BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat PT Sumber Cipta Multiniaga Medan PT Sumber Cipta Multiniaga merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi, yaitu pendistribusian rokok-rokok merk djarum. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Martin Basuki Hartono dan Bapak Roberto Setiabudi Hartono, dimana mereka berdua merupakan para pemegang saham utama dari perusahaan yang memproduksi rokok Djarum. PT Sumber Cipta Multiniaga Medan ini resmi berdiri pada 27 April 2009 berdasarkan akta notaris nomor 104 yang dibuat di hadapan notaris Eliwati Tjitra, SH di Jakarta Barat. Perusahaan ini bertempat di Jl. Brigjen Zein Hamid No.38 Medan dengan nomor telepon 021-5346619 dan fax 021-5346615. Saat ini perusahaan dipimpin oleh seorang Direktur bernaman Bapak Goenadai Hadiwidjaja. Perusahaan ini berkantor pusat di Kudus dan memiliki lima kantor cabang yaitu Jakarta, Bandung, Semarang, Surabya, dan Medan. Cabang Jakarta menangani area penjualan yang meliputi wilayah Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi, dan Kalimantran Barat. Cabang bandung meliputi wilayah Jawa Barat. Cabang semarang meliputi wilayah Jawa Timur, NTB, Maluku, Irian Jaya, dan Sulawesi. Cabang Medan meliputi wilayah Sumatera. Tujuan didirikan perusahaan ini merupakan sebagai suatu bagian yang berfungsi untuk menyalurkan atau mendistribusikan rokok-rokok produk PT Djarum. Jenis rokok yang beredar di pasaran dibagi dalam dua jenis kategori yaitu Sigaret Kretek Mesin (SKM) dimana proses pembuatannya dilakukan dengan menggunakan mesin dan Sigaret Kretek Tangan (STK) dimana proses
pembuatannya dilakukan dengan manual atau tangan. Produk-produk yang didistribusikan oleh Distributor PT Sumber Cipta Multiniaga adalah Nuu Mild, Rokok Djarum Super, Djarum Coklat, Djarum 76, Djarum Super Mezzo, Djarum Istimewa, Djarum Black, Djarum Black Slimz, Djarum Black Cappucino, Djarum Black Tea, Djarum Splash, Djarum Cherry, Djarum Original, Djarum Black Menthol, LA Menthol Lights dan LA Lights.
B. Struktur Organisasi PT Sumber Cipta Multiniaga Medan Area Manager District Supervisior Gudang Rokok Sales Coordi nator Team L eader Head Warehouse Salesman Pr omotor Received Sent Cashier Warehouse Warehouse Sumber: PT Sumber Cipta Multiniaga Medan District Clerk Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Sumber Cipta Multiniaga Medan 1. Wewenang dan Tanggung Jawab PT Sumber Cipta Multiniaga Medan Struktur organisasi yang jelas memiliki kontribusi yang balk terhadap suatu entitas perusahaan dalam pencapaian tujuan perusahaan, apabila menggunakan kerangka kerja menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemantauan aktivitas suatu perusahaan. Kerangka kerja diperlukan untuk pembagian tugas dan wewenang pada perusahaan. Struktur organisasi yang terbentuk pada PT Sumber Cipta Multiniaga sudah dapat dinilai baik apabila dilihat dan pembagian tugas dan wewenangnya. Sebab, dapat dilihat
bahwa pihak manajemen telah merancang struktur organisasi sebagai suatu acuan bagi karyawan dalam menjalankan tugas dan wewenangnya. Berikut adalah beberapa tugas, fungsi, dan tanggung jawab personalia dan masing-masing bagian pada PT Sumber Cipta Multiniaga Medan: a) Area Manager Memiliki wewenang memimpin beberapa DSO (cabang) yang berada di dalam satu area tertenu. Tugsanya adalah mengatur aktivitas promosi yang dilakukan oleh salesman dan mengatur jadwal pendistribusian rokok yang akan dikirimkan ke pelanggan. b) District Supervisor Memiliki wewenang untuk mengawasi kegiatan DSO. Tugasnya adalah mengawasi kegiatan aktivitas promosi yang dilakukan oleh salesman dan melakukan pendistribusian rokok yang akan dikirimkan ke pelanggan. c) Gudang Rokok Memiliki wewenang untuk mengkordinir setiap pesanan rokok yang datang dari kantor pusat untuk disiimpan pada sent warehouse maupun pesanan rokok yang akan dikirimkan received warehouse kepada pelanggan. Tugasnya adalah mengawasi jalannya penerimaan pesanan dan pengiriman pesanan. d) Sales Coordinator Memiliki wewenang untuk mengkoordinir kegiatan yang dilakukan oleh district supervisor. Tugasnya adalah membantu district supervisor dalam menjalankan pendistribusian rokok kepada DSO dan pelanggan.
e) Team Leader Memiliki wewenang untuk mengkoordinir kegiatan yang dilakukan oleh District Supervisor. Tugasnya adalah membantu District Supervisor dalam menjalankan aktivitas promosi yang dilakukan oleh salesman dari setiap DSO. f) Head Warehouse Memiliki wewenang untuk mengotorisasikan pengiriman barang pesanan dari pelanggan dan penerimaan barang pesanan dari pusat. Tugasnya adalah mengatur aktivitas operasional Sent Warehouse dan Reveived Warehouse. g) Sent Warehouse Memiliki wewenang untuk menyiapkan barang pesanan yang akan dikirimkan kepada Received Warehouse. Tugasnya adalah menyediakan pesanan untuk Received Warehouse dan melakukan pengepakan barang. h) Received Warehouse Memiliki wewenang untuk menyiapkan rokok pesanan yang akan dikirimkan kepada pelanggan. Tugasnya adalah menerima kiriman rokok dari RSO dan mengepak rokok. i) Salesman Memiliki wewenang unutk mengumpulkan hasil pembayaran dari pelanggan dengan sistem tunai. Tugasnya adalah melaksanakan aktivitas pendistribusian rokok kepada pelanggan, melakukan promosi rokok kepada pelanggan dan mengumpulkan hasil pembayaran dari pelanggan.
j) Cashier Memiliki wewenang untuk menghitung hasil penagihan dan mentransfernya kepada rekening RSO. Tugasnya adalah mengumpulkan hasil penagihan pembayaran dari salesman. k) District Clerck Memiliki wewenang untuk mengarsipkan dokumen--dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan. Tugasnya adalah meginput transaksitransaksi yang terjadi ke dalam DSA (District Sales Application). 2. Evaluasi atas Struktur Organisasi PT Sumber Cipta Multiniaga Medan Struktur organisasi yang terbentuk pada PT Surnber Cipta Multiniaga sudah dapat dinilai baik apabila dilihat dan pembagian tugas dan wewenangnya. Sebab, dapat dilihat bahwa pihak manajemen telah merancang struktur organisasi sebagai suatu acuan bagi karyawan dalam menjalankan tugas dan wewenangnya. Berikut mi adalah struktur organisasi yang berkaitan dalam sikius pendapatan berdasarkan kelebihan-kelebihannya: 1. Pada PT Sumber Cipta Multiniaga Medan, Area Manager secara Iangsung membawahi District Supervisor District Supervisor bertugas terhadap fungsi pengawasan kegiatan DSO dalam aktivitas distribusi yang mengotorisasikan setiap faktur penjualan untuk dilakukan pengepakan barang dan Sent Warehouse yang kemudian akan didistribusilcan kepada bagian Received Warehouse.
2. Bagian distribusi bertugas terhadap fungsi distribusi Dimana bagian Distribution Manager selalu mengotorisasikan Surat Kiriman Rokok dan Faktur Penjualan yang akan digunakan sebagai pengarsipan pendistribusian kepada pelanggan oleh bagian District Clerck. Bagian Distribution Manager secara langsung membawahi Head Warehouse yang mengotorisasikan pengiriman barang pesanan dan pelanggan dan penerirnaan barang pesanan dan pusat. Bagian Head Warehouse juga membawahi Sent Warehouse yang bertugas menerima rokok pesanan dan PT Djarum Kudus serta mengirimkan rokok pesanan tersebut kepada Received Warehouse dan Received Warehouse bertugas untuk menerima rokok pesanan dan Sent Warehouse dan mendistribusikannya kepada pelanggan 3. Bagian akuntansi dan keuangan bertugas terhadap pelaksanaan fungsi pencatatan transaksi Fungsi pencacatan transaksi pada PT Sumber Cipta Multiniaga dipimpin oleh Finance Manager. Finance Manager membawahi Accounting Supervisior dan Regional Cashier. Accounting Supervisior bertugas mengkoordinasikan seluruh pencatatan atas transaksi yang terjadi dalam perusahaan. 4. Fungsi distribusi terpisah dengan fungsi gudang Pada PT Sumber Cipta Multiniaga fungsi distribusi dilakukan oleh Distribution Manager, sedangkan untuk fungsi penyimpanan dilakukan oleh District Supervisor. Adanya pemisahan fi.ingsi distribusi dengan fungsi gudang bertujuan untuk menghindari kemungkinari terjadi hilang atau berkurangnya stock pada gudang akibat adanya pihak-pihak yang mencari keuntungan sendiri dengan
cara bekerja sama mencuri rokok pesanan tersebut dengan alasan pengiriman barang atau penyelundupan rokok pesanan tersebut oleh pihak-pihak yang mencari keuntungan sendiri. Dengan terpisahnya antara fungsi distribusi dengan fungsi gudang, dapat diketahui bahwa pihak perusahaan memiliki pengawasan extra terhadap pesanan rokok yang sampai digudang dan pesanan rokok yang akan keluar dan gudang. 5. Terdapat pemisahan antara Sent Warehouse dengan Received Warehouse Pada PT Sumber Cipta Multiniaga terdapat pemisahan antara Sent Warehouse dengan Received Warehouse. Fungsi Sent Warehouse dilakukan oleh Sent Warehouse Keeper, sedangkan untuk fungsi Received Warehouse dilakukan oleh Received Warehouse Keeper. Adanya pemisahan fungsi Sent Warehouse dengan fungsi Received Warehouse bertujuan untuk menghindari tertukarnya rokok pesanan yang barn sampai dengan rokok pesanan yang akan dikirimkan kepada DSO. Dengan terpisahnya antara fungsi Sent Warehouse dengan fungsi Received Warehouse, dapat diketahui bahwa dalam PT Sumber Cipta Multiniaga terdapat pengawasan extra pada setiap pesanan rokok pesanan yang barn diterima dan kantor pusat dengan rokok pesanan yang yang akan dikirimkan kepada DSO. Selain dan kelebihan-kelebihan yang terdapat pada struktur organisasi seperti yang telah dijelaskan diatas, masih terdapat juga kekurangan kekurangan pada struktur organisasi yang telah disusun oleh pihak PT Sumber Cipta Multiniaga, yaitu: a. Tidak pernah melakukan rolling pekerjaan terhadap karyawan Pada PT Sumber Cipta Multiniaga tidak pernah dilakukan rolling
pekerjaan terhadap seluruh karyawannya. Adapun tujuan dan adanya rolling pekerjaan adalah untuk menghindari terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh pihak karyawan yang ingin mengambil keuntungan sendini. Kemungkinan PT Sumber Cipta Multiniaga tidak melakukan rolling pekerjaan karena perusahaan merasa tidak sempat untuk melakukan diakibatkan karena pada PT Sumber Cipta Multiniaga sering sekali terjadi overload. Selain itu, mereka berpikir akan lebih baik jika ticlak melakukan rolling karena mereka tidak perlu mengajarkan mengenai kebijakan-kebijakan perusahaan kepada orangorang yang baru. Akibat dan tidak adanya rolling pekerjaan terhadap karyawan adalah PT Sumber Cipta Multiniaga pernah merigalami kerugian yaitu stok rokok yang akan didistribusikan kepada ranting menjadi berkurang karena adanya pihak salesman yang meneuri beberapa rokok untuk kepentingan pribadinya. Sebaiknya untuk menghindari resiko yang terjadi diatas adalah perusahaan diharapkan untuk melakukan rolling pekerjaan secara berkala. Misalnya, setiap 2 tahun I kali diadakan rolling pekerjaan ataupun dinas luar. b. Fungsi salesman dengan fungsi supir tidak terpisah Pada PT Sumber Cipta Multiniaga, antara fungsi salesman dengan fungsi supir tidak dipisahkan, sebab kedua fungsi mi apabila digabungkan memang akan Iebih efisien. Namun, dengan adanya kebijakan yang diterapkan justru akibat dari adanya penggabungan kedua fungsi ini akan meningkatkan resiko kepada setiap rokok-rokok yang akan didistribusikan kepada pelanggan. Resiko-resiko yang dapat ditimbulkan adalah kehilangan jumlah
rokok yang akan dikirimkan pelanggan dan menyebabkan menurunnya tingkat kepercayaan pelanggan pada perusahaan tersebut. Sebaiknya untuk rnenghindari hal-hal diatas, perusahaan menetapkan sistem terpisah bagi salesman dan supir. Selain itu, jadwal untuk pendistribusian pun dilakukan secara random agar tidak ada kesempatan untuk bekerja sama dalam mencari keuntungan sendiri bagi salesman dan supir tersebut ataupun diadakan rolling pekerjaan seperti memindahkan rute pendsitribusian kepada setiap salesman dan supir. c. Fungsi kredit tidak terpisah dengan fungsi akuntansi Pada PT Sumber Cipta Multiniaga, pemeriksaan atas credit limit pelanggan dilakukan oleh bagian Clerck Accounting. Karena mengingat kebutuhan perusahaan akan keefisienan dan kelancaran prosedur penagihan. Bagi perusahaan, penagihan pembayaran kepada pelanggan akan lebih mudah, sebab bagian Clerck Accounting hanya perlu melakukan pengecekan atas laporanlaporan mengenai piutang dan tiap pe1anggan. Berdasarkan laporan-laporan tersebut, setiap akan memasuki masa jatuh tempo, bagian Clerck Accounting akan melakukan penagihah melalui telepon. Resiko yang dapat ditimbulkan dan tidak terpisahnya antara fungsi kredit dengan fungsi akuntansi adalah kemungkinan untuk tidak tertagihnya piutang di pelanggan menjadi lebih besar, karena kurangnya dokumen pendukung mengenai penagihan piutang karena hanya melakukan penagihan via telepon. Selain itu, resiko yang dapat ditimbulkan adalah terjadinya kerja sama antara bagian akuntansi dengan pelanggan dengan memanipulasi laporan mengenai piutang dan pelanggan tersebut.
Rekomendasi yang dapat diberikan dalam kondisi diatas adalah memisahkan fungsi kredit dengan fiangsi akuntansi. Dalam struktur organisasi, bagian kredit mi sebaiknya berada dibawah Finance Manager. Sehingga penagihan piutang yang akan ditagihkan kepada pelanggan akan dapat ditagih melalui form penagihan tersebut dan dapat diotorisasikan langsung oleh Finance Manager. d. Fungsi salesman membawahi district derek dan cashier Pada lokasi District Sales Office yang tersebar pada 32 wilayah dalam cabang Jakarta, sistem salesman membawahi fungsi district clerck dan cashier. Struktur mi dinilai tidak tepat, karena bagian salesman tidak memiliki otorisasi apapun bagi district derek maupun cashier. Untuk itu, sebaiknya fungsi salesman berada sejajar dengan district clerck maupun cashier.