FAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SISTEM INFORMASI DALAM PERUSAHAAN MOHAMAD CHANDRA P056132862.49e PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013
DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR... i I. PENDAHULUAN... 1 1.1. Latar Belakang... 1 1.2. Tujuan... 1 II. TINJAUAN PUSTAKA... 2 2.1. Data dan Informasi... 2 2.2. Sistem Informasi... 2 III. PEMBAHASAN... 6 3.1. Faktor Sukses dan Gagalnya Penerapan Sistem Informasi... 6 IV. PENUTUP... 11 4.1. Kesimpulan... 11 DAFTAR PUSTAKA... 16 DAFTAR GAMBAR 1 Komponen Sistem Informasi... 5 i
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kesuksesan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis tidak luput dari peran besar teknologi dan sistem informasi. Perkembangan teknologi yang begitu pesat menuntut perusahaan untuk memiliki infrastruktur teknologi informasi dan sistem informasi agar dapat bertahan dalam berkompetisi dengan perusahaan lain, beradaptasi dengan perubahan pasar yang cepat, bahkan lebih maju untuk mengembangkan bisnis perusahaan dalam era globalisasi. Karena dengan adanya teknologi dan sistem informasi tersebut, perusahaan dapat melakukan efisiensi waktu dan biaya serta efktivitas proses bisnis. Untuk mengelola semua itu dibutuhkan suatu sistem informasi manajemen, yaitu sistem yang memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis IT, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan kegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilan. Dengan penerapan sistem informasi manajemen yang baik, maka akan menghasilkan informasi yang tepat dan cepat, sehingga akan membantu para manajer dalam menentukan strategi-strategi bisnis yang tepat dan cepat untuk mencapai visi dan misi perusahaan dengan cara menyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan sebagai bahan pertimbangan bagi para pembuat keputusan serta dapat mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses bisnis internal perusahaan dengan dukungan sistem informasi, terutama dalam manufaktur, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan fungsi sumber daya manusia. Namun dalam implementasi suatu sistem informasi manajemen masih banyak terdapat isu dan permasalahan yang menyebabkan kegagalan dalam menerapkan sistem informasi baik itu hambatan dari internal maupun eksternal. Dalam paper ini akan membahas faktor - faktor yang mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam implementasi sistem informasi dalam suatu perusahaan. 1.2. Tujuan Penulisan paper bertujuan untuk menganalisis dan mempelajari faktor-faktor keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan 1
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Data dan Informasi Data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata datum yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dan sebagainya yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Jadi data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi berarti bagi penerimanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal yaitu : a. Relevan (Relevancy) b. Akurat (Accurancy) c. Tepat waktu (Time liness) d. Ekonomis (Economy) e. Efisien (Efficiency) f. Ketersediaan (Availability) g. Dapat dipercaya (Reliability) h. Konsisten 2.2. Sistem Informasi (SI) Sistem informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi: manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya (O Brien, 2005). 2
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi Komponen Sistem Informasi antara lain : 1. Manusia (Brainware) Sumberdaya manusia meliputi pengguna akhir (end users) dan pengelola sistem (sistem information managing team). Pengguna akhir adalah meraka yang menggunakan sistem informasi ataupun informasinya saja, dapat berupa individu ataupun organisasi. Sedangkan pengelola sistem adalah mereka yang membangun, mengoperasikan, dan merawat sistem informasi. 2. Perangkat Keras (Hardware) Sumberdaya perangkat keras mencakup mesin pengolah (processing machine), repositori (media penyimpanan) data (memory), pencetak informasi, dan unit Input/Output (peripherals) seperti scanner, stylus pen, camera, digitizer, mouse, light pen, key-board, terminals (monitors), printer, plotter, microphone, speaker, modem, data display. Suatu sistem informasi yang menggunakan basis sistem komputer sebagai processing machine, lebih dikenal dengan istilah CBIS (Computer-Based Information Sistem). Dalam paper ini konteks diskusi kita adalah CBIS. 3
3. Perangkat Lunak (Software) Sumberdaya perangkat lunak mencakup sekumpulan aturan-aturan atau panduan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, progam aplikasi komputer, program pengembangan, dan program sistem operasi (Operating Sistem Software). 4. Jaringan (Netware) Sumberdaya jaringan meliputi seluruh sarana untuk telekomunikasi yang meliputi media telekomunikasi, prosesor telekomunikasi, aliran (jalur) telekomunikasi, topologi & aturan (protokol) telekomunikasi, keamanan serta zona telekomunikasi. 5. Data (Dataware) Sumberdaya data meliputi semua fakta-fakta hasil pengukuran, pengamatan, perhitungan, atau transaksi yang perlu dihimpun dan disimpan untuk mendukung keseluruhan aktivitas sistem informasi. Informasi berbeda dari data. Informasi adalah data yang telah diolah dan disajikan dalam konteks yang bermanfaat bagi pengguna. Oleh sebab itu untuk menentukan data apa yang harus dihimpun dan disimpan, tergantung dari informasi apa yang diperlukan oleh pengguna maupun pengelola sistem informasi. Data yang dihimpun dapat berupa teks, citra (image), audio, atau video atau gabungan dari data-data tersebut yang dikenal dengan data multimedia. 6. Input Kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses 7. Proses Kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output 8. Output Kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksu oleh sebuah proses transformasi menuju tujuan akhir 9. Data Store Data yang diolah wajib disimpan dalam suatu basis data atau database karena dapat digunakan untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu 4
diorganisasikan dengan baik agar dapat menghasilkan informasi yang berkualiatas dan berguna juga untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak yang disebut DBMS (Database Management Sistem). 10. Sistem Kontrol Pengendalian kelangsungan suatu sistem perlu diterapkan dan dimonitoring untuk meyakinkan bahwa sistem berjalan dengan normal dan baik sehingga jika terjadi bugs ataupun error, hal tersebut dapat segera diperbaiki agar kegiatan operasional berjalan lancar. 5
III. PEMBAHASAN Keberhasilan maupun kegagalan suatu sistem informasi tidak hanya fokus kepada performance sistem, seperti banyaknya bugs maupun error yang muncul di sistem ataupun kehandalan suatu hardware dari sistem tersebut, apakah mumpuni untuk menangani banyaknya transaksi dan mampu untuk menampung serta menampilkan ribuan informasi melainkankan feedback dari pengguna atau user sistem itu sendiri. Apakah sistem tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan user. 3.1. Faktor Sukses atau Gagalnya Penerapan Sistem Informasi Begitu banyak faktor penyebab sukses ataupun penyebab munculnya masalah pada sistem informasi. Faktor tersebut ada yang bersifat teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut adalah : Desain Desain sistem informasi sangat berkaitan dengan struktur, budaya, orang dan tujuan perusahaan. Keseluruhan komponen tersebut saling berkaitan, sehingga jika salah satu komponen berubah maka akan mempengaruhi komponen yang lain. Jika dalam membuat desain sistem tidak selaras dengan komponen tersebut maka akan menyebabkan kegagalan sistem informasi dan sebaliknya. Data Data setiap perusahaan mempunyai pola yang berbeda dan juga metode penyimpanannya dapat berbeda pula. Dalam mengembangkan sistem informasi perlu dilakukan analisis lebih mendalam terhadap data suatu perusahaan dan suatu sistem harus dapat menyesuaikan keragaman data tersebut agar dapat memaksimalkan informasi yang terkandung dalam data sehingga tujuan bisnis dapat tercapai. Biaya Biaya sangat berpengaruh terhadap fitur yang akan dikembangkan dan hardware yang akan digunakan. Setelah suatu sistem sudah terbentuk, muncul biaya maintenance yang mencakup biaya operasional dan biaya enhancement atau change request dari user untuk menambahkan fitur atau modul baru. Sehingga suatu perusahaan harus menyiapkan biaya yang sangat besar dan mahal dalam membangun suatu sistem informasi. Maka suatu 6
perusahaan benar-benar harus mengetahui tujuan dan kebutuhan sistem tersebut agar biaya dapat ditekan dan perusahaan juga dapat melakukan in house atau tidak menggunakan jasa vendor tapi menggunakan pegawai IT sendiri dalam membangun sistem informasi. Operasi Sistem informasi yang sudah live wajib dilakukan monitoring dan pengendalian baik itu oleh user maupun oleh staf IT karena untuk memastikan bahwa sistem berjalan dengan baik dan jika memang ada kegagalan sistem dapat segara dieskalasi dan diperbaiki dengan cepat agar kegiatan operasional sistem dapat berjalan normal dan online kembali serta dapat mengurangi komplain client. Suatu sistem juga perlu dilakukan kegiatan operasional housekeeping terutama database karena jika tidak dilakukan akan menyebabkan performance sistem menurun dan respon sistem menjadi lambat. Secara ringkas kesuksesan sistem informasi menurut Rosemary Cafasso dalam O Brien (2005), antara lain disebabkan oleh: 1. Keterlibatan pengguna 2. Dukungan pimpinan (manajemen eksekutif) 3. Kejelasan pernyataan kebutuhan 4. Perencanaan yang tepat 5. Harapan yang realistis. Sedangkan menurut Laudon, faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut yaitu: 1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume transaksi online. 2. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview. 3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi. 4. Tujuan suatu organisasi tercapai. 5. Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan penjualan dan profit. 7
Sementara menurut O Brien dan Marakas (2009) alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara lain : 1. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen Dukungan yang kurang dari pihak manajemen dapat menyebabkan pengembangan projek sistem informasi terhambat dan kemungkinan besar dipastikan gagal serta sistem tersebut terancam tidak digunakan. Tetapi sebaliknya jika proyek tersebut didukung penuh oleh manajemen maka projek tersebut akan mendapat perhatian khusus dan akan terus dimonitoring hingga live. Karena setiap ada permasalahan baik itu sisi hardware maupun flow sistem dalam pengembangan dapat terselesaikan dengan cepat, dan dukungan dari manajemen berpengaruh juga terhadap persepsi positif dari para manajemen bawah serta staf IT atau programmer yang mengembangkan sistem sehingga terciptalah sistem yang handal, cepat dan berguna bagi perusahaan. 2. Kurangnya keterlibatan atau input dari end user Keterlibatan user dalam proyek SI dapat mempercepat proses pengembangan karena semua kebutuhan user yang diinginkan dapat disampaikan langsung dan tepat ke programmer IT dan secara tidak langsung dapat mengurangi mispersepsi dalam pengembanga serta elbih banyak kesempatan untuk mengontrol proyek SI tersebut. Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer (user-designer communication gap). 3. Tidak Memiliki Perencanaan Memadai Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu, menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponenkomponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut. Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan 8
perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi. Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. 4. Inkompetensi secara Teknologi Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang telah dirancang akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem informasi. Karyawan hanya mempelajari sedikit mengenai sistem informasi yang mereka gunakan sehingga kemampuan mereka terbatas. Penyesuaian terhadap strategi penerapan sistem yang baru harus disosialisasikan dengan jelas kepada karyawan Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orangorang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi. 9
Selain beberapa hal yang disebutkan diatas, riset tentang implementasi sistem informasi juga memberikan beberapa faktor lain yang dapat mempengaruhi kegagalan dan keberhasilan penerapan sistem informasi pada perusahaan seperti : 1. Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna dengan Perancang Sistem Informasi Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam upaya sistem informasi. Pengguna dan specialist sistem informasi cenderung mempunyai perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi. 2. Tingkat Kompleksitas dan Resiko Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena sistemsistem tersebut mengandung tingkat resiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah mengidentifikasikan tiga faktor kunci yang memengaruuhi tingkat resiko proyek, yaitu : a) Ukuran proyek : Semakin besar proyek semakin besar pula resikonya. b) Struktur proyek : Beberapa proyek strukturnya lebih tinggi di banding yang lain. Persyaratan-persyaratannya jelas dan lugas, sehingga output dan proses dapat secara mudah ditentukan. c) Pengalaman dengan Teknologi : resiko proyek akan meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi kurang memiliki keahlian teknis. Semakin tinggi tingkat resiko semakin tinggi pula usaha implementasi akan gagal. d) Manajemen dan Proses Implementasi : Konflik dan ketidakpastian dalam implementasi proyek dikelola dan diorganisasi dengan cara yang tidak sempurna. Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinan akan membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut : e) Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran f) Melampaui waktu yang telah diperkirakan g) Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan. h) Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan. 10
IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan Kegagalan dari sistem informasi bukan hanya pada bagian-bagiannya saja, tetapi pada keseluruhan sistem yang tidak dapat digunakan sebagaimana yang diharapkan. Pengguna harus memahami sistem informasi dan mengembangkan prosedur manual paralel untuk membuat sistem bekerja secara sempurna. Terdapat faktor penyebab munculnya masalah pada sistem informasi. Faktor tersebut dapat bersifat teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut yaitu:desain, Data, Biaya, dan Operasi. Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut Laudon yaitu: tingkat penggunaannya relatif tinggi, Kepuasan pengguna terhadap sistem, Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi, Tujuan yang dicapai dan Imbal balik keuangan untuk organisasi. Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena besarnya kekuatan-kekuatan lingkungan eksternal dan kesamaan dari kekuatan faktor internal atau institusional. Beberapa sistem gagal karena benturan diantara keadaan atau lingkungan internal. Beberapa faktor yang dapat yang dapat menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi. 11
DAFTAR PUSTAKA http://id.wikipedia.org/wiki/sistem_informasi_manajemen http://nana-recycle.blogspot.com/2012/11/penerapan-sistem-informasi-pada_7.html Laudon, Kenneth C. (2005), Sistem Informasi Manajemen Edisi 8, Penerbit Andi, Yogyakarta, 317-326 O Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta. O Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information Sistem. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. 12