BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Seiring dengan perkembangan waktu hampir seluruh perusahaan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi untuk mempertahankan dan mengembangkan usahanya. Selain itu teknologi informasi digunakan untuk membantu memaksimalkan fungsi-fungsi managemen yang baik, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian. Salah salah satu cara agar fungsi-fungsi manajemen tersebut dapat tercapai adalah dengan menerapkan suatu sistem informasi akuntansi. Sistem informasi itu sendiri berguna untuk mengumpulkan, menyusun, dan mengendalikan data serta mengolah informasi akuntansi yang diperlukan oleh perusahaan, membuat perencanaan keuangan yang baik, dan juga teknologi informasi lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan. Bagi perusahaan baik itu perusahaan dagang maupun perusahaan jasa, penganggaran (budgeting) merupakan komponen yang penting dalam perusahaan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan. Dalam Anggaran dibutuhkan suatu perencanaan yang matang agar dana yang dikeluarkan dapat dilihat secara jelas dan sesuai dengan kebutuhan. Pada pelaksanaannya, anggaran juga harus sesuai, tidak menyimpang serta adanya pengendalian terhadap dana yang keluar. Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam jangka waktu tertentu mengenai suatu dalam bentuk angka. Oleh karena rencana yang disusun dinyatakan dalam bentuk unit moneter, sehingga seringkali disebut juga dengan rencana keuangan. Dalam anggaran, satuan kegiatan dan satuan uang mempunyai peranan yang posisi penting dalam pengertian bahwa segala kegiatan akan 1
2 dikuantifikasikan dalam satuan uang, sehingga dapat diukur untuk pencapaian efisiensi dan efektivitas dari kegiatan yang dilakukan. Dalam pengelolaan perusahaan, terdapat standarisasi yang dijadikan sebagai suatu acuan dan tolak ukur untuk melakukan pengendalian terhadap biaya supaya tidak melebihi dari anggaran yang ditetapkan oleh perusahaan sebelumnya (over budget). Dampak keuangan yang diperkirakan dari rencana tersebut dikembangkan dan dievaluasi melalui adanya anggaran antara biaya yang dianggarankan dan biaya aktual sehingga memungkinkan manejemen mengidentifikasi defiasi dari rencana. Oleh karena itu, Manajemen membutuhkan penganggaran dalam melakukan rencana alokasi biaya untuk perusahaannya.. Berdasarkan hal tersebut diatas maka dapat ditarik kesimpuan bahwa dalam merencanakan anggaran diperlukan adanya perencanaan keuangan yang akurat dan matang sehingga pengeluaran dari perusahaan dapat disajikan secara jelas. Selain itu anggaran juga memiliki fungsi sebagai acuan untuk peningkatan kinerja perusahaan dan memaksimalkan laba. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu perusahaan memperkecil risiko over budget. CV. XYZ adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa musik dan hiburan atau lebih sering disebut Event Organizer. Perusahaan jasa merupakan perusahaan sell and make yang artinya menjual jasa nya terlebih dahulu dengan mempromosikannya, kemudian baru memproduksinya. Perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan yang kreatif dikarenakan konsep yang ditawarkan dalam setiap event nya cukup unik dan menarik perhatian para pengunjung. Sampai saat ini, perusahaan ini cukup banyak memproduksi event seperti Event BF, Event JD, dan Event PG. Masalah yang ada didalam perusahaan ini adalah munculnya komponen-komponen biaya yang bersifat over budget yang terkadang sulit untuk ditemukan sehingga berpengaruh terhadap profit perusahaan. Hal ini dapat dilihat pada pada Event JD dan Event PG yang
3 dimana terdapat selisih yang cukup besar untuk biaya yang dianggarkan dan biaya aktual. Dalam memproduksi event ini, terdapat adanya komponen-komponen biaya yang terjadi over budget. Begitu pula dengan event BF yang mana terihat adanya keuntungan namun terdapat beberapa komponen biaya yang ternyata over budget. Over budget ini akan sangat mempengaruhi profit/laba dari perusahaan. Dalam persaingan bisnis yang sudah ada pada saat ini, perusahaan ini perlu meningkatkan pengelolaan perusahaannya sehingga dapat lebih efektif dan efisien. Perusahaan diharapkan dapat memperhatikan beberapa hal yakni, manajemen perusahaan merupakan hal yang perlu diperhatikan dengan baik. Berkaitan dengan fungsi dari manajemen adalah sebagai perencanaan, pengkoordinasian dan pengendalian. Oleh karena itu, untuk membuat suatu event perusahaan perlu melakukan perencanaan yang matang dan bekerja dengan baik, guna membuat pengendalian perusahaan yang baik, serta pengkoordinasian yang baik juga. Dalam Hal ini, penulis tertarik untuk merancang suatu sistem yang dapat dipergunakan dalam penyusunan anggaran pendapatan dan pengeluaran sehingga selain memperoleh manfaat yang efektif dan efisien, memudahkan karyawan untuk melakukan permintaan dan pengawasan terhadap biaya-biaya pada event. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, penulis akan melakukan penelitian dan perancangan sistem dengan judul, ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ANGGARAN PENDAPATAN DAN PENGELUARAN PADA CV. XYZ. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang penelitian diatas, dapat disusun perumusan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini, yaitu : 1. Dalam pelaksanaan prosedur anggaran pendapatan dan pengeluaran tidak
4 memiiki dasar tertentu dalam penentuan harga dan penyusunannya sehingga dapat memicu ketidakakuratan dalam penyusunan anggaran pengeluaran. 2. Dalam pelaksanaan prosedur anggaran pengeluaran tidak dilengkapi oleh adanya suatu langkah korektif sehingga seringkali terjadi masalah-masalah biaya bersifat unpredictable yang menyebabkan terjadinya over budget. 3. Dalam pelaksanaan prosedur realisasi pendapatan dan pengeluaran anggaran tidak disertai indikator yang kuat sehingga mengurangi pengendalian dalam proses penganggaran. 4. Dalam prosedur penyusunan anggaran pendapatan dan pengeluaran, penerimaan, realisasi pengeluaran belum dilengkapi oleh adanya laporan yang mengontrol dan mengendalikan proses-proses tersebut. 1.3 Ruang Lingkup Agar hasil yang di dapatkan dari penelitian sesuai dengan tujuan penelitian maka ditentukan batasan batasan yang jelas dari proses penelitian yaitu : 1. Proses perencanaan program seperti mendata sponsor, tiket, event, kategori, dan tiket. 2. Proses penyusunan anggaran pendapatan dengan menyusun anggaran pendapatan sponsor yang dibuat berdasarkan anggaran pengeluaran dan menghasilkan sponsorship sebagai bentuk kerjasama. 3. Proses penyusunan anggaran pengeluaran yang didasari oleh konsep event dan rencana pengeluaran biaya. 4. Proses realisasi anggaran seperti proses penagihan, permintaan pengeluaran anggaran, dan pencatatan realisasi anggaran. 5. Pembuatan sistem yang dapat mempermudah penyusunan, dan pencatatan bukti-bukti anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran yang terjadi
5 selama pelaksanaan event dan juga membuat proses pelaporan yang disajikan yaitu laporan pertanggungjawaban anggaran dan laporan pertanggungjawaban program. 6. Tidak membahas proses penjualan tiket antara perusahaan dan pelanggan. 7. Tidak membahas pajak. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Menganalisis dan mengidentifikasi masalah atau kelemahan dalam penyusunan dan realisasi anggaran dengan menggunakan beberapa event yang telah dilaksanakan, meliputi dokumen, prosedur, bagian perusahaan, dan bisnis proses yang terjadi. 2. Memberikan rekomendasi perbaikan terhadap kelemahan dan masalah yang di temukan pada sistem yang berjalan sehingga dapat mengatasi masalah yang ada dalam penyusunan anggaran pendapatan dan pengeluaran 3. Merancang sebuah sistem informasi yang dapat digunakan oleh CV. XYZ berdasarkan rekomendasi analisis penyusunan anggaran, realisasi anggaran, dan pelaporan anggaran. Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Bagi perusahaan Agar permasalahan dalam proses penyusunan anggaran pendapatan dan pengeluaran event dapat ditanggulangi dan meningkatkan produktivitas perusahaan untuk menghasilkan profit perusahaan yang lebih baik kedepannya Serta mencegah terjadinya masalah yang bersifat unpredictable cost yang menyebabkan terjadinya over budget.
6 2. Bagi Pembaca Memberikan masukan dalam rangka menambah pengetahuan dan pemahaman tentang penyusunan anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran bagi para pembaca skripsi ini. 1.5 Metodologi Penelitian Adapun metodelogi penelitian yang akan di lakukan penulis dalam pembuatan skripsi nya adalah : 1. Studi Literatur Studi literatur yang dilakukan dengan melakukan pengumpulan dan pembelajaran data dari berbagai sumber seperti buku, jurnal, serta bacaan lainnya sehingga mendapatkan teori yang mendukung pembahasan topik skripsi, seperti praktek terbaik dari sistem penganggaran, sistem informasi akuntansi, dan sistem pengendalian internal. 2. Penelitian Lapangan a) Wawancara Wawancara dilakukan dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan kepada Direktur dan Project Manager untuk mengetahui proses penganggaran dan realisasi pendapatan dan pengeluaran, struktur organisasi, kebijakan perusahaan yang berlaku, kinerja perusahaan selama beberapa tahun terakhir, karakteristik pelanggan, jenis jasa yang ditawarkan, dan proses bisnis pada CV. XYZ. b) Dokumentasi Dokumentasi dilakukan dengan menelusuri dokumen-dokumen yang terkait dengan aktivitas penganggaran pendapatan dan pengeluaran event baik dokumen internal maupun eksternal
7 3. Analisis Data Analisis data yang dilakukan adalah dengan menganalisis anggaran menggunakan metode varians yaitu dengan melakukan perbandingan antara anggaran dan aktual sehinnga dapat diperoleh selisih yang dapat ditentukan variansnya. 4. Perancangan Sistem Metode perancangan yang digunakan dalam merancang sistem yang baru yang akan dikembangkan dengan konsep Object Oriented Analysis and Design (OOAD),yang terdiri dari tahap analisis dan perancangan akan mengikuti metode Satzinger dan dipresentasikan melalui notasi Unified Modelling Language (UML Diagram). 1. Tahapan Analisis a. Membuat System Definition b. Membuat Activity Diagram c. Membuat Event Table d. Membuat Use Case Diagram e. Membuat Usecase Description f. Membuat Domain Class g. Membuat State Chart h. Membuat System Sequence Diagram 2. Tahapan Perancangan Merancang User Interface
8 1.6 Sistematika Penulisan Skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab, berikut diuraikan isi gambaran dari tiap tiap pembahasannya dari tiap bab adalah sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan yang akan dilakukan di dalam skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini akan dibahas mengenai landasan landasan teori dan kerangka berpikir yang akan digunakan sebagai dasar dari penelitian dan perancangan sistem. Teori yang dihunakan adalah teori mengenai penerapan anggaran pendapatan dan pengeluaran kas serta perancangan sistem yang digunakan untuk perusahaan. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum perusahaan, seperti latar belakang perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, pembagian tugas dan tanggung jawab, gambaran sistem yang berjalan, serta analisis permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ANGGARAN PENDAPATAN DAN PENGELUARAN KAS Bab ini berisi kan tentang usulan perancangan sistem yang dibuat berdasarkan metode object oriented Design (OOD). BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang simpulan yang dihasilkan dari penelitian yang telah dilaksanakan, dan juga saran saran bagi perusahaan untuk pengembangan sistem di masa yang akan datang.