BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Penelitian Setiap organisasi mempunyai berbagai tujuan yang hendak dicapainya. Tujuan tersebut diraih dengan mendayagunakan sumber-sumber dayanya yang ada. Salah satu asset organisasi paling penting yang harus dimiliki oleh perusahaan dan sangat diperhatikan oleh manajemen adalah sumber daya manusia. Organisasi dikelola dan terdiri atas orang-orang, yaitu para karyawannya. Betapapun pabrik, perlengkapan, dan asset finansial merupakan sumber daya yang dibutuhkan organisasi, namun sumber daya manusia yang akan menentukan bagaimana sumber daya tersebut digunakan untuk mencapai tujuan organisasi. Perusahaan tidak akan dapat memaksimalkan produktivitas dan laba usahanya tanpa adanya karyawan yang kompeten dan berdedikasi tinggi terhadap keinginan perusahaan. Organisasi hanya merupakan satu wadah untuk mencapai tujuan dan karyawan yang akan membawa organisasi tersebut mencapai tujuannya. Oleh karena itu, peran SDM (Sumber Daya Manusia) sebuah organisasi begitu penting dan menentukan. Pengelolaan SDM mengacu pada strategi yang dirumuskan guna mencapai visi dan misi organisasi. Tujuan manajemen SDM adalah mengelola dan mengembangkan kompetensi individu menjadi kompetensi inti organisasi agar organisasi mampu menjalankan misi dan mewujudkan visinya melalui pencapaian tujuan-tujuan organisasi yang direncanakan. Oleh karena itu, manajemen SDM diharapkan mampu menyelenggarakan semua fungsi sedemikian rupa sehingga dukungan yang diberikan kepada berbagai bidang fungsional dan satuan kerja lain 1
di lingkungan organisasi memungkinkan terwujudnya peningkatan efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi suatu organisasi yang bersangkutan. Selain itu, diperlukan audit SDM untuk mengevaluasi aktivitas-aktivitas SDM di dalam suatu organisasi dengan tujuan untuk memperbaiki aktivitas tersebut. Melalui pemeriksaan kegiatan-kegiatan tersebut, fungsi SDM dapat lebih dini menemukan masalah-masalah sebelum hal tersebut menjadi serius. PT Toyota Astra Financial Services (TA Finance) adalah perusahaan kerjasama antara Toyota Financial Services Corporation (TFSC) dan PT Astra International, Tbk. Pendirian TA Finance bertujuan untuk menjadikan TA Finance sebagai pilihan utama dalam menyediakan layanan jasa pembiayaan untuk kepemilikan kendaraan Toyota. TA Finance mementingkan sikap profesionalisme dalam melayani pelanggan, berusaha untuk menjadi yang terbaik dan memiliki semangat kerjasama yang berfokus pada pelanggan. Selain itu, TA Finance juga akan berusaha untuk menyediakan pelayanan yang simple, mudah, dan terjangkau untuk membantu pelanggan dalam mewujudkan impiannya dalam memiliki kendaraan Toyota. Hal tersebut tentunya perlu didukung oleh sumber daya manusia yang kompeten dan memiliki kualifikasi yang disyaratkan. Selain itu, PT Toyota Astra Financial Services baru beroperasi sejak Mei 2006. Sebagai perusahaan yang baru beroperasi, PT TAFS masih perlu meningkatkan kualitas sumber daya manusianya. Berdasarkan latar belakang dan pokok permasalahan yang diangkat, penulis tertarik untuk membuat skripsi dengan judul AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI SDM (STUDI KASUS: PT TOYOTA ASTRA FINANCIAL SERVICES) PERIODE MEI 2006-MARET 2007. 2
I.2 Ruang Lingkup Penelitian Pembahasan mengenai audit operasional atas fungsi SDM dibatasi hanya pada tahap evaluasi atas SPM fungsi SDM. Fungsi SDM disini meliputi kegiatan perencanaan, perekrutan dan seleksi, penempatan, penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan, perencanaan karier sumber daya manusia sampai dengan pemutusan hubungan kerja (tidak termasuk sistem penggajian dan pengupahan). Penelitian ini hanya dilakukan pada HR (Human Resources) Division Kantor Pusat. I.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penulisan ini antara lain: 1. Menilai apakah internal control manajemen sumber daya manusia telah dijalankan sebagaimana mestinya untuk mendukung efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi perusahaan. 2. Mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan manajemen SDM perusahaan. 3. Merumuskan rekomendasi kepada manajemen untuk memperbaiki kelemahan yang terdapat dalam sistem pengendalian manajemen dan prosedur operasional perusahaan guna meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi dari kegiatan operasional perusahaan. 4. Merumuskan prosedur audit untuk tahap audit rinci. 3
Manfaat dari penulisan ini antara lain: 1. Mengenali secara mendalam aspek-aspek pengelolaan SDM dalam dunia kerja. 2. Memberikan masukan kepada perusahaan mengenai kelemahan yang berkaitan dengan pengelolaan SDM. 3. Memberikan rekomendasi yang dapat dipertimbangkan oleh perusahaan untuk memperbaiki kelemahan tersebut. I.4 Metodologi Penelitian Untuk memperoleh data dan informasi dalam penyusunan skripsi, metode yang dipakai dalam penelitian ini adalah: 1. Penelitian literatur (literature research) Penelitian ini dilakukan dengan mencari data dan informasi yang berkaitan dengan topik skripsi dengan membaca dan mempelajari tori-teori dari bukubuku, jurnal ilmiah, dan literatur-literatur lain yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas. 2. Penelitian lapangan (field research) i) Inquiries of the client (wawancara, memberikan kuisioner, dan diskusi) Pengumpulan data dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab secara lisan ke bagian-bagian personalia dan karyawan-karyawan yang bekerja mengenai sistem kepegawaian yang berlaku dan peraturan-peraturan serta hal-hal lain yang berhubungan dengan audit atas SDM. ii) Analytical procedures Prosedur analisis dilakukan dengan membandingkan korelasi antar variabel. 4
iii) Observation (pengamatan) Mengamati secara langsung kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian di perusahaan. iv) Documentation Penelusuran ulang termasuk dokumen-dokumen yang mendukung pelaksanaan proses dengan prosedur terkait dari pengelolaan SDM. v) Confirmation Konfirmasi atas data yang diperoleh dengan manajer HRD dan karyawan terkait.. I.5 Sistematika Pembahasan Untuk memberikan gambaran yang jelas dan logis maka skripsi ini disusun menjadi beberapa bab secara sistematis. Bab I Pendahuluan Bab ini dibagi menjadi lima sub bab yang masing-masing terdiri dari latar belakang, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika pembahasan yang menguraikan urutan penulisan skripsi ini. Bab II Landasan Teori Bab ini menguraikan tentang teori-teori yang mendasari pembahasan, yang terdiri dari teori mengenai audit operasional dan teori-teori yang berhubungan dengan sumber daya manusia serta audit sumber daya manusia. 5
Bab III Gambaran Perusahaan Dalam bab ini membahas tentang sejarah singkat mengenai perusahaan yang diteliti, jenis bidang usaha, dan aktivitas perusahaan serta struktur organisasi, termasuk di dalamnya pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dan prosedur yang dijalankan dalam manajemen sumber daya manusia. Bab IV Pembahasan Bab ini merupakan analisis dan pembahasan terhadap data-data, hasil pengamatan, tanya jawab, serta kuisioner yang diperoleh dari penelitian di lapangan. Mengevaluasi sistem pengendalian manajemen, penentuan sasaran audit, prosedur audit, perumusan kriteria, dan temuan-temuan audit yang menghasilkan suatu laporan hasil pelaksanaan audit dalam bentuk rekomendasi kepada manajemen. Bab V Simpulan dan Saran Pada bab terakhir disampaikan simpulan audit atas manajemen sumber daya manusia dan saran untuk tindakan perbaikan atas permasalahan-permasalahan pada fungsi SDM di perusahaan. 6
7