BAB 3 PENGUMPULAN DAN ANALISIS KEBUTUHAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. PPLi adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengolahan limbah. Perusahaan ini 95% dimiliki oleh Modern Asia Environmental Holding (MAEH) dan 5% sisanya dimiliki oleh pemerintah Indonesia melalui departemen lingkungan hidup. Fasilitas yang ada di PT.PPLi dibuat dan didesain untuk menjawab masalah penurunan kualitas lingkungan hidup di Indonesia yang disebabkan oleh laju industrialisasi yang kekurangan fasilitas dan pelaksana dalam melestarikan lingkungan. Di Indonesia, perusahaan ini memiliki 2 kantor cabang, yakni di Cibitung dan di Surabaya. Sedangkan fasilitas pengolahan limbah yang dimiliki PT.PPLi terletak di sebelah selatan Jakarta. Fasilitas itu mencakup : - Transportasi (bahan padat, bahan cair, maupun drum) - Proses pengolahan limbah (solidification, stabilization, thermal destruction, P-chem treatment, dan biological treatment) - Pembuangan limbah yang aman dan landfill yang modern (sesuai dengan standar internasional termasuk world bank, EU, dan US-EPA)
67 3.2 Struktur Organisasi President Director General Operational Technical Sales IT Financial Human Customer Transport Lab controller Resource Service Gambar 3.1. Struktur Organisasi 3.2.1 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang dan hal-hal lain yang menyangkut perusahaan Penjelasan mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang bagianbagian yang ada dalam bidang PT. Prasadha Pamunah Limbah Industri adalah sebagai berikut : 1. President Director - Menentukan kebijakan organisasi - Mengambil keputusan-keputusan strategis - Menentukan goal dan strategi jangka panjang perusahaan (yang nantinya dipakai sebagai ajuan pelaksanaan kerja perusahaan)
68 - Bertanggung jawab semua atas sistem karyawan - Bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan semua divisi perusahaan 2. General - Menjalankan dan memonitor kebijakan organisasi yang telah ditetapkan oleh Presiden Direktur di PT. Prasadha Pamunah Limbah Industri. - Mewakili Presiden Direktur di Indonesia untuk membuat dan mendistribusikan rencana kegiatan karyawan berdasarkan bidang tugas masing-masing - Merencanakan dan mengatur semua divisi perusahaan sehingga dapat bekerja dengan maksimal 3. Operational - Bertanggung Jawab di dalam melakukan pengolahan limbah dan stabilisasi limbah 4. Technical Laboratory - Menjalankan kebijakan organisasi di dalam laboratorium kimia - Mengelola dan mengatur yang berkaitan dengan perijinan terhadap pendirian usaha baru
69 - Mengelola dan mengatur kelayakan analisa dan dampak lingkungan. - Memonitor jalannya proses pada laboratorium kimia. - Menjalankan dan mengawasi pre acceptance, end acceptance. - Menentukan formula pengolahan limbah 5. Sales - Bertanggung jawab dalam memasarkan layanan perusahaan - Berhubungan dengan Customer sebelum dan Selama limbah diterima - Berhubungan dengan Customer dalam hal pengambilan sample limbah 6. IT - Bertanggung Jawab atas semua pekerjaan dari divisi IT - Bertanggungjawab atas distribusi pekerjaan kepada bawahan sesuai dengan keahlian masing-masing bawahan - Membuat konsep dan system pembuatan dan pengembangan dalam pembuatan modul-modul dari program - Membuat pengembangan dan memonitor program-program dan modul secara berkala - Membuat time line selesai pengerjaan project
70 - Mencari problem solving permasalahan yang dihadapi oleh divisi IT - Membuat laporan rutin sebulan sekali berupa kegiatan dan hasil kerja 7. Financial controller - Merencanakan, menjalankan, dan melaksanakan fungsi keuangan dan pengendalian keuangan 8. Human Resource - Bertanggung Jawab di dalam perekrutan pegawai, pelatihan, dan pemutusan hubungan kerja 9. Customer Services - Bertanggung jawab dalam mengelola permintaan pengangkutan limbah - Mengelola dan menangani keluhan Customer dan menindaklanjutinya dengan departemen terkait - Bekerjasama dengan departemen transport dalam melayani permintaan pengangkutan limbah
71 10. Transport - Bertanggung Jawab dalam menjadwalkan kendaraan, pengemudi dan jadwal services berkala kendaraan - Bertanggung Jawab dalam layanan pengangkutan limbah dari Customer - Mengelola kinerja setiap depot, terutama yang berhubungan dengan Transportasi - Mengelola Asset 3.3 Prosedur yang sedang berjalan 3.3.1 Proses Bisnis yang sedang berjalan Proses bisnis yang diteliti adalah Asset Tracking Sistem (ATS). Proses ini memfokuskan pada penelusuran asset yang dipakai untuk mengangkut limbah. Dalam membawa limbah dari customer ke perusahaan, perusahaan menggunakan asset yang terbuat dari bahan metal ataupun plastik yang diangkut dengan menggunakan truk. Adapun asset yang dimaksudkan disini adalah box untuk mengangkut limbah. Box yang digunakan ada banyak jenis dan ukurannya, seperti bulk container (roll off box), drum container (van truk), semi-trailer tanker, fleet deck/platform semi-trailer, 1.5 m 3 movable tank dan compactor roll off 14m 3. Total asset yang dimiliki PT.PPLi Indonesia sekitar 800-an asset dan setiap asset memiliki nomor yang unik.
72 Lama asset tinggal ada 3 cara yaitu : a. Always at customer site Asset ditinggal di tempat customer. Biasanya asset digunakan adalah box yang besar. Jadi limbah customer tinggal di taruh kedalam asset tersebut. Customer dapat menghubungi bagian customer service agar mengirim truk untuk mengosongkan limbah yang ada di asset tersebut. Limbah akan disedot ke dalam truk dan asset akan tetap berada di customer. b. Switch off (kontrak default 14 hari) Cara yang paling umum, yaitu mengganti asset yang sudah berisi limbah dengan asset baru yang masih kosong. Mula-mula truk yang berisi asset kosong akan dikirim ke perusahaan customer. asset kosong itu akan dilepaskan dari truk dan akan ditukarkan dengan asset yang sudah berisi limbah. Biasanya proses pertukaran asset ini dilakukan setiap 14 hari sekali. c. Take away (bawa pulang) Cara ini dilakukan dengan tanpa menaruh asset ditempat customer. Customer cukup menelpon bagian customer service untuk dikirimkan truk. Truk akan ke tempat customer, menyedot limbah yang ada, dan langsung kembali pulang untuk mengolah limbah.
73 Khusus untuk asset yang ditinggalkan di customer, jika customer ingin memperpanjang waktu tinggal asset untuk diisi limbah di perusahaannya, maka customer dapat menghubungi bagian sales untuk mengatur kontrak lama tinggal di perusahaan customer sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.
74 3.3.2 Prosedur di dalam sistem 3.3.2.1 Rent Asset Tracking System
Gambar 3.2. Rent Asset Tracking System 75
76 Pada proses penyewaan, proses transaksi yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Customer memesan Asset ke Customer Service 2. Customer service menerima order yang dipesan 3. Customer service membuat TRO dan mengirimnya ke Transport Staff 4. Dari TRO yang diterima, bagian Transport Staff membuat schedule 5. Setelah schedule selesai dibuat, dan kendaraan siap mengangkut asset, maka ticket dibuat oleh Transport Staff 6. Transport Staff mengirimkan ticket dan TRO yang sudah dicetak ke Transport untuk ditanda-tangani (disetujui) 7. Setelah ticket dan TRO disetujui oleh Transport, ticket dikirim ke driver agar driver dapat membawa Asset keluar dari depot 8. Asset dikirim ke customer dengan lampiran TRO 9. Customer menerima asset (yang masi kosong) dan TRO ditandatangai customer sebagai bukti bahwa asset telah diterima oleh customer (dalam hal ini, terjadi pertukaran asset kosong dengan asset yang telah penuh untuk dibawa ke depot) 10. Driver menuliskan nomor asset yang akan dibawa pulang ke depot di dalam ticket 11. TRO yang telah ditandatangani customer dibawa driver ke Transport Staff 12. Transport Staff menginput asset number (yang baru kembali dari customer ) ke dalam sistem
77 3.3.2.2 Verifiying Asset Tracking System Gambar 3.3. Verifiying Asset Tracking System
78 Pada proses verifikasi, proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Transport mencetak laporan mengenai asset yang tidak bergerak dan mengeceknya 2. Transport membuat audit memo dan mengirimnya kepada transport staff 3. Transport Staff melakukan audit terhadap asset yang tidak bergerak 4. Laporan audit yang telah ditandatangani dikirim kembali kepada Transport 5. Setelah hasil audit diperiksa oleh Transport, report dikirim kembali ke Transport Staff untuk diinput asset conditionnya ke dalam sistem
79 3.3.2.3 Moving-in Asset Tracking System Moving-in Asset Tracking System Transport Staff START Proses login Document moving-in asset Moving Asset Input Asset and Area FINISH Gambar 3.4. Moving-in Asset Tracking System
80 Pada proses Moving-in, proses transaksi yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Transport Staff melakukan login ke dalam sistem untuk mendapatkan dokumen pemindahan asset (yang berisi tugas apa saja yang harus dikerjakan) 2. Setelah dokumen moving-in keluar, Transport Staff segera memindahkan asset 3. Setelah asset di pindahkan, Transport Staff menginput lokasi terakhir asset 3.3.3 Situasi Sistem yang sedang berjalan Saat ini perusahaan menggunakan aplikasi desktop yang dikembangkan sendiri dengan Visual Studio 2005 dan Operating Sistem Microsoft Windows XP. Aplikasi ini dibangun sejak Februari 2008 dan telah digunakan di kantor pusat oleh 12 orang. Sinkronisasi data dari pusat ke cabang dan sebaliknya dengan menggunakan email atas data yang dimasukkan ke setiap depot.
81 3.4 Permasalahan yang dihadapi 3.4.1 Matriks Kebutuhan Informasi Tabel 3.1. Tabel kebutuhan informasi No Kebutuhan Informasi Kapan dibutuhkan Lama waktu yang dibutuhkan Kondisi saat ini Pengguna informasi 1 Turn around setiap asset (berapa kali setiap asset bergerak / keluar dan masuk ) Mingguan, bulanan 30 menit Cabang mengirimkan data terbaru (export) ke pusat setiap hari Transport manager, general manager 2 Asset yang mana saja, yang tidak bergerak selama kurun waktu tertentu? (Ini dibutuhkan untuk dapat diketahui apakah asset tersebut memang tidak bergerak / hilang ) Mingguan, bulanan 30 menit Perlu import data dari setiap site (cabang) agar data up to date Transport manager, general manager 3 JenisSewa asset (at time, rolling, atau always at customer site) Harian 30 menit Sudah tersedia dalam sistem Customer service dan transport manager 4 History jejak (riwayat perjalanan) setiap asset di luar depot Tergantung periode yang dibutuhkan (harian, mingguan, bulanan) 1 jam Sudah ada Transport
82 No Kebutuhan Informasi Kapan dibutuhkan Lama waktu yang dibutuhkan Kondisi saat ini Pengguna informasi 5 Informasi asset per account manager bulanan 1 hari Seluruh list (daftar) asset dan customer diberikan kepada seluruh account manager (sales) dan mereka akan memilih-milih customer mereka masingmasing. Customer Service, Sales 6 Kondisi asset sebelum dikirim dan setelah diterima (baik, rusak, bersih, kotor, dll) Harian 1 hari (lama) Dicatat manual pada kertas Transport 7 Status volume asset (isi atau kosong) Setiap asset keluar atau kembali 1 hari (lama) Dicatat manual pada kertas Transport 8 History jejak (riwayat perjalanan) setiap asset di dalam depot Bulanan 1 hari (lama) Belum ada Transport 9 Posisi terakhir asset di dalam depot Bulanan 30 menit Cabang mengirimkan data terbaru (export) ke pusat setiap hari Transport manager, general manager
83 3.4.2 Masalah dan penyebabnya Tabel 3.2 Tabel permasalahan dan penyebabnya No Permasalahan Penyebab masalah 1 lama waktu yang dibutuhkan untuk mengakses informasi Memerlukan sinkronisasi data pada perusahaan induk dan cabang 2 asset tidak diketahui keberadaannya secara pasti (dari matrik kebutuhan informasi (mki) nomor 1,2,3,4,8,9) perusahaan tidak dapat melacak asset yang bergerak dan yang tidak bergerak secara real time (perlu menunggu sinkronisasi dulu) 3 perusahaan tidak mengetahui account manager melayani customer yang mana saja (dari mki 5) Tabel account manager dan table customer belum terhubung 4 pencarian data mengenai kondisi asset (sebelum berangkat dan sesudah pulang dari customer) yang masi lambat (dari mki 6) Sistem masih manual, sehingga harus mencari berkas yang begitu banyak. 5 status keterisian (isi / kosong ) secara online (dari mki 7) Memerlukan sinkronisasi data pada perusahaan induk dan cabang 6 perusahaan ingin asset dapat ditracking di dalam perusahaan (dari mki 8) sistem yang ada saat ini belum dapat mengakomodasi kebutuhan tersebut 7 sering terjadinya human error dalam penginputan data Sistem yang ada kurang fleksibel dan faktor manusia
84 3.5 Alternatif Pemecahan Masalah Solusi untuk menangani masalah-masalah yang dihadapi perusahaan adalah : Merancang dan membangun sebuah basis data yang dapat menangani kebutuhan seperti yang telah dijelaskan pada matriks kebutuhan informasi diatas. Merancang dan membangun aplikasi berbasis web yang mendukung sistem basis data yang telah dibuat sebelumnya, sehingga aplikasi yang dibangun mudah untuk dipahami dan digunakan oleh para pengguna.