-BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Kebutuhan Informasi Untuk menentukan kebutuhan sistem yang sedang berjalan terutama untuk mendukung sistem baru yang diusulkan penulis, maka kami melakukan survei dan interview ke perusahaan. Berikut ini merupakan hasil interview yang kami dapatkan: 1. Kapankah berdirinya PT Intanpratama Ciptajaya? PT Intanpratama Ciptajaya berdiri pada tahun 1992. 2. Apa jenis usaha dari PT Intanpratama Ciptajaya? Kita merupakan suatu badan usaha perseroan atau PT yang bekerja dalam bidang jasa. Jasa-jasa yang kami tawarkan adalah berkisar antara bidang perawatan rumah, pengurusan izin-izin yang berkaitan dengan propertiproperti, dan kami juga menyediakan jasa untuk membangun dari nol. Bisa juga dikatakan bahwa usaha kami adalah pemborong yang terikat kontrak atau singkatnya kontraktor. 3. Bagaimana struktur organisasi dari PT Intanpratama Ciptajaya? Struktur organisasi dari perusahaan kami yaitu posisi tertinggi dipegang oleh direktur dan ada seorang wakil direktur yang membantu direktur dalam menjalankan tanggung jawabnya. Salah satunya membantu dalam membuat jadawal kerja sehari-hari. Selain itu di perusahaan kami terdapat juga bagian Manajer, admin, supervisor dan logistic. Bagian supervisor mengepalai beberapa kepala teknisi yaitu teknisi sipil, teknisi listrik, dan teknisi AC.
42 4. Sistem penyimpanan data apa yang dipakai selama ini? Metode penyimpanan data masih berupa system paper-based, tetapi beberapa data konsumen dan perusahaan tertentu yang sudah menjadi langganan disimpan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel. 5. Bagaimana proses bisnis yang dijalankan selama ini? Proses bisnis yang berjalan selama ini lebih menitikberatkan pada pengontrolan persediaan barang dan pembagian tugas kerja, karena sebagai perusahaan jasa kontraktor kedua pegontrolan ini memainkan peranan yang sangat penting untuk meneyelesaikan suatu proyek, karena jika tidak dikontrol waktunya bisa molor dan biayanya bisa membengkak. 6. Apakah kendala dan masalah yang dihadapi oleh PT Intanpratama Ciptajaya selama ini? Masalah yang kami hadapi saat ini adalah kami mengalami kesulitan untuk mengetahui stok barang. Detilnya kami ingin mengetahui jumlah barang yang terpakai dalam sebuah proyek, dan detil-detilnya dapat kami lihat per konsumen, per proyek dan dalam suatu kurun waktu. Dan yang terpenting adalah kami ingin mengetahui karyawan mana yang bertanggung jawab terhadap permintaan barang tersebut. 7. Sistem seperti apakah yang diinginkan oleh perusahaan Bapak? Kalian bisa mencoba untuk membuat suatu sistem persediaan barang yang disesuaikan dengan perusahaan kami. Maksudnya adalah bukan sistem persediaan seperti perusahaan jual-beli barang pada umumnya, tetapi kami ingin kalian buat suatu sistem persediaan yang dikaitkan dengan suatu proses
43 pembagian tugas, jadi kami bisa mengontrol permintaan barang per proyeknya. 3.2 Riwayat Perusahaan Perusahaan Intanpratama Ciptajaya didirikan di Jakarta pada tahun 1992. Perusahaan ini bergerak di bidang jasa kontraktor. PT Intanpratama Ciptajaya pada awalnya didirikan beralamat di Jalan DDN II No. 1, Pondok Labu Cilandak, Jakarta Selatan. Kemudian pada tahun 2000 pindah ke Jalan Kemang Timur Raya No. 68, Jakarta Selatan. Perusahaan ini merupakan perusahaan menengah yang memberikan jasa seperti perawatan rumah, ruko, atau properti konsumen yang lain. PT Intanpratama Ciptajaya dalam menjalankan usahanya mengadakan kerjasama dengan perusahaan besar. Kerjasama ini biasanya dalam bentuk pemberian tender dari perusahaan besar. Selain itu proyek-proyek juga diperoleh dari permintaan konsumen secara langsung. Dalam menghadapi kemajuan teknologi informasi yang sedang berkembang dengan pesat maka PT Intanpratama Ciptajaya mengadakan penyesuaian dalam menjalankan usahanya. Penyesuaian itu meliputi penerapan teknologi komputer khususnya penggunaan sistem database. Oleh karena itu penulis diminta oleh perusahaan untuk membuat sistem database.
44 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan Sebagai bagian dari fungsi manajemen, setiap perusahaan membuat suatu struktur organisasi agar operasional perusahaan berjalan dengan baik dan setiap bagian menjalankan fungsinya sesuai tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh bagian tersebut. Berikut ini adalah struktur organisasi dari PT. Intanpratama Ciptajaya : Direktur Wakil Direktur manajer supervisor Logistik Admin Marketing Kepala Teknisi Sipil Kepala Teknisi Listrik Kepala Teknisi AC Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Intanpratama Ciptajaya
45 Di bawah ini akan dijelaskan mengenai tugas dan tanggung jawab dari masingmasing bagian pada PT. Intanpratama Ciptajaya seperti yang tertera pada diagram diatas. 1. Direktur a. Menentukan dan mengatur kebijakan perusahaan. b. Bertindak sebagai pimpinan perusahaan. c. Menentukan tujuan dari perusahaan. d. Menjalin hubungan dan bekerja sama dengan perusahaan lain dalam dunia usaha. e. Memastikan kebenaran jalannya operasi perusahaan. f. Menerima hasil laporan kerja dari manajer. 2. Wakil Direktur a. Menyusun jadwal direktur sehari-hari. b. Menentukan dan membuat jadwal pertemuan terhadap klien dan mitra usaha. 3. Manajer a. Mewakili direktur dalam mengawasi kegiatan operasional sehari-hari. b. Memberikan laporan kerja bulan sebelumnya kepada direktur. c. Mengkoordinir jadwal kegiatan perusahaan. 4. Administrasi a. Bertanggung jawab terhadap investasi perusahaan. b. Menganalisa seluruh laporan keuangan dan mengatasi semua anomali dalam laporan keuangan. c. Bertanggung jawab terhadap pembayaran gaji karyawan.
46 d. Bertanggung jawab terhadap keakuratan laporan keuangan. e. Membuat pembukuan bagi perusahaan 5. Supervisor a. Mengadakan negosiasi dengan konsumen. b. Mencari konsumen baru. c. Mencari rekan kerja baru. 6. Logistik a. Mengontrol persediaan barang b. Memberikan laporan persediaan barang 7. Marketing a. Membuat surat penawaran b. Memberikan informasi status tender 8. Kepala Teknisi a. Teknisi sipil : mengurus masalah konstruksi bangunan b. Teknisi listrik : mengurus pemasangan instalasi listrik c. Teknisi AC : mengurus masalah pemasangan AC. 3.4 Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan Pada perusahaan PT. Intanpratama Ciptajaya terdapat beberapa proses bisnis seperti persediaan barang yang meliputi proses permintaan dan pembelian barang, pembagian tugas kerja, pembayaran utang pelanggan dan penawaran jasa kontraktor. Namun PT. Intanpratama Ciptajaya lebih mengutamakan manajemen persediaan dan pembagian tugas kerja. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa kontraktor maka pengontrolan persediaan barang yang terbagi atas proses permintaan barang
47 dan pembelian barang serta pembagian tugas kerja sangat diperhatikan oleh perusahaan karena dapat memepengaruhi waktu dan biaya yang dikeluarkan dalam mengerjakan suatu proyek. Proses bisnis dalam perusahaan dimulai dari mendapat tender dari perusahaan besar. Untuk mendapatkan tender biasanya perusahaan membuat surat penawaran. Surat penawaran akan dibuat oleh divisi marketing di dalam perusahaan. Setelah penawaran disetujui maka proyek dapat dimulai dan pembagian tugas kerja oleh supervisor pun dimulai. Di mana supervisor memegang kendali dari tiga divisi yaitu bagian teknisi sipil, teknisi listrik dan teknisi AC. Sebelum proyek dilaksanakan supervisor harus memberi tahu manajer terlebih dahulu. Berdasarkan permintaan barang dari karyawan untuk tugas perawatan properti konsumen tertentu maka dari sebuah bukti-bukti permintaan barang tersebut akan dikumpulkan ke dalam sebuah invoice. Sehingga dari Invoice dapat diketahui material apa saja yang telah dipakai dalam proyek tersebut. Kemudian bagian logistik memeriksa persediaan barang dan membuat suatu laporan kepada admin dan supervisor. Selanjutnya pihak admin akan mengadakan pembelian ke supplier jika barang yang dibutuhkan tidak tersedia atau tidak mencukupi kebutuhan. 3.5 Permasalahan Yang Dihadapi Dari hasil survei, wawancara, dan analisa yang dilakukan oleh penulis, dapat disimpulkan beberapa permasalahan yang terjadi pada PT. Intanpratama Ciptajaya. Permasalahan tersebut adalah sebagai berikut : Perusahaan mengalami kesulitan untuk menganalisa stok persediaan barang.
48 Cukup memakan waktu untuk menghitung segala transaksi yang terjadi tiap harinya. Waktu yang digunakan untuk menentukan pembagian tugas-tugas kepada karyawan sangat lama. Hal ini disebabkan setiap rincian tugas belum tercatat dengan baik. Untuk menentukan apakah pelanggan sudah terdaftar akan memakan waktu yang cukup lama. Untuk menentukan hubungan antara barang-barang dengan supplier yang memasok barang tersebut sangat sulit. Karena setiap transaksi pembelian belum terorganisir dengan baik, walaupun sudah dicatat setiap transaksinya. Proses transaksi menjadi lama, karena setiap proses dilakukan secara manual, contohnya : - Pada transaksi permintaan barang, dibutuhkan waktu lebih lama untuk mengetahui apakah barang yang diinginkan oleh pihak karyawan untuk sebuah proyek terdapat dalam persediaan atau tidak. - Pada transaksi pengecekan persediaan barang, pihak logistik membutuhkan waktu lebih lama untuk melakukan pengecekan untuk mengetahui berapa stok barang yang ada di persediaan. Supervisor mengalami kesulitan untuk memantau kinerja karyawan, karena laporan-laporan yang di keluarkan belum secara real-time. Kemungkinan kehilangan atau kerusakan data perusahaan lebih besar dan recovery lebih sulit dilakukan karena hampir tidak pernah dilakukan back up.
49 3.6 Usulan Pemecahan Masalah Dari segala masalah yang dihadapi oleh perusahaan PT. Intanpratama Ciptajaya, penulis mengambil beberapa pemecahan masalah yang dapat digunakan untuk mengatasinya dan memberi keuntungan bagi perkembangan perusahaan PT. Intanpratama Ciptajaya di Jakarta. Berdasarkan kebutuhan supervisor dan para pegawai, maka penulis mencoba membantu dengan memberikan alternatif usulan yang sekiranya dapat membantu memecahkan masalah yang ada pada perusahaan PT. Intanpratama Ciptajaya di Jakarta. Di antaranya yaitu : 1. Membuat suatu sistem basisdata yang lengkap dan akurat, praktis serta user friendly pada bagian persediaan barang, dengan cara mempermudah proses input, update, dan delete data barang, rincian tugas, supplier dan pelanggan. 2. Menambahkan sistem view yang terinci dan jelas supaya supervisor dapat dengan lebih mudah melihat hasil penjualan jasa yang dipasarkan maupun kondisi proses permintaan dan pembelian barang yang ada dengan cepat. 3. Memberikan kemampuan pencarian atau pengambilan data pelanggan, persediaan barang dan penjualan jasa dengan cepat dan memperlihatkan view dari hasil pencarian tersebut, sehingga segala transaksi yang ada dalam proses penjualan jasa tersebut dapat berlangsung dengan cepat, mudah, dan akurat. 4. Membuat aplikasi khusus di mana aplikasi tersebut dapat menghasilkan laporan akhir setiap berakhirnya hari kerja, sehingga semua rincian dari permintaan barang, pembelian barang, penjualan jasa, hasil pembagian tugas dll dapat dianalisa langsung oleh supervisor maupun bagian Manajer dengan cepat dan mudah.
50 5. Menambahkan aplikasi yang dapat memberikan hasil analisa atau perbandingan untuk setiap produk atau pelanggan maupun hal-hal lainnya, sehingga setiap akhir bulan atau setiap akhir tahun supervisor, Manajer ataupun direktur dapat melihat perkembangan penjualan jasa yang sudah berlangsung. Prosedur pemesanan dan pembelian barang yang diusulkan penulis untuk transaksi penjualan jasa pada perusahaan PT. Intanpratama Ciptajaya di Jakarta, adalah : Apabila ada pelanggan baru, maka data dirinya akan dimasukkan ke dalam tabel pelanggan. Apabila ada perusahaan baru dan supplier, maka datanya akan dimasukkan ke dalam tabel perusahaan sebelum proses kerja sama berlangsung. Barang-barang untuk keperluan proyek dipesan dari pihak supplier, di mana supplier akan mengirimkan barang-barang yang dipesan beserta barang produk baru atau barang lainnya. Setiap adanya penerimaan barang, data barang tersebut akan dimasukkan ke dalam tabel persediaan maupun tabel pembelian dan aplikasi tersebut akan mengecek tabel pesanan, apabila barang yang dipesan telah tersedia, akan langsung dipotong jumlah persediaan barang di dalam tabel persediaan dan tabel pesanan akan di-update, di mana aplikasi akan memperlihatkan view di mana barang yang dipesan untuk keperluan proyek tersebut telah tersedia dan siap untuk dipakai. Prosedur permintaan barang yang diusulkan penulis untuk transaksi penjualan jasa pada perusahaan PT. Intanpratama Ciptajaya di Jakarta, adalah :
51 Pada setiap transaksi permintaan barang, aplikasi akan memasukkan data- data permintaan barang tersebut ke dalam tabel permintaan barang dengan rincian barang yang telah dipakai. Setiap transaksi permintaan barang akan dicatat, dan akan dikeluarkan suatu laporan permintaan barang yang disusun berdasarkan jenis barang, jenis proyek, dan pelanggan. Laporan kepada pelanggan akan dicetak dalam bentuk invoice. Tagihan kepada pelanggan akan dikirim ke pelanggan dalam bentuk faktur tagihan, setelah dicocokkan dengan invoice-invoice pelanggan yang bersangkutan. Prosedur pembagian tugas yang diusulkan penulis untuk transaksi penjualan jasa pada perusahaan PT. Intanpratama Ciptajaya di Jakarta, adalah : Pada setiap transaksi pembagian tugas, aplikasi akan memberikan suatu informasi kepada supervisor dalam menentukan tugas. Informasi ini dapat berupa view-view yang berisi kode-kode karyawan yang telah diurut berdasarkan keahlian, divisi, status kerja dan masa kerja. Aplikasi akan memberikan suatu laporan berupa view yang akan menampilkan sejumlah karyawan yang terlibat dalam suatu proyek tertentu. Prosedur penawaran jasa yang diusulkan penulis untuk transaksi penjualan jasa pada perusahaan PT. Intanpratama Ciptajaya di Jakarta, adalah : Aplikasi akan menampilkan sejumlah daftar perusahaan yang sudah pernah atau terdaftar dalam database. Daftar ini akan mempermudah pihak marketing untuk menentukan pilihan untuk memasukkan penawaran dalam proses perebutan tender.
52 Aplikasi akan menyimpan laporan dimana isi laporan ini adalah kode tender dan kode karyawan marketing yang terlibat di dalamnya sehingga mempermudah dalam hal pemberian komisi.