BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ,

Transkripsi

1 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Persaingan bebas dan ketat di dunia industri hingga pendidikan, perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT), peningkatan pengetahuan konsumen, dan karyawan perusahaan, mendorong pelaku usaha yang memproduksi barang ataupun jasa mulai memperhitungkan faktor-faktor yang mampu meningkatkan kualitas maupun kuantitas produksi untuk meningkatkan perolehan pendapatan/keuntungan, kepuasan layanan bagi konsumen, serta peningkatan kesejahteraan karyawan. Globalisasi (persaingan global) menuntut banyak perbaikan, jaminan kualitas layanan, kemampuan pengelolaan, agar menimbulkan kepercayaan publik terhadap produk (barang dan jasa) serta komitmen yang ditawarkan. Untuk memperoleh kepercayaan publik tersebut diperlukan strategi mutu. ISO 9001:2008 merupakan prosedur terdokumentasi dan praktek - praktek standar untuk sistem manajemen mutu, yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, dimana kebutuhan atau persyaratan tertentu tersebut ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. Menurut penelitian yang telah dilakukan Connie Susilawati (2005), manfaat dari perolehan sertifikasi ISO 9000 antara lain memperoleh reputasi yang lebih baik, tingkat kesadaran akan perlunya menjaga kualitas, prosedur dan tanggung jawab menjadi lebih jelas dan terdokumentasi dengan lebih baik, menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu, lebih mudah untuk ditelusuri dan dilakukan audit, pelayanan kepada pelanggan lebih baik, meningkatkan kepuasan pelanggan serta karyawan, melakukan peningkatan yang berkesinambungan, meningkatkan keuntungan, kesempatan untuk melakukan ekspansi dan seterusnya. PT PUSPA PHARMA adalah salah satu perusahaan pendukung herbal dari PUSPA GROUP. Kegiatan pemasaran dan kampanye promosi telah dikenal sebagai yang paling agresif dan inovatif dalam industri. Visi dari PT PUSPA PHARMA

2 2 adalah untuk menjadi industri farmasi internasional dan terintegrasi di kawasan tersebut. Misi dari PT PUSPA PHARMA adalah untuk meningkatkan kualitas kesejahteraan hidup melalui komitmen dalam inovasi, kualitas, dan kemitraan. Dalam rangka mencapai visi dan misi tersebut, PT PUSPA PHARMA telah mencapai dan menerapkan sertifikasi ISO 9001:2008 dalam Standard Operating Procedure (SOP) pada seluruh divisi di perusahaan. Sekalipun banyak manfaat dari memperoleh sertifikasi ISO, tapi penerapannya pun memiliki banyak kendala baik dalam proses maupun setelah proses sertifikasi. Masalah utama dalam masa penerapan adalah proses pengecekan dokumen yang terlalu banyak sehingga tidak dapat dikelola dengan baik, serta mendapatkan komitmen dari pihak manajemen dan juga para karyawan. Selain itu, sering ditemukan dalam pelaksanaan operasional sehari-hari, prosedur yang dijalankan karyawan tidak sesuai dengan SOP yang telah dibuat berdasarkan standar ISO tersebut. Oleh karena itu, penting bagi PT PUSPA PHARMA untuk melakukan evaluasi terhadap prosedur yang dijalankan karyawan dalam melakukan pekerjaannya. Evaluasi ini dilakukan untuk menentukan apakah prosedur yang dijalankan sudah sesuai dengan SOP yang ada, menentukan tingkat efektivitas dan efisiensi dari SOP dalam pelaksanaannya dan untuk menentukan apakah SOP yang ada telah memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu (ISO 9001:2008). Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulisan skripsi mengambil judul Evaluasi dan Pengembangan Prosedur Berbasis ISO 9001:2008 pada PT PUSPA PHARMA. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan untuk perusahaan dalam memperbaiki dan meningkatkan prosedurnya. 1.2 Tujuan dan Manfaat Tujuan Tujuan penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Melakukan analisa terhadap prosedur yang berjalan pada PT PUSPA PHARMA. 2. Memastikan prosedur berjalan memenuhi SOP sesuai dengan persyaratan standar (ISO 9001:2008).

3 3 3. Memberikan usulan rekomendasi untuk perusahaan dalam melakukan perbaikan jika terjadi deviasi dan ruang untuk peningkatan sistem manajemen mutu PT PUSPA PHARMA Manfaat Adapun beberapa manfaat penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Memberikan informasi dan saran berupa laporan bagi PT PUSPA PHARMA mengenai solusi untuk mencapai tujuan perusahaan. 2. Memberikan acuan dalam pengambilan keputusan tindak perbaikan dan peningkatan prosedur perusahaan berupa usulan pemetaan SOP. 3. Meningkatkan kinerja operasional perusahaan. 1.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup penulisan skripsi ini adalah evaluasi berbasis ISO 9001:2008 pada prosedur yang berjalan di Divisi Marketing Ethical, PPIC, Purchasing, HRGA- Legal pada PT PUSPA PHARMA sebagai standar internasional untuk sistem manajemen mutu. 1.4 Metode Penelitian Dalam penelitian ini, data yang dibutuhkan diperoleh dari metode pengumpulan data sebagai berikut : 1. Studi Pustaka Yaitu penelitian yang dilakukan untuk memperoleh data secara tertulis mengenai penelitian kepustakaan dengan cara membaca dan menelaah bukubuku, literatur dan tulisan tulisan ilmiah yang berhubungan dengan judul penelitian. 2. Studi Lapangan Dilakukan pengamatan langsung terhadap perusahaan yang menjadi objek penelitian agar mendapatkan data dan informasi yang lebih akurat.

4 4 Dalam studi lapangan ini, digunakan tiga metode, yaitu : 1) Kerja praktek (Magang) Yaitu kegiatan mahasiswa yang dilakukan di masyarakat maupun di perusahaan untuk mengaplikasikan ilmu yang diperoleh dan melihat relevansinya di dunia kerja serta mendapatkan umpan balik perkembangan ilmu pengetahuan dari masyarakat maupun melalui jalur pengembangan diri dengan mendalami bidang ilmu tertentu dan aplikasinya. 2) Wawancara Yaitu suatu metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara terhadap karyawan dan pihak manajemen perusahaan yang bersangkutan dengan objek penelitian. 3) Observasi Yaitu suatu metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan yang bersangkutan dengan objek penelitian. 4) Audit checklist Daftar pertanyaan yang dibuat auditor sebagai rel agar fokus audit tidak menyimpang, dan pertanyaan boleh dikembangkan. 1.5 Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini, penulis menguraikan alasan pemilihan judul skripsi, latar belakang permasalahan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi dan sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai teori-teori yang berhubungan dengan prosedur divisi terkait beserta dengan indikator atau kriteria yang digunakan.

5 5 BAB III : DESKRIPSI PROSEDUR BERJALAN PT PUSPA PHARMA Bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan yaitu latar belakang perusahaan, struktur organisasi, uraian pekerjaan, visi dan misi perusahaan beserta dengan gambaran umum prosedur yang dijadikan objek studi, dan SOP yang digunakan terkait prosedur. BAB IV : EVALUASI DAN PENGEMBANGAN PROSEDUR BERBASIS ISO 9001:2008 Dalam bab ini diuraikan mengenai evaluasi terhadap kesesuaian antara SOP dengan pelaksanaan prosedur yang berjalan pada Divisi Marketing Ethical, PPIC, Purchasing, HRGA-Legal untuk mengidentifikasi kesalahan dan kekurangan, kemudian menghasilkan laporan audit sebagai bahan referensi untuk rekomendasi perbaikan dan peningkatan perusahaan dalam bentuk pemetaan SOP. BAB V : SIMPULAN DAN SARAN Pada bab terakhir ini, penulis akan mengambil simpulan berdasarkan hasil penelitian, pengamatan dan perumusan masalah yang telah dikemukakan penulis pada bab terdahulu, serta memberikan saransaran yang dapat dijadikan referensi bagi perusahaan.