MANUAL PROSEDUR PENGELOLAAN FUNGSIONAL DAN OPERASIONAL PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2015
MANUAL PROSEDUR PENGELOLAAN FUNGSIONAL & OPERASIONAL NOMOR DOKUMEN: 11/MP/2015 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA RSUD DR. SAIFUL ANWAR MALANG Dsetuju oleh, KPS PDS I Urolog Dajukan oleh, Sekretars Unt Jamnan Mutu dr. Besut Daryanto, SpB,SpU(K) dr. Kurna Penta Seputra, SpU(K)
DAFTAR ISI Daftar Is... I. Tujuan......... 1 II. Ruang Lngkup.... 1 III. Defns....... 1 IV. Rujukan..... 2 V. Mekansme dan Prosedur 2
I. TUJUAN Memberkan panduan bag pmpnan Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog untuk melaksanakan manajemen pengelolaan fungsonal dan operasonal. II. RUANG LINGKUP Berlaku untuk lngkup kerja d Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog, termasuk unt kerja yang berada d bawah kendal Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog. III. DEFINISI 1. Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog adalah penyelenggara penddkan dokter spesals Urolog yang berada dbawah naungan Fakultas Kedokteran Unverstas Brawjaya. 2. Unt kerja yang dmaksud adalah semua fungsonal organsas yang berada d bawah kendal Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog, yang melput, Tm Kurkulum dan Badan Peneltan dan Pengabdan Masyarakat. 3. Penanggung jawab unt kerja adalah dosen, mahasswa atau tenaga kependdkan yang dtunjuk oleh Ketua Program Stud (berdasarkan hasl rapat) sebaga Kepala, Ketua atau Koordnator dar unt kerja. Pengangkatan penanggung jawab unt kerja berdasarkan Surat Keputusan Rektor atau Dekan. 4. Tm Pelaksana atau Panta adalah tm yang dbentuk oleh Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog dengan penanggung jawab Ketua Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog dan tersusun dar dosen, mahasswa, dan atau tenaga kependdkan Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog. 5. Tm Penyusun Rencana Program Kerja adalah tm yang bertanggung jawab kepada Ketua Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog untuk melaksanakan tugas merumuskan Rencana Strategs, Rencana Operasonal dan Rencana Program Kerja Tahunan. Tm Penyusun d bawah koordnas seorang Ketua Pelaksana dengan anggota yang terdr atas semua unsur dalam setap unt kerja. 6. Ketua Program Stud bertndak sebaga penanggung jawab keberhaslan penyusunan rencana program kerja dan mplementasnya d Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog. 7. Sekretars Program Stud berperan sebaga pengarah keberhaslan penyusunan rencana program kerja dan mplementasnya d Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog
IV. RUJUKAN 1. SK Mendknas No. 080/O/2002 tentang Statuta Unverstas Brawjaya 2. SK Rektor No 074/SK/2006 tentang Organsas dan Tata Kerja Unverstas Brawjaya 3. Rencana Strategs Unverstas Brawjaya 4. Organsas dan Tata Kerja Fakultas Kedokteran 5. Rencana Strategs Fakultas Kedokteran UB 6. Organsas Program Stud FK-UB 7. Tata Pamong Program Stud FK-UB 8. Rencana Strategs Program Stud FK-UB V. MEKANISME DAN PROSEDUR 1. PROSEDUR PENGELOLAAN FUNGSIONAL a. Ketua Program Stud dplh secara demokrats oleh segenap dosen d Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog dalam rapat pleno Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog. b. Ketua Program Stud selanjutnya merancang struktur organsas yang sesua dengan Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog FKUB. c. Berdasarkan OTK UB dan OTK FKUB, Ketua Program Stud menyusun deskrps kerja dan tupoksnya dalam dokumen tentang Tata Pamong Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog. d. Ketua Program Stud memlh (berdasarkan musyawarah) penanggung jawab masng-masng unt kerja (kepala, ketua, koordnator) dar Dosen Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog, dengan kesedaan dosen yang bersangkutan. e. Ketua Program Stud mengajukan nama penanggung jawab masng-masng unt kerja kepada Fakultas Kedokteran. Surat keputusan pengangkatan jabatan akan dterbtkan oleh Dekan sesua dengan unt kerja yang dpmpn berdasarkan OTK UB dan OTK FKUB. f. Selama masa transs peralhan sebelum surat keputusan pengangkatan dterbtkan, pejabat perode sebelumnya melakukan transfer pengetahuan kepada calon pejabat baru. g. Setelah surat keputusan pengangkatan terbt, para penanggung jawab unt kerja merancang struktur organsas mengadops struktur organsas sebelumnya dan berhak untuk menambah, mengurang atau mengubahnya. Perancangan struktur organsas beserta tupoksnya harus berkoordnas dengan Ketua Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog.
h. Struktur organsas d masng-masng unt kerja terdokumentas. Setap unsur dalam organsas unt kerja selan bertanggung jawab kepada penanggung jawab unt kerja juga kepada Ketua Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog.. Setap unsur organsas Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog termasuk unt kerja d bawah kendal Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog berkewajban merencanakan, melaksanakan, mengendalkan dan mengevaluas seluruh tugas fungsonal yang menjad tupoks dan d bawah otortasnya. j. Perencanaan dan pengendalan tugas fungsonal dmontor dan devaluas dalam rapat pleno atau rapat koordnas yang dselenggarakan oleh Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog atau unt kerja mnmal dua kal dalam satu tahun. k. Setap akhr tahun setap unt kerja memberkan laporan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas fungsonal kepada Ketua Program Stud 2. PROSEDUR PENGELOLAAN OPERASIONAL 2.1 PROSEDUR PERENCANAAN a. Ketua Program Stud membentuk Tm Penyusun Rencana Program Kerja yang terdr dar Ketua Pelaksana yang dtunjuk dar unsur dosen dengan anggota yang terdr atas semua unsur dalam setap unt kerja. Ketua Program Stud mengajukan susunan Tm Penyusun Rencana Progam Kerja ke Fakultas Kedokteran untuk dterbtkan Surat Tugas Dekan. b. Tm Penyusun Rencana Program Kerja mempunya tanggung jawab membantu pmpnan Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog untuk menyusun dan mengoreks evaluas dr, rencana program kerja serta laporan pertanggung jawaban kerja. c. Tm Penyusun Rencana Program Kerja menyusun rencana program kerja jangka panjang menengah dan pendek. Rencana program kerja jangka panjang tertuang dalam Rencana Strategs Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog. Rencana program kerja jangka menengah tertuang dalam Rencana Operasonal Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog. Rencana program kerja jangka pendek tertuang dalam Rencana Program Kerja Tahunan. d. Penyusunan rencana program kerja menghmpun program kerja Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog dan unt kerjanya. Penyusunan dlandas oleh evaluas dr, dengan mempertmbangkan dokumen laporan pertanggungjawaban dan dokumen tnjauan manajemen tahun sebelumnya.
e. Rencana Program Kerja dsusun berbass anggaran dengan pertmbangan prortas. Penganggaran d setap Program Kerja dklasfkaskan dalam 5 mata anggaran melput : Bahan habs paka, Barang modal, Belanja pemelharaan, Pengembangan SDM dan Perjalanan dnas. f. Rencana program kerja yang telah dsusun dserahkan kepada Ketua Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog dan dlaporkan ke Dekan Fakultas Kedokteran. Kemudan dsosalsaskan kepada semua dosen, mahasswa dan tenaga kependdkan Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog. g. Rencana program kerja secara berkala dmontor dan evaluas selama mplementas, untuk dkoreks dan drevs. 2.2 PROSEDUR PENGORGANISASIAN a. Ketua Program Stud membentuk struktur organsas fungsonal Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog dlengkap deskrps kerja dan tupoksnya dalam dokumen tentang Tata Pamong Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog FKUB b. Selan struktur organsas fungsonal, untuk melaksanakan mplementas program kerja, Ketua Program Stud juga membentuk tm pelaksana atau panta yang dperlukan program kerja terkat. c. Tm pelaksana atau panta tersusun dar unsur dosen, mahasswa dan tenaga kependdkan. d. Ketua Program Stud mengajukan susunan tm pelaksana atau panta untuk dterbtkan Surat Tugas Dekan. e. Selan mplementas program kerja, Ketua Program Stud juga membentuk tm pelaksana atau panta yang merespon kegatan atau program dar organsas lan d dalam atau d luar lngkungan Unverstas Brawjaya. 2.3 PROSEDUR PERENCANAAN SUMBER DAYA DAN PENUGASAN a. Ketua Program Stud setap tahun merencanakan kebutuhan sumber daya, terutama tenaga pengajar dan tenaga kependdkan. Perencanaan kebutuhan sumber daya dpersapkan untuk layanan Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog selama tga tahun mendatang dengan pertmbangan jumlah mahasswa. b. Kebutuhan sumber daya dlengkap dengan deskrps kompetens yang dperlukan. c. Perencanaan kebutuhan sumber daya dajukan kepada Fakultas Kedokteran untuk dlanjutkan ke tngkat Unverstas Brawjaya. d. Perekrutan sumber daya dkelola Unverstas Brawjaya secara terpadu.
e. Ketua Program Stud menugaskan dosen sebaga tenaga pengajar untuk plottng mengajar, membmbng operas, karya lmah. f. Ketua Program Stud menugaskan tenaga kependdkan untuk melaksanakan layanan admnstras d Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog. g. Ketua Program Stud juga menugaskan dosen, mahasswa dan tenaga kependdkan dalam unt kerja d organsas fungsonal Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog maupun tm pelaksana atau panta. h. Penugasan dajukan Ketua Program Stud ke Dekan Fakultas Kedokteran untuk dterbtkan Surat Keputusan atau Surat Tugas Rektor / Dekan. 2.4 PROSEDUR PELAKSANAAN DAN PENGENDALIAN a. Pelaksanaan mplementas program kerja djalankan oleh Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog yang terdr dar unsur pmpnan, unsur pelaksana operasonal, unsur pelaksana admnstras, dan unsur penunjang lan. Unsur pmpnan terdr dar seorang Ketua Program Stud, Sekretars Program Stud. Unsur pelaksana operasonal terdr dar unsur pelaksana pengajaran (dosen pengampu dan tenaga kependdkan), unsur pelaksana pembmbngan tugas (dosen pembmbng), Unsur pelaksana admnstras dlaksnakan oleh tenaga kependdkan. b. Penggunaan anggaran untuk mplementas program kerja dajukan ke Fakultas Kedokteran satu bulan sebelumnya. Untuk pengajuan permohonan pengadaan barang dan jasa, terutama barang modal yang berupa nfrastruktur (gedung atau ruang), furntur, alat laboratorum, koleks pustaka, barang elektronk dan nventars lannya mengkut dokumen tentang pengadaan barang dan jasa. Laporan penggunaan anggaran dbuat satu bulan berkutnya, yatu pada saat mplementas program kerja. c. Rapat pleno dan rapat koordnas dlaksanakan Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog dan atau unt kerja untuk mengendalkan mplementas program kerja Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog
d. Evaluas program kerja Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog, dlakukan dalam setap rapat akhr semester atau awal semester, terutama yang berkatan dengan pelaksanaan kegatan akademk tap semester. Sementara evaluas kurkulum dlakukan mnmal setahun sekal, sedangkan perubahan kurkulum dlakukan bersamaan dengan perubahan Buku Pedoman Penddkan. Untuk evaluas program kerja yang berkatan dengan penggunaan anggaran rutn, dlakukan tap tahun menjelang Rapat Anggaran Fakultas Kedokteran. e. Setap Tm Pelaksana atau Panta berkewajban menyusun dan menyerahkan laporan pertanggungjawaban setap purna tugas kepada Ketua Program Stud. Unt jamnan mutu dengan management representatve berkewajban menyusun dan menyerahkan tnjauan manajemen setap akhr tahun kepada Ketua Program Stud. Setap Unt Kerja berkewajban menyusun dan menyerahkan laporan pertanggungjawaban setap akhr tahun kepada Ketua Program Stud. f. Ketua Program Stud dbantu Sekretars Program Stud serta Tm Penyusun Rencana Program Kerja menghmpun laporan pertanggungjawaban untuk membuat laporan pertanggung jawaban Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog dan evaluas dr setap akhr tahun. g. Laporan Pertanggung-jawaban Kerja Program Stud Penddkan Dokter Spesals I Urolog dlaporkan kepada Dekan Fakultas Kedokteran Unverstas Brawjaya.