Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Pelaksanaan Orientasi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal September 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 22 TAHUN 2011 TENTANG PELAKSANAAN ORIENTASI CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL (CPNS) BAB I PENDAHULUAN A. Umum Arsip Nasional Repulik Indonesia (ANRI) sebagai salah satu Lembaga Pemerintah Non Kementrian (LPNK) mempunyai tugas pemerintahan di bidang kearsipan yang bertujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah. Untuk mencapai tujuan itu semua diperlukan Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang memiliki kompetensi secara profesional, adil, dan berkualitas dari waktu ke waktu sehingga mampu melaksanakan tugas pokok dan fungsinya seperti yang diamanatkan oleh Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 05 Tahun PNS merupakan unsur utama sumber daya manusia aparatur negara mempunyai peranan penting dalam keberhasilan penyelenggaraan roda pemerintahan dan pembangunan. Sosok PNS yang mampu memainkan peran tersebut adalah PNS yang mempunyai kompetensi yang diindikasikan dari sikap dan perilakunya yang penuh dengan kesetiaaan dan ketaatan kepada negara, pemerintah, bermoral dan bermental baik, profesional, sadar akan tanggungjawabnya sebagai pelayan publik, serta mampu menjadi perekat persatuan dan kesatuan bangsa dalam rangka mewujudkan iklim kepemerintahan yang baik (good governance). Dalam rangka membentuk sosok PNS seperti yang diharapkan, perlu dilaksanakan pembinaan dini yaitu sejak menjadi CPNS. Salah satu bentuk program pembinaan pegawai sejak dini yaitu melalui program orientasi atau pengenalan terhadap situasi dan lingkungan yang baru. Dengan adanya Program Orientasi CPNS di lingkungan ANRI diharapkan setiap CPNS mengetahui dan memahami serta mampu menjalankan tugas dan fungsinya dalam rangka peningkatan pengetahuan dan keterampilan.

3 - 2 - Keberhasilan penyelenggaraan roda pemerintahan sangat ditentukan oleh peran Pegawai Negeri Sipil di dalam menjalankan tugas-tugasnya sebagai aparatur negara yang melayani masyarakat. Untuk dapat menjalankan peranan tersebut maka seorang PNS harus memiliki pengetahuan, kemampuan dan keterampilan yang memadai yang disertai dengan sikap moral dan mental yang baik, perilaku yang setia dan taat kepada pemerintah dan negara, bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, dan mampu menjadi perekat persatuan dan kesatuan bangsa. Pembinaan yang dilakukan terhadap CPNS adalah berupa pendidikan dan pelatihan prajabatan yang harus dilakukan sebelum dilaksanakan pengangkatan menjadi PNS sesuai dengan Keppres Nomor 30 tahun Sebagai CPNS ANRI adalah merupakan sebuah kewajiban untuk mengetahui dan memahami secara teori dan praktik tentang ilmu-ilmu Kearsipan. Sebab bagaimanapun, sebagai pegawai aparatur Lembaga yang menangani bidang kearsipan dalam rangka memberikan pelayanan optimal kepada publik harus memahami betul tentang tugas dan fungsi dari lembaga serta ilmu kearsipan itu sendiri. Pendidikan dan Pelatihan Dasar-dasar Kearsipan adalah ajang pendidikan di bidang kearsipan yang tepat bagi CPNS di lingkungan ANRI yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian dan keterampilan setiap CPNS. B. Maksud dan Tujuan Maksud penyusunan Prosedur Tetap tentang Pelaksanaan Orientasi CPNS adalah sebagai pedoman dalam rangka pelaksanaan kegiatan orientasi bagi CPNS di lingkungan ANRI. Sedangkan tujuan dari penyusunan prosedur tetap ini adalah untuk efesiensi dan efektivitas pelaksanaan kegiatan sehingga tercapai sasaran untuk membentuk CPNS yang memiliki disiplin, dedikasi kerja dan rasa memiliki dalam rangka pencapaian tujuan dari instansi. C. Ruang Lingkup Ruang lingkup dari Prosedur Tetap tentang Pelaksanaan Orientasi CPNS ini meliputi Pembekalan Orientasi CPNS, Pelaksanaan Diklat Dasar-Dasar Kearsipan, dan Pelaksanaan Diklat Prajabatan Golongan II dan III. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara

4 - 3 - Republik Indonesia Nomor 304) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 42 Tahun 2004 tentang Jiwa Korps dan Kode Etik Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4450); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5135); 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Pemerintah; 6. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Orientasi adalah pengenalan awal tempat atau lingkungan kerja bagi CPNS di lingkungan ANRI termasuk juga tentang organisasi dan tata kerja instansi. 2. Pembekalan adalah pemberian materi pengetahuan bagi CPNS diantaranya mengenai organisasi dan tata kerja ANRI, bidang kearsipan, bidang hukum dan kepegawaian, serta bidang-bidang lain yang berhubungan dengan tugas pokok dan fungsi ANRI secara keseluruhan. 3. Magang adalah kegiatan praktek kerja bagi CPNS di unit-unit kerja di lingkungan ANRI sebagai bentuk sosialisasi serta penerapan teori-teori yang sudah diterima. 4. Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan adalah salah satu jenis Diklat yang merupakan syarat pengangkatan CPNS menjadi PNS. 5. Pendidikan dan Pelatihan Dasar-Dasar Kearsipan adalah Diklat Dasar di bidang kearsipan yang wajib diberikan dan diikuti oleh setiap CPNS yang masuk ANRI.

5 - 4 - BAB II PROSEDUR PELAKSANAAN ORIENTASI CPNS A. Pembekalan CPNS 1. Diskesra Pegawai membuat dan menyampaikan usulan program pembekalan CPNS kepada Kabag. 2. Kabag mengoreksi dan menyampaikan usulan program tersebut kepada Karo Hukum dan. 3. Karo Hukum dan memberikan persetujuan terhadap usulan program tersebut kemudian mendisposisikan kepada Kabag. 4. Kabag memerintahkan kepada Diskesra Pegawai untuk proses lebih lanjut. 5. Diskesra Pegawai memerintahkan Pemroses untuk membuat naskah surat perintah peserta dan pengajar serta jadwal kegiatan. 6. Pemroses membuat dan menyampaikan naskah surat perintah peserta dan pengajar serta jadwal kegiatan kepada Diskesra Pegawai. 7. Diskesra Pegawai menerima dan mengoreksi naskah surat perintah peserta dan pengajar serta jadwal kegiatan kemudian menyampaikan kepada Kabag. 8. Kabag mengoreksi dan menyampaikan naskah surat perintah peserta dan pengajar serta jadwal kegiatan kepada Karo Hukum dan untuk mendapat persetujuan. 9. Karo Hukum dan memberikan persetujuan kemudian mendisposisikan kepada Kabag. 10. Kabag memerintahkan kepada Diskesra Pegawai untuk proses lebih lanjut. 11. Diskesra Pegawai memerintahkan Pemroses mendistribusikan surat perintah peserta dan pengajar. 12. Pemroses memberikan nomor surat perintah, menggandakan dan mendistribusikan kepada peserta. 13. Pemroses memberikan nomor surat perintah, menggandakan dan mendistribusikan kepada pengajar. 14. a. Setelah pelaksanaan pembekalan CPNS, Diskesra menerima laporan pelaksanaan dari Pengajar kemudian menyampaikan kepada Kabag. b. Kabag mendisposisikan kembali laporan kepada Diskesra.

6 Diskesra menyerahkan berkas laporan kepada Pemroses untuk disimpan. 16. Pemroses menyimpan berkas. B. Pelaksanaan Diklat Dasar-Dasar Kearsipan Bagi CPNS 1. Diskesra membuat dan menyampaikan usulan rencana program diklat dasardasar kearsipan CPNS kepada Kabag. 2. Kabag mengoreksi dan menyampaikan usulan rencana program tersebut kepada Karo Hukum dan. 3. Karo Hukum dan memberikan persetujuan kemudian mendisposisikan kepada Kabag untuk dilaksanakan. 4. Kabag memerintahkan Diskesra untuk proses lebih lanjut. 5. Kasubbga Diskesra memerintahkan Pemroses untuk membuat naskah surat perintah peserta dan pengajar. 6. Pemroses selanjutnya menindaklanjuti dengan membuat naskah surat perintah peserta dan pengajar, serta jadwal kegiatan kemudian menyampaikan kepada Diskesra. 7. Diskesra mengoreksi dan menyampaikan naskah surat perintah dan jadwal tersebut kepada Kabag. 8. Kabag mengoreksi dan menyampaikan naskah surat perintah dan jadwal tersebut Karo Hukum dan untuk mendapatkan persetujuan. 9. Karo Hukum dan memberikan persetujuan, menandatangani, dan mendisposisikan naskah surat perintah beserta jadwal kegiatan kepada Kabag. 10. Kabag memerintahkan Diskesra untuk proses lebih lanjut. 11. Diskesra memerintahkan Pemroses Aministrasi untuk mendistribusikan surat perintah peserta dan pengajar. 12. Pemroses memberikan nomor surat perintah, menggandakan dan mendistribusikan surat perintah pengajar beserta jadwal kegiatannya. 13. Pemroses memberikan nomor surat perintah, menggandakan dan mendistribusikan surat perintah peserta beserta jadwal kegiatannya. 14. Setelah selesai mengikuti diklat, Pemroses menerima salinan sertifikat lulus atau telah mengikuti kegiatan dari Peserta. 15. Pemroses menyerahkan salinan sertifikat kepada Pegawai. 16. Pemroses menyimpan berkas.

7 - 6 - C. Pelaksanaan Diklat Prajabatan Golongan II dan III 1. Pemroses membuat data usulan dan naskah surat pendaftaran calon peserta diklat prajabatan kemudian menyampaikan kepada Diskesra. 2. Diskesra mengoreksi dan menyampaikan data usulan dan naskah surat pendaftaran calon peserta diklat prajabatan kepada Kabag. 3. Kabag mengoreksi dan menyampaikan data usulan dan naskah surat pendaftaran calon peserta diklat prajabatan kepada Karo Hukum dan untuk mendapat persetujuan. 4. Karo Hukum dan memberi persetujuan dan mendisposisikan kepada Kabag. 5. Kabag memerintahkan Diskesra untuk proses lebih lanjut. 6. Diskesra memerintahkan Pemroses untuk mengirim surat pendaftaran peserta kepada lembaga/instansi penyelenggara diklat prajabatan. 7. Pemroses berkoordinasi dengan Subbag Persuratan dan Penggandaan untuk meminta nomor surat. 8. Pemroses mengirim surat pendaftaran peserta kepada lembaga/instansi penyelenggara diklat. 9. Karo Hukum dan menerima surat pemanggilan peserta diklat prajabatan yang dikirimkan oleh lembaga/instansi penyelenggara diklat prajabatan kemudian mendisposisikan kepada Kabag. 10. Kabag memahami disposisi dan memerintahkan Diskesra untuk proses lebih lanjut. 11. Diskesra memerintahkan Pemroses untuk membuat naskah surat perintah peserta diklat prajabatan. 12. Pemroses membuat naskah surat perintah peserta diklat prajabatan kemudian menyampaikan kepada Diskesra. 13. Diskesra mengoreksi dan menyampaikan kepada Kabag. 14. Kabag mengoreksi dan menyampaikan kepada Karo Hukum dan untuk ditandatangani. 15. Karo Hukum dan memberikan persetujuan dan menandatangani surat perintah peserta diklat prajabatan kemudian menyerahkan kepada Kabag. 16. Kabag memerintahkan kepada Diskesra untuk proses lebih lanjut. 17. Diskesra memerintahkan Pemroses untuk mendistribusikan surat perintah peserta diklat prajabatan. 18. Pemroses kemudian memberikan nomor surat perintah dan mendistribusikan kepada peserta diklat.

8 Setelah selesai mengikuti diklat, peserta menyerahkan salinan sertifikat lulus atau telah mengikuti diklat prajabatan kepada Pemroses. 20. Pemroses menyerahkan salinan sertifikat kepada Pegawai untuk disimpan dalam personal file pegawai. 21. Pemroses menyimpan berkas.

9 - 8 - BAB III PENUTUP Sebagai aparatur negara PNS harus mampu memainkan peran dalam keberhasilan penyelenggaraan roda pemerintahan dan pembangunan dengan kompetensi, sikap serta prilaku yang penuh pengabdian, kesetiaan kepada bangsa dan negara. Sikap profesionalisme dan penuh kesadaran akan tanggungjawab sebagai pelayan publik adalah sosok yang harus dimiliki oleh setiap PNS. Dalam rangka menumbuhkan sikap dan tanggung jawab tersebut, seorang PNS memerlukan sebuah sarana pembinaan yang rutin dan berkelanjutan serta dapat dirasakan langsung oleh pegawai dengan cara atau sikap yang tetap arif penuh kekeluargaan namun tidak keluar dari norma-norma yang berlaku. Sebagai aparatur negara/pemerintah sudah menjadi keharusan untuk melaksanakan segala norma maupun aturan-aturan yang berlaku, sehingga bukti dan pertanggungjawaban kepada publik dapat kita wujudkan. Prosedur Tetap tentang Pelaksanaan Orientasi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal September 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

10 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 22 TAHUN 2011 TENTANG PELAKSANAAN ORIENTASI CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL (CPNS)

11 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PELAKSANAAN ORIENTASI CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL (CPNS) LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN ORIENTASI CPNS LAMPIRAN 2 PELAKSANAAN DIKLAT DASAR-DASAR KEARSIPAN BAGI CPNS LAMPIRAN 3 PELAKSANAAN DIKLAT PRAJABATAN GOLONGAN II DAN III

12 - 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2011 Tanggal : September 2011 DIAGRAM ALIR PEMBEKALAN ORIENTASI CPNS Unit Penyelesaian No. Tahap Kegiatan Pemroses Diskesra Kabag Karo Hukum dan Pengajar Peserta 1 Membuat dan menyampaikan usulan program pembekalan CPNS 2 Mengoreksi dan menyampaikan usulan program pembekalan CPNS 3 Memberikan persetujuan dan mendisposisikan 4 Memerintahkan proses lebih lanjut 5 Memerintahkan membuat naskah surat perintah peserta dan pengajar serta jadwal kegiatan

13 - 3 - Unit Penyelesaian No. Tahap Kegiatan Pemroses Diskesra Kabag Karo Hukum dan Pengajar Peserta 6 Membuat dan menyampaikan naskah surat perintah peserta dan pengajar serta jadwal kegiatan 7 Menerima dan mengoreksi naskah surat perintah peserta dan pengajar serta jadwal kegiatan 8 Mengoreksi dan menyampaikan naskah surat perintah peserta dan pengajar serta jadwal kegiatan 9 Memberikan persetujuan dan mendisposisikan 10 Memerintahkan proses lebih lanjut 11 Memerintahkan pendistribusian surat perintah peserta dan pengajar 12 Memberikan nomor surat perintah, menggandakan dan mendistribusikan kepada peserta

14 - 4 - Unit Penyelesaian No. Tahap Kegiatan Pemroses Diskesra Kabag Karo Hukum dan Pengajar Peserta 13 Memberikan nomor surat perintah, menggandakan dan mendistribusikan kepada pengajar 14 a. Diskesra enerima dan menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan pembekalan CPNS b. Kabag mendisposisikan membali laporan pelaksanaan kegiatan untuk proses lebih lanjut 15 Menyerahkan berkas laporan untuk disimpan 16 Menyimpan berkas Norma Waktu: 2 minggu

15 - 5 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2011 Tanggal : September 2011 DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN DIKLAT DASAR-DASAR KEARSIPAN BAGI CPNS Unit Penyelesaian No. Tahap Kegiatan Pemroses Diskesra Pegawai Kabag Karo Pengajar Peserta 1 Membuat dan menyampaikan usulan rencana program diklat dasar-dasar kearsipan CPNS 2 Mengoreksi dan menyambpaikan usulan rencana program diklat dasar-dasar kearsipan CPNS 3 Memberikan persetujuan dan mendisposisikan pelaksanaan kegiatan 4 Memerintahkan proses lebih lanjut 5 Memerintahkan membuat naskah surat perintah peserta dan pengajar

16 - 6 - Unit Penyelesaian No. Tahap Kegiatan Pemroses Diskesra Pegawai Kabag Karo Pengajar Peserta 6 Membuat naskah surat perintah peserta dan pengajar serta jadwal kegiatan 7 Mengoreksi dan menyampaikan naskah surat perintah dan jadwal kegiatan 8 Mengoreksi dan menyampaikan naskah surat perintah dan jadwal kegiatan untuk mendapatkan persetujuan 9 Memberikan persetujuan, menandatangani, dan mendisposisikan nashah surat perintah beserta jadwal kegiatan 10 Memerintahkan proses lebih lanjut 11 Memerintahkan pendistribusian surat perintah peserta dan pengajar 12 Memberikan nomor surat perintah, menggandakan dan mendistribusikan surat perintah pengajar beserta jadwal kegiatannya

17 - 7 - Unit Penyelesaian No. Tahap Kegiatan Pemroses Diskesra Pegawai Kabag Karo Pengajar Peserta 13 Memberikan nomor surat perintah, menggandakan dan mendistribusikan surat perintah peserta beserta jadwal kegiatannya 14 Menerima salinan sertifikat lulus atau telah mengikuti kegiatan diklat 15 Menyerahkan salinan sertifikat 16 Menyimpan berkas Norma Waktu: 3 minggu

18 - 8 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2011 Tanggal : September 2011 DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN DIKLAT PRAJABATAN GOLONGAN II DAN III Unit Penyelesaian No. Tahap Kegiatan 1 Membuat dan menyampaikan data usulan dan naskah surat pendaftaran calon peserta diklat prajabatan Pemroses Diskesra Pegawai Kabag Karo Hukum dan Peserta Diklat Persuratan dan Penggandaan Lembaga /Instansi Penyelenggara Diklat 2 Mengoreksi dan menyampaikan data usulan dan naskah surat pendaftaran calon peserta diklat prajabatan 3 Mengoreksi dan menyampaikan data usulan dan naskah surat pendaftaran calon peserta diklat prajabatan 4 Memberi persetujuan dan mendisposisikan

19 - 9 - Unit Penyelesaian No. Tahap Kegiatan 5 Memerintahkan proses lebih lanjut Pemroses Diskesra Pegawai Kabag Karo Hukum dan Peserta Diklat Persuratan dan Penggandaan Lembaga /Instansi Penyelenggara Diklat 6 Memerintahkan pengiriman surat pendaftaran peserta 7 Berkoordinasi untuk meminta nomor surat 8 Mengirim surat pendaftaran peserta 9 Menerima surat pemanggilan peserta diklat prajabatan kemudian mendisposisi 10 Memahami disposisi dan memerintahkan proses lebih lanjut 11 Memerintahkan untuk membuat naskah surat perintah peserta diklat prajabatan

20 Unit Penyelesaian No. Tahap Kegiatan 12 Membuat dan menyampaikan naskah surat perintah peserta diklat prajabatan Pemroses Diskesra Pegawai Kabag Karo Hukum dan Peserta Diklat Persuratan dan Penggandaan Lembaga /Instansi Penyelenggara Diklat 13 Mengoreksi dan menyampaikan naskah surat perintah peserta diklat prajabatan 14 Mengoreksi dan menyampaikan naskah surat perintah peserta diklat prajabatan untuk ditandatangani 15 Memberikan persetujuan dan menandatangani surat perintah peserta diklat prajabatan 16 Memerintahkan proses lebih lanjut 17 Memerintahkan pendistribusian surat perintah peserta diklat prajabatan 18 Memberikan nomor surat perintah dan mendistribusikan

21 Unit Penyelesaian No. Tahap Kegiatan 19 Menerima salinan sertifikat lulus atau telah mengikuti diklat prajabatan Pemroses Diskesra Pegawai Kabag Karo Hukum dan Peserta Diklat Persuratan dan Penggandaan Lembaga /Instansi Penyelenggara Diklat 20 Menyerahkan salinan sertifikat lulus atau telah mengikuti diklat prajabatan untuk disimpan dalam personal file 21 Menyimpan berkas Norma Waktu: 24 hari kerja SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI