Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Pelayanan Terhadap telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Juli 2010 Plt. SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 65 TAHUN 2010 TENTANG PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN BAB I PENDAHULUAN A. Umum Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang mempunyai tanggung jawab sebagai penyelenggara kearsipan nasional yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam melaksanakan tanggung jawab ANRI perlu dukungan administrasi yang rapi dan sistematis, sesuai dengan peraturan yang berlaku. Salah satu dukungan administrasi yang dilakukan adalah Pelayanan Terhadap sebagaimana tertuang dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun Tugas dan fungsi Tata Usaha adalah melaksanakan kegiatan Pelayanan Terhadap di lingkungan Kepala, Sekretaris Utama, dan para Deputi. Pelayanan Terhadap yang terpadu dan berkesinambungan sesuai dengan pedoman dan aturan yang telah ditetapkan akan menunjang kinerja SDM dan keberhasilan tujuan organisasi secara keseluruhan. Selain melakukan kegiatan Pelayanan Terhadap juga melakukan koordinasi dengan unit unit kerja lain yang terkait seperti Bagian Kearsipan, Bagian Humas, Bagian Perencanaan, Bagian Keuangan dan Bagian Kepegawaian. Kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi di Bagian Tata Usaha dalam Pelayanan Terhadap akan berhasil apabila ditunjang dengan Sumber Daya Manusia yang mempunyai keterampilan bidang administrasi, kesekretarisan, komputer, bahasa dan pengelolaan arsip yang baik. Bidang ketatausahan merupakan tolak ukur

3 - 2 - keberhasilan administrasi dan pencapaian tujuan organisasi ANRI sesuai dengan visi dan misinya. B. Maksud dan Tujuan Dengan adanya Prosedur Tetap Pelayanan Terhadap di lingkungan ANRI dimaksudkan agar ada ketentuan/aturan serta proses yang jelas tentang Pelayanan Terhadap terhadap pimpinan ANRI yang dilaksanakan oleh Bagian Tata Usaha pada khususnya dan unit-unit kerja ANRI pada umumnya. Tujuannya adalah untuk keseragaman dan ketertiban dalam kegiatan pelayanan terhadap pimpinan baik segi administrasi maupun proses kerja dalam rangka pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan ANRI. C. Ruang Lingkup Materi Prosedur Tetap Pelayanan Terhadap di Bagian Tata Usaha adalah pengaturan agenda kegiatan pimpinan, penyelenggaraan rapat di lingkungan pimpinan (rapat pimpinan, rapat baperjakat, rapat unit), penyiapan bahan presentasi/pidato pimpinan, pelayanan persiapan perjalanan dinas pimpinan, pelayanan telepon, dan penerimaan tamu pimpinan. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

4 - 3 - E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang tata cara kerja dan urutan kegiatan tertentu. 2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 3. Penyiapan konsep naskah dinas adalah kegiatan pembuatan konsep naskah dinas sampai dengan pengetikan final naskah dinas. 4. adalah seluruh Pejabat di ANRI yang memegang jabatan eselon I dan eselon II. 5. Pencatatan Naskah Dinas Masuk adalah kegiatan pencataan/agenda naskah dinas yang masuk ke pimpinan dari instansi luar ANRI atau dari internal ANRI. 6. Pencatatan Naskah Dinas Keluar adalah kegiatan pencatatan/agenda naskah dinas keluar dari instansi ANRI kepada instansi lain yang terkait. 7. Pendistribusian Naskah Dinas adalah kegiatan pendistribusian naskah dinas masuk. yang telah mendapat disposisi dari pimpinan setingkat eselon I kepada unit-unit di bawahnya setingkat eselon II dan termasuk naskah dinas keluar ANRI. 8. Pengaturan agenda kegiatan pimpinan adalah pengaturan dan penjadwalan kegiatan /acara pimpinan. 9. Penjadwalan rapat pimpinan (Rapim) dan Rapat di lingkungan Sekretariat Utama adalah pengaturan jadwal, undangan, dan tempat rapat. 10. Penyiapan bahan presentasi/pidato pimpinan adalah kegiatan penyiapan bahan presentasi/pidato pimpinan dapat berupa slide atau naskah pidato. 11. Pelayanan persiapan perjalanan dinas pimpinan adalah kegiatan penyiapan berkas termasuk di dalamnya surat perintah dan SPPD perjalanan dinas pimpinan. 12. Pelayanan telepon adalah kegiatan pelayanan penerimaan dan pelayanan telepon keluar pimpinan. 13. Penerimaan tamu pimpinan adalah pengaturan waktu penerimaan tamu yang akan menghadap kepada pimpinan.

5 - 4 - BAB II PROSEDUR PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN A. Pengaturan Agenda/Jadwal Kegiatan Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah berurutan sebagai berikut: 1. Staf/Arsiparis menerima dan mencatat naskah dinas dari internal/eksternal ANRI tentang undangan rapat, permohonan narasumber, dan kunjungan kerja. 2. a. Kepala Bagian (Kabag) TU menerima laporan tentang undangan rapat, permohonan narasumber, dan kunjungan kerja untuk Kepala ANRI. b. TU menerima laporan tentang undangan rapat, permohonan narasumber, dan kunjungan kerja untuk para Eselon I. 3. menerima naskah dinas/informasi tersebut untuk menentukan keputusan apabila ada pendelegasian. 4. Kabag TU melakukan konfirmasi tentang kehadiran para pimpinan kepada pihak eksternal/internal. B. Penyelenggaraan Rapat di Lingkungan Penyelenggaraan rapat di lingkungan pimpinan merupakan kegiatan pengaturan rapat di lingkungan ANRI. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah yang berurutan sebagai berikut: 1. Rapat Rapat pimpinan dilakukan setiap bulan pada minggu pertama yang dihadiri oleh tingkat eselon I, II dan III terkait yang membahas masalah-masalah organisasi ANRI secara menyeluruh dan dipimpin oleh Kepala ANRI. Untuk pelaksanaan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah dengan urutan sebagai berikut: a. Kabag TU menerima dan mendisposisikan perintah tentang pelaksanaan rapat pimpinan. b. TU memerintahkan untuk membuat undangan dan daftar hadir rapat. c. Staf/Arsiparis membuat undangan rapat, mendistribusikan kepada Eselon I,II,III terkait, serta membuat daftar hadir. d. TU melaporkan hasil pendistribusian dan membuat notulen rapat kepada Kabag Tu. e. Kabag TU melakukan koordinasi dengan:

6 - 5-1) Perlengkapan dna Rumah Tangga untuk penyediaan ruang rapat dan konsumsi 2) Publikasi dna dokumnetasi untuk serta dokumentasi dan rekaman suara. f. Kepala ANRI menerima laporan hasil rapat pimpinan. 2. Rapat Baperjakat Rapat Badan Pertimbang Jabatan dan Kepangkatan (Baperjakat) anggotanya terdiri dari para pejabat eselon I dan Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian (eselon II). Untuk pelaksanaan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah dengan urutan: a. Kabag TU menerima informasi dari Bagian Kepegawaian tentang pelaksanaan rapat Baperjakat. b. TU menerima perintah untuk mengkomunikasikan pelaksanaan rapat: 1) Jika pelaksanaan rapat tidak ada perubahan, maka TU menginformasikan kepada pejabat terkait. 2) Jika pelaksanaan rapat ada perubahan, maka TU berkoordinasi Kabag TU. c. ANRI menerima informasi tentang pelaksanaan rapat yang sifatnya terbatas. d. Kabag TU melakukan koordinasi pelaksanaan rapat tersebut kepada Subag Perlengkapan dan RT untuk penyediaan ruangan dan konsumsi. 3. Rapat Unit Rapat Unit dilakukan unit internal ANRI yang diusulkan minimal setingkat Eselon II. Untuk pelaksanaan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah dengan urutan: a. TU menerima informasi tentang rapat yang melibatkan pimpinan dari unit kerja pengusul dan membuatkan jadwal bagi pimpinan untuk memimpin rapat. b. Staf/Arsiparis menerima perintah untuk membuat undangan dan daftar hadir kepada pejabat terkait serta mendistribusikan undangan tersebut. c. ANRI menerima informasi tentang adanya rapat baik melalui undangan maupun telepon bila sifatnya mendadak. d. TU melakukan koordinasi pelaksanaan rapat tersebut kepada Subag Perlengkapan dan RT untuk penyediaan ruangan dan konsumsi. e. TU menerima perintah untuk membuat notulen rapat dan melaporkan hasil penyelenggaraan rapat kepada ANRI.

7 - 6 - f. Kabag TU menerima laporan dari TU tentang penyelenggaraan rapat kerja unit. C. Penyiapan Bahan Presentasi/Pidato ANRI Kegiatan penyiapan bahan presentasi/pidato pimpinan dapat berupa slide atau naskah pidato. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah sebagai berikut: 1. Kabag TU menerima instruksi tentang adanya kegiatan yang membutuhkan bahan presentasi/pidato. 2. TU menerima perintah untuk mencari dan mengumpulkan referensi yang berkaitan dengan bahan presentasi/pidato. 3. a. Kabag TU menerima pelaporan hasil pembuatan dan perbaikan bahan presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power Point. b. TU mengawasi pembuatan dan perbaikan bahan presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power Point. c. Staf/Arsiparis melakukan kompilasi dari bahan-bahan referensi untuk membuat dan memperbaiki bahan presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power Point. 4. ANRI memberikan persetujuan terhadap draft presentasi/pidato. a. Jika ada revisi/perbaikan terhadap draft presentasi/pidato maka diserahkan kembali ke Kabag TU. b. Jika tidak ada revisi/perbaikan, naskah presentasi/pidato diketik final. 5. ANRI menerima naskah presentasi/pidato final dalam bentuk soft copy dan hard copy. D. Pelayanan Persiapan Perjalanan Dinas Kegiatan ini meliputi penyiapan berkas termasuk di dalamnya surat perintah dan SPPD perjalanan dinas pimpinan. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkahlangkah sebagai berikut: 1. TU menerima informasi tentang penugasan maupun penunjukan sebagai nara sumber yang akan dilakukan pimpinan ANRI. 2. Staf/Arsiparis menerima perintah untuk membuat konsep surat perintah. 3. TU menerima konsep surat perintah dan menyampaikan kepada pimpinan ANRI, serta memperbaiki konsep tersebut. 4. ANRI memberikan persetujuan terhadap surat perintah. a. Jika ada perbaikan, berkas dikembalikan kepada TU b. Jika tidak ada perbaikan, berkas diteruskan untuk proses selanjutnya.

8 Setelah Surat Perintah siap, maka: a. Kabag TU melakukan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk hal yang berkaitan dengan Kepala ANRI; b. TU melakukan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk hal yang berkaitan Eselon I lainnya. E. Pelayanan Telepon Pelayanan Telepon merupakan kegiatan pelayanan penerimaan telepon dan telepon keluar pimpinan. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah sebagai berikut: 1. Staf/Arsiparis menerima telepon baik dari internal maupun eksternal, serta mencatat informasi penting sesuai kebutuhan. 2. a. Kabag TU menyampaikan informasi kepada (Kepala ANRI) jika ada hal yang penting dan berbicara dengan penelepon bila (Kepala ANRI) berkenan. b. TU menyampaikan informasi kepada pimpinan (Eselon I) jika ada hal yang penting dan berbicara dengan penelepon bila pimpinan (Eselon I) berkenan. 3. ANRI berkenan menerima dan atau menelepon ke unit kerja dan atau instansi luar. F. Penerimaan Tamu Penerimaan tamu pimpinan merupakan pengaturan waktu penerimaan tamu yang akan menghadap kepada pimpinan. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkahlangkah sebagai berikut: 1. TU menerima permohonan bertemu baik langsung maupun tidak langsung (menggunakan naskah dinas permohonan kunjungan). 2. Kabag TU menerima laporan dan memberikan adanya permohonan informasi bertemu baik langsung/tidak langsung. 3. ANRI (Eselon I) memberikan persetujuan atas permohonan bertemu. a. Jika tidak berkenan, maka informasi dicatat pada Kabag TU pimpinan b. Jika berkenan, segera disusun jadwal. 4. Kabag TU menyusun jadwal bertemu dan mencatat dalam agenda pimpinan. 5. Kabag TU melakukan koordinasi dengan Perlengkapan dan RT untuk penyediaan ruangan dan konsumsi.

9 - 8 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Pelayanan Terhadap ini dapat menjadi acuan khususnya bagi unit kerja di Lingkungan Bagian Tata Usaha ANRI dalam melaksanakan tugas dan fungsi ketatausahaan dan unit kerja di Lingkungan ANRI pada umumnya sehingga pada akhirnya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Pelayanan Terhadap ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Juli 2010 KEPALA BIRO PERENCANAAN, MULTI SISWATI

10 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 65 TAHUN 2010 TENTANG PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN

11 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENGATURAN AGENDA/JADWAL KEGIATAN PIMPINAN LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PENYELENGGARAAN RAPAT PIMPINAN LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PENYELENGGARAAN RAPAT BAPERJAKAT LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PENYELENGGARAAN RAPAT UNIT LAMPIRAN 5 DIAGRAM ALIR PENYIAPAN BAHAN PRESENTASI/PIDATO PIMPINAN ANRI LAMPIRAN 6 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PERSIAPAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN LAMPIRAN 7 DIAGRAM ALIR PELAYANAN TELEPON LAMPIRAN 8 DIAGRAM ALIR PENERIMAAN TAMU PIMPINAN

12 - 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juli 2010 DIAGRAM ALIR PENGATURAN AGENDA/JADWAL KEGIATAN PIMPINAN Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf/Arsiparis TU Kabag TU ANRI 1. Menerima dan mencatat naskah dinas dari internal /eksternal ANRI tentang undangan rapat, permohonan narasumber, dan kunjungan kerja 2. Menerima laporan tentang undangan rapat, permohonan narasumber, dan kunjungan kerja: a. Kabag TU untuk Kepala ANRI b. TU untuk untuk Eselon I lainnya 3. Menerima naskah dinas/informasi tersebut untuk menentukan keputusan apabila ada pendelegasian 4. Melakukan konfirmasi tentangkehadiran pimpinan kepada pihak eksternal/internal Norma waktu: 60 Menit

13 - 3 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juli 2010 DIAGRAM ALIR PENYELENGGARAAN RAPAT PIMPINAN Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1. Menerima dan mendisposisikan perintah pelaksanaan rapat pimpinan Staf/Arsiparis TU Kabag TU Kepala ANRI Perlengkapan dan Rumah Tangga Publikasi dan Dokumentasi 2. Memerintahkan untuk membuat undangan dan daftar hadir rapat 3. Membuat undangan rapat, mendistribusikan kepada Eselon I,II,III terkait, serta membuat daftar hadir 4. Melaporkan hasil pendistribusian dan membuat notulen rapat 5. Melakukan koordinasi penyediaan ruang rapat dan konsumsi 6. Melakukan koordinasi dokumentasi dan rekaman suara pimpinan 7. Menerima laporan hasil rapat pimpinan Norma waktu: 1 Hari Kerja

14 - 4 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juli 2010 DIAGRAM ALIR RAPAT BAPERJAKAT Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Menerima informasi dari Bagian Kepegawaian tentang pelaksanaan rapat Baperjakat TU Kabag TU ANRI Perlengkapan dan RT 2 Menerima perintah dan mengkomunikasikan pelaksanaan rapat kepada pejabat terkait: a. Menginformasikan kepada pejabat terkait jika pelaksanaan rapat tidak ada perubahan b. Berkoordinasi dengan Kabag TU jika pelaksanaan rapat ada perubahan Tidak Ya 3 Menerima informasi pelaksanaan rapat yang sifatnya terbatas 4 Melakukan koordinasi pelaksanaan rapat tersebut kepada Subag Perlengkapan dan RT untuk penyediaan ruangan dan konsumsi Norma waktu: 1 Hari Kerja

15 - 5 - Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juli 2010 DIAGRAM ALIR PENYELENGGARAAN RAPAT UNIT Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Menerima informasi tentang rapat yang melibatkan pimpinan dari unit kerja pengusul dan membuatkan jadwal bagi pimpinan untuk memimpin rapat Staf/Arsiparis TU Kabag TU ANRI Perlengkapan dan RT 2 Menerima perintah untuk membuat undangan dan daftar hadir kepada pejabat terkait serta mendistribusikan undangan tersebut 3 Menerima informasi tentang adanya rapat baik melalui undangan maupun telepon bila sifatnya mendadak 4 Melakukan koordinasi pelaksanaan rapat tersebut kepada Subag Perlengkapan dan RT untuk penyediaan ruangan dan konsumsi 5 Menerima perintah untuk membuat notulen rapat dan melaporkan hasil penyelenggaraan rapat 6 Menerima laporan tentang penyelenggaraan rapat kerja unit Norma waktu: 1 Hari Kerja

16 - 6 - Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juli 2010 DIAGRAM ALIR PENYIAPAN BAHAN PRESENTASI/PIDATO PIMPINAN ANRI Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf/Arsiparis TU Kabag TU ANRI 1 Menerima instruksi tentang adanya kegiatan yang membutuhkan bahan presentasi/pidato 2 Menerima perintah untuk mencari dan mengumpulkan referensi yang berkaitan dengan bahan presentasi/pidato 3 a. Staf/Arsiparis melakukan kompilasi dari bahan-bahan referensi untuk pembuatan dan perbaikan bahan presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power Point. b. TU mengawasi pembuatan dan perbaikan bahan presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power Point. c. Kabag TU menerima pelaporan hasil pembuatan dan perbaikan bahan presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power Point. 4 Memberikan persetujuan dan memerintahkan ketik final draf presentasi/pidato Tidak 5 Menerima perintah, melakukan ketik final dan menyampaikan hasilnya 6 Menerima naskah presentasi/pidato final dalam bentuk soft copy dan hard Copy Ya Norma waktu: 4 Jam

17 - 7 - Lampiran 6 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juli 2010 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PERSIAPAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf/Arsiparis TU Kabag TU ANRI 1 Menerima informasi tentang penugasan maupun penunjukan sebagai nara sumber yang akan dilakukan pimpinan ANRI 2 Menerima perintah untuk membuat konsep surat perintah 3 Menerima konsep surat perintah dan menyampaikan kepada pimpinan ANRI, serta memperbaiki konsep tersebut Tidak 4 Memberikan persetujuan terhadap surat perintah 5 a. Kabag TU melakukan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk hal yang berkaitan dengan Kepala ANRI b. TU melakukan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk hal yang berkaitan dengan Eselon I lainnya Ya Norma waktu: 1 Hari Kerja

18 - 8 - Lampiran 7 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juli 2010 DIAGRAM ALIR PELAYANAN TELEPON Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Staf/Arsiparis TU Kabag TU ANRI 1 Menerima telepon baik dari internal maupun eksternal, serta mencatat informasi penting sesuai kebutuhan 2 a. Kabag TU menyampaikan informasi kepada pimpinan (Kepala ANRI) jika ada hal yang penting dan berbicara dengan penelepon bila pimpinan (Kepala ANRI) berkenan b. TU menyampaikan informasi kepada pimpinan (Eselon I) jika ada hal yang penting dan berbicara dengan penelepon bila pimpinan (Eselon I) berkenan 3 Menerima dan atau menelepon ke unit kerja atau instansi luar Norma waktu: 10 Menit

19 - 9 - Lampiran 8 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juli 2010 DIAGRAM ALIR PENERIMAAN TAMU PIMPINAN Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan TU Kabag TU ANRI (ESE.I) 1 Menerima permohonan bertemu baik langsung maupun tidak langsung (menggunakan naskah dinas permohonan kunjungan) 2 Menerima laporan dan memberikan adanya permohonan informasi bertemu baik langsung/tidak langsung 3 Memberikan persetujuan atas permohonan bertemu Tidak 4 Menyusun jadwal bertemu dan mencatat dalam agenda pimpinan Ya 5 Melakukan koordinasi untuk penyediaan ruangan dan konsumsi dengan Perlengkapan dan RT Norma waktu: 30 Menit KEPALA BIRO PERENCANAAN, MULTI SISWATI

20 - 10 -