GAS, OIL AND INDUSTRIAL TECHNICAL SERVICE No. Dokumen Judul Dokumen : K3L-11 : STANDAR KOMUNIKASI K3 DI TEMPAT KERJA Ini adalah dokumen yang dikontrol Distribusi rutin di batasi pada distribusi yang disetujui PT Bening Tunggal Mandiri. Orang-orang lain yang mempunyai salinan yang tidak di kontrol, harus melihat dokumen control untuk status level revisi. 0 08 Oktober 2014 Kristanti P Wardani (HSE Officer) Hendratno, ST (HSE Coordinator) Luluk Chumaiyah (Direktur)
Revisi Tanggal Disiapkan Oleh Direview Oleh Disetujui Oleh Daftar Isi Daftar Isi... 1 Lampiran...... 1 1 Tujuan... 2 2 Ruang Lingkup... 2 3 Referensi... 2 4 Definisi dan Singkatan... 2 4.1 Komunikasi Internal... 2 a. Pertemuan K3L... 2 b. Rapat Manajemen Organisasi... 3 c. Briefing Awal Kerja... 3 d. Sistem Pengumpulan Saran... 3 e. Komunikasi Kepedulian K3L... 3 f. Konsultasi... 3 g. Komunikasi yang lain... 4 4.2 Komunikasi Eksternal... 4 Lampiran A Daftar Hadir Rapat...5 Lampiran B Resume Rapat...6 Lampiran A FORMULIR SARAN K3L...7 1
1 Tujuan Prosedur ini bertujuan untuk melakukan komunikasi, baik internal maupun eksternal yang berkaitan dengan kebijakan K3L, SMK3L dan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan K3L serta melakukan konsultasi masalah K3L. 2 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup untuk seluruh bagian di PT Bening Tunggal Mandiri dalam melakukan komunikasi baik internal maupun eksternal yang berkaitan dengan aktifitas K3L serta konsultasi untuk penyelesaian masalah K3L. 3 Definisi dan Singkatan Komunikasi: penyampaian informasi satu atau dua arah yang bertujuan untuk menyalurkan pesan yang berkaitan dengan kebijakan K3L, SMK3L dan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan K3L. Konsultasi: kegiatan komunikasi dua arah antara personil yang mempunyai masalah dengan personil yang memiliki pengetahuan dan keahlian khusus yang didukung oleh analisa faktafakta yang sistematis untuk memberikan solusi permasalahan yang dihadapi. Internal: seluruh pegawai PT Bening Tunggal Mandiri Eksternal: pihak luar diantaranya masyarakat dilingkungan sekitar perkantoran dan workshop PT Bening Tunggal Mandiri, tamu dan pihak terkait yang bekerja di lingkungan PT Bening Tunggal Mandiri 4 Uraian Prosedur 4.1 Komunikasi Internal a. Pertemuan K3L Koordinator Komite K3L mengundang anggota komite K3L untuk mendiskusikan tentang K3L yang meliputi: Informasi umum mengenai K3L Insiden atau kecelakaan yang baru terjadi Insiden atau kecelakaan yang berulang Status perbaikan dari masalah-masalah K3L Peninjauan lapangan bila diperlukan Saran-saran peningkatan Koordinator harus menentukan agenda pertemuan untuk dibahas dalam rapat. Peserta harus mengisi daftar hadir rapat. Lampiran A Daftar Hadir Rapat Sekretaris harus membuat resume rapat untuk dikomunikasikan dan ditindaklanjuti. Lampiran B Resume Rapat 2
b. Rapat Manajemen Organisasi Rapat Manajemen / P2K3L dilakukan minimal 4 bulan sekali oleh koordinator Komite K3L yang dipimpin oleh wakil manajemen. Rapat kajian manajemen dilakukan minimal satu tahun sekali sesuai dengan prosedur manajemen K3L. c. Briefing Awal Kerja Berdasarkan tugas kerja harian, briefing awal kerja harus dilaksanakan pada setiap tempat kerja. Identifikasi bahaya dan penilaian resiko akan menjadi bagian dari pembicaraan dan akan menghasilkan perlindungan tambahan yang dapat diterapkan bila diperlukan. Semua personil yang telibat dalam pelaksanaan pekerjaan harus hadir dalam briefing awal keja. Pimpinan kelompok kerja akan memimpin briefing ini. d. Sistem Pengumpulan Saran Semua pegawai yang mempunyai saran yang berkaitan dengan pengelolaan K3L di unit kerjanya dapat mengajukan sarannya secara tertulis melalui formulir saran (Lampiran C Formulir Saran K3L), surat atau email yang selanjutnya diserahkan kepada sekretaris Komite K3L. Minimal sebulan sekali Komite K3L atau personel yang ditunjuk mengumpulkan semua saran yang masuk untuk dipakai sebagai bahan diskusi dalam pertemuan K3L. e. Komunikasi Kepedulian K3L Koordinator Komite K3L mendiskusikan kebijakan, tujuan, sasaran dan program K3L yang telah mutakhir, kepada manajer departemen untuk dikomunikasikan kepada seluruh pegawai yang menjadi tangung jawabnya. Manajer departemen melakukan sosialisasi kepedulian K3L yang dijadwalkan setiap tahun atau mengajukan permohonan kepada koordinator Komite K3L untuk melatih pegawainya mengenai K3L dengan topik sebagai berikut: Kebijakan, Tujuan, Sasaran dam program K3L PT Bening Tunggal Mandiri Kegiatan-kegiatan dan proses di PT Bening Tunggal Mandiri Identifikasi aspek lingkungan dan bahaya K3 Undang-undang, peraturan dan persyaratan lain yang berlaku. Untuk pegawai baru, Manajer mengkomunikasikan secara singkat topik-topik yang mengacu pada SMK3L mengenai: Kebijakan K3L PT Bening Tunggal Mandiri Persyaratan umum Sistem Manajemen K3L Kesiapan tanggap darurat Untuk pegawai baru yang dalam pekerjaanya berkaitan langsung dengan proses atau kegiatan yang mengandung aspek lingkungan dan bahaya K3L, harus diberikan informasi antara lain: Identifikasi aspek lingkungan dan bahaya K3 yang berkaitan dengan tempat pegawai baru tersebut bekerja Pengetahuan APD Instruksi kerja yang harus diikuti sesuai dengan pekerjaannya f. Konsultasi Konsultasi dilakukan apabila terjadi perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi aspek lingkungan dan bahaya K3 di satuan kerja. 3
Konsultasi dilakukan antar pegawai atau antara pegawai dengan komite K3L yang dapat dilakukan secara formal maupun informal. g. Komunikasi yang lain Komunikasi internal dapat dilakukan juga melalui: Papan pengumuman Stiker, label, poster, booklet Telepon, email, dan lain lain. 4.2 Komunikasi Eksternal a. Mengkomunikasikan Kebijakan K3L PT Bening Tunggal Mandiri secara eksternal melalui: Pemasangan salinan Kebijakan K3L di ruang tamu, tempat meeting, dan lain lain. Bila pihak luar/publik meminta salinan kebijakan K3L bisa mendapatkan lewat surat atau telepon ke koordinator komite K3L. b. Forum komunikasi pengelolaan K3L di PT Bening Tunggal Mandiri harus diikuti semua pegawai yang ditunjuk untuk mewakili. c. Forum komunikasi pengelolaan K3L harus dimanfaatkan PT Bening Tunggal Mandiri untuk mengkomunikasikan tentang kebijakan K3L, tujuan dan kinerja K3L kepada masyarakat sekitar, regulator dan pihak-pihak terkait. d. Keluhan, pertanyaan atau informasi tentang K3L dari pihak eksternal akan dibahas di rapat menajemen organisasi untuk ditindaklanjuti. e. Jika pihak eksternal sekitar PT Bening Tunggal Mandiri meminta informasi kinerja K3L pada suatu saat, maka koordinator Komite K3L akan menanggapi hal tersebut. f. Jika terdapat informasi eksternal PT Bening Tunggal Mandiri baik lisan maupun tulisan yang terkait kinerja K3L yang memerlukan tanggapan, Koordinator Komite K3L harus menindaklanjuti. 4
Lampiran A Daftar Hadir Rapat DAFTAR HADIR RAPAT Hari/ Tanggal: Jam: Lokasi: Topik: No. Nama Bagian Tanda Tangan 5
Lampiran B Resume Rapat RESUME RAPAT Hari/Tanggal: Jam: Lokasi: Pemimpin Rapat: Topik: No Resume Tanggung Jawab Target Waktu Jakarta,... Pemimpin Rapat, 6
(Tanda tangan)... (Nama Jelas) Lampiran A FORMULIR SARAN K3L FORMULIR SARAN K3L Nama (Jika Perlu): Unit Kerja: Saran: 7
8