Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Januari 2010 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 05 TAHUN 2010 TENTANG LAYANAN PERPUSTAKAAN A. Umum BAB I PENDAHULUAN Layanan Perpustakaan diselenggarakan untuk memperluas dan meningkatkan wawasan dan pengetahuan pegawai ANRI serta membantu pengguna atau peneliti dalam memperoleh bahan pustaka di ANRI yang dapat digunakan sebagai alat bantu dan bahan pelengkap dalam melakukan penelitian di Ruang Baca. Informasi yang bersumberkan kepada bahan pustaka merupakan penyempurnaan di dalam pemanfaatan arsip statis. Bahan pustaka merupakan wahana pelestarian kekayaan budaya dan peningkatan kecerdasan kehidupan bangsa melalui pengembangan dan pendayagunaan perpustakaan sebagai sumber informasi dalam bentuk karya tulis dan karya cetak. Untuk meningkatkan peran dan fungsi perpustakaan serta mendayagunakan bahan pustaka oleh pustakawan, pemandu pemustaka ataupun pemustaka, perlu adanya Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan. Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan diperlukan untuk pelaksanaan tugas layanan perpustakaan kepada pemustaka sebagai bentuk layanan prima dan tercapainya sinkronisasi atau harmonisasi pelaksanaan tugas dan fungsi antar unit kerja. Layanan Perpustakaan terdiri atas sistem terbuka dan tertutup yang ditentukan oleh masing-masing perpustakaan dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka serta dilakukan secara terpadu melalui kerjasama dan jejaring telematika dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. B. Maksud dan Tujuan Maksud dibuatnya Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan adalah agar petugas pada unit kerja di lingkungan Direktorat Pemanfaatan, khususnya unit kerja Perpustakaan dapat melaksanakan tugas sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya secara terarah. Sedangkan tujuannya adalah terciptanya harmonisasi dan sinkronisasi dalam menyelesaikan suatu kegiatan layanan perpustakaan baik internal maupun dengan unit kerja terkait dan dengan pemustaka.

3 - 2 - C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Layanan Perpustakaan berlaku dan digunakan di Subdit Layanan Arsip, Ruang Perpustakaan ANRI untuk Izin Akses Pengguna Perpustakaan (Publik), Tugas Pokok dan Fungsi Pustakawan/petugas perpustakaan dan Pelaksanaan Layanan Perpustakaan. Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan meliputi mekanisme atau tata cara pelaksanaan layanan perpustakaan, yaitu Layanan Teknis dan Layanan Pemustaka. Layanan Teknis, terdiri dari Layanan Pengadaan Bahan Pustaka dan Layanan Pengelolaan Bahan Pustaka. Layanan Pemustaka, terdiri dari Layanan Sirkulasi dan Layanan Referensi. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1982 jo Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1987 tentang Hak Cipta (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1987 Nomor 42, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3362); 3. Undnag-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 129, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4774); 4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846); 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2005 tentang Jenis dan Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak Yang Berlaku Pada Arsip Nasional Republik Indonesia; 6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP); 7. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia Sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2009; 9. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; 10. ISO tentang Standar Manajemen Mutu.

4 - 3 - E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan terdapat beberapa pengertian, antara lain: 1. Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak dan atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka; 2. Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak dan atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah dan dilayankan; 3. Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang diperuntukkan secara terbatas bagi pemustaka di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan keagamaan, rumah ibadah atau organisasi lain; 4. Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan; 5. Pemustaka adalah pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok orang, masyarakat atau lembaga yang memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan; 6. Pemandu Pemustaka adalah orang yang bertugas dan mendapat wewenang untuk memberikan panduan kepada pemustaka tentang cara menemukan bahan pustaka; 7. Bahan pustaka adalah semua hasil karya tulis, karya cetak dan atau karya rekam; 8. Penggandaan adalah tindakan memperbanyak naskah yang isinya sesuai dengan aslinya; 9. Katalog Perpustakaan adalah informasi koleksi perpustakaan/bahan pustaka yang ada di perpustakaan ANRI; 10. Pejabat Layanan Perpustakaan adalah pejabat yang berwenang mengambil keputusan di Unit Layanan Perpustakaan; 11. Petugas Layanan Penggandaan Arsip adalah petugas yang melayani penggandaan arsip kertas dan mencatatkan jumlah hasil penggandaan yang kemudian diserahkan kepada Petugas Layanan Keuangan; 12. Alih media bahan pustaka adalah kegiatan pengalih media rekam bahan pustaka dari media rekam tertentu ke bentuk/jenis media rekam lain dengan prosedur tertentu sesuai ketentuan perundangan-undangan yang berlaku; 13. Hak Cipta Bahan pustaka adalah hak eksklusif untuk mengumumkan atau memperbanyak bahan pustaka yang timbul secara otomatis setelah suatu ciptaan dilahirkan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku;

5 Sarana Bantu Penemuan Bahan pustaka (jurnal) adalah panduan yang dimaksudkan untuk mendeskripsi secara umum koleksi bahan pustaka yang tersedia dan dimaksudkan untuk memberikan informasi mengenai jumlah dan jenis bahan pustaka arsip yang tersimpan; 15. Sumber Daya Perpustakaan adalah semua tenaga, sarana dan prasarana serta dana yang dimiliki dan atau dikuasai oleh perpustakaan. 16. Layanan Perpustakaan Tidak Langsung adalah permintaan informasi bahan pustaka melalui korespondensi surat, faksimili dan elektronik serta telepon; 17. Petugas Layanan Keuangan atau yang disebut dengan Kasir adalah petugas yang melayani penerimaan transaksi keuangan yang berlaku pada layanan arsip dan membuat serta menandatangani tanda bukti penerimaan uang.

6 - 5 - BAB II PROSEDUR LAYANAN PERPUSTAKAAN Subdit Layanan Arsip, Ruang Perpustakaan ANRI memiliki Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan. Layanan Perpustakaan meliputi mekanisme atau tata cara pelaksanaan layanan perpustakaan, yaitu Layanan Teknis dan Layanan Pemustaka. Layanan Teknis, terdiri dari Pengadaan Bahan Pustaka dan Pengelolaan Bahan Pustaka. Layanan Pemustaka, terdiri dari Layanan Sirkulasi dan Layanan Referensi. A. Layanan Teknis 1. Pengelolaan Bahan Pustaka a. Pemandu Pemustaka menerima dan mencocokkan bahan pustaka dari Pejabat Pengadaan; b. Pemandu Pemustaka mencatat dan memberikan stempel pada bahan pustaka; c. Pemandu Pemustaka membuat deskripsi bibliografi; d. Pustakawan menentukan nomor klasifikasi dan tajuk subyek; e. Pustakawan membuat kartu katalog; f. Pemandu Pemustaka memberi label dan sampul pada bahan pustaka; g. Pemandu Pemustaka menata bahan pustaka di rak; h. Pustakawan menata kartu katalog di lemari katalog. B. Layanan Bahan Pustaka 1. Layanan Peminjaman Bahan Pustaka a. Pemandu Pemustaka memandu Pemustaka mengisi buku tamu; b. Pustakawan menginformasikan buku yang dibutuhkan Pemustaka; c. Pemandu Pemustaka membantu Pemustaka menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan; d. Pemandu Pemustaka menyerahkan bahan pustaka kepada Pemustaka; e. Pustakawan mencatat bahan pustaka yang dipinjam Pemustaka; f. Pustakawan menginformasikan tentang batas peminjaman bahan pustaka maksimal dua minggu dan bahan pustaka yang dapat dipinjam sebanyak 2 judul; peminjaman bahan pustaka lain setelah mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam sebelumnya; serta penggantian jika menghilangkan bahan pustaka yang dipinjam.

7 Layanan Penggandaan Bahan Pustaka a. Pemustaka mengisi formulir penggandaan dan menyerahkan kepada Pustakawan; b. Pustakawan menerima bahan pustaka yang akan digandakan beserta formulir penggandaan; c. Pustakawan mencatat bahan pustaka yang akan digandakan pada buku penggandaan; d. Pustakawan meminta paraf pengesahan kepada Pejabat Layanan; e. Pustakawan menyerahkan bahan pustaka yang akan digandakan kepada Petugas Penggandaan; f. Petugas penggandaan melakukan penggandaan dan menghitung jumlah hasil penggandaan; g. Petugas penggandaan menyerahkan bahan pustaka dan hasil penggandaan beserta formulir penggandaan kepada Petugas Layanan Keuangan/Kasir; h. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menerima pembayaran dan menyerahkan kwitansi; i. Petugas Layanan Keuangan/Kasir mengembalikan buku kepada Pustakawan; j. Pustakawan mengembalikan dan menata kembali bahan pustaka ke rak sesuai dengan nomor kelas bahan pustaka tersebut. 3. Layanan Pengembalian Bahan Pustaka a. Pemandu Pemustaka menerima bahan pustaka yang telah selesai dipinjam Pemustaka; b. Pustakawan mencatat bahan pustaka yang telah selesai dipinjam dan mencatat ulang kembali bahan pustaka apabila Pemustaka memperpanjang peminjaman bahan pustaka tersebut serta menetapkan jatuh tempo pengembalian bahan pustaka; c. Pustakawan mengembalikan bahan pustaka yang telah selesai dipinjam dan menyusun kembali bahan pustaka di rak sesuai dengan nomor kelas bahan pustaka tersebut.

8 - 7 - BAB III PENUTUP Kami berharap Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan ini dapat menjadi acuan bagi petugas unit kerja lingkungan Sub Direktorat Layanan Arsip dan unit kerja terkait agar semua pelaksanaan pelayanan perpustakaan dapat berjalan sesuai tugas dan fungsinya yang pada akhirnya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan prima khususnya peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Prosedur Tetap tentang Layanan Perpustakaan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Januari 2010 DIREKTUR PEMANFAATAN, DARMIATI

9 3 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 05 TAHUN 2010 TENTANG LAYANAN PERPUSTAKAAN

10 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG LAYANAN PERPUSTAKAAN A. DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGELOLAAN BAHAN PUSTAKA B. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA C. DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGGANDAAN BAHAN PUSTAKA D. DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA

11 - 2 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGELOLAAN BAHAN PUSTAKA No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Pustakawan Pemandu Pemustaka Pejabat Pengadaan 1 Menerima dan mencocokkan bahan pustaka dari Pejabat Pengadaan 2 Mencatat dan memberikan stempel pada bahan pustaka 3 Membuat deskripsi bibliografi 4 Menentukan nomor klasifikasi dan tajuk subyek 5 Membuat kartu katalog 6 Memberi label dan sampul pada bahan pustaka 7 Menata bahan pustaka di rak 8 Menata kartu katalog di lemari katalog Norma Waktu: 4 bulan

12 - 3 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pemandu Pemustaka Pustakawan Pemustaka 1 Memandu Pemustaka mengisi buku tamu 2 Menginformasikan buku yang dibutuhkan Pemustaka 3 Membantu Pemustaka menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan 4 Menyerahkan bahan pustaka kepada Pemustaka 5 Mencatat bahan pustaka yang dipinjam Pemustaka 6 Menginformasikan tentang batas peminjaman bahan pustaka maksimal dua minggu dan bahan pustaka yang dapat dipinjam sebanyak 2 judul; peminjaman bahan pustaka lain setelah mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam sebelumnya; serta penggantian jika menghilangkan bahan pustaka yang dipinjam Norma Waktu: menit

13 - 4 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGGANDAAN BAHAN PUSTAKA Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pustakawan Pejabat Layanan Petugas Penggandaan Kasir Pemustaka 1 Mengisi formulir penggandaan dan menyerahkan kepada Petugas Perpustakaan 2 Menerima bahan pustaka yang akan digandakan beserta formulir penggandaan 3 Mencatat bahan pustaka yang akan digandakan pada buku penggandaan 4 Meminta paraf pengesahan kepada Pejabat Layanan 5 Menyerahkan bahan pustaka yang akan digandakan kepada Petugas Penggandaan 6 Melakukan penggandaan dan menghitung jumlah hasil penggandaan 7 Menyerahkan bahan pustaka dan hasil penggandaan beserta formulir penggandaan kepada Petugas Layanan Keuangan/Kasir 8 Menerima pembayaran dan menyerahkan kwitansi 9 Mengembalikan buku kepada Pustakawan 10 Mengembalikan dan menata kembali bahan pustaka ke rak sesuai dengan nomor kelas bahan pustaka tersebut Norma Waktu: menit (tergantung dari banyaknya pengguna dan jumlah yang digandakan)

14 - 5 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGEMBALIAN BAHAN PUSTAKA Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pemandu Pemustaka Pustakawan Pemustaka 1 Menerima bahan pustaka yang telah selesai dipinjam Pemustaka; 2 Mencatat bahan pustaka yang telah selesai dipinjam dan mencatat ulang kembali bahan pustaka apabila Pemustaka memperpanjang peminjaman bahan pustaka tersebut serta menetapkan jatuh tempo pengembalian bahan pustaka; dan 3 Mengembalikan bahan pustaka yang telah selesai dipinjam dan menyusun kembali bahan pustaka di rak sesuai dengan nomor kelas bahan pustaka tersebut. Norma Waktu: menit DIREKTUR PEMANFAATAN, DARMIATI