DOSEN : Dr. Ir. Arief Imam Suroso, MSc ISU DALAM IMPLEMENTASI SISTEM Studi kasus : PT. Garuda Indonesia DISUSUN OLEH: BENNY KURNIAWAN P056131272.45 E-45 PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR JANUARI 2013
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Konversi ke sistem baru dari sistem yang lama adalah suatu kejadian yang sangat penting, di mana akan terjadi suatu proses adaptasi kembali bagi user terhadap sistem baru. Setelah konversi, kepemilikan sistem secara resmi akan berpindah dari analis dan Programmer ke end-user. Implementasi sistem erat kaitannya dengan keberhasilan suatu proses bisnis. Karena itu, seorang project manager dituntut untuk mampu mendeliver sistem secara halus ke pengguna, agar sistem yang baru mampu me-replace sistem yang lama dengan sukses, juga mampu diterima oleh user. 1.2.Tujuan Penulisan Implementasi dalam organisasi juga sarat akan kegagalan. Kegagalan tersebut disebabkan oleh beberapa faktor. Maka untuk mengetahui lebih dalam kegagalan apa yang terjadi dalam organisasi, dibuatlah paper ini.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengembangan Sistem Menurut William, dalam pengembangan suatu sistem, terdapat enam tahapan proses dalam pengembangan suatu sistem baru untuk meningkatkan produktivitas. Ke enam tahapan analisa dan desain tersebut, antara lain: 1. Investigasi awal 2. Analisa sistem 3. Merancang sistem 4. Mengembangkan sistem 5. Implementasi sistem 6. Pemeliharaan Menurut Whitten, pengembangan sistem adalah suatu kumpulan aktivitas, metode, praktek terbaik, siap untuk di-deliver dan merupakan suatu otomatisasi untuk para stakeholder untuk mengembangkan dan secara terusmenerus memperbaiki sistem informasi dan perangkat lunak. 2.2. Implementasi Sistem Penerapan sistem baru kerap kali menjadi penghalang yang sangat berat. Karena itu dalam melakukan penerapannya sendiri, diperlukan strategi yang tepat, sebuah transisi yang halus agar sistem dapat diterima baik oleh pengguna, dan terhindar dari masalah-masalah umum start-up yang kerap timbul. Berikut adalah teknik 1. Direct Cut-over Pada metode implementasi ini, sistem yang baru langsung diterapkan untuk menggantikan sistem lama yang tengah berjalan. Biasanya pergantian sistem ini akan terlebih dahulu ditentukan pada waktu tertentu.
Kelebihan : - Lebih hemat waktu dan biaya, karena tidak ada proses transisi Kekurangan : - Karena pada saat di-deliver sistem lama yang tengah berjalan langsung diputus, maka jika terdapat defect dalam suatu sistem, sangat sulit untuk kembali ke sistem yang lama. 2. Parallel Run Di dalam metode ini, sistem yang baru dilepaskan untuk berjalan beriringan bersama sistem yang lama untuk suatu periode yang ditentukan. Hal ini ditujukan agar sistem yang baru dapat menunjukkan keandalannya dibanding sistem yang lama. Selain itu, juga menjaga jika sewaktu-waktu, ternyata terjadi kegagalan dalam sistem yang baru, maka proses bisnis tidak akan terganggu. Kelebihan: - Meminimalkan kemungkinan kegagalan dari suatu sistem baru. Kekurangan : - Meningkatnya biaya, karena proses komputasi yang dikeluarkan lebih besar. Hal ini mungkin tidak terlihat jelas bagi sistem yang tidak terlalu besar. - Atau, efisiensi kerja menurun, karena user harus melakukan inputke dalam dua sistem. 3. Phased in Conversion Merupakan variasi dari langsung dan paralel, metode ini mengimplementasi bagian-bagian sistem baru secara bertahap. 4. Pilot Approcah Seluruh sistem dicoba, namun hanya ke beberapa pengguna. Jika sistem yang baru dirasa aman, barulah implementasi dilakukan ke pengguna lainnya.
2.3. Alasan Kegagalan dalam Implementasi Berikut ini adalah sepuluh alasan yang kerap kali muncul dalam implementasi suatu system: 1. Sponsor yang tidak jelas, modelnya, selalu berubah baik di awal, tengah maupun akhir dari implementasi. 2. Kurangnya tingkat proritas dan suka untuk melakukan banyak perubaha tanpa sumberdaya yang memadai. 3. Kelompok proyek (dan organisasi) yang mendefinisikan sukses hanya sekedar pada installasi, bukannya pada implementasi 4. Kelompok proyek yang tidak pernah membuat pernyataan jelas terhadap perubahan dan mencoba melakukan perubahan tanpa arah yang jelas. 5. Perencanaan proyek yang di dalamnya tidak mengikutsertakan strategi dan taktik untuk menguatkan behaviors baru. 6. Sponsor dan kelompok proyek yang tidak pernah belajar dari kegagalan implementasi di masa lalu. 7. Terlalu sedikit agen perubahan yang tidak terdistribusi secara tepat. 8. Sponsor dan agen perubahan yang kurang memiliki kemampuan untuk mengatur penolakan yang terjadi. 9. Kelompok proyek yang terlalu lama berpikir untuk membangun kesiapan. 10. Perhatian yang berlebihan pada rencana komunikasi yang hanya memenuhi satu arah dan top-down.
BAB III PEMBAHASAN 3.1.Studi kasus PT. Garuda Indonesia Dalam rangka untuk bergabung ke dalam Global Alliance Sky Team, pada November 2010, PT. Garuda Indonesia melakukan migrasi sistem dengan nama Integrated Operational Control/ IOCS, di mana sistem yang baru ini ditujukan untuk me-replace tiga sistem lama yang telah ada, yakni sistem monitor penerbangan, pengaturan awak kabin, dan jadwal penerbangan. Sistem baru ini sendiri merupakan integrasi dari tiga sistem lama yang telah ada. Sistem ini akan melibatkan 81 pesawat, 580 penerbang, 2.000 awak kabin, dan penerbangan yang mencapai 2.000 setiap minggunya. Namun transisi sistem ini mengalami kegagalan yang menyebabkan kekacauan dalam penjadwalan penerbangan yang pada akhirnya berimbas pada kerugian baik bagi penumpang maupun pihak penebangan itu sendiri, kerugian itu dikarenakan harus menunggu penerbangannya, maupun perusahaan yang harus membayar denda sesuai aturan ke penumpang, penyediaan penginapan dan juga refund, sehingga kerugian diperkirakan mencapai Rp. 220 Juta. Selain dari kerugian material, garuda juga mengalami kerugian, karena tercorengnya nama baik garuda yang selama ini telah dijaga dengan susah payah., bahkan pihak Garuda sendiri sempat menutup pemesanan tiket selama beberapa hari hingga sistem berjalan normal kembali. Pengamat IT, Abimanyu Wachjoewidajat mengatakan bahwa di dunia ICT, terjadinya down curve (penurunan kinerja) saat melakukan transisi dari sistem lama ke yang baru memang hal yang normal. Jika perusahaan biasa atau menengah, mungkin masih dianggap wajar. Tapi untuk perusahaan besar sekelas Garuda Indonesia, yang merupakan perusahaan pelayanan publik, masalah ini justru menunjukkan ketidaksiapan perusahaan, bahkan
cenderung mengesankan tim pelaksana kurang profesional untuk membuat perencanaan dan sekaligus mengantisipasi masalah. 3.2. Analisis Penerapan sistem baru dilakukan secara parallel run, di mana sistem yang baru menjadi main sistem dan sistem yang lama dijadikan backup. Di beberapa hari awal dari penerapan sistem baru, tidak nampak masalah yang cukup berarti, selanjutnya beberapa hari kemudian terjadilah Down-curve secara signifikan, di mana sistem yang ada mengalami kegagalan, bahkan sistem lama yang tetap berjalan sebagai back-up pun turut mengalami kegagalan. Terjadinya kegagalan sendiri berakibat pada tidak terjadinya pencatatan pada perubahan ke dalam sistem yang akibatnya keberadaan kru, baik yang sedang off, stand-by, maupun on-duty tidak tercatat seluruhnya. Akibat dari kegagalan sistem tersebut juga disebabkan kurang tanggapnya agen perubahan, terlihat dari lamanya waktu yang diperlukan oleh Garuda, sebelum dapat memulihkan dirinya dan kembali beroperasi secara normal.
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN Jadi setiap implementasi suatu sistem baru, besar kemungknanya untuk terjadi kegagalan. Hal itu dapat disebabkan oleh beberapa faktor, seperti kurang konsisten, kurang sumberdaya, kurang tanggap dsb. Suatu organisasi dapat melakukan kesalahan, dan organisasi besar dapat melakukan kesalahan yang benar-benar besar, seperti yang terjadi pada PT. Garuda Indonesia. Kesalahan tersebut mendatangkan kerugian yang besar bagi konsumen maupun organisasi itu sendiri. Nama baik dan kualitas dari organisasi pun dipertaruhkan karena kegagalan implementasi. Belajar dari hal ini, implementasi sistem selain dari pemilihan metode pengimplementasiannya, juga harus mampu untuk mengantisipasi masalah-masalah ada yang biasanya timbul, dalam kasus PT. Garuda Indonesia ini adalah seharusnya meningkatkan kepekaan, jika terdeteksi adanya kegagalan dalam sistem. Ingatlah Murphy s Law: Hal apapun dapat menjadi salah, akan menjadi salah dan pada waktu yang paling buruk.
BAB V DAFTAR PUSTAKA Lethbridge, T. C.,& Robert L. (2002). Object-Oriented Software Engineering: Practical Software Development using UML and Java. (International Edition). Singapore: McGraw Hill. Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., & Dittman, Kevin C. (2005). System Analysis and Design Methods. (7 th Edition). New York: McGrawhill Williams, B.K, Stacy C. Sawyer (2007). Using Information Technology: A Practical Introduction to Computers & Communications. (7 th Edition).New York: McGraw-Hill. Sumber Internet: Insiden yang menimpa Garuda Indonesia. (n.d.) Wikipedia.org. Retrieved February 1, 2014 from http://id.wikipedia.org/wiki/garuda_indonesia Top 10 Reasons for Implementation Failure: Watch for these Warning Signs on Your Project. (n.d.). Implementation Management Associates. Retrieved January 31, 2014, from http://www.imakenews.com/imaworldwide/e_article001680694.cfm?x=bg W0Rl3,bj7NbMRQ,w