BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN PT. Rismar Daewoo Apparel merupakan perusahaaan gabungan dengan Daewoo International Corp. Daewoo, perusahaan besar asal korea yang bergerak di berbagai bidang. Salah satu bidang yang dijalani adalah garmen atau pakaian jadi. PT. Rismar Daewoo Apparel adalah perusahaan yang sedang berkembang yang terletak di Jakarta dan sudah memiliki cabang di kota Semarang, yang lebih berperan sebagai pabrik. Bab ini akan menjelaskan mengenai riwayat perusahaan, struktur organisasi dan distribusi tanggung jawab, analisis proses bisnis mulai dari aplikasi yang digunakan serta data-data yang digunakan dalam proses bisnis tersebut, analisis jaringan komputer yang sedang berjalan mulai dari topologi yang digunakan perusahaan tersebut sampai dengan spesifikasi hardware yang sedang dipakai perusahaan tersebut, permasalahan yang sedang dihadapi dan usulan pemecahan permasalahan. Jaringan komputer yang sedang berjalan akan dianalisis sesuai dengan proses bisnis yang sedang berjalan sehingga dapat ditentukan permasalahan jaringan yang sedang dihadapi oleh PT. Rismar Daewoo Apparel. Setelah ditentukannya permasalahan yang dihadapi PT. Rismar Daewoo Apparel akan diberikan alternatif pemecahan masalah yang sesuai. 65
66 3.1 Riwayat Perusahaan Pada awalnya Daewoo International Corp berdiri di Korea sebagai perusahaan yang berdedikasi untuk perdagangan intenasional dan investasi yang mengatasi tiga anak perusahaan seperti Daewoo International Corporation, Daewoo Engineering and Construction Company Limited, dan Daewoo Corporation kemudian pada tahun 2003 karena sudah menjadi perusahaan yang maju dan berkembang kemudian bergabung dengan organisasi POSCO dan memiliki visi menjadi Global Top 10 Trader. Di Indonesia sendiri perusahaan ini juga sudah lama memiliki cabangnya dan perusahaan ini juga memiliki anak perusahaan yang bergerak di berbagai bidang yang berbeda. Salah satu anak perusahaannya adalah PT. Rismar Daewoo Apparel yang berdiri pada Februari 1993. Perusahaan ini bergerak di bidang garmen atau pakaian jadi. PT. Rismar Daewoo Apparel awalnya dimiliki oleh dua pihak. Namun sekarang Kepemilikan atas perusahaan telah dimiliki sepenuhnya oleh Daewoo International Corp. Pada bulan Oktober tahun 1997 PT. Rismar Daewoo Apparel mendapat peningkatan modal dengan total hampir 4 juta dollar Amerika. Dan pada akhir tahun 1999 perusahaan ini berhasil meraih pendapatan mencapai 55 juta dollar Amerika. Pada tahun 2002 PT. Rismar Daweoo Apparel mendapat penghargaan dari pemerintah setempat sebagai salah satu dari 200 perusahaan yang menyumbangkan pajaknya dengan baik. Pada tahun 2004 perusahaan ini juga di anugerahi oleh pemerintah Indonesia sebagai salah satu perusahaan yang taat pajak. Pada tahun 2008 baru perusahaan ini mendirikan cabang di Semarang, Jawa tengah yang lebih berperan dalam bagian produksi atau sebagai pabrik. Daewoo International Corp sendiri memiliki kantor representatif di Jakarta. Kantor pusat dari PT. Rismar
67 Daewoo Apparel berada di Jl. Kalimantan Blok D No.27 (Kawasan Berikat Nusantara), Cakung-Cilincing, Jakarta. Kantor Cabang dari PT Rismar Daewoo Apparel berada di Semarang, tepatnya berada di Jl. Raya Semarang Kendal Km 12 Blok B.18 (Kawasan Berikat Rukti Bawana), Semarang. PT. Rismar Daewoo Apparel menghasilkan produk-produk pakaian antara lain, blouse, gaun, rok, celana panjang, kemeja, piyama, jaket, hasil rajutan, pakaian olahraga, dan kemeja pria. Beberapa nama merk besar yang menjadi pelanggan utama dari PT. Rismar Daewoo Apparel yakni, H&M, Protrend, C&A, Charles Voegele, Esprit, Sears, Lane Bryant, dan masih banyak lagi. 3.2 Visi dan Misi Visi Menjadi Perusahaan Garmen yang berdaya saing tinggi dan memiliki kualitas terbaik serta senantiasa memenuhi semua harapan konsumen Misi Menghasilkan produk terbaik kepada para konsumen, Menghasilkan laba yang baik untuk mendukung pengembangan perusahaan, dan Memberikan kesejahteraan bagi seluruh karyawan dan pegawai perusahaan.
68 3.3 Struktur Organisasi Untuk menjalankan perusahaannya, PT. Rismar Daewoo Apparel menerapkan sebuah sistem kerja yang sudah terstruktur dengan baik. Sistem kerja tersebut telah disusun sedemikian rupa sehingga membentuk sebuah struktur organisasi. Berikut ini akan dipaparkan bagan struktur organisasi pada PT. Rismar Daewoo Apparel.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Rismar Daewoo Apparel 69
70 1. President Director Menentukan kebijakan-kebijakan yang berlaku di perusahaan. Menetapkan tujuan-tujuan umum perusahaan. Menentukan strategi bisnis. Memonitor dan mengevaluasi perkembangan bisnis untuk saat ini dan kedepannya. Memantau perkembangan sistem manajemen mutu dan pencapaian tujuan yang ingin dicapai. 2. Director Memimpin, mengawasi dan mengkoordinasi jalannya operasional perusahaan. Mengawasi kinerja perusahaan. Bertanggung jawab kepada President director. 3. GM Marketing Mengelola keseluruhan dari operasi pemasaran. Bertanggung jawab atas pencapaian dari Target Penjualan. Mengatur proses pengembangan dari para teknisi garmen. Mengatur pemesanan mulai dari saat diterima sampai saat pengirim. Mengatur staf-staf. 4. Marketing I & II Melakukan promosi kepada customer. Menerima orderan dari customer. Berkomunikasi dengan pembeli.
71 Membuat daftar pemesanan. 5. Marketing III Mengontrol produksi. Menentukan harga dan detail biaya produksi. Mengontrol barang pesanan sampai proses pengiriman. Mengecek pengiriman dan penerimaan supply bahan produksi. 6. Marketing IV Bertanggung jawab atas target penjualan perusahaan. Mengontrol produksi. Membuat jadwal pengiriman. Bertanggung jawab dalam pengembangan produk-produk baru. Mengontrol pembuatan sampel permintaan pembeli. 7. Quality Control Membuat sistem jaminan mutu untuk menjamin barang yang masuk dan barang yang keluar. Menjamin barang hasil produksi memenuhi persyaratan mutu sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Mendorong perbaikan mutu secara terus-menerus. Melakukan validasi mutu terhadap produk-produk. 8. Factory Manager Mengkoordinasi dan mengawasi pekerjaan yang ada di pabrik. Bertanggung jawab dalam proses produksi dan alat-alat produksi.
72 9. GM Administration Memantau pekerjaan adminsitrasi. 10. Export-Import Mengatur jadwal pengiriman. Membuat dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kegiatan exportimport. Mengontrol dan mengecek pengiriman dan penerimaan barang. 11. Personel Membuat dan memeriksa laporan dari semua karyawan. Membuat evaluasi terhadap nilai kerja dari semua karywan. Merekrut tenaga-tenaga karyawan baru. Menentukan target atas produktivitas karyawan. 12. General Affair Mengkoordinasi dan mengatur bagian-bagian umum. Membantu para karyawan-karyawan lain. 13. Finance & Accounting Memproses dan mengeluarkan gaji dari semua karyawan setiap bulannya. Membuat daftar laporan keuangan. Mengatur cash flow dari perusahaan. Membuat administrasi daftar pembukuan atas setiap pembayaran. 14. Costing Membuat perhitungan dari biaya produksi. Membuat laporan produksi perusahaan.
73 Mempersiapkan daftar penerimaan garmen. 15. Material Membuat laporan penggunaan bahan. Memeriksa detail dari setiap bahan. Mencatat dan mendaftarkan bahan dan material-material lain. 16. IT Mendukung user-user di perusahaan. Mencari dan membuat solusi atas kebutuhan teknologi. Melakukan pemeliharaan atas hardware secara berkala. Mengembangkan sistem aplikasi yang dapat mendukung perusahaan. 3.4 Analisa Sistem Jaringan Komputer yang Berjalan 3.4.1 Jaringan Komputer Kantor Pusat PT. Rismar Daewoo Apparel Jaringan komputer pada PT. Rismar Daewoo Apparel sangat berguna untuk membantu seluruh proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan tersebut, khususnya untuk saling mengirimkan data-data dan bertukar informasi. Berikut merupakan gambaran umum topologi jaringan komputer pada kantor pusat PT. Rismar Daewoo Apparel yang berada di Kawasan Berikat Nusantara, Cakung.
74 Gambar 3.2 Gambaran Umum Topologi Jaringan Kantor Pusat Dari gambar 3.2 dapat dilihat, topologi yang digunakan perusahaan ini adalah jenis topologi tree atau biasa disebut topologi bertingkat. Topologi ini biasanya digunakan untuk interkoneksi antara sentral dengan hirarki yang berbeda, semakin ke atas semakin mempunyai hirarki yang tinggi.. Selain itu jenis hubungan yang digunakan dalam jaringan perusahaan ini menggunakan model client-server dimana terdapat server yang melayani masing-masing client tetapi proses nya tetap terjadi di tiap client sehingga pengolahan data lebih tersebar ke masing-masing client dan tidak membebani kerja server. Berikut adalah gambar jaringan komputer pada kantor pusat.
75 Gambar 3.3 Jaringan Komputer Kantor Pusat di Jakarta Jaringan komputer kantor pusat terbagi menjadi beberapa bagian dengan menggunakan switch sebagai pusat/concentrator jaringan yang bekerja sebagai pendukung setiap workstation yang ada disetiap ruangan yang berbeda. Protokol yang digunakan adalah TCP/IP dengan menggunakan Network Interface Card (NIC) yang mendukung 10/100 Mbps. Jaringan komputer kantor pusat memiliki 4 server yaitu file server, ERP server, mail server, serta N-Computing server. File server ini berfungsi sebagai storage, yang dipakai oleh user terutama pengguna N-Computing atau user lainnya
76 dalam menyimpan data atau berbagai pakai data seperti excel,word ataupun gambar-gambar hasil scanning dan foto-foto sampel produk. ERP server sebenarnya file server juga sekaligus application server, tempat program dan database program ERP, aplikasi yang mendukung proses bisnis perusahaan. N-computing server berfungsi membagi satu komputer ke banyak pengguna secara simultan. Email server berfungsi mendistribusikan file atau informasi melalui email pada jaringan lokal perusahaan. Jaringan komputer pusat memiliki komputer tersebar dalam 1 lantai, namun terbagi menjadi beberapa bagian sesuai bidang kerjanya masing-masing. Berikut beberapa rincian dan detail dari setiap perangkat di masing masing bagian. Ruang IT Didalam ruangan ini selain sebagai tempat staff IT bekerja juga terdapat ruang kecil yang digunakan sebagai ruangan server yang memiliki beberapa server seperti, mail server, ERP server, file server dan N- Computing server. Selain itu di dalam ruangan ini juga terdapat 2 buah personal computer (PC) yang digunakan oleh staff IT dan juga 2 buah printer yang dapat di share dan semua komputer terhubung dengan jaringan LAN dan juga internet. Ruang Marketing Ruangan ini khusus untuk karyawan bagian marketing mengerjakan tugasnya masing-masing. Ruangan ini terbagi lagi menjadi beberapa bagian marketing lagi. Di dalam ruangan ini terdapat 37 workstation untuk masing
77 masing karyawan dengan tugas yang berbeda-beda, dengan 20 workstation berupa PC dan 17 sisanya berupa N-computing, selain itu juga terdapat 10 buah printer yang dapat di share pemakaiannya dan juga 6 buah laptop yang digunakan bila diperlukan. Semua komputer juga terhubung dengan jaringan LAN dan juga internet. Ruang Finance & Accounting Ruangan ini digunakan untuk karyawan bagian finance & accounting mengerjakan tugasnya masing-masing. Di dalam ruangan ini terdapat 7 buah PC dan sebuah N-computing untuk masing-masing karyawan dan juga 2 buah printer yang dapat di share pemakaiannya. Semua komputer juga terhubung dengan jaringan LAN dan juga internet. Ruang Costing Ruangan ini digunakan untuk karyawan bagian costing untuk melakukan penghitungan-penghitungan dan berbagai kerjaan lainnya. Di dalam ruangan ini terdapat 4 buah PC untuk tiap karyawan dan juga 3 buah printer yang dapat di share pemakaiannya dan sebuah laptop bila diperlukan. Semua komputer juga terhubung dengan jaringan LAN dan juga internet. Ruang Export-Import Ruangan ini digunakan untuk karyawan bagian export import untuk memantau, memeriksa dan membuat laporan tentang export import barang perusahaan tersebut. Di dalam ruangan ini terdapat 8 buah PC dan 6 buah N-
78 computing untuk masing-masing karyawan dengan tugas yang berbeda-beda dan juga 4 buah printer yang dapat di share pemakaiannya. Semua komputer juga terhubung dengan jaringan LAN dan juga internet. Ruang Personal Ruangan ini digunakan untuk karyawan bagian personal melakukan perkerjaannya masing-masing. Di dalam ruangan ini terdapat 3 buah PC dan sebuah N-computing untuk tiap karyawan dan juga 3 buah printer yang dapat di share pemakaiannnya. Semua komputer juga terhubung dengan jaringan LAN dan juga internet. Ruang Material Ruangan ini digunakan untuk karyawan bagian material untuk menjalankan pekerjaannya masing-masing. Di dalam ruangan ini terdapat 3 buah PC dan 2 buah N-computing untuk tiap karyawan dan juga 2 buah printer yang dapat di share pemakaiannya. Semua komputer juga terhubung dengan jaringan LAN dan juga internet. Untuk koneksi internet perusahaan menggunakan jasa ISP Speedy dari PT. Telkom. Terdapat modem ADSL yang terhubung dengan switch utama, sehingga komputer dalam jaringan dapat mengakses internet. Modem berperan sebagai gateway internet. Hanya komputer yang memiliki izin yang dapat mengakses internet. Berikut jaringan koneksi internet PT. Rismar Daewoo Apparel bisa dilihat pada gambar dibawah ini.
79 Gambar 3.4 Jaringan Koneksi Akses Internet Kantor Pusat Koneksi internet digunakan untuk pengiriman laporan sebagian merupakan data keuangan, pemesanan, dan data-data yang mendukung pembuatan produk perusahaan dari pusat ke cabang atau pun sebaliknya. Sebagi contoh, jika kantor pusat mendapatkan kontrak pemesanan, maka bagian marketing akan membuat purchase order, yang kemudian akan diserahkan kebagian bagian yang bersangkutan selanjutnya pemesanan akan dikerjakan di pabrik baik di Jakarta maupun yang di Semarang, namun jika purchase order harus dikerjakan di pabrik Semarang, maka marketing akan meng-attach dan mengirimkannya melalui email. Begitu juga dengan laporan pada setiap akhir bulan perusahaan, kantor cabang mengirimkan laporan tersebut ke kantor pusat juga dengan email. 3.4.2 Jaringan Komputer Kantor Cabang PT. Rismar Daewoo Apparel Jaringan komputer kantor cabang mirip dengan jaringan komputer kantor pusat. Koneksi internet yang digunakan sama dengan kantor pusat
80 menggunakan ISP Speedy dari PT. Telkom. Berikut merupakan gambaran umum jaringan komputer pada kantor cabang PT Rismar Daewoo Appareal yang berada di Semarang. Gambar 3.5 Jaringan Komputer Kantor Cabang Semarang Terdapat jumlah komputer yang lebih kecil dibandingkan kantor pusat, serta hanya terdapat satu buah ERP server untuk mendukung berjalan aplikasi ERP yang digunakan kantor cabang perusahaan. Aplikasi ERP yang digunakan pada kantor cabang tidak terhubung langsung dengan Aplikasi ERP pada kantor pusat.
81 3.4.3 Spesifikasi Perangkat Komputer-Komputer yang Digunakan ERP Server Processor :Intel Xeon 5060 Memory :4 GB Hardisk :500 GB OS :Microsoft Windows Server 2008 Mail Server Processor :Intel Pentium-IV 2.6 Ghz Memory :512 MB Hardisk :40 GB OS :MDaemon N-Computing Server Processor :AMD X2 Memory :2 GB Hardisk :250 GB OS :Windows XP
82 Bagian Marketing Processor :Intel Core 2 Duo Memory :2 GB Hardisk :160 GB OS :Windows XP Bagian Accounting Processor :Intel Core 2 Duo Memory :1 GB Hardisk :160 GB OS :Windows XP Bagian Costing Processor :Intel Core 2 Duo Memory :1 GB Hardisk :80 GB OS :Windows XP Bagian Exim Processor :Intel Core 2 Duo
83 Memory :1 GB Hardisk : 80 GB OS :Windows XP Bagian Material Processor :Intel P-IV 2.6 Ghz Memory :256 MB Hardisk :40 GB OS :Windows XP Bagian Personel Processor :Intel Pentium-IV 2.6 GHz Memory :256 MB Hardisk :40 GB OS :Windows XP Bagian IT Processor :AMD B-X3 Memory :2 GB Hardisk :500 GB
84 OS :Windows 7 3.4.4 Spesifikasi Perangkat Jaringan yang Digunakan 1. Switch Link Sys Ethernet 100 bps 16 Port 2. Switch Link Sys Ethernet 100 bps 8 Port 3. Switch D-Link 10/100 16 Port 4. Modem ADSL
85 3.5 Proses Bisnis yang Berjalan Gambar 3.6 Flow Chart Proses Bisnis PT. Rismar Daewoo Apparel
Gambar 3.7 Flow Chart Proses Bisnis PT. Rismar Daewoo Apparel (Lanjutan) 86
87 Proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan ini dimulai dari pemesanan atau order dari pihak pembeli/buyer kepada bagian marketing dari PT. Rismar Daewoo Apparel yang dibuat menjadi laporan purchase order, laporan tersebut tidak hanya ditangani oleh marketing kantor pusat saja tapi sebagian laporan purchase order juga akan dibagi dan diproses ke kantor cabang di Semarang data laporan purchase order tersebut dikirim oleh bagian marketing di Jakarta ke bagian marketing di kantor cabang di Semarang masih melalui email yang memiliki sistem keamanan yang kurang baik, kemudian beberapa divisi di dalam bagian marketing membuat laporan purchase order tersebut untuk diserahkan kepada bagian warehouse dan kepada bagian accounting. Divisi lainnya membuat laporan tentang import barang untuk diserahkan kepada bagian import, laporan tersebut kemudian diteruskan kepada bagian warehouse, dan laporan barang tersebut di cek ulang dengan laporan kiriman barang yang dikirimkan oleh pihak supplier. Dari itu dihasilkan laporan penerimaan barang yang akan diserahkan kepada bagian marketing dan accounting, di bagian marketing dari laporan tersebut akan dibuat laporan supply bahan mentah. Kemudian laporan tersebut diserahkan kepada bagian warehouse untuk meminta bahan mentah untuk bagian produksi. Kemudian di bagian produksi dimulai lah dari penjelasan proses operasi, kemudian menentukan jadwal produksi, dan pemilihan bahan, kemudian baru dilanjutkan dengan proses produksi seperti penjahitan, finishing, dan pemasangan aksesoris bila diperlukan. Setelah proses produksi selesai akan dibuat laporan produksi yang akan diserahkan kepada bagian marketing dan accounting, dibagian marketing laporan tersebut akan diolah
88 untuk pembuatan laporan pengiriman barang yang akan diserahkan kembali kepada bagian warehouse. Dari laporan tersebut akan dibuat laporan produksi dan pengiriman bulanan yang akan diserahkan kepada bagian accounting yang akan menghitung biaya produksi dan membuat laporannya. Selain itu beberapa barang yang diekspor juga akan dibuat laporannya. Untuk mengirim laporan dari satu bagian ke bagian lain guna menjalankan proses produksi dalam satu cabang, perusahaan ini menggunakan aplikasi entreprise resource planning (ERP). Aplikasi tersebut berfungsi untuk menampilkan formulir laporan sesuai dengan kebutuhan dan pekerjaan tiap bagian berbeda yang akan diisi oleh user dari bagian tersebut dengan data yang diinginkan atau diperoleh, yang nantinya formulir laporan tersebut dapat langsung dikirimkan ke bagian lainnya untuk dilanjutkan proses pengolahan dan aliran data dalam laporan tersebut sampai selesai. Selain beberapa laporan order barang yang di proses di Jakarta ada beberapa order yang lebih besar dan juga untuk customer tertentu yang proses produksi barangnya di lakukan di Semarang. Beberapa laporan dari bagian ke bagian yang di lakukan antar cabang masih menggunakan fasilitas email yang di rasa masih memiliki tingkat keamanan yang kurang dan juga karena banyaknya laporan yang sering keluar dan masuk antar cabang jadi dianggap kurang efektif dan efisien. Selain itu aplikasi ERP yang digunakan dalam satu cabang juga belum bisa digunakan untuk pertukaran data dan laporan antar cabang.
89 3.6 Permasalahan yang Dihadapi Terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan Rismar Daewoo Apparel. Permasalahan ini dasarnya mengenai tidak adanya koneksi langsung antara kantor pusat yang terletak di Jakarta dengan kantor cabang yang terletak di Semarang. Berikut adalah beberapa permasalahan yang diakibatkan oleh tidak ada sistem jaringan yang memadai antara kantor pusat dengan kantor cabangnya: 1. Pengiriman antara kantor pusat dan cabang tidak efisien. Telah dijelaskan diatas bahwa purchase order untuk pabrik di cabang semarang dan pengiriman laporan akhir bulan masih menggunakan email. Jadi data perusahaan bergantung dari layanan yang diberikan oleh penyedia email. 2. Aplikasi entreprise resource planning (ERP) yang digunakan oleh kantor pusat dan kantor cabang tidak saling terhubung. Hal ini membuat data data perusahaan seperti data finance and accouting menjadi tidak up-to-date antara data di kantor cabang dan kantor pusat, sehingga membuat laporan akhir bulan tidak tepat waktu. 3. Kurangnya keamanan pada proses pertukaran data antara kantor pusat dengan cabang atau sebaliknya. Karena masih bergantung dengan sistem keamanan yang diberikan penyedia email.
90 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah masalah yang dihadapi oleh perusahaan Rismar Daewoo Apparel seperti yang telah dijelaskan di atas, maka dibutuhkan solusi yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan. Berdasarkan analisa proses bisnis dan jaringan komputer yang sedang berjalan pada perusahaan Rismar Daewoo Apparel, penulis menyimpulkan bahwa dibutuhkan jaringan yang mampu menghubungkan antara kantor pusat dan kantor cabangnya yang letaknya berjauhan secara geografis, sehingga proses bisnis dan pertukaran data antara kantor pusat dan kantor cabang menjadi lebih efisien. Data yang ada pada ERP Server akan selalu uptodate dibandingkan dengan proses sebelumnya. Dan tentu saja keamanan dalam jaringan tersebut sangat dibutuhkan, karena data yang mengalir dalam jaringan merupakan data yang penting Teknologi jaringan yang dapat mendukung hal ini adalah teknologi Virtual Private Network (VPN). Dengan VPN jaringan pada kantor cabang dan jaringan kantor pusat dapat dihubungkan menjadi satu jaringan internal yang besar dengan memanfaatkan jaringan public sebagai media penghubungnya. VPN menyediakan fasilitas keamanan pertukaran data melalui jaringan public yang tidak aman. Semua data yang melalui VPN akan dilewatkan ke dalam tunnel, dimana proses ini disebut tunneling. Dengan demikian data perusahaan yang penting dapat diamankan ketika terjadi proses pertukaran data.