BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI DATA WAREHOUSE

Transkripsi

1 BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI DATA WAREHOUSE 4.1 Arsitektur Data Warehouse Pelaksanaan rancangan data warehouse dimulai dengan menjalankan pencarian data yang berhubungan dengan pembuatan laporan bagi pimpinan perusahaan, kemudian data-data tersebut disaring dan hasilnya dimasukkan ke suatu tempat media penyimpanan yang memiliki daya tampung yang besar. Namun sebelum dikumpulkan pada tempat tersebut, data-data itu harus ditransformasikan terlebih dahulu sehingga menjadi bentuk basis data yang benar-benar konsisten dan terintegrasi. Pengumpulan data tersebut menjadi terpusat pada suatu tempat dan pada tempat ini pula tersedia cadangan data yang dapat kita gunakan dalam pemakaian data warehouse untuk mengakses data yang berhubungan dengan pembuatan laporan bidang pembelian dan penjualan yang akan dianalisis oleh pimpinan perusahaan. Arsitektur data warehouse yang akan diimplementasikan pada PT. CENTRAL SOLE AGENCY adalah menggunakan bentuk data warehouse terpusat. Alasan-alasan untuk menggunakan bentuk arsitektur ini adalah sebagai berikut : 1. Arsitektur ini merupakan bentuk yang umumnya digunakan oleh perusahaanperusahaan menengah yang sedang berkembang. Mempermudah dalam melakukan pengawasan dan pemeliharaan data yang digunakan untuk aplikasi data warehouse. 168

2 Pengembangan rancangan yang relatif mudah dan murah dibandingkan dengan bentuk arsitektur data warehouse terdistribusi. 3. Kekonsistensian data dapat terjamin. Pemakaian komponen-komponen yang dipergunakan untuk mendukung pembuatan data warehouse pada PT. CENTRAL SOLE AGENCY adalah : 1. Sumber Data Sumber data yang didapatkan dapat berasal dari berbagai jenis media (berupa dokumentasi manual maupun dokumentasi digital), format, dan platform yang berbeda. Dalam merancang data warehouse ini, sumber data yang dipergunakan berasal dari dua sumber, yakni : a. Sumber data internal Sumber data ini diambil dari kegiatan sehari-hari perusahaan atau kegiatan operasional yang dilakukan oleh perusahaan menyangkut dengan bidang pembelian dan penjualan pada perusahaan terkait. b. Sumber data eksternal Sumber data ini berasal dari data yang berada di luar perusahaan, di mana data yang diperoleh masih sangat terbatas seperti data mengenai perubahan data-data pelanggan atau pemasok yang bekerja sama dengan perusahaan. 2. Transformasi Data Komponen ini akan menjadi sangat penting bila data yang dipergunakan berasal dari beraneka ragam media, format, serta platform yang berbeda. Dengan transformasi ini membuat sumber-sumber data tersebut diubah ke suatu bentuk

3 170 yang konsisten dan terjamin integritasnya, sehingga dapat menghasilkan data yang benar-benar akurat, tepat, dan terpercaya. 3. Data Warehouse Komponen ini merupakan tempat di mana data-data yang telah tersaring dikumpulkan pada tempat tertentu untuk dipergunakan sebagai sumber penganalisaan laporan bidang pembelian dan penjualan oleh pimpinan perusahaan. Data-data yang berada pada komponen ini merupakan data-data yang bersifat historikal dengan jangka waktu tertentu. 4. Front End Tool Merupakan komponen yang menghubungkan data warehouse dengan pengguna. Komponen ini juga mempermudah pengguna dalam mengakses data yang diperlukan dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh pengguna, sehingga pengguna akan menggunakan komponen ini sebagai pembuka gerbang ke aplikasi data warehouse yang sebenarnya. Sumber Data Internal Pengguna Sumber Data Eksternal Transformasi Data dan Integrasi Data Data Warehouse Pengguna Sumber Data Internal Pengguna Gambar 4.1 Arsitektur Data Warehouse Pengguna

4 Transformasi Data Dalam merancang data warehouse, proses yang paling penting dan mutlak untuk dilaksanakan adalah proses transformasi data. Proses transformasi data merupakan suatu proses pemindahan data operasional ke dalam suatu media pusat penyimpanan data yang kemudian digunakan sebagai sumber data dalam data warehouse yang dibangun. Adapun tahapan proses dalam melakukan transformasi data di PT. CENTRAL SOLE AGENCY adalah sebagai berikut : 1. Membaca data sumber yang tersimpan dalam file berekstensi.mdf (file Microsoft SQL Server 2000). 2. Melakukan penyeleksian data yang akan digunakan dalam data warehouse dan meletakkannya pada tempat sementara. 3. Melakukan penyeragaman data dan jika diperlukan dapat mengubah data di tempat penampungan sementara sebelum data dimasukkan ke dalam data warehouse. 4. Setelah data ditransformasikan, data tersebut disimpan dalam data warehouse.

5 172 Basis Data Format.mdf Proses Validasi Data SQL Server 2000 Data Transformation Services Data Warehouse (Data Hasil Transformasi) Format SQL Server Gambar 4.2 Skema Transformasi Data Proses transformasi ini dilakukan dengan menggunakan Microsoft SQL Server 2000 sebagai basis data tujuan dan Microsoft Excel sebagai basis data sumber. Kemudian transformasi dilakukan dengan menggunakan fasilitas yang telah tersedia pada Microsoft SQL Server 2000 yaitu Data Transformation Services (DTS) Wizard. Pemakaian fasilitas DTS menyediakan keunggulan-keunggulan seperti

6 173 menyediakan impor dan ekspor data dari berbagai sumber untuk membentuk data warehouse. Komponen DTS juga menyediakan paket data di mana paket tersebut dapat dijalankan untuk melakukan tugas tertentu dan dapat dijadwalkan kapan paket tersebut akan dijalankan. 4.3 Rancangan Data Warehouse Hasil analisis yang telah dilakukan oleh penulis menyangkut dengan perancangan data warehouse pada fungsi pembelian dan penjualan merupakan suatu bagian dari kegiatan perusahaan yang memiliki peranan yang besar khususnya bagi perusahaan ini. Dari analisis yang dilakukan dari pihak penulis, menghasilkan suatu hasil yang menjadi pedoman penulis dalam merancang data warehouse yang dibutuhkan bagi pihak perusahaan. Dalam merancang data warehouse pada PT. CENTRAL SOLE AGENCY, penulis melakukan tahap-tahap berikut ini : 1. Mengetahui apa saja yang menjadi permasalahan perusahaan dan mempelajari permasalahan tersebut Dalam merancang suatu data warehouse, yang harus dilakukan pertama kali adalah mengetahui permasalahan yang ada pada perusahaan serta mempelajari permasalahan tersebut dan mempertimbangkan manfaat apa yang diperoleh perusahaan tersebut dengan adanya data warehouse. 2. Mengumpulkan dan menganalisis informasi Tahapan kedua yang dilakukan adalah mengumpulkan informasi-informasi yang berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi perusahaan, kemudian dilakukan suatu analisis informasi terhadap permasalahan tersebut. 3. Menentukan kebutuhan informasi

7 174 Setelah menganalisis informasi-informasi yang dikumpulkan maka perlu untuk memilah-milah informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan perusahaan sehingga informasi yang dimasukkan ke dalam suatu data warehouse benarbenar diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi perusahaan selama ini. Adapun informasi yang dibutuhkan misalnya : a. Mengenai volume penjualan produk, total penjualan, volume pembelian dan total pembelian perusahaan pada tahun yang berjalan. b. Mengetahui kinerja penjual dan produk yang paling banyak terjual pada tahun yang berjalan. c. Mengetahui jumlah pelanggan pada tahun yang berjalan dan siapa saja pelanggan tersebut. d. Mengetahui barang dari pemasok mana yang bekerja sama dengan perusahaan. 4. Merancang skema bintang Berdasarkan informasi-informasi yang dibutuhkan, maka dapat diketahui datadata yang diperlukan untuk membuat tabel-tabel dimensi dan fakta dengan menggunakan bantuan skema bintang. 5. Menentukan perangkat keras dan piranti lunak Pada tahap ini akan dilakukan pertimbangan perangkat keras yang dibutuhkan dan piranti lunak yang akan digunakan untuk dapat mendukung data warehouse yang akan dirancang. 6. Melakukan transformasi data ke dalam data warehouse

8 175 Pada tahap ini, data internal operasional perusahaan diseragamkan terlebih dahulu kemudian dilakukan proses transformasi data sehingga data yang ada menjadi terintegrasi dan konsisten pada suatu media pusat penyimpanan. 7. Membuat prototipe aplikasi Untuk mengakses data yang telah ditransformasikan ke dalam data warehouse maka harus dibuat suatu prototipe aplikasi yang memudahkan eksekutif dalam menggunakan data-data untuk keperluan pengambilan keputusan. 8. Mendistribusikan prototipe aplikasi data warehouse Dari prototipe aplikasi yang telah dibuat dengan dukungan data yang terintegrasi dalam data warehouse, kemudian prototipenya didistribusikan ke berbagai pihak yang membutuhkan dimana dengan dukungan data yang tersedia pada data warehouse yang merupakan data yang siap digunakan untuk melakukan analisis kegiatan pembelian dan penjualan pada sistem yang berjalan. 4.4 Rancangan Implementasi Di dalam merancang data warehouse bagi PT. CENTRAL SOLE AGENCY haruslah terdapat komponen-komponen yang dapat mendukung pengimplementasian aplikasi ini, komponen-komponen yang penulis maksud di sini adalah komponen perangkat keras dan piranti lunak yang akan digunakan bagi pengembangan data warehouse ini Dukungan Perangkat Keras Perangkat keras disini memiliki arti bahwa komponen yang digunakan adalah komponen yang secara fisik digunakan dalam mendukung aplikasi data

9 176 warehouse yang penulis bangun. Perangkat keras yang dipakai dalam mengimplementasikan data warehouse pada PT. CENTRAL SOLE AGENCY menggunakan sebuah server khusus bagi data warehouse itu sendiri, karena mempertimbangkan faktor kinerja dari query pemakai aplikasi data warehouse yang memiliki daya tampung yang besar dan khusus digunakan untuk melayani pengguna yang ingin mengakses ke dalam data warehouse. Jadi, sumber data tersedia memang dialokasikan secara khusus untuk keperluan data warehouse sehingga diharapkan dapat memberikan waktu respon yang lebih cepat dalam pemrosesan data. Agar diperoleh hasil yang optimal, konfigurasi perangkat keras yang disarankan untuk digunakan dalam mendukung implementasi data warehouse yang telah dibangun adalah sebagai berikut : a. Server Server yang akan digunakan untuk implementasi data warehouse sebaiknya memiliki spesifikasi sebagai berikut : 1. Prosesor Intel Pentium IV 2.4 GHz 2. Memori DDRAM 512 MB 3. Harddisk 80 GB 4. Ethernet card 100 Mbps 5. Modem b. Client Client yang akan digunakan untuk implementasi data warehouse sebaiknya memiliki spesifikasi sebagai berikut :

10 Prosesor Intel Pentium IV 2.2 GHz 2. Memori DDRAM 256 MB 3. Harddisk 40 GB 4. Ethernet Card 100 Mbps Dukungan Piranti Lunak Piranti lunak dalam perancangan data warehouse ini digunakan untuk melakukan pengumpulan data dari berbagai sumber, dan transformasi data serta membuat aplikasi front end tool yang dapat memudahkan user dalam mengakses data atau informasi dalam data warehouse. Dari beberapa piranti lunak yang ada, dipilih yang memiliki kemampuan untuk menampilkan grafik atau gambar serta mudah untuk dipelajari dalam pembuatannya, sehingga memberikan keuntungan dalam penggunaan piranti lunak tersebut oleh user serta akan mempermudah dalam pembuatan aplikasi tersebut yang tentunya akan menghemat waktu pembuatan aplikasi tersebut. Piranti lunak yang akan digunakan untuk mendukung data warehouse pembelian dan penjualan yang telah dibangun pada PT. CENTRAL SOLE AGENCY adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server Adapun piranti lunak yang dibutuhkan untuk mendukung implementasi data warehouse yang telah dibangun adalah sebagai berikut : a. Server 1. Sistem Operasi Windows Server Microsoft Visual Basic DynamiCube ver 3.0

11 178 b. Client 1. Sistem Operasi Wndows XP Profesional 2. DynamiCube ver Jadwal Rencana dan Implementasi Rencana implementasi data warehouse pada perusahaan dibuat setelah perancangan sistem dan aplikasi data warehouse selesai dilakukan, baik secara fisik yang berupa database maupun berupa rancangan layar. Rencana implementasi ini dibuat agar sistem data warehouse yang telah dirancang dapat diimplementasikan dengan baik sehingga berguna bagi pihak eksekutif dalam keputusan yang mendukung strategi perusahaan. Adapun jadwal dan rencana implementasi terhadap perusahaan, meliputi : 1. Penentuan jadwal implementasi dan perhitungan biaya implementasi. Pada tahap yang pertama ini dilakukan pembicaraan dan pembuatan jadwal implementasi serta kegiatan pengecekan dan perbandingan harga di lapangan untuk menghitung biaya implementasi yang dibutuhkan. Waktu pelaksanaan implementasi yang dipilih dalam perencanaan ini adalah pertengahan bulan, karena pada saat tersebut perusahaan belum membuat laporan bulanan perusahaan dan memberikan cukup waktu untuk mengadakan implementasi sistem pada akhir bulan sekaligus melakukan uji coba. Tahap ini memerlukan waktu selambat-lambatnya 7 hari atau seminggu.

12 Pengadaan piranti lunak Pengadaan peranti lunak yang dibutuhkan dalam mengimplementasikan sistem sesuai anggaran yang dikeluarkan oleh perusahaan dan besarnya telah ditentukan sebelumnya. Tahap ini memerlukan waktu sekitar 75 hari dan tergantung waktu yang diperlukan oleh produsen untuk menyelesaikan permintaan perusahaan akan spesifikasi piranti lunak. 3. Instalasi perangkat lunak. Pada tahap ini dilakukan penginstalan piranti lunak pada server dan workstation pada kantor, tempat sistem data warehouse diimplementasikan. Tahap ini berlangsung selambat-lambatnya 1 hari, tergantung dari kelancaran proses instalasi. 4. Uji coba sistem Setelah berhasil melakukan penginstalan perangkat piranti lunak pada server dan workstation, maka dilakukan proses uji coba selama 3 hari. Dari hasil uji coba ini dapat diketahui apakah semua fungsi dan fitur yang ada dalam sistem data warehouse dapat berjalan seluruhnya dengan baik atau tidak. Uji coba sistem ini meliputi metode whitebox testing dan blackbox testing. Metode whitebox testing dilakukan oleh user yang merancang dan membuat aplikasi. Sedangkan metode blackbox testing dilakukan oleh pihak PT CENTRAL SOLE AGENCY langsung dengan pimpinan perusahaan.

13 Pelatihan user Tahap ini dilakukan di sela-sela kegiatan uji coba sistem. Tujuan dilakukan pelatihan ini agar pada waktunya authorized user sudah dapat menggunakan semua fitur dan fungsi yang ada dalam sistem data warehouse. Kegiatan pelatihan dilakukan selama 7 hari. 6. Evaluasi sistem Tahap ini merupakan tahap terakhir dari rencana implementasi data warehouse. Tujuan dari tahap ini adalah mencari kelemahan-kelemahan dari sistem untuk kemudian diperbaiki. Tahap ini dilakukan sejalan dengan tahap uji coba sistem sehingga kelemahan sistem dapat segera diperbaiki setelah ditemukan. Gambar 4.3 Implementasi Sistem 4.5 Rencana backup, recovery, dan security Security Terdapat 2 tahap dalam security, yaitu :

14 181 Authentikasi, yang berarti mengidentifikasi user yang boleh login. Jika proses authentikasi berhasil, maka user terhubung ke SQL Server Autorisasi, merupakan izin pengaksesan datawarehouse Backup Backup pada data warehouse dilakukan setiap 3 minggu sekali. Backup yang pertama kali dilakukan dengan menggunakan tipe complete dimana backup dilakukan secara keseluruhan, dan untuk berikutnya menggunakan tipe differential dimana backup dilakukan akan disimpan melalui media hardisk portable Recovery Sama seperti tipe backup, dimana pada saat pertama kali recovery menggunakan tipe complete dan untuk recovery berikutnya menggunakan tipe differential. 4.6 Implementasi Aplikasi 1. Login User Gambar 4.4 Penampang Login User

15 182 Pada layar login user ini, pengguna harus memasukkan ID Pemakai dan Password yang dimiliki untuk mengakses aplikasi ini. Pada layar terdapat link Ubah Password dan Buat ID Baru. Jika pengguna salah memasukkan ID Pemakai atau Password akan muncul pesan kesalahan sebagai berikut : Gambar 4.5 Pesan Kesalahan Sewaktu Login Gambar 4.6 Pesan Kesalahan Saat Meng-klik Link Ubah Password atau Buat ID Baru

16 183 Jika ingin membuat ID baru atau mengganti password, harus menghubungi Admin. Sebelum meng-klik link Ubah Password atau link Buat ID Baru, Admin harus memasukkan ID Pengguna dan Password-nya terlebih dahulu. 2. Atur Pemakai Gambar 4.7 Form Atur Pemakai Frame Ubah Password Gambar 4.8 Form Atur Pemakai Isi Data Pengguna dan Password

17 184 Jika pengguna ingin mengubah password, setelah memasukan ID Pengguna dan Password, klik link Ubah Password. Lalu, pengguna (Admin) akan masuk ke dalam menu seperti gambar di atas. Setelah proses selesai, klik tombol Simpan. Frame Buat Pengguna Baru tidak dapat digunakan. Gambar 4.9 Form Buat Pengguna Baru Jika pengguna ingin membuat pengguna baru, dapat meng-klik link Buat ID Baru dan akan masuk pada menu seperti gambar di atas. Setelah selesai dilakukan pengisian, klik tombol Simpan. Frame Ubah Password tidak dapat digunakan. Pembuatan ID baru dan ubah password hanya bisa dilakukan oleh Admin. 3. Menu Utama

18 185 Gambar 4.10 Form Menu Utama Menu utama aplikasi ini, di mana pada bagian menu bar terdapat menu File (Open, Save As, Print), Info (Pemasok, Pelanggan, Produk, Staff), Fakta (Fakta Penjualan, Fakta Pembelian, Fakta Retur Penjualan, Fakta Retur Pembelian, Fakta Hutang, Fakta Piutang), Skema Bintang (Skema Bintang Penjualan, Skema Bintang Pembelian, Skema Bintang Retur Penjualan, Skema Bintang Retur Pembelian, Skema Bintang Hutang, Skema Bintang Piutang), About, dan Logout. Di bagian bawah menu bar terdapat label jam dan tanggal. 4. Data Pemasok

19 186 Gambar 4.11 Form Data Pemasok Pada bagian ini, pengguna dapat mencari informasi data pemasok. Untuk kembali ke menu utama, klik link Kembali ke Menu. Klik tab Cari Data Pemasok untuk menampilkan data tersebut seperti pada gambar selanjutnya. Pengguna dapat mencari data pemasok secara manual ataupun mencari data pemasok berdasarkan kode pemasok, nama pemasok, nama kontak pemasok, dan telepon pemasok. Untuk kembali ke menu utama, pengguna dapat meng-klik link Kembali ke Menu. Terdapat juga kode kota di bagian bawah tab.

20 187 Gambar 4.12 DataGrid Pemasok Gambar 4.13 Data Pemasok yang Dicari Berdasarkan Kode Pemasok Setelah data pemasok yang diinginkan telah ditemukan seperti di gambar sebelumnya, lakukan dobel klik pada baris data di datagrid, maka informasi data pemasok tersebut akan muncul seperti pada gambar berikut ini.

21 188 Gambar 4.14 Informasi Data Pemasok 5. Data Pelanggan Gambar 4.15 Form Data Pelanggan Pada bagian ini, pengguna dapat mencari informasi data pelanggan. Untuk kembali ke menu utama, klik link Kembali ke Menu.

22 189 Klik tab Cari Data Pelanggan untuk menampilkan data tersebut seperti pada gambar selanjutnya. Pengguna dapat mencari data pelanggan secara manual ataupun mencari data pelanggan berdasarkan kode pelanggan, nama pelanggan, nama kontak pelanggan, dan telepon pelanggan. Untuk kembali ke menu utama, pengguna dapat meng-klik link Kembali ke Menu. Terdapat juga kode kota di bagian bawah tab. Gambar 4.16 DataGrid Pelanggan Gambar 4.17 Cari Data Pelanggan Berdasarkan

23 190 Setelah data pelanggan yang diinginkan telah ditemukan seperti di atas, lakukan dobel klik pada baris data di datagrid, maka informasi data pelanggan tersebut akan muncul seperti pada gambar berikut ini. Gambar 4.18 DataGrid Pelanggan yang Dicari Gambar 4.19 Informasi Data Pelanggan

24 Data Produk Gambar 4.20 Form Data Produk Pada bagian ini, pengguna dapat mencari informasi data produk. Untuk kembali ke menu utama, klik link Kembali ke Menu. Klik tab Cari Data Produk untuk menampilkan data tersebut seperti pada gambar selanjutnya. Pengguna dapat mencari data produk secara manual ataupun mencari data produk berdasarkan kode produk, kode jenis produk, kode tipe produk, kode merk, dan nama produk. Untuk kembali ke menu utama, pengguna dapat meng-klik link Kembali ke Menu.

25 192 Gambar 4.21 DataGrid Produk Gambar 4.22 Cari Data Produk Berdasarkan

26 193 Gambar 4.23 DataGrid Produk yang Dicari Setelah data produk yang diinginkan telah ditemukan seperti di atas, lakukan dobel klik pada baris data di datagrid, maka informasi data produk tersebut akan muncul seperti pada gambar berikut ini. Gambar 4.24 Informasi Data Produk

27 Data Staff Gambar 4.25 Form Data Staff Pada bagian ini, pengguna dapat mencari informasi data produk. Untuk kembali ke menu utama, klik link Kembali ke Menu. Klik tab Cari Data Produk untuk menampilkan data tersebut seperti pada gambar selanjutnya. Pengguna dapat mencari data produk secara manual ataupun mencari data produk berdasarkan kode staff, kode divisi, kode cabang, nama staff, dan telepon staff. Untuk kembali ke menu utama, pengguna dapat mengklik link Kembali ke Menu.

28 195 Gambar 4.26 DataGrid Staff Gambar 4.27 Cari Data Satff Berdasarkan

29 196 Gambar 4.28 DataGrid Staff yang Dicari Setelah data staff yang diinginkan telah ditemukan seperti di atas, lakukan dobel klik pada baris data di datagrid, maka informasi data produk tersebut akan muncul seperti pada gambar berikut ini. Gambar 4.29 Informasi Data Staff

30 Fakta Penjualan Gambar 4.30 Form Fakta Penjualan Pada bagian ini pengguna dapat melihat fakta laporan penjualan yang terdiri dari kolom tahun, kuartal, bulan, hari, nama pelanggan, nama wilayah, nama propinsi, nama kota, tipe produk, jenis produk, nama merk, dan nama produk. Pengguna juga dapat memilih sendiri data yang ingin ditampilkan (dengan meng-klik tombol dengan simbol ceklist) seperti gambar berikut : Gambar 4.31a Seleksi Data Fakta Penjualan

31 198 Gambar 4.31b Seleksi Data Fakta Penjualan Selain itu pengguna juga dapat melihat grafik laporan penjualan yang memiliki warna untuk membedakan data yang ditampilkan. Grafik juga merupakan representasi data dalam bentuk chart (untuk kembali ke menu sebelumnya, klik tombol OK) seperti gambar berikut : Gambar 4.32 Grafik Fakta Penjualan