatan Bendahari 6.2.37 S e d i a k a n borang penilaian teknikal bagi tender tersebut dan hantar bersama dokumen tender kepada jabatan / unit untuk dinilai. 6.2.38 Adakan mesyuarat JawatanKuasa Teknikal bagi menilai Laporan Penilaian Teknikal dari jabatan / unit 6.2.39 Dapatkan tandatangan Ahli Jawatankuasa Teknikal untuk syor setuju terima. 6.2.40 Hantar keputusan Laporan Penilaian Teknikal ke Jabatan Bendahari Kampus Pulau Pinang bersama dokumen tender. 6.2.41 Terima arahan daripada Jabatan Bendahari untuk pengeluaran BP. 6.2.42 Tandatangan oleh KPS dan TDP pada BP yang dikeluarkan. 6.2.43 Rekod dalam Buku Daftar Permohonan dan BP keluar. (PPSP/R&D/CP3 R1) PTK/PT/KPS/PO PTK/PT KPS/TDP/PO PTK/KPS/PG PTK/PT/PO/PG /PO /PG/ KPS /PO/KPS PTK/PT /KPS/PO/ PG JKPA,PPSP/KPS/ /PO/PG JKPA,PPSP/KPS/ /PO/PG /KPS/PO /KPS /KPD/ TDP/PO 9/13
Langkah Aktiviti Tanggungjawab 6.3 Penerimaan Aset 6.3.1 Peralatan diterima dan disahkan oleh PG 6.3.2 Pihak PG akan memaklumkan Bahagian Penyelidikan tentang penerimaan alat dan pihak PG akan uruskan proses komisyen jika perlu. 6.3.3 PG akan tetapkan tarikh komisyen alat Nota : i) Wakil pembangunan, pembekal dihubungi oleh PG untuk penetapan tarikh. ii) Pastikan semua dokumen yang diperlukan lengkap: invois, BP, DO ada semasa komisyen. 6.3.4 Komisyen alat dilakukan dengan kehadiran wakil Jabatan Pembangunan, PG, pembekal dan Bahagian Penyelidikan PPSP (jika berkaitan). Perkara berikut perlu disemak iaitu:- a) Semak sama ada spesifikasi alat memenuhi sebutharga, jika alat tidak memenuhi spesifikasi, pihak pembekal akan diberitahu. b) Sekiranya proses komisyen lulus wakil jabatan pembangunan, PG dan pembekal akan menandatangani sijil pentauliahan. 6.3.5 Serahkan semua dokumen (invois, DO, BP,Sijil Pentauliahan & lain-lain yang berkaitan ) kepada pejabat Bahagian Penyelidikan untuk urusan pembayaran. PG PG PG PG/JPEMB/ PEMB PG/JPEMB/PEMB PG/JPEMB/PEMB PG/ 10/13
Langkah Aktiviti Tanggungjawab 6.4 Pembayaran 6.4.1 Terima semua dokumen (invois, DO, BP,sijil pentauliahan & lain-lain yang berkaitan ) daripada PG 6.4.2 Semak samada dokumen lengkap,sekiranya tidak lengkap dikembalikan pada PG 6.4.3 Kemaskini GRN dan hantar kepada KPS untuk semakan dan seterusnya TDP untuk kelulusan. 6.4.4 Kemaskini dokumen dalam Sistem Daftar Bil (efas) dan Fotostat 1 salinan untuk fail Bahagian Penyelidikan (PPSP/R&D/CP3 R3) 6.4.5 Dokumen asal dihantar ke Jabatan Bendahari untuk proses pembayaran. / PG /TDP/KPS/PO /PO /PO 11/13
7. CARTA ALIR PROSEDUR 8. REKOD Nama No. Rujukan Penyimpanan 1. Buku Daftar Permohonan Dan BP Keluar 2. Fail Salinan Dokumen Pembayaran Tempoh Lokasi Tanggungjawab PPSP/R&D/CP 3/R 1 1 Tahun Buku Rekod PPSP/R&D/CP 3/R 2 1 Tahun Fail 3. Fail / Rekod Daftar Bil ke Pejabat Bendahari (Sistem efas) 4. Fail Dokumen Perolehan Pembelian Terus Vot35000 PPSP/R&D/CP 3/R 3 1 Tahun Fail/Komputer PPSP/R&D/CP 3/R 4 1 Tahun Fail 12/13
9. LAMPIRAN REKOD PINDAAN PPSP/R&D/CP3/Ll 13/13