Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Pemberian Penghargaan Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya (SLKS) telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Mei 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 09 TAHUN 2011 TENTANG PEMBERIAN PENGHARGAAN TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA (SLKS) BAB I PENDAHULUAN A. Umum Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai unsur utama sumber daya aparatur negara mempunyai peranan yang menentukan keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan pembangunan. Untuk dapat mewujudkan peranan tersebut maka PNS harus mempunyai sikap perilaku yang setia taat kepada negara, pemerintah, memiliki moral mental yang baik, profesional, sadar akan tanggungjawabnya sebagai pelayan publik, serta mampu menjadi perekat persatuan kesatuan bangsa. Menumbuhkan sikap perilaku seperti yang diharapkan tersebut diperlukan sebuah sarana pembinaan yang terpadu berkelanjutan kepada setiap pegawai dengan tetap mengutamakan cara-cara yang arif bijaksana dengan menggunakan pendekatan kekeluargaan namun tidak keluar dari normanorma yang berlaku di masyarakat di dalam organisasi tersebut. Salah satu bentuk pembinaan yang dapat dilakukan adalah berupa pemberian reward and punishment yaitu bagi pegawai yang telah memperlihatkan prestasi kerja atau sikap serta perilaku yang baik seperti yang diharapkan, maka layak mendapatkan hadiah atau penghargaan sebagai motivasi kepada pegawai tersebut untuk tetap mempertahankan atau bahkan meningkatkan prestasinya tersebut, segkan bagi pegawai yang melanggar aturan-aturan disiplin pegawai yang telah ditetapkan maka kepada pegawai tersebut dapat dikenai tindakan disiplin sesuai dengan peraturan yang berlaku. Melalui salah satu model pembinaan ini diharapkan PNS akan terus terpacu untuk berusaha lebih baik dalam menumbuhkan memelihara sikap tanggung jawab yang penuh sebagai seorang aparatur negara yang bertugas melayani masyarakat. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 1994 tercantum salah satu bentuk pembinaan terhadap PNS yang bersifat reward yaitu berupa penganugerahan Tanda

3 - 2 - Kehormatan Satyalancana Karya Satya (SLKS) sebagai penghargaan bagi pegawai atas pengabdian, kesetiaan, kejujuran, kecakapan kedisiplinannya dalam melaksanakan tugas sebagai Pegawai Negeri Sipil selama 10 (sepuluh) tahun, 20 (dua puluh) tahun, atau 30 (tiga puluh) tahun lebih secara terus menerus terhadap Negara Republik Indonesia. Melalui pemberian penghargaan tersebut diharapkan akan memacu pegawai-pegawai yang lain untuk meningkatkan pengabdiannya sebagai seorang aparatur negara yang sanggup menunjukkan kesetiaan, kecakapan, kejujuran, kedisiplinannya. B. Maksud Tujuan Maksud penyusunan Prosedur Tetap tentang Pemberian Penghargaan Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya (SLKS) adalah sebagai dasar atau landasan dalam penyelenggaraan pemberian penghargaan Tanda Kehormatan SLKS bagi pegawai di lingkungan ANRI. Segkan tujuan dari penyusunan prosedur tetap ini adalah menjamin kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan pemberian penghargaan Tanda Kehormatan SLKS sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. C. Ruang Lingkup Ruang lingkup dari Prosedur Tetap tentang Pemberian Penghargaan Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya (SLKS) ini meliputi Seleksi Administrasi Calon Penerima Penghargaan Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya (SLKS) X, XX XXX Tahun Pelaksanaan Pemberian Penghargaan Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya (SLKS) X, XX XXX Tahun. D. Dasar 1. Ung-Ung Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok sebagaimana telah diubah dengan Ung-Ung Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890); 2. Ung-Ung Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 1994 tentang Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya; 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;

4 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam prosedur tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Pegawai adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan diangkat oleh pejabat yang berwenang diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya, digaji berdasarkan peraturan perung-ungan yang berlaku, dipekerjakan di lingkungan ANRI. 2. Ba Pertimbangan Jabatan Kepangkatan (Baperjakat) adalah Pejabat Struktural yang diberi wewenang untuk melakukan pertimbangan dalam hal kenaikan jabatan atau pangkat di lingkungan ANRI. 3. Fungsional adalah Pegawai ANRI yang menduduki jabatan fungsional di Lingkungan Subbagian Disiplin Kesejahteraan Pegawai ANRI, yang melakukan proses administrasi mulai dari penyusunan data calon penerima penghargaan hingga terlaksananya pemberian penghargaan Tanda Kehormatan SLKS. 4. Atasan Langsung adalah PNS di Lingkungan ANRI setingkat Eselon I atau Eselon II atau Eselon III yang karena jabatannya mempunyai wewenang langsung terhadap bawahan yang dipimpinnya mempunyai kewenangan memberikan rekomendasi atau persetujuan terhadap bawahannya yang diusulkan menerima Tanda Kehormatan SLKS..

5 - 4 - BAB II PROSEDUR PEMBERIAN TANDA KEHORMATAN SLKS A. Seleksi Administrasi Calon Penerima Penghargaan Tanda Kehormatan SLKS X, XX XXX Tahun 1. a. Fungsional mengumpulkan data-data PNS meliputi masa kerja serta persyaratan yang dibutuhkan untuk mendapatkan Tanda Kehormatan SLKS. b. Fungsional membuat daftar nama usulan calon penerima Tanda Kehormatan SLKS. c. Fungsional menyampaikan daftar nama usulan calon penerima Tanda Kehormatan SLKS kepada Kepala Subbagian Disiplin Kesejahteraan Pegawai ( Diskesra). 2. Diskesra menerima mengoreksi daftar nama usulan calon penerima Tanda Kehormatan SLKS kemudian menyampaikan kepada Kepala Bagian (Kabag). 3. Kabag mengoreksi daftar nama usulan calon penerima Tanda Kehormatan SLKS kemudian menyampaikan kepada Kepala Biro (Karo) Hukum untuk mendapatkan persetujuan. 4. Karo Hukum menyetujui daftar nama usulan, kemudian mendisposisikan kembali kepada Kabag. 5. Kabag menerima daftar nama usulan yang telah disetujui, untuk selanjutnya menyerahkan kepada Diskesra Pegawai untuk proses lebih lanjut 6. Diskesra memerintahkan Fungsional untuk membuat naskah surat persetujuan atasan langsung dari masing-masing calon penerima.. 7. Fungsional membuat naskah surat persetujuan untuk atasan langsung dari masingmasing calon penerima kemudian menyampaikan kepada Diskesra untuk dikoreksi. 8. Diskesra mengoreksi menyampaikan naskah surat persetujuan untuk atasan langsung dari masing-masing calon penerima kemudian menyampaikan kepada Kabag. 9. Kabag mengoreksi menyampaikan naskah surat persetujuan untuk atasan langsung dari masing-masing calon penerima kepada Karo Hukum untuk mendapat persetujuan. 10. Karo Hukum memberikan persetujuan kemudian mendisposisikan kepada Kabag.

6 Kabag menerima surat persetujuan untuk atasan langsung dari masingmasing calon penerima untuk selanjutnya disampaikan kepada Diskesra untuk proses lebih lanjut 12. Diskesra memerintahkan Fungsional mendistribusikan surat persetujuan untuk atasan langsung dari masing-masing calon penerima. 13. Fungsional menggandakan surat persetujuan kemudian mendistribusikan kepada atasan langsung masing-masing calon penerima tanda kehormatan. 14. Karo Hukum menerima surat jawaban persetujuan dari atasan langsung masing-masing calon penerima tanda kehormatan kemudian mendisposisikan kepada Kabag. 15. Kabag menerima menyerahkan surat jawaban persetujuan kepada Diskesra. 16. Diskesra memerintahkan Fungsional untuk menyusun daftar nama usulan calon penerima yang telah disetujui atasan langsungnya. 17. Fungsional menyusun daftar nama usulan calon penerima yang telah disetujui oleh atasan langsung masing-masing calon penerima kemudian menyampaikan kepada Diskesra. 18. Diskesra mengoreksi menyampaikan kembali daftar nama usulan calon penerima yang telah disetujui atasan langsungnya kepada Kabag. 19. Kabag menerima menyampaikan daftar nama usulan calon penerima yang telah disetujui atasan langsungnya kepada Karo Hukum untuk mendapatkan persetujuan. 20. Karo Hukum memberikan persetujuan kemudian menyampaikan daftar nama usulan calon penerima yang telah disetujui atasan langsungnya kepada Baperjakat. 21. Baperjakat memberikan persetujuan pada daftar nama usulan tersebut kemudian menyerahkan kembali kepada Kepala Biro Hukum. 22. Kepala Biro Hukum menerima daftar nama penerima tanda kehormatan yang telah disetujui tersebut, untuk selanjutnya didisposisikan kepada Kabag. 23. Kabag menyerahkan daftar nama penerima tanda kehormatan kepada Diskesra untuk proses lebih lanjut. 24. Diskesra memerintahkan Fungsional untuk membuat naskah surat usulan calon penerima tanda kehormatan yang akan ditujukan kepada Sekretariat Militer. 25. Fungsional membuat naskah surat calon penerima tanda kehormatan yang akan ditujukan kepada Sekretariat Militer kemudian menyampaikan kepada Diskesra.

7 Diskesra menerima mengoreksi naskah surat tersebut kemudian menyampaikan kepada Kabag. 27. Kabag mengoreksi naskah surat tersebut menyampaikan kepada Karo Hukum. 28. Karo Hukum mengoreksi menyampaikan naskah surat tersebut kepada Kepala ANRI melalui Sekretaris Utama untuk mendapatkan persetujuan. 29. Kepala ANRI memberikan persetujuan menandatangani surat usulan penerima tanda kehormatan disampaikan kembali kepada Sekretaris Utama untuk didisposisikan kepada Karo Hukum. 30. Karo Hukum menerima disposisi kemudian menyerahkan surat usulan penerima tanda kehormatan tersebut kepada Kabag. 31. Kabag menerima surat usulan tersebut menyerahkannya ke Diskesra. 32. Diskesra memerintahkan Fungsional untuk proses lebih lanjut. 33. a. Fungsional menyiapkan kelengkapan berkas persyaratan pengusulan. b. Fungsional kemudian berkoordinasi dengan Subbag Persuratan Penggandaan untuk mendapatkan nomor surat untuk proses pengiriman kepada Sekretariat Militer. 34. Fungsional kemudian menyimpan berkas usulan calon penerima. B. Pelaksanaan Pemberian Penghargaan Tanda Kehormatan SLKS X, XX, XXX Tahun 1. Kabag menerima Surat Keputusan Presiden tentang pemberian Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya X, XX, XXX tahun beserta piagam medali kemudian mendisposisikan ke Diskesra. 2. Diskesra memerintahkan Fungsional untuk memproses lebih lanjut. 3. Fungsional menerima Surat Keputusan Presiden tentang pemberian Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya X, XX, XXX tahun beserta piagam medali, kemudian menggandakan Surat Keputusan Presiden tersebut piagamnya. 4. Fungsional menyerahkan salinan Surat Keputusan Presiden piagamnya kepada Subbag Administrasi Pegawai untuk disimpan dalam personal file pegawai. 5. Fungsional membuat naskah berita acara serah terima Surat Keputusan Presiden, piagam medali kemudian menyampaikan kepada Diskesra untuk dikoreksi. 6. Diskesra mengoreksi naskah berita acara serah terima kemudian memerintahkan Fungsional untuk mempersiapkan proses serah terima.

8 Fungsional menyampaikan berita acara serah terima tersebut kepada Diskesra Hubungan Antar Lembaga Protokol untuk ditandatangani. 8. Diskesra Hubungan Antar Lembaga Protokol menandatangani berita acara serah terima dengan diketahui Kabag. 9. Diskesra memerintahkan Fungsional menyerahkan Surat Keputusan Presiden, piagam medali kepada Subbag Hubungan Antar Lembaga Protokol. 10. Fungsional menyerahkan Surat Keputusan Presiden, piagam medali ke Subbag Hubungan Antar Lembaga Protokol dengan disertai berita acara serah terima. Kemudian Subbag HAL Protokol akan menyerahkan Surat Keputusan Presiden, piagam medali kepada pegawai pada upacara Peringatan HUT Kemerdekaan RI tanggal 17 Agustus. 11. Fungsional menyimpan berkas berita acara serah terima.

9 - 8 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Pemberian Penghargaan Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya (SLKS) ini disusun agar dapat digunakan sebagai pedoman bagi pihak-pihak yang terkait dalam proses pengelolaan administrasi pemberian penghargaan Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya sehingga dapat menunjang kelancaran pelaksanaan pemberian penghargaan kepada pegawai yang pada akhirnya akan mewujudkan efisiensi efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka Reformasi Birokrasi Nasional. Prosedur Tetap tentang Pemberian Penghargaan Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Mei 2011 Plt. KEPALA BIRO HUKUM DAN KEPEGAWAIAN, ZITA ASIH SUPRASTIWI

10 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 09 TAHUN 2011 TENTANG PEMBERIAN PENGHARGAAN TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA (SLKS)

11 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PEMBERIAN PENGHARGAAN TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA (SLKS) LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR SELEKSI ADMINISTRASI CALON PENERIMA PENGHARGAAN TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA (SLKS) X, XX, DAN XXX TAHUN LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN PEMBERIAN PENGHARGAAN TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA (SLKS) X, XX DAN XXX TAHUN

12 - 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2011 Tanggal : Mei 2011 DIAGRAM ALIR SELEKSI ADMINISTRASI CALON PENERIMA PENGHARGAAN TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA (SLKS) X, XX, DAN XXX TAHUN No Tahap Kegiatan 1 a. Mengumpulkan data-data PNS meliputi masa kerja serta persyaratan yang dibutuhkan untuk mendapatkan Tanda Kehormatan SLKS b. Membuat daftar nama usulan calon penerima Tanda kehormatan SLKS c. Menyampaikan daftar nama usulan calon penerimatanda Kehormatan SLKS 2 Menerima, mengoreksi menyampaikan daftar nama usulan calon penerima Fungsional Diskesra Kabag Karo Hukum Unit Penyelesaian Sekretaris Utama Baperjakat Kepala ANRI Subbagian Persuratan Penggandaan Atasan Langsung 3 Mengoreksi menyampaikan daftar nama usulan calon penerima

13 - 3 - No Tahap Kegiatan 4 Menyetujui mendisposisikan daftar nama usulan calon penerima Fungsional Diskesra Kabag Karo Hukum Unit Penyelesaian Sekretaris Utama Baperjakat Kepala ANRI Subbagian Persuratan Penggandaan Atasan Langsung 5 Menerima daftar nama usulan calon penerima yang telah disetujui untuk diproses 6 Memerintahkan membuat naskah surat persetujuan untuk atasan langsung dari masing-masing calon penerima 7 Membuat menyampaikan naskah surat persetujuan untuk atasan langsung masing-masing calon penerima 8 Menerima mengoreksi naskah surat persetujuan untuk atasan langsung 9 Mengoreksi menyampaikan naskah surat persetujuan untuk atasan langsung untuk mendapat persetujuan 10 Memberi persetujuan naskah surat persetujuan untuk atasan langsung kemudian mendisposisi

14 - 4 - No Tahap Kegiatan 11 Menerima menyampaikan surat persetujuan untuk atasan langsung yang telah ditandatangani untuk diproses Fungsional Diskesra Kabag Karo Hukum Unit Penyelesaian Sekretaris Utama Baperjakat Kepala ANRI Subbagian Persuratan Penggandaan Atasan Langsung 12 Memerintahkan pendistribusian surat persetujuan untuk atasan langsung dari masing-masing calon penerima 13 Menggandakan mendistribusikan naskah surat persetujuan untuk atasan langsung 14 Menerima mendisposisikan surat jawaban persetujuan atasan langsung 15 Menerima menyerahkan surat jawaban persetujuan 16 Memerintahkan penyusunan daftar nama usulan calon penerima yang telah disetujui atasan lamgsungnya 17 Menyusun daftar nama usulan calon penerima yang telah disetujui oleh atasan langsungnya

15 - 5 - No Tahap Kegiatan 18 Mengoreksi menyampaikan kembali daftar nama usulan calon penerima yang telah disetujui oleh atasan langsungnya Fungsional Diskesra Kabag Karo Hukum Unit Penyelesaian Sekretaris Utama Baperjakat Kepala ANRI Subbagian Persuratan Penggandaan Atasan Langsung 19 Menerima menyampaikan daftar nama usulan calon penerima yang telah disetujui atasan langsungnya untuk mendapatkan persetujuan 20 Memberi persetujuan kemudian menyampaikan daftar nama usulan calon penerima yang telah disetujui atasan langsungnya 21 Memberikan persetujuan menyampaikan kembali namanama penerima tanda kehormatan 22 Menerima mendisposisikan daftar nama penerima tanda kehormatan 23 Menerima menyerahkan daftar nama penerima tanda kehormatan 24 Memerintahkan penyusunan naskah surat usulan penerima tanda kehormatan yang ditujukan kepada Sekretariat Militer

16 - 6 - No Tahap Kegiatan 25 Membuat naskah surat usulan penerima tanda kehormatan yang ditujukan kepada Sekretariat Militer Fungsional Diskesra Kabag Karo Hukum Unit Penyelesaian Sekretaris Utama Baperjakat Kepala ANRI Subbagian Persuratan Penggandaan Atasan Langsung 26 Menerima, mengoreksi menyampaikan naskah surat usulan penerima tanda kehormatan 27 Mengoreksi menyampaikan naskah surat usulan penerima tanda kehormatan 28 Mengoreksi menyampaikan naskah surat usulan penerima tanda kehormatan untuk mendapat persetujuan 29 Memberi persetujuan menandatangani surat usulan penerima tanda kehormatan 30 Menerima disposisi surat usulan penerima tanda kehormatan yang telah ditandatangani untuk diproses 31 Menerima menyerahkan surat usulan penerima tanda kehormatan yang telah ditandatangani

17 - 7 - No Tahap Kegiatan 32 Memerintahkan untuk menyiapkan kelengkapan berkas persyaratan pengusulan Fungsional Diskesra Kabag Karo Hukum Unit Penyelesaian Sekretaris Utama Baperjakat Kepala ANRI Subbagian Persuratan Penggandaan Atasan Langsung 33 Menyiapkan kelengkapan berkas persyaratn pengusulan 34 Berkoordinasi untuk penomoran surat proses pengiriman ke Sekretariat Militer 35 Menyimpan berkas usulan calon penerima Norma Waktu: 3 Bulan

18 - 8 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2011 Tanggal : Mei 2011 DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN PEMBERIAN PENGHARGAAN TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA (SLKS) X, XX, DAN XXX TAHUN No Tahap Kegiatan 1 Menerima mendisposisikan Surat Keputusan Presiden RI tentang pemberian tanda kehormatan SLKS beserta piagam medali 2 Menerima disposisi memerintahkan untuk proses lebih lanjut Fungsional Diskesra Unit Penyelesaian Administrasi Pegawai Kabag Subbag HAL Protokol 3 Menerima menggandakan Surat Keputusan Presiden RI tentang pemberian tanda kehormatan SLKS beserta piagam medali 4 Menyerahkan salinan Surat Keputusan Presiden RI tentang pemberian tanda kehormatan SLKS beserta piagam medali untuk disimpan dalam file kepegawaian 5 Membuat menyampaikan naskah berita acara serah terima Surat Keputusan Presiden RI tentang pemberian tanda kehormatan SLKS beserta piagam medali

19 - 9 - No Tahap Kegiatan 6 Mengoreksi memerintahkan untuk mempersiapkan proses serah terima Surat Keputusan Presiden RI tentang pemberian tanda kehormatan SLKS beserta piagam medali Fungsional Diskesra Unit Penyelesaian Administrasi Pegawai Kabag Subbag HAL Protokol 7 Menyampaikan Berita Acara Serah Terima Surat Keputusan Presiden RI tentang pemberian tanda kehormatan SLKS beserta piagam medali untuk ditandatangani 8 Menandatangani Berita Acara Serah Terima Surat Keputusan Presiden RI tentang pemberian tanda kehormatan SLKS beserta piagam medali 9 Memerintahkan penyerahan Surat Keputusan Presiden RI tentang pemberian tanda kehormatan SLKS beserta piagam medali 10 Menyerahkan Surat Keputusan Presiden RI tentang pemberian tanda kehormatan SLKS beserta piagam medali disertai berita acara serah terima 11 Menyimpan berkas berita acara serah terima Norma Waktu: 1 Bulan Plt. KEPALA BIRO HUKUM DAN KEPEGAWAIAN, ZITA ASIH SUPRASTIWI