MUKA SURAT : 1/8 Disediakan oleh: Diluluskan oleh:. Nama: MD NOR BIN USOP Nama: DATO MISRAH BIN HJ. IBRAHIM Jawatan: KETUA PENOLONG PENGARAH Jawatan: PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU Tarikh: 15 FEBRUARI 2008 Tarikh: 15 FEBRUARI 2008 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini adalah salinan digital dan tidak memerlukan tanda tangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk
MUKA SURAT : 2/8 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan mengkaji keberkesanan sistem pengurusan kualiti supaya sentiasa memenuhi dasar dan objektif kualiti BPG hasil dari penilaian ke atas penambahbaikan yang berterusan. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Wakil Pengurusan (WP) dalam mengendalikan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) dan TWP mengendalikan Mesyuarat Pra-Kajian Semula Pengurusan (Pra-MKSP) peringkat Institut sekurang-kurangnya dua kali setahun. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti BPG-PPK-MK-01 3.2 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan BPG-PPK- PUP-02 3.3 Audit Dalaman BPG-PPK-PUP-03 3.4 Maklum Balas Pelanggan BPG-PPK-PUP-04 3.5 PKPA Bilangan 2 Tahun 1991 : Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan-Urusan Kerajaan 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah 4.1.1 Pengurusan Tertinggi merujuk kepada Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia Jabatan Sekolah (TKPPM) yang bertanggungjawab ke atas keseluruhan Sistem Kualiti Bahagian Pendidikan Guru (BPG) dan Institut Pendidikan Guru; 4.1.2 Wakil Pengurusan merujuk kepada Pengarah Bahagian Pendidikan Guru yang dilantik untuk melaksana dan
MUKA SURAT : 3/8 menyelenggara sistem kualiti Bahagian Pendidikan Guru dan Institut Pendidikan Guru ; 4.1.3 Timbalan Wakil Pengurusan merujuk kepada Timbalan Pengarah Pendidikan Guru dan 27 Pengarah Institut Pendidikan Guru ; 4.1.4 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merujuk kepada mesyuarat yang diadakan untuk menilai keberkesanan dan kesesuaian sistem kualiti BPG dan Institut Pendidikan Guru tidak kurang daripada dua kali setahun; 4.1.5 Mesyuarat Pra-Kajian Semula Pengurusan merujuk kepada Mesyuarat di peringkat IPG yang diadakan untuk menilai keberkesanan dan kesesuaian sistem kualiti Institut Pendidikan Guru sekurang-kurangnya dua kali setahun sebelum MKSP yang sebenar. 4.2 Singkatan KPP Pra MKSP MKSP MKBPG MKIPG PT TWP IPG WP JK Ketua Penolong Pengarah Mesyuarat Pra-Kajian Semula Pengurusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Majlis Kualiti Bahagian Pendidikan Guru Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Pengurusan Tertinggi Timbalan Wakil Pengurusan Wakil Pengurusan Jawatan Kuasa
MUKA SURAT : 4/8 5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan TWP IPG 1. Mengarah Pengerusi Pasukan Pelaksana MKIPG berbincang dengan Pengerusi-Pengerusi JK MKIPG untuk menyediakan laporan-laporan berikut: 1.1 Pencapaian dasar dan objektif kualiti - JK Bimbingan dan Pemantauan 1.2 Laporan audit dalaman - JK Audit Dalaman 1.3 Maklum balas pelanggan dan aduan pelanggan - JK Maklum Balas Pelanggan 1.4 Prestasi proses penyampaian perkhidmatan yang tidak memenuhi Standard JK Prestasi Sistem 1.5 Status tindakan pembetulan dan pencegahan yang telah dilaksanakan serta cadangan penambahbaikan - JK Penambahbaikan 1.6 Analisis keperluan latihan Pengerusi JK Bimbingan dan Pemantauan / KU LDP 1.7 Cadangan perubahan yang boleh memberi kesan kepada sistem pengurusan kualiti JK Dokumentasi 1.8 Prestasi pembekal PEK/PE. 1.9 Status penyelenggaraan infrastruktur- PEK/PE 1.10 Maklum balas tindakan yang belum selesai dari mesyuarat lalu.- 1.11 Minit Mesyuarat yang lepas - Pengerusi Pasukan Pelaksana MKIPG 2. Menyerahkan semua laporan kepada TWP untuk mendapat kelulusan. Jika laporan tersebut memerlukan pindaan, Pengerusi Jawatankuasa berkaitan dalam MKIPG dikehendaki membaiki laporan berkenaan. TWP IPG 3. Berbincang dengan Pengerusi Pasukan Pelaksana MKIPG bagi menentukan tarikh dan tempat untuk menjalankan Pra- MKSP berpandukan Jadual Pelaksanaan MS ISO BPG dan Institut.
MUKA SURAT : 5/8 Tanggungjawab Tindakan TWP IPG 4. Mengarah MKIPG untuk membuat persediaan Pra- MSKP seperti 4.1 mengurus dan menyediakan tempat mesyuarat 4.2 mengeluarkan surat panggilan mesyuarat yang merangkumi agenda seperti dalam perkara 1.1 hingga 1.11. MKIPG 5. Menyedia dan menguruskan mesyuarat berpandukan PKPA Bilangan 2 Tahun 1991 Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan-Urusan Kerajaan. TWP IPG 6.1 Mempengerusikan Pra-MKSP untuk membincangkan perkara 1.1 hingga 1.11. 6.2 Mendapatkan maklumbalas keberkesanan mesyuarat melalui borang maklum balas ahli MKSP(LAM-PUP01-01). JK Majlis Kualiti IPG MKIPG MKBPG 7. JK memurnikan laporan jika perlu. 8. Menghantar laporan perkara 1.1 hingga 1.11 kepada Majlis Kualiti BPG. 9. Mengumpul laporan Pra-MKSP 27 Institut. 10. Mengedarkan laporan-laporan tersebut untuk dianalisis dan dibuat rumusan kepada: 10.1 Pengerusi JK Bimbingan dan Pemantauan MKBPG 10.1.1 Pencapaian dasar dan objektif kualiti 10.1.2 Analisis keperluan latihan. 10.2 Pengerusi JK Audit Dalaman MKBPG 10.2.1 Laporan audit dalaman 10.3 Pengerusi JK Maklum Balas Pelanggan MKBPG 10.3.1 Maklum balas kepuasan pelanggan termasuk aduan pelanggan 10.4 Pengerusi JK Penambahbaikan MKBPG 10.4.1 Status tindakan pembetulan dan pencegahan 10.4.2 Cadangan penambahbaikan 10.5 Pengerusi JK Dokumentasi MKBPG 10.5.1 Perubahan yang boleh memberi kesan kepada sistem pengurusan kualiti
MUKA SURAT : 6/8 Tanggungjawab Tindakan 10.6 Pengerusi JK Prestasi Sistem 10.6.1 Prestasi proses penyampaian perkhidmatan yang tidak memenuhi standard yang ditetapkan. 10.7 Pegawai Eksekutif Kanan/Pegawai Eksekutif 10.7.1 Prestasi pembekal 10.7.2 Status penyelenggaraan infrastruktur 10.8 Pengerusi 10.8.1 Minit mesyuarat yang lepas 10.8.2 Tindakan susulan dan tindakan yang belum selesai dari MKSP yang lepas WP 11. Menyemak dan meluluskan laporan analisis dan rumusan yang disediakan. Jika laporan tersebut memerlukan pindaan, Pengerusi JK berkaitan dalam MKBPG dikehendaki memperbaiki laporan berkenaan. 12. Mengadakan perbincangan dengan TWP (BPG) dan Pengerusi Pasukan Pelaksana MKBPG untuk merancang mengadakan MKSP berdasarkan Jadual Pelaksanaan MS ISO BPG dan Institut. TWP (BPG) 13. Mengarah MKBPG untuk membuat persediaan MKSP seperti : 13.1 Mengurus dan menyediakan tempat mesyuarat 13.2 Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat merangkumi agenda berikut: 13.2.1 Pembentangan minit mesyuarat dan tindakan yang belum selesai hasil dari mesyuarat lepas 13.2.2 Pembentangan pencapai dasar dan objektif kualiti 13.2.3 Pembentangan laporan audit dalaman 13.2.4 Pembentangan maklum balas pelanggan 13.2.5 Pembentangan laporan tindakan pembetulan dan pencegahan yang telah dilaksanakan serta aktiviti penambahbaikan 13.2.6 Pembentangan laporan prestasi penyampaian perkhidmatan yang tidak memenuhi standard 13.2.7 Pembentangan laporan perubahan atau cadangan perubahan yang memberi kesan kepada SPK 13.2.8 Pembentangan analisis keperluan latihan 13.2.9 Pembentengan laporan prestasi pembekal dan
MUKA SURAT : 7/8 Tanggungjawab MKBPG Tindakan 13.2.10 Pembentangan status penyelenggaraan infrastruktur 14. Menyedia dan menguruskan persediaan mesyuarat MKSP berdasarkan PKPA Bilangan 2 Tahun 1991 Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan-Urusan Kerajaan. PT 15. Mempengerusikan mesyuarat MKSP Sistem Kualiti untuk membincangkan perkara 13.2 WP 16. Membentang laporan sebagaimana kehendak agenda perkara 13.2 dalam mesyuarat MKSP. 17. Mendapatkan maklumbalas keberkesanan mesyuarat melalui borang maklum balas (LAM-PUP01-01) untuk Pra MKSP dan MKSP. MKBPG 18. Menyediakan minit mesyuarat MKSP. Tumpuan rumusan diberikan kepada keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berkaitan dengan: 18.1 peningkatan keberkesanan sistem dan proses pengurusan kualiti secara keseluruhan 18.2 peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan 18.3 sumber-sumber yang diperlukan. WP 19. Mengarah semua TWP untuk melaksanakan tindakan susulan yang telah diputuskan dalam mesyuarat. TWP BPG & IPG 20. Mengarah Pengerusi Pasukan Pelaksana/Ketua Penolong Pengarah membuat tindakan susulan berdasarkan keputusan mesyuarat MKSP. Setiausaha JK Penambahbaikan 21. Merekodkan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan yang telah dipatuhi.
MUKA SURAT : 8/8 6.0 REKOD KUALITI Bil Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. Surat Panggilan Pra-MKSP Pejabat 2. Minit Mesyuarat Pra-MKSP Pejabat 3. Laporan-laporan Pra-MKSP Pejabat 4. Laporan -laporan MKSP Pejabat 3 Tahun - 3 tahun - 3 tahun - 3 tahun - 5. Surat iringan penghantaran laporan Pra MKSP MS ISO Institut ke BPG. Pejabat 3 tahun - 6. Surat Panggilan MKSP Unit PIPG 3 Tahun - 7. Minit Mesyuarat MKSP Unit PIPG 3 tahun - 8. Borang Maklum Balas Pra MKSP dan MKSP Unit PIPG/IPG 3 tahun LAM-PUP01-01