PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

Transkripsi

1 PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA MS ISO9001:2008 PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH PPSP/PG/CP1 Edisi 3 Tarikh efektif : 1 Disember /9

2 KANDUNGAN 1 Tujuan 2 Skop 3 Dokumen Rujukan 4 Definisi 5 Singkatan 6 Prosedur 7 Carta Alir Prosedur 8 Rekod 9 Lampiran 2/9

3 1. TUJUAN Prosedur Kerja ini disediakan sebagai panduan untuk memproses semua permohonan calon baru program-program pengajian siswazah di Pusat Pengajian Sains Perubatan [PPSP], Universiti Sains Malaysia [USM]. 2. SKOP Prosedur Kerja ini hanya melibatkan proses-proses yang berlaku di PPSP sahaja, bermula daripada menerima borang permohonan sehinggalah penghantaran perakuan Majlis PPSP untuk Institut Pengajian Siswazah mengeluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya mendapat tempat sahaja. DOKUMEN RUJUKAN 1 Syarat kemasukan ke program-program pengajian siswazah, Universiti Sains Malaysia - [ 2 Senarai institusi diiktiraf oleh Majlis Perubatan Malaysia dibawah Jadual Kedua, Akta Perubatan 1971 [ task=view&id=70&itemid=109] 4. DEFINISI JKPS : Jawatankuasa Pengajian Siswazah [JKPS] merupakan jawatankuasa khas yang dilantik oleh Majlis PPSP dan dipengerusikan sendiri oleh Dekan. Fungsi JKPS ialah untuk meneliti perkara-perkara berkaitan program pengajian siswazah sebelum dibentangkan untuk kelulusan Majlis PPSP. Antara agenda tetap mesyuarat JKPS ialah mempertimbangkan permohonan calon baru, hal ehwal pencalonan, penilaian, peperiksaan dan hal-hal lain yang berkaitan. PGIS : Postgraduate Information System [PGIS] merupakan sistem penyimpanan maklumat elektronik khusus untuk calon-calon Sarjana Perubatan, Sarjana Surgeri dan Sarjana Patologi yang dikawal oleh Bahagian Siswazah. PGIS menyimpan rekod-rekod, antaranya profail calon, rekod permohonan, hal ehwal pencalonan, penilaian, peperiksaan dan lain-lain. SMUP- Peng : Sistem Maklumat Universiti Pelajar [SMUP-Peng] merupakan sistem penyimpanan maklumat elektronik khusus untuk calon-calon programprogram pengajian siswazah di USM di bawah kawalan Induk. SMUP- Peng menyimpan rekod-rekod, antaranya profail calon, rekod permohonan, hal ehwal pencalonan, penilaian, peperiksaan dan lain-lain. 5. SINGKATAN HLP : Hadiah Latihan Persekutuan KKM : Kementerian Kesihatan Malaysia BPL Bahagian Pengurusan Latihan IPS : Institut Pengajian Siswazah JKPS : Jawatankuasa Pengajian Siswazah MMC : Malaysian Medical Council [Majlis Perubatan Malaysia] MQE : Medical Qualifying Examination [Peperiksaan Kelayakan Perubatan] PGIS : Postgraduate Information System 3/9

4 PhD : Doctor of Philosophy [Doktor Falsafah] PPSP : Pusat Pengajian Sains Perubatan PU : Penyelia Utama SMUP-Peng : Sistem Maklumat Universiti Pelajar TDPSLI : Timbalan Dekan [Pengajian Siswazah & Latihan Ikhtisas] TPC : Temporary Practicing Certificate [Sijil Amalan Sementara] PPS : Penolong Pendaftar (Siswazah) CC : Chief Clerk [Pembantu Tadbir Kanan] : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi 6. PROSEDUR A. PERMOHONAN CALON BARU SARJANA PERUBATAN, SARJANA SURGERI, SARJANA PATOLOGI & SARJANA KESIHATAN AWAM A1 : Permohonan Melalui BPL, KKM Calon KKM Tajaan HLP 1. Terima borang permohonan kemasukan dan HLP CC//PO 2. Masukkan maklumat permohonan dalam PGIS /CC 4. Semak dokumen permohonan USM pilihan pertama. Hubungi calon jika terdapat dokumen yang tidak lengkap Terima senarai calon layak terima HLP daripada BPL, KKM /CC PPS/CC 5. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Jabatan /PO Terima senarai layak temuduga dan ujian kemasukan [jika ada] daripada Jabatan Bantu Jabatan sediakan fail temuduga dan keluarkan surat panggilan temuduga dan ujian kemasukan [jika ada] 8. Terima keputusan temuduga daripada Jabatan CC/ 9. Kemaskini calon berjaya/gagal dalam PGIS CC 10. Sediakan senarai calon terima untuk dihantar ke KKM CC Terima senarai calon jaya selepas mesyuarat bersama IA & Mesyuarat Jawatankuasa Penempatan oleh BPL, KKM Bentang perakuan Jabatan [berdasarkan senarai layak daripada KKM untuk pertimbangan JKPS dan Majlis PPSP PPS/CC TDSLI/PP 1 Kemuka perakuan Majlis PPSP ke IPS /CC 14. Kemaskini status permohonan secara dalam talian melalui sistem SMUP-Peng 15. Terima salinan surat tawaran daripada IPS 4/9

5 A2 : Permohonan Terus Melalui USM Calon Warganegara Malaysia 1. Terima senarai permohonan calon baru daripada IPS 2. Muat turun dari laman web SMUP-Peng Semak dokumen permohonan. Hubungi calon jika terdapat dokumen yang tidak lengkap 4. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Jabatan /PO 5. Terima perakuan daripada Jabatan Bantu Jabatan sediakan fail temuduga dan keluarkan surat panggilan temuduga dan ujian kemasukan [jika ada] Bentang perakuan Jabatan untuk pertimbangan JKPS dan kelulusan Majlis PPSP TDSLI/PPS/ 8. Kemuka perakuan Majlis PPSP ke IPS 9. Kemaskini status permohonan secara dalam talian melalui sistem SMUP-Peng 10. Terima salinan surat tawaran daripada IPS A3 : Permohonan Terus Melalui USM Calon Warganegara Asing Calon Daripada Institusi Diiktiraf Oleh MMC 1. Terima senarai permohonan calon baru daripada IPS 2. Muat turun dari laman web SMUP-Peng Semak dokumen permohonan. Hubungi calon jika terdapat dokumen yang tidak lengkap 4. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Jabatan /PO 5. Terima perakuan daripada Jabatan 6. Bantu Jabatan sediakan fail temuduga dan keluarkan surat panggilan temuduga dan ujian kemasukan [jika ada] Bentang perakuan jabatan untuk pertimbangan JKPS dan kelulusan Majlis PPSP : Calon permohonan ditolak Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status Tolak dan hantar perakuan Tolak ke IPS. Calon permohonan diterima terus ke langkah berikutnya Kemaskini permohonan secara dalam talian melaui sistem SMUP-Peng dengan status Terima Bersyarat TDSLI/PPS/ 9. Keluarkan surat tawaran Penempatan Klinikal kepada calon 5/9

6 10. Terima borang setuju terima tawaran [Form A] untuk menjalani Penempatan Klinikal daripada calon : Calon tolak tawaran Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status Tolak dan hantar perakuan Tolak ke IPS Calon terima tawaran terus ke langkah berikutnya 11. Proses permohonan Pas Pelajar 12. Proses permohonan TPC 1 Hantar salinan surat kelulusan Pas Pelajar kepada calon 14. Proses pendaftaran calon menjalani Penempatan Klinikal Hantar borang penilaian Penempatan Klinikal kepada Ketua Jabatan Terima perakuan penilaian Penempatan Klinikal daripada Jabatan : Calon gagal penilaian Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status Tolak dan hantar perakuan Tolak ke IPS Calon lulus penilaian terus ke langkah berikutnya 17. Kemuka perakuan lulus Penempatan Klinikal kepada IPS 18. Terima salinan surat tawaran daripada IPS A4 : Permohonan Terus Melalui USM Calon Warganegara Asing Calon Daripada Institusi Tidak Diiktiraf Oleh MMC 1. Terima senarai permohonan calon baru daripada IPS 2. Muat turun dari laman web SMUP-Peng Semak dokumen permohonan. Hubungi calon jika terdapat dokumen yang tidak lengkap 4. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Jabatan /PO 5. Terima perakuan daripada Jabatan 6. Bantu Jabatan sediakan fail temuduga dan keluarkan surat panggilan temuduga dan ujian kemasukan [jika ada] 7. Bentang perakuan jabatan untuk pertimbangan JKPS dan kelulusan Majlis PPSP : Calon permohonan ditolak Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status Tolak dan hantar perakuan Tolak ke IPS Calon permohonan diterima terus ke langkah berikutnya 8. Kemaskini permohonan secara dalam talian melaui sistem SMUP-Peng dengan status Terima Bersyarat TDPSLI/PPS/ 9. Keluarkan surat tawaran bersyarat oleh Pusat Pengajian 6/9

7 10. Terima salinan surat kelulusan Peperiksaan MQE Keluarkan surat tawaran Penempatan Klinikal kepada calon Terima borang setuju terima tawaran [Form A] untuk menjalani Penempatan Klinikal daripada calon : Calon tolak tawaran Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status Tolak dan hantar perakuan Tolak ke IPS Calon terima tawaran terus ke langkah berikutnya 1 Proses permohonan TPC 14. Proses pendaftaran calon menjalani Penempatan Klinikal Hantar borang penilaian Penempatan Klinikal kepada Ketua Jabatan Terima perakuan penilaian Penempatan Klinikal daripada Jabatan : Calon gagal penilaian Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status Tolak dan hantar perakuan Tolak ke IPS Calon lulus penilaian terus ke langkah berikutnya 17. Kemuka perakuan lulus Penempatan Klinikal kepada IPS 18. Terima salinan surat tawaran daripada IPS B. PERMOHONAN CALON BARU PROGRAM MOD KERJA KURSUS & MOD CAMPURAN 1. Terima senarai permohonan calon baru daripada IPS 2. Muat turun dari laman web SMUP-Peng Semak dokumen permohonan. Hubungi calon jika terdapat dokumen yang tidak lengkap 4. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Jabatan /PO 5. Terima perakuan daripada Jabatan. Keluarkan surat panggilan temuduga (jika ada) 6. Terima keputusan temuduga (jika ada) 7. Bentang perakuan Jabatan untuk pertimbangan JKPS & Majlis PPSP TDSLI/PPS/ 8. Kemuka perakuan Majlis PPSP ke IPS Kemaskini status permohonan secara dalam talian melalui sistem SMUP-Peng Terima salinan surat tawaran daripada IPS (Permohonan Pas Pelajar bagi warganegara asing diurus oleh IPS) 7/9

8 C. PERMOHONAN CALON BARU PROGRAM MOD PENYELIDIKAN 1. Terima senarai permohonan calon baru daripada IPS 2. Muat turun dari laman web SMUP-Peng Semak dokumen permohonan. Hubungi calon jika terdapat dokumen yang tidak lengkap 4. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Jabatan /PO 5. Terima perakuan daripada Jabatan 6. Bentang perakuan Jabatan untuk pertimbangan JKPS (Calon PhD atau bakal PU perlu bentang protokol kajian di mesyuarat JKPS) dan Majlis PPSP TDSLI/PPS/ 7. Hantar perakuan Majlis PPSP ke IPS Kemaskini status permohonan secara dalam talian melalui sistem SMUP-Peng Terima salinan surat tawaran daripada IPS (Permohonan Pas Pelajar bagi warganegara asing diurus oleh IPS) 7. CARTA ALIR PROSEDUR 8. REKOD Nama Rekod No. Rujukan Tempoh Penyimpanan Lokasi Tanggung jawab Fail peribadi pelajar - No. Matrik pelajar - 10 tahun Bilik Fail Permohonan Calon Baru Melalui KKM Permohonan Calon Baru Melalui Universiti PPSP/PG/CP1/R1 2 tahun Bilik Fail PP/CC/ PPSP/PG/CP1/R2 2 tahun Bilik Fail PP/ Surat Menyurat KKM PPSP/PG/CP1/R3 2 tahun Bilik Fail PP/CC/ Keputusan Temuduga Calon PPSP/PG/CP1/R4 2 tahun Bilik Fail PP/CC Clinical Attachment/MQE PPSP/PG/CP1/R5 2 tahun Bilik Fail PP/ Clinical Attachment (Surat Tawaran) PPSP/PG/CP1/R6 2 tahun Bilik Fail Majlis Perubatan Malaysia PPSP/PG/CP1/R7 2 tahun Bilik Fail Urusan Imigresen PPSP/PG/CP1/R8 2 tahun Bilik Fail Mesyuarat Jawatankuasa Pengajian Siswazah [JKPS] PPSP/PG/CP1/R9 5 tahun Bilik Fail PP/CC/ Mesyuarat Majlis PPSP PPSP/PG/CP1/R10 10 tahun Bilik Fail PP/CC/ Perakuan IPS/MPSU PPSP/PG/CP1/R11 10 tahun Bilik Fail PP/CC/ 8/9

9 9. LAMPIRAN PPSP/PG/CP1/L1 - Rekod Pindaan PPSP/PG/CP1/L2 - Borang Permohonan Melalui Universiti PPSP/PG/CP1/L3 - Borang HLP, KKM PPSP/PG/CP1/L4 - Borang Penilaian Kemasukan Temuduga Sarjana Perubatan PPSP/PG/CP1/L5 - Form A PPSP/PG/CP1/L6 - Clinical Attachment Report for MMed Entrance PPSP/PG/CP1/L7 - Borang Perakuan Permohonan Calon Baru Sarjana Perubatan, Surgeri/Patologi Melalui Universiti PPSP/PG/CP1/L8 - Borang Perakuan Permohonan Calon Baru Mod Kerja Kursus/Mod Campuran PPSP/PG/CP1/L9 - Borang Perakuan Permohonan Calon Baru Pengajian Siswazah Mod Penyelidikan 9/9