BAB 3 LANGKAH PEMECAHAN MASALAH 3.1 Penetapan Kriteria Optimasi PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills merupakan sebuah perusahaan penghasil kertas yang dalam kegiatan produksinya, perusahaan tersebut menerapkan sistem make to order, dimana PT. Pindo Deli and Paper Mills akan memproduksi kertas bila ada pesanan dari konsumen atau pelanggannya. Persediaan bahan baku kertas carbon less yang selama ini terjadi di perusahaan terlihat masih cukup banyak atau dapat dikatakan berlebih. Ini dapat dilihat dari data persediaan akhir yang setiap bulannya dihasilkan oleh sistem berjalan. Ini mengindikasikan bahwa pengendalian persediaan bahan baku kertas carbon less yang terjadi dalam perusahaan selama ini masih kurang baik. Karena dengan persediaan bahan baku yang kian berlebih dapat menyebabkan membengkaknya biaya penyimpanan, belum lagi kualitas bahan baku itupun dapat menurun jika disimpan terlalu lama, apalagi PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills mempunyai bagian Quality Control yang mengecek bahan baku sesuai standar kualitas, dan ketika persediaan bahan baku yang tersimpan cukup lama, maka ketika akan digunakan untuk kegiatan produksi, ternyata kualitasnya sudah tidak sesuai lagi, sehingga persediaan bahan baku tersebut tidak dapat digunakan dan dibuang percuma. Dari data yang diambil dari perusahaan (Desember 2005 Mei 2006) dapat diperlihatkan bahwa, jumlah persediaan bahan baku penyusun kertas carbon less selama periode berjalan masih cukup banyak. Berikut data datanya: 41
Tabel 3.1 Persediaan akhir Bahan Baku Penyusun Kertas Carbon Less dengan Sistem Berjalan (periode Desember 2005 Mei 2006) No. Nama Bahan Periode baku -3-2 -1 0 1 2 3 4 5 1 Base paper 6600 10770 11020 9900 10150 6650 4400 2 Pigment 154 510 768 1048 777 245 385 3 Capsule 70 291 131 230 310 155 298 4 Binder 52 160 270 150 210 304 248 5 Spacer 66 258 138 210 206 228 284 6 Resin 26 134 189 139 257 199 143 7 Additive 76 223 175 227 125 75 124 8 Dispersant 5 29 23 15 16 8 7 Sumber : PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills Keterangan: persediaan akhir bahan baku sistem berjalan dalam satuan ton Dengan dasar evaluasi yang diambil dari perusahaan tersebut maka diusulkanlah suatu sistem MRP (Material Requirements Planning). Dengan menggunakan sistem MRP pengendalian persediaan dapat dilakukan secara optimal dalam arti bahan baku yang tersedia tidak kelebihan atau kekurangan (cukup) dan kelancaran produksi dapat terus berjalan, karena sistem ini dapat digunakan untuk menentukan besarnya kuantitas persediaan yang dibutuhkan, pada saat kapan akan dilakukan pemesanan bahan baku, dan kapan produk itu akan diproduksi. 3.2 Pengembangan Alternatif Solusi Dalam mencari ukuran lot yang tepat melalui sistem MRP (Material Requirements Planning) untuk meminimalkan biaya persediaan, dapat dilakukan melalui beberapa metode sebagai alternatif, dimana dari salah satu metode tersebut dapat dihasilkan biaya persediaan yang paling minimal. Berikut beberapa metode dari sistem MRP (Material Requirements Planning) yang dapat menjadi alternatif solusi untuk meminimalisir biaya persediaan: 42
1. Metode Lot For Lot Metode Lot For Lot didasarkan pada ide menyediakan persediaan (atau memproduksi) sesuai dengan yang diperlukan saja, jumlah persediaan diusahakan seminimal mungkin. Jika pesanan dapat dilakukan dalam jumlah berapa saja, pesanan sesuai dengan jumlah yang sesungguhnya diperlukan (Lot For Lot) menghasilkan tidak adanya persediaan. Biaya yang timbul hanya berupa biaya pemesanan. Tetapi dalam kasus yang terjadi pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills, persediaan tetap terjadi dikarenakan dalam perhitungan melibatkan persediaan akhir yang terjadi selama periode penelitian. Metode ini mengandung resiko yang tinggi, apabila terjadi keterlambatan dalam pengiriman barang, mengakibatkan terhentinya produksi jika persediaan itu berupa bahan baku, atau tidak terpenuhinya permintaan pelanggan apabila persediaan itu berupa barang jadi. Metode lot for lot ini, yang memproduksi secara tepat berapa yang diperlukan. Keputusan ini konsisten dengan sasaran sistem MRP, yaitu memenuhi kebutuhan permintaan yang terikat. Maka, sebuah sistem MRP harus menghasilkan unit hanya jika dibutuhkan, dengan tidak adanya persediaan pengaman dan tidak ada antisipasi pesanan yang akan datang. Alasan metode ini sebagai salah satu alternatif solusi berdasarkan ide bahwa jumlah pemesanan dapat dilakukan berapa saja berdasarkan kebutuhan yang diperlukan dengan tetap memperhatikan jumlah lot size yang dapat disediakan oleh pemasok maupun perusahaan sendiri. Maka frekuensi pemesanan yang terjadi untuk memenuhi kebutuhan dapat meminimalisasi persediaan dengan catatan biaya pemesanan tidak terlalu tinggi. 2. Metode Economic Order Quantity (EOQ) Metode EOQ sebagai sebuah teknik penentuan ukuran lot lebih disukai ketika terdapat permintaan bebas yang relatif tetap, bukan di saat permintaan itu diketahui. 43
EOQ adalah sebuah teknik statistik yang menggunakan rata-rata (seperti permintaan rata-rata untuk satu tahun) sedangkan prosedur MRP mengasumsikan permintaan (terikat) diketahui yang digambarkan dalam sebuah jadwal produksi induk. Alasan metode ini sebagai salah satu alternatif solusi, yaitu dengan diketahuinya kebutuhan rata-rata selama periode tertentu sehingga pemesanan dapat dilakukan menurut jumlah yang diperoleh dari perhitungan EOQ tersebut, mungkin dapat menghasilkan ukuran lot yang dapat meminimalkan biaya persediaan 3. Metode POQ (Periodic Order Quantity) Metode ini sering disebut juga dengan metode uniform order cycle, merupakan pengembangan dari metode EOQ untuk permintaan yang tidak seragam dalam beberapa periode. Rata-rata permintaan digunakan dalam model EOQ untuk mendapatkan rata-rata jumlah barang setiap kali pemesanan. Angka ini selanjutnya dibagi dengan rata-rata jumlah permintaan per periode dan hasilnya dibulatkan ke dalam angka integer. Angka terakhir menunjukkan jumlah periode waktu yang dicakup dalam setiap kali pemesanan. Alasan metode POQ ini sebagai salah satu alternatif solusi, mungkin dengan jumlah periode waktu yang dihasilkan melalui perhitungan POQ, dapat dihasilkan jumlah pemesanaan yang dapat meminimalisasi persediaan, sekaligus mengendalikan frekuensi pemesanannya. 4. Metode Part Period Balancing (PPB) Metode ini merupakan salah satu pendekatan dalam menentukan ukuran lot untuk suatu kebutuhan material yang tidak seragam menjadi lot-lot yang dapat memperkecil total biaya persediaan. Meskipun tidak menjamin diperolehnya biaya total yang minimum, metode ini memberikan pemecahan yang cukup baik. Metode ini mirip dengan model EOQ yang berusaha membuat biaya penyimpanan sama dengan biaya pemesanan. Namun, berbeda dengan model EOQ, metode ini dapat 44
menggunakan jumlah pesanan yang berbeda untuk setiap pesanan, yang dikarenakan jumlah permintaan setiap periode tidak sama. Ukuran Lot dicari dengan menggunakan pendekatan periode bagian yang ekonomis (economic part period, EPP), yaitu dengan membagi biaya pemesanan (biaya set-up) dengan biaya penyimpanan per unit per periode. Kebutuhan diakumulasi periode demi periode sampai mendekati nilai EPP. Akumulasi persediaan yang mendekati nilai EPP itu merupakan ukuran lot yang dapat memperkecil nilai persediaan. Alasan metode ini digunakan sebagai salah satu alternatif solusi adalah dengan mengakumulasikan kebutuhan mendekati EPP mungkin dapat dihasilkan total biaya persediaan yang lebih minimal atau paling tidak dicapainya biaya persediaan dengan keseimbangan antara biaya penyimpanan dan biaya pemesanannya. 3.3 Pengembangan Model Optimasi Sistem MRP yang merupakan teknik permintaan terikat, menggunakan daftar kebutuhan bahan, persediaan, penerimaan yang diperkirakan, dan jadwal produksi induk untuk menentukan kebutuhan material. MRP sangat bermanfaat bagi perencanaan kebutuhan material untuk komponen (dalam hal ini bahan baku penyusun kertas carbon less) yang jumlah kebutuhannya dipengaruhi oleh komponen lain (dependent demand) (dalam hal ini kertas carbon less itu sendiri). Sistem MRP mengendalikan agar komponen yang diperlukan untuk kelancaran produksi dapat tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan. MRP memberikan peningkatan efisiensi karena jumlah persediaan, waktu produksi dan waktu pengiriman barang dapat direncanakan lebih baik, karena ada keterpaduan kegiatan yang didasarkan pada jadwal induk. Ini berarti pengadaan dapat dilakukan terhadap barang atau komponen yang diperlukan saja, jumlah persediaan yang berlebihan dapat dihindari, serta pengadaan dan pengiriman barang dapat dilakukan sesuai dengan jadwal yang direncanakan. Dengan kata lain, dapat dicapainya tepat 45
barang, tepat jumlah dan tepat waktu. Sehingga diharapkan dengan adanya sistem MRP ini masalah yang dipaparkan di atas dapat diminimalisir dengan perencanaan dan penjadwalan yang lebih baik yang ditawarkan oleh sistem MRP ini. 3.4 Rancangan Implikasi Solusi Terpilih Setelah semua data dan analisis dilakukan maka pertanyaan tentang apakah total biaya persediaan bahan baku kertas carbon less (yang terdiri dari biaya penyimpanan dan biaya pemesanan) yang dihasilkan oleh sistem yang berjalan selama ini di dalam perusahaan sudah merupakan jumlah yang minimum atau belum, akan terjawab. Tentunya hal ini diperoleh dengan membandingkan total biaya persediaan yang dihasilkan oleh sistem yang berjalan di perusahaan dengan sistem MRP. Jika ternyata dengan sistem MRP, total biaya persediaan yang dihasilkan dapat lebih minimum dari total biaya persediaan yang dihasilkan dengan sistem yang berjalan, ini mengindikasikan bahwa sistem yang berjalan memerlukan suatu usulan perbaikan. Perbaikan itu tentunya tidak hanya dilakukan terhadap sistem yang berjalan selama ini tetapi juga pada divisidivisi terkait atau unit-unit khusus dari suatu divisi yang menyebabkan sistem pengendalian persediaan bahan baku di perusahaan tersebut tidak optimal (khususnya masih terjadi kelebihan persediaan di dalam perusahaaan). Tentunya usulan perbaikan yang terjadi terhadap sistem yang berjalan dilakukan dengan mengusulkan sistem yang digunakan sebagai pembandingnya, sistem pembanding tersebut adalah sistem MRP. Sistem MRP yang diusulkan tersebut terdiri dari 4 metode, dimana salah satu dari metode lot sizing tersebut menghasilkan total biaya yang minimal melalui jumlah persediaan dan frekuensi pemesanan yang dihasilkan dari salah satu metode tersebut. Berikut langkah langkah perbaikan yang akan diusulkan untuk mencoba menyelesaikan masalah persediaan yang terjadi pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mils: 46
1. masalah persediaan berhubungan dengan keakuratan catatan persediaan, maka hal yang harus segera diperbaiki adalah prosedur pembuatan laporan sisa persediaan bahan baku kertas carbon less pada divisi atau unit dari divisi yang terkait, karena catatan persediaan sangat diperlukan sebagai masukan bagi MRP guna mengetahui kebutuhan bersih yang sebenarnya akan bahan baku. Usulan perbaikan ini dilakukan pada divisi administrasi (Administrasi A) 2. perbaikan komitmen dalam membuat kontrak kerja dengan pemasok 3. pemberian pelatihan peramalan dan sistem MRP kepada divisi sales and marketing (ship product coordinator dan bagian PPIC) guna menentukan kebutuhan bahan baku dengan lebih baik 4. pembelian bahan baku kertas carbon less berdasarkan sistem MRP melibatkan divisi sales and marketing ( bagian PPIC), divisi produksi, bagian purchasing 47