Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal November 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 27 TAHUN 2011 TENTANG LAYANAN PENGGANDAAN BAB I PENDAHULUAN A. Umum Tugas penggandaan hingga kini tetap diperlukan untuk mendukung kecepatan pelaksanaan tugas meskipun hampir di setiap unit selalu ada perangkat komputer dan printernya. Mesin fotokopi masih tetap unggul baik dilihat dari segi hasil per menitnya atau dilihat dari sisi biaya tinta dan perawatannya. Per menit mesin fotokopi dapat melakukan penggandaan jauh lebih banyak daripada printer. Biaya tinta dan perawatan mesin fotokopi juga lebih murah dibandingkan dengan printer yang menyatu dengan komputernya. Namun demikian secanggih apapun suatu alat terlebih elektronik tetap memerlukan perawatan sesuai dengan tingkat kapasitas penggunaan alat itu sendiri. Tingkat penggunaan yang melebihi kapasitas yang ada (overload) dan minimnya perawatan akan menjadikan alat/mesin cepat menjadi barang rongsokan yang tiada guna. Di samping itu, keunggulan mesin fotokopi sebagai alat penggandaan bila tidak digunakan secara tepat dapat mengakibatkan tersebarluasnya suatu rahasia, tersebarluasnya berita yang tidak benar. Untuk menjaga alat/mesin agar senantiasa digunakan secara tepat dan mendukung kecepatan kerja setiap saat, pengaturan penggunaannya sangatlah diperlukan. Disinilah peran Subbag Persuratan dan Penggandaan dalam mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi sebagaimana tertuang dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 05 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja ANRI. Untuk mengaplikasikan pengaturannya, penggunaan mesin fotokopi perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan di ANRI.
- 2 - B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan di ANRI ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah dalam pelaksanaan kegiatan memberikan layanan penggandaan. Tujuan Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan di ANRI adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Subbagian Persuratan dan Penggandaan sehingga penggandaan dapat dilakukan secara tepat dan dapat mendukung kecepatan kerja setiap saat. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Layanan Penggandaan di ANRI ini berlaku dan digunakan oleh Subbagian Persuratan dan Penggandaan. Prosedur Tetap tentang Layanan ini meliputi layanan penggandaan di ANRI dan pembuatan laporan penggandaan di ANRI. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia, sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
- 3 - E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Layanan Penggandaan adalah layanan untuk memperbanyak dokumen kedinasan dari unit-unit pengolah/unit kerja secara cepat dan tepat sehingga dapat mendukung efektifitas kerja. 2. Berkas kedinasan adalah berkas yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas kedinasan. 3. Pengguna adalah Pegawai atau Unit Kerja yang menggunakan layanan penggandaan di Unit Subbagian Penggandaan dan Persuratan.
- 4 - BAB II PROSEDUR LAYANAN PENGGANDAAN Prosedur Layanan Penggandaan dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Pengganda Dokumen menerima berkas yang akan digandakan dari Unit Kerja. 2. Pengganda Dokumen memeriksa berkas yang akan digandakan, merupakan berkas kedinasan atau bukan kedinasan, dan menanyakan berapa banyak berkas akan digandakan. Apabila bukan merupakan berkas kedinasan maka tidak diberikan layanan penggandaan/di kembalikan ke unit yang bersangkutan dan jika berkas tersebut merupakan berkas kedinasan tetapi penggandaan yang diminta lebih dari 50 lembar maka harus meminta persetujuan Kepala Subbagian Persuratan dan Penggandaan. 3. Kasubbag Penggandaan dan Persuratan memberikan persetujuan penggandaan lebih dari 50 lembar. 4. Pengganda Dokumen melakukan penggandaan dengan terlebih dahulu menyiapkan kertas sesuai ukuran dan jumlah yang diminta. 5. Pengganda Dokumen Pencatatan mencatat pada buku pencatatan penggandaan tentang berkas yang telah digandakan, unit yang meminta dan berapa banyak jumlah penggandaannya. 6. Pengganda Dokumen mengembalikan berkas asli dan menyerahkan hasil penggandaan pada Unit Kerja. 7. Penyusunan Laporan Setelah selesai memberikan layanan penggandaan, setiap 3 bulan sekali menyusun laporan layanan penggandaan.
- 5 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan di ANRI ini dapat menjadi acuan bagi Subbagian Persuratan dan Penggandaan ANRI dalam melakukan layanan penggandaan sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan di ANRI ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal November 2011 KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 27 TAHUN 2011 TENTANG LAYANAN PENGGANDAAN
-1- DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG LAYANAN PENGGANDAAN LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGGANDAAN LAMPIRAN 2 FORMAT BUKU LAYANAN PENGGANDAAN
-2- Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : 27 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGGANDAAN Unit Penyelesaian No. Tahap Kegiatan Pengganda Dokumen Kasubbag Persuratan dan Penggandaan Unit Kerja Terkait 1 Menerima berkas yang akan digandakan 2 Memeriksa berkas yang akan digandakan dan menanyakan berapa banyak berkas akan digandakan. Apabila bukan merupakan berkas kedinasan maka tidak diberikan layanan penggandaan/di kembalikan ke unit yang bersangkutan dan jika berkas tersebut merupakan berkas kedinasan tetapi penggandaan yang diminta lebih dari 50 lembar maka harus meminta persetujuan >= 50 lembar bukan berkas kedinasan 3 Memberikan persetujuan penggandaan lebih dari 50 lembar tidak 4 Menggandakan berkas dengan terlebih dahulu menyiapkan kertas sesuai ukuran dan jumlah yang dibutuhkan < 50 lembar ya 5 Mencatat pada buku pencatatan penggandaan tentang berkas apa yang digandakan, unit apa yang meminta dan berapa jumlah penggandaan 6 Menyerahkan berkas asli dan hasil penggandaan pada unit yang bersangkutan 7 Menyusun laporan Norma waktu: 10 lembar/menit (tahap pelaporan setiap 3 bulan sekali) Kecepatan fotokopi tergantung dari kemampuan mesin fotokopi. Kecepatan pelayanan tergantung pada media yang digandakan (berupa lembaran, buku, atau kertas gambar). KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN
-3- Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : 27 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 FORMAT BUKU LAYANAN PENGGANDAAN No. Tanggal Nama Unit Kerja Masalah yang digandakan Jumlah Fotokopi Paraf Keterangan: Nomor Tanggal Nama Unit Kerja Masalah yang digandakan Jumlah fotokopi Paraf : diisi nomor urut dari awal dan seterusnya : diisi tanggal permintaan penggandaan : diisi nama yang meminta penggandaan : diisi nama unit kerja yang meminta penggandaan : diisi masalah yang digandakan : diisi jumlah permintaan penggandaan : diisi paraf yang meminta digandakan